Key Takeaways
Ledelse: Effektiv frivilligledelse begynner med entusiastisk ledelse og tydelig kommunikasjon av behovene.
Bakgrunnssjekk og sikkerhet: Det er avgjørende å gjennomføre bakgrunnssjekk av frivillige, spesielt for roller som omfatter barn, av hensyn til lovverket og sikkerheten.
Opplæring: Opplæring av frivillige er avgjørende, og nivået på opplæringen varierer ut fra hvor kompleks rollen er.
Å ta vare på frivillige: Å ta vare på frivillige gjennom anerkjennelse, verdsettelse og muligheter for utvikling er avgjørende for å beholde dem.
Tydelige roller: Tydelige roller, realistiske mål og bruk av passende programvare for ledelse kan forbedre koordineringen av frivillige betydelig
Håndtering av frivillige i kirken er den bevisste prosessen med å rekruttere, utruste, koordinere og ta vare på kirkens frivillige – slik at de trives i rollene Gud har kalt dem til.
Da jeg gikk på bibelskole, hadde jeg praksis som leder for barnearbeidet i Bonavista Evangelical Missionary Church (Calgary, Alberta – oppe i Canada). Jeg gikk inn i et levende program med dusinvis av engasjerte voksne frivillige og et team av ungdommer som ledet lovsang og sketsjer. Vi hadde et komplett søndagsgudstjenestetilbud for barn som hver uke tiltrakk seg nye familier.
I dag, to tiår senere, er jeg FORTSATT takknemlig for den enestående læringsarenaen Gud plasserte meg i. Jeg fikk se på nært hold hvordan god håndtering av frivillige – tydelige roller, jevnlig kommunikasjon og glad ledelse – sprer seg og velsigner alle deler av kirkelivet.
Denne artikkelen samler de beste praksisene som hjalp oss med å bygge denne kulturen: prinsipper og strategier som enhver kirke kan bruke for å øke andelen frivillige som fortsetter, utvikle ledere og mangedoble virkningen av tjenesten. Når de viktigste punktene i denne artikkelen kombineres med bransjeledende programvareverktøy for håndtering av frivillige, vil de løfte kirkens kapasitet til et helt nytt nivå.
Enten teamet ditt er stort eller lite, vil du sitte igjen med konkrete ideer som kan styrke kirken din innenfra og ut.
I gjennomsnitt sparer frivillige kirken din for $28.54 USD per time de arbeider.
Volunteerhub.com
Slik håndterer du frivillige i kirken
Å finne og beholde gode frivillige handler om tre ting:
1. Rekruttering av frivillige i kirken
Rekrutteringen starter med deg, pastoren, og sprer seg videre til hele lederteamet ditt. Begeistringen og entusiasmen for ditt neste kirkeprosjekt som skal ledes smitter; den bidrar langt på vei til å føre folk fra utkanten av fellesskapet ditt inn i kirkens innerste krets.
A) Inviter frivillige personlig til å bli med.
En personlig invitasjon er mellom 5 og 10 ganger mer effektiv enn en generell «oppfordring» fra talerstolen.
Ikke vær redd for å informere om kirkens behov når dere starter et nytt prosjekt eller en ny tjeneste. Noen pastorer er mer villige til å be om penger enn om tid, men i dag er det oftest TID som er den knappeste ressursen.
Begynn rekrutteringen i god tid før du trenger hjelp. Hvis du ber om hjelp på onsdag først søndag morgen, vil du ha altfor få folk.
Joshua Gordon
B) Skap meningsfulle relasjoner med de frivillige.
Bruk litt tid på å snakke med de frivillige. Selv om det bare er et øyeblikk eller to med hver av dem, kan du få en idé om hvilke deler av tjenesten de brenner for. Frivillige slutter å komme tilbake hvis de ikke har en rolle de trives med.
Selvfølgelig kan ikke alle gjøre akkurat det de ønsker hver gang. Det er her oppmuntringen og rosen fra deg som leder kommer inn. En person som føler at de gjorde en god jobb, vil være fornøyd, selv om jobben ikke var deres førstevalg.
