Key Takeaways
Liderança: Uma gestão eficaz de voluntários começa com uma liderança entusiasta e uma comunicação clara das necessidades.
Avaliação e Segurança: A avaliação dos voluntários, especialmente para funções que envolvem crianças, é crucial por razões legais e de segurança.
Formação: Dar formação aos voluntários é essencial, sendo o nível de formação variável consoante a complexidade da função.
Cuidar dos Voluntários: Cuidar dos voluntários através do reconhecimento, da valorização e de oportunidades de desenvolvimento é fundamental para a retenção.
Funções Claras: Definir funções claras, estabelecer objetivos realistas e utilizar software de gestão adequado pode melhorar significativamente a coordenação dos voluntários
A gestão de voluntários da igreja é o processo intencional de recrutar, preparar, coordenar e cuidar dos voluntários da sua igreja — para que prosperem nas funções para as quais Deus os chamou.
Durante o curso bíblico, fiz um estágio como líder do ministério infantil na Bonavista Evangelical Missionary Church (Calgary, Alberta — no Canadá). Entrei num programa vibrante, com dezenas de voluntários adultos empenhados e uma equipa de jovens a liderar o louvor e as dramatizações. Oferecíamos um culto infantil completo aos domingos de manhã, que atraía novas famílias todas as semanas.
Hoje, duas décadas mais tarde, continuo AINDA grato pelo extraordinário campo de aprendizagem onde Deus me colocou. Testemunhei em primeira mão como uma boa gestão de voluntários — funções claras, comunicação consistente e liderança alegre — se repercute, abençoando todas as áreas da vida da igreja.
Este artigo reúne as melhores práticas que nos ajudaram a criar essa cultura: princípios e estratégias que qualquer igreja pode utilizar para aumentar a retenção de voluntários, desenvolver líderes e multiplicar o impacto do ministério. Quando combinadas com ferramentas de software de gestão de voluntários líderes no setor, as principais conclusões deste artigo elevarão a capacidade da sua igreja a um nível totalmente novo.
Quer a sua equipa seja grande ou pequena, sairá daqui com ideias práticas para fortalecer a sua igreja de dentro para fora.
Em média, os voluntários poupam à sua igreja 28.54 USD por cada hora de serviço.
Volunteerhub.com
Como gerir os voluntários da igreja
Encontrar e manter bons voluntários resume-se a três coisas:
1. Recrutar voluntários da igreja
O recrutamento começa consigo, o pastor, e estende-se a toda a sua equipa de liderança. O entusiasmo e a empolgação pelo próximo projeto da igreja que irá gerir são contagiantes; contribuem muito para levar as pessoas que estão nas margens da sua comunidade para o círculo mais próximo da sua igreja.
A) Convide pessoalmente os voluntários a participar.
Um convite pessoal é entre 5 e 10 vezes mais eficaz do que um pedido geral feito do púlpito.
Não tenha receio de anunciar as necessidades da igreja quando iniciar um novo projeto ou ministério. Alguns pastores estão mais dispostos a pedir dinheiro do que tempo, mas hoje, na maioria das vezes, é o TEMPO que constitui o recurso mais escasso.
Comece a recrutar bastante antes de precisar de ajuda. Pedir ajuda para quarta-feira no domingo de manhã deixá-lo-á com muito pouca ajuda.
Joshua Gordon
B) Cultive relações significativas com os seus voluntários.
Dedique algum tempo a conversar com os seus voluntários. Mesmo que sejam apenas um ou dois momentos com cada um, poderá perceber quais são as áreas do ministério que mais lhes despertam paixão. Os voluntários deixarão de voltar se não desempenharem uma função de que gostam.
É claro que nem todos podem fazer exatamente aquilo que querem todas as vezes. É aí que entram o seu incentivo e o seu reconhecimento enquanto líder. Uma pessoa que sente que fez um bom trabalho ficará feliz, mesmo que esse trabalho não tenha sido a sua primeira escolha.
