Hantering av kyrkans volontärer: komplett guide + verktyg

Den här artikeln samlar de bästa metoderna som hjälpte oss att bygga denna kultur: principer och strategier som alla kyrkor kan använda för att öka volontärernas engagemang över tid, utveckla ledare och mångdubbla verksamhetens genomslag. När insikterna i den här artikeln kombineras med branschledande programvaruverktyg för volontärhantering kommer de att lyfta kyrkans kapacitet till en helt ny nivå.

Oavsett om ditt team är stort eller litet kommer du att gå därifrån med konkreta idéer för att stärka din kyrka inifrån och ut.

I genomsnitt sparar volontärer din kyrka 28.54 USD per arbetad timme.

Volunteerhub.com

Rekommenderade programvaruverktyg för hantering av volontärer i kyrkan

1. 

   ChMeetings

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.9

   Visit Website
2. 

   Subsplash

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   ChurchCREW

   Visit Website

Så hanterar du volontärer i kyrkan

Att hitta och behålla bra volontärer handlar om tre saker:

1. Rekrytera volontärer till kyrkan
2. Utbilda volontärer i kyrkan
3. Ta hand om dina volontärer

1. Rekrytera volontärer till kyrkan

Rekryteringen börjar med dig, pastorn, och sprider sig sedan genom hela ditt ledarteam. Entusiasmen och engagemanget inför ditt nästa kyrkoprojekt att leda smittar av sig; det hjälper mycket när det gäller att föra människor från utkanten av gemenskapen in i kyrkans innersta krets.

A) Bjud personligen in volontärer att delta.

En personlig inbjudan är 5 till 10 gånger mer effektiv än en generell förfrågan från predikstolen.

Var inte rädd för att berätta om kyrkans behov när du startar ett nytt projekt eller en ny verksamhet. Vissa pastorer är mer villiga att be om pengar än om tid, men i dag är det oftast TIDEN som är den mest knappa resursen.

Börja rekrytera långt innan du behöver hjälp. Om du ber om hjälp på onsdagen först på söndagsmorgonen kommer du att ha alldeles för få personer.

Joshua Gordon

B) Skapa meningsfulla relationer med dina volontärer.

Ta dig tid att prata med dina volontärer. Även om det bara handlar om en stund eller två med var och en kan du få en uppfattning om vilka delar av verksamheten de brinner för. Volontärer slutar komma tillbaka om de inte har en roll som de trivs med. 

Självklart kan inte alla göra exakt det de vill varje gång. Det är där din uppmuntran och ditt beröm som ledare kommer in i bilden. En person som känner att han eller hon gjorde ett bra jobb kommer att vara nöjd, även om uppgiften inte var personens förstahandsval.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

C) Föregå med gott exempel

De främsta kurserna i hantering av volontärer i kyrkan lär ut att det kanske mest effektiva du kan göra för att rekrytera och behålla volontärer är att föregå med gott exempel.

En av de mest inflytelserika ledare jag har arbetat under är min far, Jim Gordon, en erfaren pastor med nästan tre decenniers erfarenhet som pastor. Pappa är legendarisk när det gäller att alltid föregå med gott exempel, oavsett om det handlar om att ge till kyrkan, vara volontär eller uppmuntra andra.

Föregå med gott exempel. Gör jobbet, så kommer människorna att följa efter.

Joshua Gordon

2. Utbildning av dina volontärer

Oavsett om det handlar om att torka av kyrkbänkar, leda gudstjänsten eller be tillsammans med en församlingsmedlem spelar varje volontär en betydelsefull roll. Därför är utbildning inte valfritt – det är en viktig del av förvaltarskapet.

I det här avsnittet går vi igenom hur du förbereder volontärer för olika nivåer av ansvar, från enkla uppgifter till andligt ledarskap.

Volontärutbildning rustar era medarbetare att tjäna med tydlighet, självförtroende och i linje med er kyrkas uppdrag.

Joshua gordon

Utbildning för uppgiftsbaserade roller

Alla roller behöver inte en utbildningsmanual. Kassören vid en kakförsäljning till förmån för kyrkan behöver till exempel kanske bara en fem minuters genomgång av hur donationsappen används eller kontantkassan hanteras. Betyder det att de är mindre värdefulla? Självklart inte: de ställer fortfarande troget upp för att stödja din kyrka på praktiska sätt.

Men även roller med mindre omfattning drar nytta av tydlighet:

• Vad förväntas?
• Vem rapporterar de till?
• Var ska de vara och när?

Enkla och tydliga instruktioner minskar förvirringen och stärker självförtroendet – särskilt hos nya volontärer.

