Gestione dei Volontari in Chiesa: Guida Completa + Strumenti
Leadership: Una gestione efficace dei volontari inizia con una leadership entusiasta e una comunicazione chiara dei bisogni.
Selezione e Sicurezza: Selezionare i volontari, soprattutto per ruoli che coinvolgono bambini, è fondamentale per motivi legali e di sicurezza.
Formazione: La formazione dei volontari è essenziale, con un livello di approfondimento che varia in base alla complessità del ruolo.
Prendersi Cura dei Volontari: Prendersi cura dei volontari attraverso riconoscimenti, gratitudine e opportunità di crescita è vitale per la loro permanenza.
Ruoli Chiari: Stabilire ruoli chiari, fissare obiettivi realistici e utilizzare software gestionali adeguati può migliorare notevolmente il coordinamento dei volontari.
La gestione dei volontari in chiesa è il processo intenzionale di reclutamento, formazione, coordinamento e cura dei volontari della tua chiesa—affinché prosperino nei ruoli a cui Dio li ha chiamati.
Durante il periodo al college biblico, ho fatto uno stage come responsabile del ministero bambini presso la Bonavista Evangelical Missionary Church (Calgary, Alberta - in Canada). Sono entrato a far parte di un programma vivace con decine di volontari adulti impegnati e un team di giovani che guidava la lode e le scenette. Offrivamo un servizio domenicale completo per i bambini che ogni settimana attirava nuove famiglie.
Oggi, a distanza di due decenni, sono ANCORA grato per l'ambiente di straordinario apprendimento in cui Dio mi ha posto. Ho potuto vedere in prima persona come una buona gestione dei volontari—ruoli chiari, comunicazione costante, leadership gioiosa—abbia un effetto positivo su ogni aspetto della vita della chiesa.
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Questo articolo raccoglie le migliori pratiche che ci hanno aiutato a costruire quella cultura: principi e strategie che ogni chiesa può adottare per aumentare la fidelizzazione dei volontari, sviluppare leader e moltiplicare l'impatto del ministero. Abbinati ai migliori strumenti software per la gestione dei volontari, i suggerimenti di questo articolo porteranno la capacità della tua chiesa a un livello completamente nuovo.
Che il tuo team sia grande o piccolo, uscirai con idee pratiche per rafforzare la tua chiesa dall’interno.
In media, i volontari fanno risparmiare alla tua chiesa $28.54 USD per ogni ora di servizio.
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Come Gestire i Volontari in Chiesa
Trovare e mantenere ottimi volontari si riduce a tre aspetti:
1. Reclutare Volontari in Chiesa
Il reclutamento inizia da te, il pastore, e si trasmette a tutto il tuo team di leadership. L'entusiasmo e la passione per il prossimo progetto di chiesa da gestire sono contagiosi; sono fondamentali per coinvolgere le persone ai margini della tua comunità nel cuore pulsante della chiesa.
A) Invita Personalmente i Volontari a Partecipare.
Un invito personale è da 5 a 10 volte più efficace rispetto a una richiesta generica fatta dal pulpito.
Non aver paura di comunicare i bisogni della chiesa quando inizi un nuovo progetto o ministero. Alcuni pastori si sentono più a loro agio a chiedere soldi che tempo, ma oggi il TEMPO è spesso la risorsa più scarsa.
Inizia a reclutare con largo anticipo rispetto a quando avrai bisogno d'aiuto. Chiedere aiuto per il mercoledì la domenica mattina ti lascerà con poche persone disponibili.
Joshua Gordon
RICORDA: Verifica Possibili Questioni Legali
I tuoi nuovi volontari saranno a contatto con bambini, anche solo per un singolo evento in chiesa o su base continuativa? In tal caso, un controllo del casellario giudiziario per settori vulnerabili è una scelta saggia. La maggior parte dei fornitori di assicurazione per chiese richiede che la chiesa adotti policy per la tutela dei minori.