Have an account? Log In
C) Led ved å gå foran med et godt eksempel
De beste kursene i ledelse av frivillige i kirken lærer at kanskje det mest innflytelsesrike du kan gjøre for å rekruttere og beholde frivillige, er å gå foran med et godt eksempel.
En av de mest innflytelsesrike lederne jeg har arbeidet under, er faren min, Jim Gordon, en erfaren pastor med nesten tre tiår med pastoral erfaring. Pappa er legendarisk for alltid å gå foran med et godt eksempel, enten det gjelder å gi til kirken, være frivillig eller oppmuntre andre.
Gå foran med et godt eksempel. Gjør arbeidet, så vil folk følge etter.
Joshua Gordon
2. Opplæring av de frivillige
Enten det handler om å tørke av kirkebenker, lede lovsang eller be sammen med et kirkemedlem, spiller hver frivillig en meningsfull rolle. Derfor er opplæring ikke valgfritt – det er en viktig del av forvalteransvaret.
I denne delen skal vi se på hvordan man forbereder frivillige på ulike nivåer av ansvar, fra enkle oppgaver til åndelig lederskap.
Opplæring av frivillige gjør folk i stand til å tjene med klarhet, trygghet og samsvar med kirkens oppdrag.
Joshua gordon
Opplæring for oppgaverelaterte roller
Ikke alle roller trenger en opplæringsmanual. Kassereren på et kakesalg til inntekt for et innsamlingsformål trenger for eksempel kanskje bare en fem minutters gjennomgang av hvordan man bruker donasjonsappen eller håndterer kontantkassen. Betyr det at de er mindre verdifulle? Selvfølgelig ikke: De møter fortsatt trofast opp for å støtte kirken din på praktiske måter.
Men selv roller som krever lite opplæring, har nytte av tydelighet:
- Hva forventes?
- Hvem rapporterer de til?
- Hvor skal de være, og når?
Enkle og tydelige instruksjoner reduserer forvirring og styrker tryggheten – særlig for nye frivillige.
Utruste sentrale tjenesteledere
Når frivillige går inn i mer synlige eller kontinuerlige tjenesteroller – som lydteknikere, lovsangsledere eller velkomstverter – blir opplæringen mer detaljert. Du må kanskje gå gjennom:
- Hvilke verktøy eller materialer de skal bruke (f.eks. godkjente lovsangsbøker)
- Sikkerhetsrutiner (særlig hvis barn eller økonomi er involvert)
- Kirkens verdier og forventninger til gjestfrihet eller kommunikasjon
- Hvem de rapporterer til, og hvordan de får støtte
Frivillige på dette nivået representerer ofte kirken overfor nye. God opplæring sikrer at det gjestene opplever, gjenspeiler kirkens oppdrag og kultur.
Forberede åndelige ledere: eldste, diakoner og andre
Styret av eldste eller diakoner (hvis de ikke er lønnet) regnes fortsatt som frivillige – og har særlig behov for spesifikk forberedelse og opplæring. Å forberede dem på rollene deres krever god tid, dømmekraft og omsorg.
Slike roller innebærer et betydelig åndelig (og til og med juridisk) ansvar.
Avhengig av kirkesamfunnet ditt kan opplæring av eldste være regulert av vedtekter eller følges opp av en biskop eller leder for kirkesamfunnet.
Joshua gordon
Generelt må en person ha vist sin karakter over tid før vedkommende utnevnes til eldste- eller diakonstyret. Se på historikken deres når det gjelder tjeneste og omsorg: å be sammen med mennesker, delta i prosjekter og vise stabilitet over tid.
Vær på vakt overfor dem som søker seg til plattformen.
Opplæring for eldste kan omfatte:
- Bibelstudium og teologisk utvikling
- Retningslinjer spesifikke for rollen (f.eks. når man skal veilede, og når man skal henvise til en pastor)
- Konfliktløsning og omsorg for menigheten
- Ansvarlighet og karakterkontroller
Fremfor alt ser du etter ydmykhet, modenhet og et hyrdehjerte – ikke ambisjoner. Be sammen med dem. Gå sammen med dem. Sørg for at de er der for å tjene, ikke for å kontrollere.