Att rusta viktiga församlingsledare

När volontärer tar sig an mer synliga eller återkommande roller i församlingens verksamhet – som ljudtekniker, gudstjänstledare eller välkomnare – blir utbildningen mer detaljerad. Du kan behöva gå igenom:

• Vilka verktyg eller material de kommer att använda (t.ex. godkända sångböcker för gudstjänst)
• Säkerhetsrutiner (särskilt om barn eller ekonomi är involverade)
• Kyrkans värderingar och förväntningar på gästfrihet eller kommunikation
• Vem de rapporterar till och hur de får stöd

Volontärer på den här nivån representerar ofta kyrkan för nykomlingar. Genom att utbilda dem väl säkerställer du att det gästerna upplever återspeglar din kyrkas uppdrag och kultur.

Att förbereda andliga ledare: äldste, diakoner och andra

Din äldste- eller diakonstyrelse (om de inte får betalt) räknas fortfarande som volontärer – och har särskilt stort behov av noggranna förberedelser och utbildning. Att förbereda dem för deras roller kräver omsorgsfullt avsatt tid, urskillning och omsorg.

Sådana roller innebär ett betydande andligt (och till och med juridiskt) ansvar.

Beroende på ditt samfund kan utbildningen av äldste regleras av stadgar eller övervakas av en biskop eller samfundsledare.

Joshua gordon

Generellt sett måste någon, innan personen utses till din styrelse av äldste eller diakoner, ha bevisat sin karaktär över tid. Se på personens historik när det gäller tjänande och omsorg: att be med människor, delta i projekt och visa uthållighet över tid.

Var försiktig med dem som söker sig till rampljuset.

Utbildning för äldste kan omfatta:

• Bibelstudier och teologisk utveckling
• Rollspecifika riktlinjer (t.ex. när man ska ge själavård eller hänvisa till en pastor)
• Konfliktlösning och omsorg om församlingen
• Ansvarsutkrävande och karaktärskontroller

Framför allt söker du ödmjukhet, mognad och ett herdehjärta – inte ambition. Be tillsammans med dem. Vandra tillsammans med dem. Se till att de är där för att tjäna, inte för att kontrollera.

När församlingsledarskapet är sunt gynnas hela kroppen. När det inte är det kan det orsaka djup skada.

Utbildning som ett urval

Utbildning ger inte bara utrustning – den fungerar också som ett skydd. Den hjälper dig att identifiera personer som passar för ledarskap och varsamt styra om dem som inte gör det. Även om maktsökande volontärer är sällsynta finns de. Tydlig utbildning, starkt ansvarsutkrävande och klok tillsyn är dina bästa verktyg för att säkerställa att din volontärstruktur återspeglar Kristi hjärta.

3. Ta hand om volontärerna (så att de kommer tillbaka!)

Goda volontärer är en församlings mest värdefulla resurs. För att få dem att fortsätta komma tillbaka måste de tas om hand. Uppmuntran och beröm är dina främsta verktyg för att hålla volontärerna nöjda. Men efter en lång dag med att packa matkassar till en matinsamling kommer församlingsmedlemmarna förmodligen att vara hungriga. Det låter som ett perfekt tillfälle för en pizzafest!

Ja, pizzafesten är en kliché, men de flesta tycker om den. Vad mer kan du göra för att få dina volontärer att känna sig uppskattade och uppmuntrade att återvända till nästa projekt?

Håll kontakten med volontärerna

Vi går igenom volontärschemaläggning nedan, men i din volontärlista bör du ha en e-postadress eller ett telefonnummer. Förhoppningsvis båda. Ring upp ditt ledarteam och ring volontärerna för att ge dem ett personligt ”Tack” från pastorn och församlingens äldste.

Församlingsmeddelanden

Vi har alla tillkännagivanden på söndagsmorgonen, vanligtvis precis före eller efter lovsång och tillbedjan. Framför ett allmänt ”Tack” till alla volontärer eller tacka en specifik volontär om personen gjorde ett riktigt bra jobb. Det här är något som AI inom volontärhantering kan hjälpa till med.

Uppskattning av volontärer

Hitta ett kristet ledarskapsretreat eller en konferens, som dessa. Ta med dina volontärer dit både som en uppskattning och för deras utveckling. Grupprabatter på hotellrum kan sänka kostnaderna, och kyrkor nära stora städer kanske inte ens behöver bo på hotell för den här typen av konferenser. Resan är dock halva nöjet i sig. (Du kan också överväga att organisera en egen kyrkokonferens.)

Bästa praxis och tips för volontärhantering i kyrkan

I det här avsnittet vill jag gå igenom några tips och bästa praxis för volontärhantering i kyrkan. Vi kanske återkommer till ett par punkter ovan, men repetition är avgörande för lärandet.