Inoltre, se un volontario sembra pronto ad assumere un ruolo di leadership chiave, potrebbe essere opportuno effettuare una verifica dei precedenti (a seconda della nuova responsabilità assegnata).
Consulta l’avvocato della tua chiesa riguardo alle leggi locali e alle raccomandazioni sulle misure di screening appropriate.
Joshua Gordon
B) Coltiva Relazioni Significative con i Tuoi Volontari.
Dedica del tempo a parlare con i tuoi volontari. Anche se si tratta solo di pochi istanti con ciascuno, puoi capire per quali aree del ministero provano passione. I volontari smetteranno di presentarsi se non vengono inseriti in ruoli che apprezzano.
Certo, non tutti possono scegliere sempre esattamente quello che desiderano. È qui che entrano in gioco il tuo incoraggiamento e i tuoi complimenti come guida. Una persona che sente di aver svolto un buon lavoro sarà felice, anche se il compito non era la sua prima scelta.
C) Guida con l'Esempio
I migliori corsi di gestione dei volontari in chiesa insegnano che forse la cosa più impattante che puoi fare per reclutare e mantenere volontari è guidare con l'esempio.
Uno dei leader più influenti con cui ho lavorato è mio padre, Jim Gordon, un pastore esperto con quasi 3 decenni di esperienza pastorale. Papà è leggendario per guidare sempre con l'esempio, sia che si tratti di donare alla chiesa, fare volontariato o incoraggiare gli altri.
Guida con l'esempio. Fai il lavoro e le persone ti seguiranno.
Joshua Gordon
2. Formare i tuoi volontari
Che si tratti di pulire i banchi della chiesa, guidare la lode o pregare con un membro della comunità, ogni volontario svolge un ruolo essenziale. Per questo la formazione non è opzionale—è un atto fondamentale di responsabilità e cura.
In questa sezione, spiegheremo come preparare i volontari per diversi livelli di responsabilità, dai compiti più semplici alla guida spirituale.
La formazione dei volontari consente alle persone di servire con chiarezza, sicurezza e in linea con la missione della tua chiesa.
Joshua Gordon
Formazione per ruoli basati su compiti pratici
Non tutti i ruoli necessitano di un manuale di istruzioni. Il cassiere della raccolta fondi con la vendita di torte, per esempio, potrà aver bisogno soltanto di cinque minuti di spiegazione su come utilizzare l'applicazione per le donazioni o gestire la cassa. Ma questo significa forse che è meno prezioso? Certamente no: si presenta sempre con fedeltà per supportare la tua chiesa in modo pratico.
Ma anche i ruoli "leggeri" traggono beneficio dalla chiarezza:
- Cosa ci si aspetta?
- A chi devono riferire?
- Dove devono essere e a che ora?
Istruzioni semplici e chiare riducono la confusione e aumentano la sicurezza—soprattutto per i nuovi volontari.
Formare i leader chiave del ministero
Quando i volontari assumono ruoli di ministero più visibili o continuativi—come tecnici del suono, conduttori della lode o accoglienti—la formazione diventa più dettagliata. Potresti dover approfondire:
- Quali strumenti o materiali useranno (ad esempio, canzonieri approvati per la lode)
- Procedure di sicurezza (specialmente se sono coinvolti bambini o denaro)
- Valori della chiesa e aspettative per l'accoglienza o la comunicazione
- A chi devono riferire e come ottenere supporto
I volontari a questo livello spesso rappresentano la chiesa davanti ai nuovi arrivati. Una buona formazione assicura che ciò che gli ospiti sperimentano rifletta davvero la missione e la cultura della tua chiesa.
Preparare i leader spirituali: anziani, diaconi e altri ruoli
Il tuo consiglio di anziani o diaconi (se non sono retribuiti) sono comunque volontari - e necessitano in modo particolare di una preparazione e formazione mirata. Prepararli per i loro ruoli richiede tempo, discernimento e attenzione.