Når menighetens ledelse er sunn, får hele kroppen nyte godt av det. Når den ikke er det, kan det føre til dyp skade.
Opplæring som filter
Opplæring gjør mer enn å utruste – den beskytter også. Den hjelper deg med å identifisere personer som passer godt til lederskap, og på en skånsom måte lede dem som ikke gjør det, i en annen retning. Selv om maktsøkende frivillige er sjeldne, finnes de. Tydelig opplæring, sterk ansvarlighet og klokt tilsyn er de beste verktøyene dine for å sikre at strukturen for frivillige gjenspeiler Kristi hjerte.
3. Ta vare på de frivillige (så de kommer tilbake!)
Gode frivillige er menighetens mest verdifulle ressurs. For å få dem til å komme tilbake må de bli tatt vare på. Oppmuntring og ros er de beste verktøyene dine for å holde de frivillige fornøyde. Likevel kommer disse menighetsmedlemmene sannsynligvis til å være sultne etter en lang dag med å pakke dagligvarer til en matutdeling. Det høres ut som et perfekt tidspunkt for en pizzafest!
Ja, pizzafesten er en klisjé, men de fleste liker den. Hva annet kan du gjøre for at de frivillige skal føle seg spesielle og bli oppmuntret til å komme tilbake til neste prosjekt?
Hold kontakten med de frivillige
Vi skal gå gjennom planlegging av frivilligarbeid nedenfor, men på listen over frivillige bør du ha en e-postadresse eller et telefonnummer. Forhåpentligvis begge deler. Ta kontakt med lederteamet ditt på telefon og ring de frivillige for å gi dem en personlig «takk» fra pastoren og menighetens eldste.
Kunngjøringer i menigheten
Vi har alle kunngjøringer søndag morgen, vanligvis rett før eller rett etter lovsang og tilbedelse. Gi en generell «takk» til alle frivillige, eller nevn en bestemt frivillig hvis vedkommende gjorde en virkelig god jobb. Dette er noe KI i frivilligledelse kan hjelpe med.
Anerkjennelse av frivillige
Finn en kristen lederretrett eller konferanse, slik som disse. Ta med de frivillige dit både som en oppmuntring og for utvikling. Gruppepriser på hotellrom kan redusere kostnadene, og kirker i nærheten av storbyer trenger kanskje ikke engang å bo på hotell for denne typen konferanser. Men selve reisen er jo halve moroa. (Du kan også vurdere å arrangere din egen kirkekonferanse.)
Beste praksis og tips for ledelse av frivillige i kirken
I denne delen vil jeg gå gjennom noen tips og noen gode fremgangsmåter for ledelse av frivillige i kirken. Vi kommer kanskje til å gå tilbake til et par punkter fra tidligere, men repetisjon er avgjørende for læring.
Opprett tydelige roller for hver frivilligstilling.
Etter hvert som dere arrangerer flere arrangementer og utvikler kjernen av frivillige, kan du oppdage at de begynner å danne frivilliggrupper. Noen kommer bare på loppemarkeder. Andre kommer bare på matinnsamlinger. Noen kommer bare for å brette kunngjøringsark, hvis dere fortsatt gjør det. Poenget er at de frivillige vil finne mennesker og oppgaver de føler seg komfortable med, og forsøke å holde seg der så mye som mulig.
Selv om dette ikke nødvendigvis er en dårlig ting, kan disse små gruppene utvikle seg til klikker hvis de ikke følges opp. Du kan unngå dette ved å etablere et svært tydelig hierarki fra begynnelsen. Ved å gi en person rollen som portvakt fra starten av, hindrer du alle i å prøve å ta den på én gang. Bare pass på at personen som har ansvaret for hver gruppe, er en som er villig til å inkludere nye frivillige.
Det er også svært nyttig å etablere tydelige roller når du skal finne ut hvor ting gikk galt. Det kommer til å skje. En eller annen katastrofe vil ramme arrangementet ditt, og du vil ønske å finne ut hvordan du kan hindre at det skjer neste gang. Ved å sørge for at alle har en bestemt oppgave, kan du se hvem som gjorde en feil og kanskje trenger mer opplæring. Bare vær forberedt. Denne personen kommer til å være sammen med deg en betydelig del av tiden. Det er slikt som følger med å være den som har ansvaret.