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C) Liderar pelo exemplo
Os melhores cursos de gestão de voluntários da igreja ensinam que talvez a coisa mais impactante que pode fazer para recrutar e manter voluntários seja liderar pelo exemplo.
Um dos líderes mais influentes sob quem trabalhei é o meu pai, Jim Gordon, um pastor experiente com quase 3 décadas de experiência pastoral. O pai é famoso por liderar sempre pelo exemplo, quer seja ao contribuir para a igreja, ao fazer voluntariado ou ao incentivar os outros.
Lidere pelo exemplo. Faça o trabalho, e as pessoas seguirão.
Joshua Gordon
2. Formar os seus voluntários
Quer estejam a limpar bancos, a liderar o culto ou a orar com um membro da igreja, todos os voluntários desempenham um papel importante. É por isso que a formação não é opcional — é um ato vital de mordomia.
Nesta secção, veremos como preparar os voluntários para diferentes níveis de responsabilidade, desde tarefas simples até à liderança espiritual.
A formação de voluntários prepara as suas pessoas para servirem com clareza, confiança e sintonia com a missão da sua igreja.
Joshua gordon
Formação para funções baseadas em tarefas
Nem todas as funções precisam de um manual de formação. O caixa da angariação de fundos com venda de bolos, por exemplo, pode precisar apenas de uma explicação de cinco minutos sobre como utilizar a aplicação de donativos ou gerir a caixa do dinheiro. Mas isso significa que é menos valioso? Claro que não: continua a apresentar-se fielmente para apoiar a sua igreja de formas práticas.
Mas até as funções menos exigentes beneficiam de clareza:
- O que é esperado?
- A quem devem prestar contas?
- Onde devem estar e quando?
Instruções simples e claras reduzem a confusão e aumentam a confiança — especialmente no caso de novos voluntários.
Preparar os principais líderes ministeriais
À medida que os voluntários assumem funções ministeriais mais visíveis ou contínuas — como técnicos de som, líderes de louvor ou rececionistas — a formação torna-se mais detalhada. Poderá ser necessário abordar:
- Que ferramentas ou materiais irão utilizar (por exemplo, livros de cânticos de louvor aprovados)
- Procedimentos de segurança (especialmente se estiverem envolvidas crianças ou finanças)
- Os valores da igreja e as expectativas em matéria de hospitalidade ou comunicação
- A quem prestam contas e como obter apoio
Os voluntários com este nível de responsabilidade representam frequentemente a igreja perante os recém-chegados. Formá-los bem garante que aquilo que os visitantes vivenciam reflete a missão e a cultura da sua igreja.
Preparar líderes espirituais: presbíteros, diáconos e outros
O seu conselho de presbíteros ou diáconos (se não forem remunerados) continua a qualificar-se como voluntários — e precisa especialmente de preparação e formação específicas. Prepará-los para as suas funções requer tempo, discernimento e cuidado.
Estas funções acarretam uma responsabilidade espiritual significativa (e até legal).
Dependendo da sua denominação, a formação dos presbíteros pode ser regulamentada pelos estatutos ou supervisionada por um bispo ou líder denominacional.
Joshua gordon
De um modo geral, antes de nomear alguém para o conselho de presbíteros ou diáconos, essa pessoa deve ter demonstrado o seu carácter ao longo do tempo. Observe o seu historial de actos de serviço e cuidado: orar com pessoas, participar em projectos e demonstrar consistência ao longo do tempo.
Tenha cuidado com aqueles que procuram ocupar o centro das atenções.
A formação dos presbíteros pode incluir:
- Estudo da Bíblia e desenvolvimento teológico
- Orientações específicas para a função (por exemplo, quando aconselhar ou encaminhar para um pastor)
- Resolução de conflitos e cuidado da congregação
- Prestação de contas e avaliação do carácter
Acima de tudo, procura-se humildade, maturidade e um coração de pastor — não ambição. Ore com eles. Caminhe com eles. Certifique-se de que estão ali para servir, não para controlar.
Quando a liderança da igreja é saudável, todo o corpo beneficia. Quando não é, pode causar danos profundos.
A formação como filtro
A formação não serve apenas para capacitar — também protege. Ajuda-o a identificar pessoas que se adequam à liderança e a redireccionar gentilmente as que não se adequam. Embora os voluntários que procuram poder sejam raros, eles existem. Uma formação clara, uma forte prestação de contas e uma supervisão sábia são as suas melhores ferramentas para garantir que a sua estrutura de voluntariado reflecte o coração de Cristo.
3. Cuide dos voluntários (para que regressem!)
Os bons voluntários são o recurso mais precioso de uma igreja. Para que continuem a voltar, é necessário cuidar deles. O encorajamento e o elogio são as suas melhores ferramentas para manter os voluntários satisfeitos. Ainda assim, depois de um longo dia a preparar cabazes de compras para uma campanha de recolha de alimentos, é provável que aqueles membros da igreja tenham fome. Parece ser a altura perfeita para uma festa de pizza!
Sim, a festa de pizza é um cliché, mas a maioria das pessoas adora-a. O que mais pode fazer para que os seus voluntários se sintam especiais e encorajados a regressar ao seu próximo projecto?
Manter o contacto com os voluntários
Abordaremos mais abaixo a gestão dos horários dos voluntários, mas a sua lista de voluntários deve incluir um endereço de e-mail ou um número de telefone. Esperemos que inclua ambos. Telefone à sua equipa de liderança e contacte os voluntários para lhes transmitir um agradecimento pessoal do pastor e dos presbíteros da igreja.
Anúncios da igreja
Todos temos avisos no domingo de manhã, geralmente mesmo antes ou depois do louvor e da adoração. Faça um agradecimento geral a todos os voluntários ou destaque um voluntário específico se tiver feito um trabalho especialmente bom. Isto é algo em que a IA na gestão de voluntários pode ajudar.
Apreciação dos voluntários
Encontre um retiro ou uma conferência de liderança cristã, como estes. Leve os seus voluntários consigo, tanto como forma de os recompensar como de promover o seu desenvolvimento. As tarifas de grupo para quartos de hotel podem reduzir os custos, e as igrejas próximas de grandes cidades podem nem sequer precisar de ficar em quartos de hotel para este tipo de conferências. Embora, por si só, a viagem seja metade da diversão. (Poderá também considerar organizar a sua própria conferência da igreja.)
Boas práticas + dicas para a gestão de voluntários da igreja
Nesta secção, quero partilhar consigo algumas dicas e boas práticas para a gestão de voluntários da igreja. Poderemos voltar a abordar alguns pontos mencionados anteriormente, mas o reforço é fundamental para a aprendizagem.
Crie funções claras para cada posição de voluntário.
À medida que organiza mais eventos e desenvolve o seu grupo de voluntários principais, poderá descobrir que começam a formar grupos de voluntários. Alguns só aparecem para as vendas de bolos. Outros só aparecem para as recolhas de alimentos. Alguns aparecem apenas para dobrar as folhas de avisos, se é que ainda fazem isso. O que importa é que os seus voluntários encontrarão pessoas e tarefas com as quais se sentem confortáveis e tentarão permanecer aí tanto quanto possível.
Embora isto não seja necessariamente algo mau, estes pequenos grupos podem transformar-se em grupos fechados se não forem supervisionados. Pode evitar isso estabelecendo uma hierarquia muito clara desde o início. Ao atribuir desde logo a uma pessoa a função de controlar o acesso, impede que todos tentem reivindicá-la ao mesmo tempo. Certifique-se apenas de que a pessoa responsável por cada grupo está disposta a integrar novos voluntários.