Questi ruoli comportano una responsabilità spirituale (e anche legale) significativa.
A seconda della tua denominazione, la formazione degli anziani può essere regolamentata dallo statuto o supervisionata da un vescovo oppure dal responsabile della denominazione.
Joshua Gordon
Esempio: Requisiti per entrare nel team pastorale
Alla New Life Fellowship, dove faccio parte del team pastorale, abbiamo stabilito diverse linee guida per aggiungere persone al nostro team di anziani. Queste linee guida assicurano compatibilità e sintonia con gli altri pastori, carattere comprovato e impegno verso la nostra chiesa, uno stile di vita che dimostri fiducia in Gesù e la prova della loro chiamata come pastore.
- L'individuo deve aver completato un percorso predeterminato di formazione discepolare di un anno e un corso di consulenza pastorale.
- L'individuo deve essere in grado di comunicare chiaramente e sinteticamente i valori della nostra chiesa e la verità trasformante del Vangelo.
- L'individuo deve impegnarsi a partecipare al team pastorale come membro senza diritto di voto per un periodo di tempo indefinito.
- L'individuo deve ricevere l'approvazione unanime degli altri membri del team pastorale.
Inoltre, abbiamo stabilito i requisiti per la rimozione di qualcuno dal team pastorale. È richiesta una votazione unanime degli altri pastori. NOTA: tutti i pastori del nostro team hanno voce pari. Al momento in cui scrivo, ci sono quattro pastori - due volontari, uno a tempo pieno e uno part-time. Tuttavia, lo status di volontario/personale non incide sul valore della loro voce.
In generale, prima di nominare qualcuno nel consiglio degli anziani o dei diaconi, questa persona deve aver dimostrato il proprio carattere, nel tempo. Osserva il suo percorso e guarda alle azioni di servizio e cura: pregare con le persone, partecipare a progetti, mostrare coerenza nel tempo.
Sii cauto con chi cerca la visibilità.
La formazione per gli anziani potrebbe includere:
- Studio biblico e sviluppo teologico
- Linee guida specifiche per il ruolo (ad es. quando dare consigli vs. quando indirizzare a un pastore)
- Gestione dei conflitti e cura della congregazione
- Responsabilità e verifiche del carattere
Soprattutto, cerca umiltà, maturità e un cuore da pastore—non ambizione. Prega con loro. Cammina con loro. Assicurati che siano lì per servire e non per controllare.
Quando la leadership della chiesa è sana, tutto il corpo ne trae beneficio. Quando non lo è, può causare grandi danni.
La formazione come filtro
La formazione non solo fornisce strumenti, ma protegge anche. Aiuta a identificare chi è adatto alla leadership, e a reindirizzare con delicatezza chi non lo è. Sebbene i volontari in cerca di potere siano rari, esistono. Una formazione chiara, un forte senso di responsabilità e una supervisione saggia sono i tuoi migliori strumenti per garantire che la struttura dei volontari rifletta il cuore di Cristo.
Il legame tra volontari e donatori
I volontari della chiesa hanno quasi il doppio delle probabilità di donare a quella chiesa rispetto a chi non fa volontariato (secondo The Corporation for National & Community Service). Inoltre, il 71% dei volontari collabora con una sola organizzazione ogni anno. Questo evidenzia il potenziale di creare impegno a lungo termine quando i volontari della chiesa sono gestiti correttamente (e quando il tuo software per la gestione dei donatori è configurato in modo efficace!)
3. Prenditi cura dei volontari (così tornano!)
I buoni volontari sono la risorsa più preziosa di una chiesa. Per farli tornare, vanno curati. Incoraggiamento e gratitudine sono i tuoi strumenti migliori per mantenere i volontari felici. Eppure, dopo una lunga giornata a preparare pacchi alimentari per una colletta, quei membri della chiesa probabilmente avranno fame. Sembra proprio il momento giusto per una festa della pizza!