Skapa tydliga roller för varje volontärposition.

När du arrangerar fler evenemang och utvecklar dina kärnvolontärer kan du upptäcka att de börjar bilda volontärgrupper. Vissa dyker bara upp till försäljningar av hembakat. Andra kommer bara till matinsamlingar. Några kommer endast för att vika informationsblad, om ni ens gör det längre. Poängen är att dina volontärer kommer att hitta personer och uppgifter som de känner sig bekväma med och försöka stanna där så mycket som möjligt.

Även om detta inte nödvändigtvis är något dåligt kan de här små grupperna utvecklas till klickar om de lämnas utan uppsikt. Du kan undvika detta genom att fastställa en mycket tydlig hierarki från början. Genom att från start ge en person rollen som grindvakt hindrar du alla från att försöka göra anspråk på den samtidigt. Se bara till att den person som ansvarar för varje grupp är någon som är villig att välkomna nya volontärer i gemenskapen.

Att fastställa tydliga roller är också oerhört hjälpsamt när det gäller att ta reda på vad som gick fel. Det kommer att hända. Någon katastrof kommer att drabba ditt evenemang, och du kommer att vilja ta reda på hur du kan förhindra att det händer nästa gång. Genom att se till att alla har en specifik uppgift kan du se vem som gjorde fel och kanske behöver mer utbildning. Var bara beredd. Den personen kommer att vara med dig en betydande del av tiden. Sådant får man räkna med när man är den som ansvarar.

Slutligen, när det gäller denna punkt, gör tydliga roller det möjligt för dig att identifiera dem som är villiga att gå utanför ramarna för sin egen vinning. Som jag sa tidigare är dessa personer inte vanliga, men det räcker med en enda för att orsaka djup smärta för många människor. Dina församlingsledare bör vara villiga att göra vad som helst för saken, men inte för egen vinning. Volontärhantering handlar lika mycket om att skydda din kyrkogemenskap som om att hjälpa den att växa.

Knyt volontärroller till specifika mål.

Realistiska mål är en del av den entusiasm och det beröm som jag tog upp tidigare. Som med allt annat är målsättning en balansgång som kommer med erfarenhet. Om dina mål är för enkla kommer dina kyrkoledare inte att känna någon känsla av prestation när de uppnår dem. Samtidigt kan alltför hårda mål ta glädjen ur ett stort antal volontärers arbete.

Hur hittar vi den balansen? Erfarenhet, för det första. För det andra kan du fråga andra pastorer i ditt område hur framgångsrika de har varit. Du kan kanske undersöka ditt lokala områdes närhistoria för den typ av evenemang som ditt team för evenemangshantering i kyrkan planerar. Om du aldrig har arrangerat den här typen av evenemang tidigare bör du sätta dina mål strax under genomsnittet. Ge dig alltid lite spelrum för att hitta sätt att berömma människor som når de mål du har satt upp.

På tal om detta behöver inte varje grupp ha samma mål, inte ens inom samma evenemang. Låt oss titta på ett motionslopp på 5 km. Du kan dela in volontärgrupperna i team för dagen före loppet och team för själva loppdagen. Teamet för dagen före loppet kan bestå av barnverksamheten, som försöker samla in donationer till löparna, och banplanerarna, som samarbetar med staden för att hitta en lämplig dag. 

Ingen av grupperna skulle ha samma mål, och deras framgång beror inte på den andra gruppen. Loppdagsteamet kan ha ett team som ansvarar för att registrera varje löpare och visa dem mot start- och mållinjen, samt ett start- och målteam som håller tiden och förbereder mållinjen för löparna när de passerar den.

Alla dessa små grupper arbetar tillsammans för att skapa evenemanget, även om de var och en strävar mot olika mål. Vad deras mål bör vara beror helt på din kyrkogemenskap och på hur många volontärer du har att arbeta med.

Andra bästa metoder för volontärhantering i kyrkan

Här är några andra snabba tips för att hantera kyrkans volontärer.