Estabelecer funções claras também é extremamente útil para perceber onde as coisas correram mal. Vai acontecer. Algum desastre irá atingir o seu evento, e quererá descobrir como evitar que volte a acontecer. Ao garantir que todos têm uma tarefa específica, consegue identificar quem cometeu o erro e poderá precisar de mais formação. Esteja apenas preparado. Essa pessoa estará consigo durante uma parte significativa do tempo. É o preço de estar no comando.
Por fim, neste ponto, estabelecer funções claras permite-lhe identificar aqueles que estão dispostos a ultrapassar os limites em benefício próprio. Como disse anteriormente, estas pessoas não são comuns, mas basta uma para causar grande sofrimento a muitas pessoas. Os líderes do seu ministério devem estar dispostos a fazer tudo pela causa, mas não para seu próprio benefício. A gestão de voluntários consiste tanto em proteger a comunidade da sua igreja como em ajudá-la a crescer.
Associe as funções dos voluntários a objetivos específicos.
Os objetivos realistas fazem parte desse entusiasmo e reconhecimento que mencionei anteriormente. Como acontece com tudo, definir os seus objetivos é um ato de equilíbrio que vem com a experiência. Se os seus objetivos forem demasiado fáceis, os líderes da sua igreja não sentirão uma sensação de realização ao alcançá-los. Entretanto, objetivos demasiado exigentes podem retirar toda a alegria a qualquer número de voluntários.
Como encontramos esse equilíbrio? A experiência, por um lado. Por outro, pergunte a outros pastores da sua região quão bem-sucedidos têm sido. Talvez possa pesquisar a história recente da sua área local relativamente ao tipo de evento que a sua equipa de gestão de eventos da igreja está a planear. Se nunca organizou este tipo de evento, defina os seus objetivos ligeiramente abaixo da média. Deixe sempre alguma margem de manobra para encontrar formas de elogiar as pessoas por alcançarem os objetivos que definiu.
A este respeito, nem todos os grupos têm de ter o mesmo objetivo, mesmo dentro do mesmo evento. Vejamos uma corrida divertida de 5 km. Poderá dividir os grupos de voluntários em equipas do dia anterior à corrida e do dia da corrida. O dia anterior à corrida poderá envolver o ministério infantil a tentar recolher donativos para os corredores e os responsáveis pelo percurso a trabalharem com a cidade para encontrar um dia adequado.
Nenhum dos grupos teria os mesmos objetivos, e o seu sucesso não depende do outro. A equipa do dia da corrida poderá ter um grupo responsável por registar cada corredor e indicar-lhe o caminho para a linha de partida/chegada, bem como uma equipa da partida/chegada que controlará o tempo e preparará a linha de chegada para os corredores à medida que a atravessam.
Todos esses pequenos grupos trabalham em conjunto para criar o evento, embora cada um se esforce por alcançar objetivos diferentes. Aquilo de que os seus objetivos devem depender é inteiramente da sua comunidade da igreja e do número de voluntários com quem tem de trabalhar.
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Outras melhores práticas para a gestão de voluntários da igreja
Eis algumas outras dicas rápidas para gerir os voluntários da sua igreja.
- As verificações de antecedentes podem poupar à sua igreja problemas legais. Em caso de dúvida, consulte um advogado.
- As redes sociais (Twitter, Facebook, YouTube, etc.) são atualmente a forma como muitas pessoas comunicam com o mundo. Um coordenador de voluntários com conhecimentos tecnológicos pode gerir um grande número de voluntários com alguns tweets. Se não souber utilizar as redes sociais, procure alguém do seu grupo de voluntários ou de liderança que saiba.
- Lidere pelo exemplo. Nunca peça aos seus voluntários que façam algo que não faria. Eles perceberão que existe um padrão duplo e irão embora.
- O discipulado é fundamental para formar excelentes líderes voluntários. Tal como no ponto anterior, não promova alguém que não esteja disposto a servir. As igrejas têm regras e os seus líderes ministeriais precisam de ser pessoas capazes de ouvir. Não têm de ser robôs que fazem exatamente aquilo que lhes diz e nada mais, mas a humildade é um dos dons espirituais. Tendo empilhado e dobrado milhares de cadeiras antes de ter tido a oportunidade de pregar, este ponto é-me particularmente próximo.
- Não negligencie a formação espiritual do seu grupo de voluntários. Ao formá-los para ajudarem no registo de presença num evento ou no que quer que seja necessário, não se esqueça de relacionar tudo com a razão pela qual estão todos ali em primeiro lugar: o alcance da sua vizinhança e comunidade. Quer o seu foco seja a conquista de almas, a angariação de fundos ou simplesmente recordar às pessoas que existe um espaço seguro na comunidade, reserve sempre alguns minutos para orar com os seus voluntários ou citar escrituras relevantes sobre o seu evento. Isto promove a solidariedade e a consciência relativamente aos seus objetivos mais amplos.
Uma última observação sobre aqueles casos raros de uma influência perturbadora entre os membros da sua equipa de voluntários. A misericórdia e a paciência são sempre apropriadas, mas há pessoas que não percebem a mensagem. É o responsável pela sua igreja e tem o direito e a responsabilidade de afastar alguém que esteja a dificultar o trabalho dos outros.
Diga-lhes que podem voltar depois de se terem acalmado, se assim o desejar, mas proteger a sua congregação aumentará o respeito que têm por si e fará com que tenham mais probabilidade de voltar.
Software de gestão de voluntários da igreja
O software de gestão de igrejas, ou ChMS, é qualquer programa de computador ou aplicação móvel que lhe permite manter num só lugar as informações sobre a sua igreja e os seus membros. (Atenção: compilámos uma lista selecionada das melhores soluções de gestão de igrejas para si. Se tiver um orçamento limitado, também comparámos e classificámos as melhores ferramentas GRATUITAS de gestão de igrejas.) Por vezes, o ChMS também permite acompanhar os seus voluntários. Vou destacar os melhores ChMS para igrejas que estão a tentar desenvolver o seu programa de voluntariado.
Eis os critérios que utilizei:
- É fácil de utilizar?
- Tem preços competitivos?
- O agendamento de voluntários da igreja faz parte das suas funcionalidades?
Após uma análise cuidadosa e alguma experimentação com demonstrações, o ChurchCRM é uma excelente opção a considerar. O ChurchCRM é gratuito, fácil de utilizar e cumpre os critérios acima. Mais do que um simples software de agendamento de voluntários, inclui inscrição em eventos, grupos da escola dominical, angariação de fundos e muito mais. Mantenha as suas listas de voluntários com alguns cliques ou deslizes. A instalação pode ser um pouco complicada, mas a equipa do ChurchCRM tem um vídeo muito útil precisamente na página que indiquei.
Pense no ChurchCRM como algo que ajuda o programa de voluntariado da sua igreja a crescer e alcançar novos patamares. À medida que você e os seus voluntários crescem no ministério, encontrará necessidades e soluções diferentes. Abaixo, encontrará ligações para artigos que recomendarão software mais especializado e dispendioso, incluindo ferramentas especializadas de gestão de subsídios.
Se o ChurchCRM for demasiado técnico para começar, o Flocknote é outra opção que lida principalmente com mensagens de texto e emails para organizações. A configuração é mais simples e requer uma subscrição que começa nos $8/mês para desbloquear totalmente as suas funcionalidades. O Flocknote também requer $39/mês para alcançar um nível de funcionalidade semelhante ao do ChurchCRM, embora tenha uma interface de utilizador mais simples.
O ChMeetings é outra opção que recomendo. É o mais fácil de utilizar, mas não oferece o mesmo suporte abrangente à gestão de voluntários que as outras duas aplicações.
Encontre aqui software específico de gestão de voluntários para igrejas.
Se quiser análises mais aprofundadas de vários softwares para igrejas, consulte estes:
- Software de gestão de igrejas pequenas
- Software de bases de dados para igrejas
- Sistemas de gestão de dados para igrejas
- Software de contabilidade para igrejas
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