Til slutt på dette punktet gjør tydelige roller det mulig å identifisere dem som er villige til å gå utenfor rammene for sin egen fordel. Som jeg sa tidligere, er disse menneskene ikke vanlige, men det skal bare én til for å påføre mange mennesker stor smerte. Lederne for tjenesten deres bør være villige til å gjøre hva som helst for saken, men ikke for egen vinning. Ledelse av frivillige handler like mye om å beskytte kirkefellesskapet som om å hjelpe det med å vokse.
Knytt de frivilliges roller til konkrete mål.
Realistiske mål er en del av den entusiasmen og lovprisningen jeg så på tidligere. Som med alt annet er det å sette mål en balansegang som kommer med erfaring. Hvis målene dine er for enkle, vil ikke kirkelederne føle at de har oppnådd noe når de når dem. Samtidig kan strenge mål ta gleden fra et hvilket som helst antall frivillige.
Hvordan finner vi denne balansen? Erfaring, for det første. For det andre kan du spørre andre pastorer i området ditt hvor vellykkede de har vært. Kanskje du bør undersøke den nyere historien i lokalområdet ditt for den typen arrangement som teamet for arrangementer i kirken planlegger. Hvis du aldri har arrangert denne typen arrangement før, bør du sette målene litt under gjennomsnittet. Gi deg alltid litt spillerom til å finne måter å rose folk på når de når målene du har satt.
Når vi først er inne på det, trenger ikke alle grupper å ha det samme målet, selv innenfor det samme arrangementet. La oss se på et 5K-mosjonsløp. Du kan dele de frivillige inn i team for dagene før løpet og selve løpsdagen. Teamet for dagene før løpet kan bestå av barnearbeidet, som prøver å samle inn donasjoner til løperne, og ruteplanleggerne, som samarbeider med kommunen om å finne en passende dag.
Ingen av gruppene vil ha de samme målene, og deres suksess avhenger ikke av den andre gruppen. Løpsdagsteamet kan ha et team som har ansvar for å registrere hver løper og vise dem mot start-/målstreken, samt et start-/målteam som tar tiden og gjør målstreken klar for løperne når de krysser den.
Alle disse smågruppene samarbeider om å skape arrangementet, selv om de hver for seg arbeider mot ulike mål. Hva målene deres bør være, avhenger helt av kirkefellesskapet deres og hvor mange frivillige dere har å arbeide med.
More Articles
Andre gode fremgangsmåter for menighetens frivilligadministrasjon
Her er noen andre raske tips for å administrere de frivillige i menigheten.
- Bakgrunnssjekker kan spare menigheten for juridiske problemer. Rådfør deg med en advokat hvis du er i tvil.
- Sosiale medier (Twitter, Facebook, YouTube osv.) er måten mange kommuniserer med verden på i dag. En teknisk kyndig frivilligkoordinator kan organisere et stort antall frivillige med et par Twitter-meldinger. Hvis du ikke vet hvordan du bruker sosiale medier, kan du finne noen blant de frivillige eller i ledergruppen som gjør det.
- Gå foran. Be aldri de frivillige om å gjøre noe du ikke selv ville gjort. De vil vite at det finnes en dobbeltstandard, og de vil forsvinne.
- Lærjungeskap er avgjørende for gode frivillige ledere. Akkurat som i det forrige punktet: Ikke forfrem noen som ikke er villig til å tjene. Menigheter har regler, og tjenestelederne dine må være mennesker som kan lytte. De trenger ikke være roboter som gjør nøyaktig det du sier og ikke noe annet, men ydmykhet er en av de åndelige gavene. Som en som har stablet og brettet tusenvis av stoler før jeg fikk muligheten til å forkynne, står dette mitt hjerte nær.