• Bakgrundskontroller kan bespara kyrkan juridiska problem. Rådfråga en advokat om du är osäker.
• Sociala medier (Twitter, Facebook, YouTube osv.) är hur många människor kommunicerar med omvärlden i dag. En teknikvan volontärsamordnare kan hantera ett stort antal volontärer med ett par inlägg på Twitter. Om du inte vet hur man använder sociala medier kan du hitta någon bland dina volontärer eller i ledningsgruppen som gör det.
• Led framifrån. Be aldrig dina volontärer att göra något som du själv inte skulle göra. De kommer att märka att det finns en dubbelstandard, och då försvinner de.
• Lärjungaskap är nyckeln till bra volontärledare. Precis som i föregående punkt ska du inte befordra någon som inte är villig att tjäna. Kyrkor har regler, och dina församlingsledare behöver vara människor som kan lyssna. De behöver inte vara robotar som gör exakt det du säger och inget annat, men ödmjukhet är en av Andens gåvor. Som någon som har staplat och vikt tusentals stolar innan jag fick möjlighet att predika ligger denna punkt mig varmt om hjärtat.
• Försumma inte den andliga träningen för din volontärgrupp. När du tränar dem i att hjälpa till med incheckningen till ett evenemang eller vad som än behöver göras, får du inte glömma att knyta tillbaka till anledningen till att ni alla är där från första början: att nå ut till grannskapet och lokalsamhället. Oavsett om ditt fokus ligger på själavinnande, insamling eller att helt enkelt påminna människor om en trygg plats i lokalsamhället, bör du alltid ta några minuter till att be tillsammans med dina volontärer eller citera relevanta bibelställen om ert evenemang. Det stärker sammanhållningen och medvetenheten kring era större mål.

En sista punkt gäller de sällsynta fall då någon bland volontärerna skapar störningar. Barmhärtighet och tålamod är alltid på sin plats, men vissa människor tar inte hinten. Du är chef i din kyrka och har både rätt och ansvar att be någon gå som gör det svårt för andra att arbeta. 

Säg att de får komma tillbaka när de har lugnat ner sig, om du vill, men att skydda församlingen kommer att öka deras respekt för dig och göra dem mer benägna att komma tillbaka.

Programvara för volontärhantering i kyrkan

Programvara för kyrkoadministration, eller ChMS, är vilket datorprogram eller vilken mobilapp som helst som gör det möjligt för dig att samla informationen om din kyrka och dess medlemmar på ett ställe. (Observera: vi har sammanställt en kurerad lista över de bästa lösningarna för kyrkoadministration åt dig. Om du har en begränsad budget har vi också jämfört och rangordnat de bästa kostnadsfria verktygen för kyrkoadministration.) Ibland kan ChMS också låta dig följa dina volontärer. Jag kommer att lyfta fram de bästa ChMS-lösningarna för kyrkor som försöker utveckla sitt volontärprogram.

Här är kriterierna jag använde:

• Är det användarvänligt?
• Har det konkurrenskraftiga priser?
• Ingår schemaläggning av kyrkans volontärer i funktionerna?

Efter noggrann analys och lite testande av demonstrationerna är ChurchCRM ett bra alternativ att överväga. ChurchCRM är kostnadsfritt, lätt att använda och uppfyller kriterierna ovan. Det är mer än bara programvara för volontärschemaläggning och har även evenemangsregistrering, söndagsskolegrupper, insamling och mycket mer. Underhåll dina volontärlistor med några få klick eller svepningar. Installationen kan vara lite knepig, men ChurchCRM-teamet har en mycket hjälpsam video direkt på sidan jag länkade till.

Tänk på ChurchCRM som något som kan hjälpa din kyrkas volontärprogram att växa till nya höjder. Du kommer att upptäcka olika behov och lösningar allt eftersom du och dina volontärer växer i tjänsten. Nedan hittar du länkar till artiklar som rekommenderar mer specialiserad och dyrare programvara, inklusive specialiserade verktyg för bidragshantering.

Om ChurchCRM känns lite för tekniskt att börja med är Flocknote ett annat alternativ som främst hanterar sms och e-post för organisationer. Konfigurationen är enklare och det krävs ett abonnemang som börjar på $8/månad för att låsa upp alla funktioner. Flocknote kräver också $39/månad för att nå en liknande funktionsnivå som ChurchCRM, även om det har ett enklare användargränssnitt.

ChMeetings är ett annat alternativ som jag rekommenderar. Det är enklast att använda, men har inte samma omfattande stöd för volontärhantering som de två andra apparna.

Hitta specifik programvara för hantering av kyrkans volontärer här.

Om du vill ha mer djupgående genomgångar av olika programvaror för kyrkor kan du prova dessa:

• Programvara för kyrkoadministration för små kyrkor 
• Databasprogramvara för kyrkor
• System för datahantering i kyrkor
• Bokföringsprogramvara för kyrkor

Prenumerera på The Lead Pastors nyhetsbrev

För fler insikter grundade i relevant och betydelsefull erfarenhet från erfarna pastorer kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev. Prenumerera nu – vi skulle gärna ha dig med!

PS: Några bra relaterade artiklar:

• Vad är kyrkoledning? Viktiga principer & riktlinjer
• Unga lärjungar: Så förvandlar du en ungdomsgrupp till en ungdomskyrka
• Så handleder och bygger du hängivna ungdomsledare: lärjungaskap bland ungdomar