Sì, la festa della pizza è un cliché, ma a quasi tutti piace. Cos’altro puoi fare per far sentire speciali i volontari e incoraggiarli a tornare per il prossimo progetto?
Mantenere il contatto con i volontari
Parleremo sotto della pianificazione dei turni dei volontari, ma, nel tuo elenco di volontari, dovresti avere un indirizzo email o un numero di telefono. Meglio ancora, entrambi. Prendi il telefono con il tuo team di leadership e chiama i volontari per ringraziarli personalmente a nome del pastore e degli anziani della chiesa.
Annunci in chiesa
Tutti noi abbiamo annunci la domenica mattina, di solito subito prima o dopo la lode e l’adorazione. Inserisci un "Grazie" generale a tutti i volontari o uno specifico se qualcuno si è distinto. Questo è qualcosa che l’IA nella gestione dei volontari può facilitare.
Riconoscere i volontari
Trova un ritiro di leadership cristiana o una conferenza, come queste. Porta i tuoi volontari sia come premio che come possibilità di crescita. Le tariffe per gruppi negli hotel possono abbassare i costi, e le chiese vicine alle grandi città forse nemmeno avranno bisogno di pernottare in hotel. Anche perché spesso il viaggio è metà del divertimento. (Potresti anche pensare di organizzare una conferenza in chiesa tutta tua.)
Best practice + consigli per la gestione dei volontari in chiesa
In questa sezione, voglio guidarti attraverso alcuni suggerimenti e buone pratiche per la gestione dei volontari in chiesa. Potremmo riprendere qualche punto già menzionato, ma la ripetizione aiuta a imparare.
Crea ruoli chiari per ogni posizione di volontariato.
Man mano che organizzi più eventi e sviluppi i tuoi volontari principali, potresti notare che iniziano a formarsi dei gruppi di volontari. Alcuni si presenteranno solo per i mercatini di dolci. Altri solo per le raccolte alimentari. Altri ancora solo per piegare i fogli degli avvisi, se ancora si usa fare così. Il punto è che i volontari troveranno persone e mansioni con cui si sentono a loro agio e cercheranno di restare lì il più possibile.
Pur non essendo di per sé una cosa negativa, questi piccoli gruppi possono trasformarsi in cricche se non vengono controllati. Puoi evitare ciò stabilendo una gerarchia molto chiara fin dall’inizio. Affidando da subito il ruolo di responsabile a una persona, impedisci a tutti di cercare di reclamarlo contemporaneamente. Assicurati solo che la persona responsabile di ogni gruppo sia qualcuno disposto ad accogliere nuovi volontari nel team.
Stabilire ruoli chiari è anche estremamente utile per capire dove sono andate storte le cose. Succederà. Qualche imprevisto colpirà il tuo evento, e vorrai scoprire come evitarlo in futuro. Assicurandoti che ognuno abbia un compito specifico, puoi capire chi ha commesso errori e potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione. Sii solo preparato: quella persona sarà con te per una quantità significativa di tempo. Fa parte dell’essere il responsabile.
Infine, su questo punto, stabilire ruoli chiari ti permette di identificare coloro che sono disposti a uscire dagli schemi per il proprio vantaggio. Come ho detto prima, queste persone non sono comuni, ma ne basta una per causare grande dolore a molti. I leader del tuo ministero dovrebbero essere disposti a fare qualsiasi cosa per la causa, ma non per il proprio tornaconto. La gestione dei volontari significa proteggere la comunità della chiesa tanto quanto aiutarla a crescere.
Collega i ruoli dei volontari a obiettivi specifici.
Obiettivi realistici fanno parte di quell’entusiasmo e di quelle lodi di cui parlavo prima. Come tutte le cose, fissare i tuoi obiettivi è un gioco di equilibrio che si acquisisce con l’esperienza. Se gli obiettivi sono troppo facili, i leader della chiesa non avranno la soddisfazione di averli raggiunti. Al contrario, obiettivi troppo rigidi possono togliere la gioia a molti volontari.
Come si trova questo equilibrio? L’esperienza, per cominciare. Poi, chiedi ad altri pastori della tua zona quanto successo hanno avuto. Magari ricerca la storia recente della tua area per il tipo di evento che il tuo team di gestione eventi della chiesa sta progettando. Se non hai mai organizzato questo tipo di evento prima, imposta i tuoi obiettivi appena sotto la media. Concediti sempre un po’ di margine per trovare nuovi modi di elogiare le persone che raggiungono gli obiettivi fissati.
Non tutti i gruppi devono per forza avere lo stesso obiettivo, neanche all’interno dello stesso evento. Prendiamo per esempio una 5K Fun Run. Potresti dividere i volontari in squadre per il giorno prima della gara e per il giorno della corsa. Il team del giorno prima potrebbe comprendere il ministero dei bambini che cerca di raccogliere donazioni per i corridori e i pianificatori del percorso che collaborano con il comune per trovare una data adeguata.
Nessuno dei due gruppi avrebbe gli stessi obiettivi, e il loro successo non dipende dall’altro. Il team del giorno della gara potrebbe avere una squadra incaricata di registrare ogni corridore e indirizzarlo verso la linea di partenza/arrivo, oltre al team di partenza/arrivo che si occupa del cronometraggio e della preparazione della linea d’arrivo per ogni corridore che conclude la corsa.
Tutti questi piccoli gruppi collaborano per creare l’evento, anche se si impegnano a raggiungere obiettivi differenti. Quello che dovrebbero essere i loro obiettivi dipende interamente dalla comunità della tua chiesa e dal numero di volontari con cui puoi lavorare.
Impatto del volontariato alto vs basso nelle chiese*
- Le chiese con un maggiore coinvolgimento dei volontari attraggono quattro volte più nuove persone e registrano il 40% in più di decisioni per Cristo.
- Basso coinvolgimento dei volontari è correlato a 67% di debiti in più, consigli più grandi e più comitati.
- Un alto coinvolgimento dei volontari favorisce la crescita, la partecipazione ai piccoli gruppi e più leader volontari.
- Le chiese con un alto livello di volontariato offrono anche regolarmente servizi online, sfatando il mito che le opzioni online ostacolino il volontariato.
*Un ringraziamento a Tony Morgan (di Unstuck Group) e al suo lavoro di ricerca
Altre best practice per la gestione dei volontari in chiesa
Ecco alcuni altri suggerimenti rapidi per gestire i volontari della tua chiesa.
- I controlli dei precedenti possono risparmiare grattacapi legali alla tua chiesa. In caso di dubbio, consulta un avvocato.
- I social media (Twitter, Facebook, YouTube, ecc.) sono il modo in cui molte persone comunicano oggi con il mondo. Un coordinatore di volontari esperto di tecnologia può gestire un gran numero di volontari con un paio di tweet. Se non sai come usare i social media, trova qualcuno tra i tuoi volontari o nel gruppo dirigente che lo sappia fare.
- Guida con l’esempio. Non chiedere mai ai tuoi volontari di fare qualcosa che tu stesso non faresti. Se ne accorgerebbero subito e sentirebbero che esistono due pesi e due misure, e se ne andranno.
- La formazione spirituale è fondamentale per grandi leader tra i volontari. Proprio come il punto precedente, non promuovere qualcuno che non sia disposto a servire. Le chiese hanno delle regole, e i tuoi responsabili ministeriali devono essere persone in grado di ascoltare. Non devono necessariamente essere automi che fanno esattamente quello che dici e basta, ma l'umiltà è uno dei doni spirituali. Da persona che ha impilato e piegato migliaia di sedie prima di avere la possibilità di predicare, questo punto mi sta molto a cuore.
- Non trascurare la formazione spirituale per il gruppo di volontari. Mentre li formi per assistere nell’accoglienza agli eventi o altri compiti, non dimenticare di ricondurre sempre alla motivazione per cui siete lì: il coinvolgimento del quartiere e della comunità. Che tu punti all’evangelizzazione, alla raccolta fondi o semplicemente a ricordare alle persone la presenza di uno spazio sicuro nella comunità, prenditi sempre qualche minuto per pregare con i tuoi volontari o citare versetti pertinenti riguardo all'evento. Questo favorisce solidarietà e consapevolezza rispetto agli obiettivi più ampi.
Un’ultima nota riguardo a quei rari casi in cui un volontario diventa fonte di disturbo. Misericordia e pazienza sono sempre indicate, ma alcune persone non coglieranno mai il messaggio. Sei tu il responsabile nella tua chiesa e hai il diritto e il dovere di allontanare chi rende difficile il lavoro agli altri.
Digli che possono tornare quando si saranno calmati, se vuoi, ma proteggere la tua comunità aumenterà il rispetto per te e li renderà più inclini a tornare.
Software per la Gestione dei Volontari in Chiesa
Il Church Management Software, o ChMS, è qualsiasi programma per computer o app mobile che ti permette di mantenere in un unico posto tutte le informazioni sulla tua chiesa e sui suoi membri. (Attenzione: abbiamo raccolto una lista selezionata delle migliori soluzioni di gestione per chiese per te. Se hai un budget limitato, abbiamo anche confrontato e classificato i migliori strumenti GRATUITI per la gestione della chiesa.) Talvolta, ChMS ti permette anche di monitorare i tuoi volontari. Voglio mettere in evidenza i migliori ChMS per le chiese che sono interessate a far crescere il loro programma di volontariato.
Ecco i criteri che ho utilizzato:
- È facile da usare?
- Ha prezzi competitivi?
- La pianificazione dei volontari della chiesa fa parte delle sue funzionalità?
Dopo un’analisi accurata e alcune prove con le demo, ChurchCRM è un’ottima scelta da considerare. ChurchCRM è gratuito, semplice da usare e rispetta i criteri sopra elencati. Oltre a gestire la pianificazione dei volontari, include la registrazione agli eventi, gruppi di scuola domenicale, raccolte fondi e altro ancora. Puoi tenere aggiornati i tuoi elenchi di volontari con pochi clic o tap. L’installazione può risultare un po’ complicata, ma il team di ChurchCRM offre un video molto utile proprio sulla pagina che ho linkato.
Pensa a ChurchCRM come uno strumento per far crescere il programma di volontariato della tua chiesa oltre ogni aspettativa. Man mano che tu e i tuoi volontari progredite nel servizio, troverai nuove esigenze e soluzioni. Trovi qui sotto link ad articoli che raccomandano software più specializzati e anche più costosi, inclusi strumenti specializzati di gestione delle sovvenzioni.
Se ChurchCRM ti sembra troppo tecnologico per iniziare, Flocknote è un’altra opzione che si occupa soprattutto di invio di SMS ed email alle organizzazioni. La configurazione è più semplice e richiede un abbonamento a partire da $8/mese per sbloccare tutte le sue funzionalità. Per raggiungere un livello simile a quello di ChurchCRM, però, Flocknote richiede $39/mese, anche se la sua interfaccia è più intuitiva.
ChMeetings è un’altra opzione che mi sento di consigliare. È l’applicazione più semplice da usare, ma non offre lo stesso livello di supporto per la gestione dei volontari delle altre due soluzioni.
Trova qui il software per la gestione dei volontari in chiesa più adatto alle tue esigenze.
Se vuoi approfondire l’analisi di vari software per le chiese, prova questi:
- Software di gestione per piccole chiese
- Software database per chiese
- Sistemi per la gestione dei dati delle chiese
- Software di contabilità per chiese
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