- Ikke forsøm åndelig opplæring for gruppen av frivillige. Når du lærer dem opp til å hjelpe til med innsjekking på arrangementer eller hva som enn trengs, må du ikke glemme å knytte det tilbake til grunnen til at dere alle er der: å nå ut til nabolaget og lokalsamfunnet. Enten fokuset ditt er på å vinne mennesker for Gud, innsamling eller bare å minne folk på at det finnes et trygt sted i lokalsamfunnet, bør du alltid ta deg noen minutter til å be sammen med de frivillige eller sitere relevante bibelvers om arrangementet. Dette skaper samhold og bevissthet rundt de større målene deres.
Et siste punkt gjelder de sjeldne tilfellene der en forstyrrende innflytelse finnes blant de frivillige medarbeiderne. Barmhjertighet og tålmodighet er alltid på sin plass, men noen mennesker vil ikke ta hintet. Du er sjefen i menigheten din, og du har både rett og ansvar til å be noen gå hvis vedkommende gjør det vanskelig for andre å arbeide.
Si at de kan komme tilbake når de har fått roet seg, hvis du ønsker det, men når du beskytter menigheten din, vil respekten deres for deg øke, og det blir mer sannsynlig at de kommer tilbake.
Programvare for administrasjon av frivillige i menigheten
Programvare for menighetsadministrasjon, eller ChMS, er et hvilket som helst dataprogram eller en mobilapp som lar deg samle informasjonen om menigheten og medlemmene på ett sted. (Vær oppmerksom: Vi har satt sammen en kuratert liste over de beste løsningene for menighetsadministrasjon for deg. Hvis du har et stramt budsjett, har vi også sammenlignet og rangert de beste GRATIS verktøyene for menighetsadministrasjon.) Noen ganger lar ChMS deg også holde oversikt over de frivillige. Jeg vil trekke frem de beste ChMS-løsningene for menigheter som prøver å utvikle arbeidet sitt med frivillige.
Her er kriteriene jeg brukte:
- Er den brukervennlig?
- Har den konkurransedyktige priser?
- Er planlegging av frivillige i menigheten en del av funksjonaliteten?
Etter grundig analyse og litt utprøving av demonstrasjoner er ChurchCRM et godt alternativ å vurdere. ChurchCRM er gratis, enkelt å bruke og oppfyller kriteriene ovenfor. Det er mer enn bare programvare for planlegging av frivillige – det har registrering av arrangementer, søndagsskolegrupper, innsamling og mer. Vedlikehold oversiktene over de frivillige med noen få klikk eller sveip. Installasjonen kan være litt vanskelig, men ChurchCRM-teamet har en svært nyttig video rett på siden jeg lenket til.
Tenk på ChurchCRM som noe som kan hjelpe kirkens frivillighetsprogram med å nå nye høyder. Du vil oppdage ulike behov og løsninger etter hvert som du og de frivillige dine vokser i tjenesten. Nedenfor finner du lenker til artikler som anbefaler mer spesialisert og kostbar programvare, blant annet spesialiserte verktøy for tilskuddsadministrasjon.
Hvis ChurchCRM er litt for teknisk å begynne med, er Flocknote et annet alternativ som hovedsakelig håndterer tekstmeldinger og e-poster for organisasjoner. Oppsettet er enklere, og det krever et abonnement som starter på $8/måned for å låse opp alle funksjonene. Flocknote krever også $39/måned for å nå et tilsvarende funksjonsnivå som ChurchCRM, selv om det har et enklere brukergrensesnitt.
ChMeetings er et annet alternativ jeg vil anbefale. Det er enklest å bruke, men har ikke den samme omfattende støtten for håndtering av frivillige som de to andre appene.
Finn spesifikk programvare for håndtering av kirkens frivillige her.
Hvis du ønsker mer inngående gjennomganger av ulike typer programvare for kirker, kan du prøve disse:
- Programvare for kirkestyring for små kirker
- Databaseprogramvare for kirker
- Systemer for datahåndtering i kirker
- Regnskapsprogramvare for kirker
Abonner på nyhetsbrevet fra The Lead Pastor
For mer innsikt basert på relevant og betydningsfull erfaring fra erfarne pastorer, kan du abonnere på nyhetsbrevet vårt. Abonner nå – vi vil gjerne ha deg med!
PS: Noen gode relaterte artikler:
