Kirchen-Volunteer-Management: Umfassender Leitfaden + Tools

Dieser Artikel bündelt die Best Practices, die uns geholfen haben, diese Kultur zu schaffen: Prinzipien und Strategien, die jede Gemeinde nutzen kann, um die Bindung von Ehrenamtlichen zu stärken, Leiter zu entwickeln und den Dienst wirksamer zu machen. In Kombination mit branchenführenden Freiwilligenmanagement-Softwaretools heben die Empfehlungen in diesem Artikel Ihre Gemeindekapazitäten auf ein völlig neues Niveau.

Unabhängig davon, ob Ihr Team groß oder klein ist, nehmen Sie umsetzbare Ideen mit, um Ihre Kirche von innen heraus zu stärken.

Im Durchschnitt sparen Ehrenamtliche Ihrer Kirche $28,54 USD pro geleisteter Stunde.

Volunteerhub.com

Empfohlene Softwaretools für das Freiwilligenmanagement in Kirchen

1. 

   ChMeetings

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   4.9

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2. 

   Subsplash

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   4.5

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3. 

   ChurchCREW

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Wie Sie Kirchen-Freiwillige führen

Gute Freiwillige zu finden und zu halten, hängt von drei Dingen ab:

1. Freiwillige für die Kirche gewinnen
2. Freiwillige für die Kirche schulen
3. Für Ihre Freiwilligen sorgen

1. Freiwillige für die Kirche gewinnen

Die Gewinnung startet bei Ihnen, dem Pastor, und fließt durch Ihr gesamtes Leitungsteam. Die Begeisterung und Freude für Ihr nächstes Kirchenprojekt, das Sie leiten, ist ansteckend; sie sorgt dafür, dass Menschen vom Rand der Gemeinde in den inneren Kreis eingeladen werden.

A) Persönlich Freiwillige einladen, mitzumachen.

Eine persönliche Einladung ist 5- bis 10-mal wirkungsvoller als ein allgemeiner Aufruf von der Kanzel.

Haben Sie keine Scheu, die Bedürfnisse der Gemeinde anzusprechen, wenn Sie ein neues Projekt oder einen neuen Dienst starten. Manche Pastoren fordern eher Geld als Zeit ein, dabei ist heute meist ZEIT die knappste Ressource.

Beginnen Sie die Gewinnung rechtzeitig, bevor Sie Hilfe benötigen. Wer erst am Sonntagmorgen für Hilfe am Mittwoch fragt, steht schnell alleine da.

Joshua Gordon

B) Pflegen Sie bedeutungsvolle Beziehungen zu Ihren Ehrenamtlichen.

Nehmen Sie sich Zeit, mit Ihren Ehrenamtlichen ins Gespräch zu kommen. Selbst mit nur ein paar Momenten pro Person bekommen Sie ein Gespür dafür, für welche Bereiche des Dienstes sie sich besonders begeistern. Ehrenamtliche kommen nicht wieder, wenn sie keine Aufgabe haben, die ihnen Freude bereitet. 

Natürlich kann nicht jeder immer genau das tun, was er möchte. Hier kommen Ihre Ermutigung und Ihr Lob als Führungskraft ins Spiel. Eine Person, die das Gefühl hat, gute Arbeit geleistet zu haben, wird glücklich sein – selbst wenn die Aufgabe nicht ihre erste Wahl war.

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C) Mit gutem Beispiel vorangehen

Die besten Kurse für das Management von Kirchenfreiwilligen lehren, dass das vielleicht wirkungsvollste Mittel zur Gewinnung und Bindung von Freiwilligen das eigene Vorbild ist.

Einer der einflussreichsten Leiter, unter denen ich gearbeitet habe, ist mein Vater, Jim Gordon, ein erfahrener Pastor mit fast drei Jahrzehnten Erfahrung im Gemeindedienst. Mein Vater ist legendär dafür, stets mit gutem Beispiel voranzugehen – sei es beim Geben, beim Freiwilligendienst oder beim Ermutigen anderer.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Tun Sie die Arbeit, und die Menschen werden folgen.

Joshua Gordon

2. Schulung Ihrer Freiwilligen

Ob Bänke abgewischt werden, der Lobpreis geleitet wird oder mit einem Gemeindemitglied gebetet wird – jeder Freiwillige übernimmt eine bedeutsame Aufgabe. Deshalb ist Schulung nicht optional, sondern ein wesentlicher Akt guter Verwaltung.

In diesem Abschnitt zeigen wir, wie Sie Freiwillige auf verschiedene Verantwortungsstufen vorbereiten – von einfachen Aufgaben bis zu geistlicher Führung.

Die Schulung von Freiwilligen befähigt Ihre Leute dazu, mit Klarheit, Selbstbewusstsein und im Einklang mit dem Auftrag Ihrer Gemeinde zu dienen.

Joshua Gordon

Schulung für aufgabenbasierte Rollen

Nicht jede Rolle braucht ein Schulungshandbuch. Der Kassierer beim Kuchenverkauf zum Beispiel benötigt vielleicht nur eine fünfminütige Einweisung, wie die Spenden-App funktioniert oder wie man die Kasse bedient. Bedeutet das, sie sind weniger wertvoll? Natürlich nicht: Sie sind immer noch treu da, um Ihre Gemeinde praktisch zu unterstützen.

Aber selbst bei einfachen Aufgaben profitieren alle von Klarheit:

• Was wird erwartet?
• Wer ist Ansprechpartner?
• Wo und wann sollen sie anwesend sein?

Einfache, klare Anweisungen reduzieren Verwirrung und stärken das Selbstvertrauen – besonders bei neuen Freiwilligen.

Schlüsselpersonen im Gemeindedienst ausstatten

Wenn Freiwillige verantwortungsvollere oder beständige Rollen übernehmen – wie Tontechniker, Lobpreisleiter oder Begrüßer – wird die Schulung detaillierter. Hierbei sollten unter anderem folgende Punkte behandelt werden:

• Welche Werkzeuge oder Materialien werden verwendet (z.B. genehmigte Liederbücher)
• Sicherheitsvorschriften (besonders, wenn Kinder oder Finanzen involviert sind)
• Gemeindewerte und Erwartungen an Gastfreundschaft oder Kommunikation
• Wem ist Bericht zu erstatten und wo bekommt man Unterstützung

Freiwillige in diesen Funktionen repräsentieren die Gemeinde oft gegenüber Besuchern. Eine gute Schulung stellt sicher, dass das, was Gäste erleben, die Mission und Kultur Ihrer Gemeinde widerspiegelt.

Spitzenkräfte geistlich vorbereiten: Älteste, Diakone und mehr

Ihr Ältesten- oder Diakonenkreis (sofern unbezahlt) gilt ebenfalls als Freiwillige – und sie benötigen besonders sorgfältige Vorbereitung und Schulung. Dafür braucht es Zeit, Sorgfalt und ein gutes Augenmaß.

Solche Rollen tragen erhebliche geistliche (und oft auch rechtliche) Verantwortung.

Je nach Konfession kann die Schulung von Ältesten durch Satzungen geregelt oder von einem Bischof beziehungsweise einem konfessionellen Leiter beaufsichtigt werden.

Joshua Gordon

Im Allgemeinen sollte eine Person, bevor sie in das Ältesten- oder Diakonengremium berufen wird, ihren Charakter über einen längeren Zeitraum hinweg unter Beweis gestellt haben. Schauen Sie auf ihren Werdegang in Bezug auf Dienstbereitschaft und Fürsorge: mit Menschen zu beten, sich an Projekten zu beteiligen, über einen längeren Zeitraum beständig zu handeln.

Seien Sie wachsam gegenüber jenen, die aktiv das Podium suchen.

Die Ausbildung für Älteste könnte beinhalten:

• Bibelstudium und theologische Weiterbildung
• Richtlinien für bestimmte Rollen (z.B. wann beraten werden soll und wann an einen Pastor verwiesen wird)
• Konfliktlösung und Gemeindefürsorge
• Rechenschaftspflicht und Überprüfung des Charakters

Vor allem suchen Sie nach Demut, Reife und einem Hirtenherzen – nicht nach Ehrgeiz. Beten Sie mit ihnen. Gehen Sie mit ihnen. Stellen Sie sicher, dass sie dienen wollen und nicht kontrollieren möchten.

Wenn die Gemeindeleitung gesund ist, profitiert die ganze Gemeinde. Ist sie das nicht, kann sie tiefe Schäden verursachen.

Ausbildung als Filter

Schulung stattet nicht nur aus, sondern schützt auch. Sie hilft Ihnen, Menschen zu identifizieren, die für Leitungsaufgaben geeignet sind, und jene behutsam umzuleiten, die es nicht sind. Machtstreben unter Ehrenamtlichen ist selten, kommt aber vor. Eine klare Ausbildung, starke Rechenschaftspflicht und weise Aufsicht sind Ihre besten Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Ihre Ehrenamtsstruktur das Herz Christi abbildet.

3. Kümmern Sie sich um Ehrenamtliche (damit sie wiederkommen!)

Gute Ehrenamtliche sind die wertvollste Ressource einer Gemeinde. Damit sie wiederkommen, müssen sie gut betreut werden. Ermutigung und Lob sind Ihre besten Werkzeuge, um Ehrenamtliche glücklich zu machen. Nach einem langen Tag, an dem sie Lebensmittel für eine Spendenaktion verpackt haben, sind diese Gemeindemitglieder wahrscheinlich hungrig. Das klingt nach dem perfekten Zeitpunkt für eine Pizzaparty!

Ja, die Pizzaparty ist ein Klischee, aber die meisten Menschen lieben sie. Was können Sie sonst tun, damit sich Ihre Ehrenamtlichen besonders fühlen und ermutigt werden, beim nächsten Projekt wiederzukommen?

Kontakt mit Ehrenamtlichen halten

Wir behandeln das Thema Einsatzplanung für Ehrenamtliche weiter unten, aber auf Ihrer Liste von Freiwilligen sollten Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer vermerkt haben. Idealerweise beides. Setzen Sie sich mit Ihrem Leitungsteam ans Telefon und rufen Sie die Ehrenamtlichen an, um ihnen persönlich ein „Danke“ von Pastor und Ältesten zu übermitteln.

Gemeindemitteilungen

Wir haben alle Ankündigungen am Sonntagmorgen, meist direkt vor oder nach der Lobpreiszeit. Platzieren Sie ein allgemeines „Danke“ an alle Freiwilligen oder ein spezielles Dankeschön, wenn ein freiwilliger Helfer besonders gute Arbeit geleistet hat. Dabei kann KI im Freiwilligenmanagement unterstützen.

Wertschätzung für Freiwillige

Suchen Sie ein christliches Führungs-Retreat oder eine Konferenz, wie diese hier. Nehmen Sie Ihre Freiwilligen sowohl als Wertschätzung als auch zur Weiterentwicklung mit. Gruppenrabatte für Hotelzimmer können die Kosten senken, und Kirchen in der Nähe von Großstädten müssen oft gar nicht im Hotel übernachten für solche Events. Wobei schon die Anreise einen Großteil des Vergnügens ausmacht. (Überlegen Sie auch, eine eigene Gemeindekonferenz zu organisieren.)

Best Practices + Tipps für das Management von Kirchenfreiwilligen

In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen einige Tipps und bewährte Methoden für das Freiwilligenmanagement in der Kirche vorstellen. Wir greifen vielleicht auf einige der oben genannten Punkte zurück, aber Wiederholung ist der Schlüssel zum Lernen.

Schaffen Sie klare Rollen für jede Freiwilligenposition.

Wenn Sie mehr Veranstaltungen organisieren und Ihre Kernfreiwilligen weiterentwickeln, werden Sie möglicherweise feststellen, dass sich Gruppen bilden. Manche erscheinen nur zu Kuchenverkäufen. Andere nur zu Lebensmittelsammlungen. Wieder andere helfen nur beim Falten von Ankündigungsbögen, sofern Sie das überhaupt noch machen. Der Punkt ist: Ihre Freiwilligen finden Menschen und Aufgaben, bei denen sie sich wohlfühlen und versuchen, dort so oft wie möglich zu bleiben.

Das ist an sich nicht schlecht, aber diese kleinen Gruppen können sich zu Cliquen entwickeln, wenn sie nicht beobachtet werden. Sie können dem vorbeugen, indem Sie von Anfang an eine sehr klare Hierarchie festlegen. Wenn Sie einer Person die Rolle der Ansprechperson geben, verhindern Sie, dass mehrere gleichzeitig diesen Anspruch erheben. Achten Sie darauf, dass die Person, die eine Gruppe leitet, bereit ist, neue Freiwillige willkommen zu heißen.

Klare Rollen helfen auch enorm, wenn Sie herausfinden möchten, wo etwas schiefgelaufen ist. Das wird passieren. Irgendein Missgeschick wird Ihre Veranstaltung heimsuchen, und Sie möchten sicherstellen, dass es beim nächsten Mal nicht wieder passiert. Wenn jeder eine spezifische Aufgabe hat, können Sie herausfinden, wer Fehler gemacht hat und vielleicht eine Schulung braucht. Seien Sie darauf gefasst, diese Person wird lange bei Ihnen sein. Das sind die Schattenseiten der Leitungsrolle.

Schließlich ermöglicht das Festlegen klarer Verantwortlichkeiten, diejenigen zu erkennen, die bereit sind, für ihren eigenen Vorteil aus der Rolle zu fallen. Wie bereits gesagt: Diese Menschen sind selten, aber ein einziger kann großen Schaden anrichten. Ihre Leitungsverantwortlichen sollten alles für das gemeinsame Ziel tun, aber nicht aus Eigennutz handeln. Freiwilligenmanagement bedeutet, Ihre Kirchengemeinschaft zu schützen – genauso wie zu fördern.

Verknüpfen Sie Freiwilligenrollen mit konkreten Zielen.

Realistische Ziele sind Teil von all dem Enthusiasmus und Lob, den ich vorhin angesprochen habe. Wie bei allem ist es ein Balanceakt, die richtigen Ziele zu setzen – das kommt mit Erfahrung. Sind sie zu einfach, fehlt den Leitenden das Erfolgserlebnis. Sind sie zu schwer, nimmt es den Freiwilligen die Freude an der Mitarbeit.

Wie finden wir das richtige Maß? Durch Erfahrung, und indem Sie andere Pastoren aus Ihrer Region fragen, wie erfolgreich sie mit ähnlichen Vorhaben waren. Vielleicht recherchieren Sie die jüngere Geschichte Ihrer Gegend zu dem Event-Typ, den Ihr Kirchen-Eventmanagement-Team plant. Wenn Sie so etwas zum ersten Mal veranstalten, setzen Sie Ihr Ziel leicht unter den Durchschnitt. Lassen Sie immer etwas Spielraum, um Ihre Leute für das Erreichen der Ziele loben zu können.

Dabei müssen nicht alle Gruppen dasselbe Ziel haben, selbst bei derselben Veranstaltung. Nehmen wir z. B. ein 5-km-Spendenlauf. Sie könnten Ihre Helfer in Vorbereitungsteam und Eventteam aufteilen: Das Vorbereitungsteam besteht zum Beispiel aus der Kinderkirche, die Spenden für die Läufer sammelt, und den Streckenplanern, die zusammen mit der Stadtverwaltung einen passenden Termin finden.

Keine dieser Gruppen muss dasselbe Ziel haben, und ihr Erfolg hängt nicht voneinander ab. Das Team für den Veranstaltungstag könnte ein Team sein, das dafür zuständig ist, alle Läufer einzuchecken und zum Start-/Ziel zu lotsen, sowie ein Start-/Ziel-Team, das die Zeit nimmt und das Ziel vorbereitet, damit die Läufer gebührend empfangen werden.

All diese Kleingruppen arbeiten zusammen, um das Event umzusetzen, obwohl sie auf unterschiedliche Ziele hinarbeiten. Welche Ziele das sind, hängt ganz von der Kirchengemeinde und der Zahl Ihrer Freiwilligen ab.

Weitere bewährte Methoden für das Ehrenamtsmanagement in Kirchen

Hier sind einige weitere schnelle Tipps zur Verwaltung Ihrer Kirchenfreiwilligen.

• Führungszeugnisse können Ihre Kirche vor rechtlichen Problemen bewahren. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an einen Anwalt.
• Soziale Medien (Twitter, Facebook, YouTube usw.) sind heutzutage für viele Menschen das wichtigste Kommunikationsmittel. Ein technisch versierter Koordinator für Freiwillige kann mit ein paar Tweets eine große Anzahl an Ehrenamtlichen koordinieren. Wenn Sie sich mit sozialen Medien nicht auskennen, finden Sie jemanden in Ihrem Freiwilligenteam oder Leitungsgruppe, der es kann.
• Führen Sie von vorne. Bitten Sie Ihre Freiwilligen niemals darum, etwas zu tun, was Sie selbst nicht tun würden. Sie werden merken, wenn Sie mit zweierlei Maß messen und werden dann abspringen.
• Jüngerschaft ist der Schlüssel zu großartigen ehrenamtlichen Leitern. Wie beim vorherigen Punkt sollten Sie niemanden befördern, der nicht bereit ist zu dienen. Kirchen haben Regeln, und Ihre Leiter sollten Menschen sein, die zuhören können. Sie müssen keine Roboter sein, die nur das tun, was Sie sagen und sonst nichts, aber Demut ist eine der geistlichen Gaben. Da ich selbst Tausende von Stühlen gestapelt und gefaltet habe, bevor ich predigen durfte, liegt mir dieser Punkt besonders am Herzen.
• Vernachlässigen Sie nicht das geistliche Training Ihrer Freiwilligengruppe. Während Sie sie darin schulen, beim Check-in für Veranstaltungen oder bei anderen Aufgaben zu helfen, vergessen Sie nicht, stets auf den eigentlichen Grund zurückzukommen, warum Sie alle da sind: Engagement in Ihrer Nachbarschaft und Gemeinde. Ob Sie sich auf Seelengewinnung, Fundraising oder einfach nur darauf konzentrieren, Menschen einen sicheren Raum zu bieten – nehmen Sie sich immer ein paar Minuten, um mit Ihren Freiwilligen zu beten oder passende Bibelverse zum Anlass zu zitieren. Das schafft Zusammenhalt und Bewusstsein für die übergeordneten Ziele.

Ein letzter Punkt für die seltenen Fälle, in denen jemand in Ihrem Freiwilligenteam störend wirkt. Barmherzigkeit und Geduld sind stets angebracht, aber manche Menschen verstehen auch dann den Hinweis nicht. Sie haben als Leiter in Ihrer Kirche das Recht und die Verantwortung, jemanden auszusortieren, der anderen das Arbeiten erschwert. 

Sagen Sie der Person, dass sie gern wiederkommen kann, nachdem sie sich beruhigt hat – wenn Sie das möchten. Aber der Schutz Ihrer Gemeinde stärkt den Respekt für Sie und macht es wahrscheinlicher, dass Betroffene zurückkehren.

Software für das Freiwilligenmanagement in Kirchen

Church Management Software, oder ChMS, ist jedes Computerprogramm oder jede mobile App, mit der Sie Informationen über Ihre Kirche und deren Mitglieder an einem Ort verwalten können. (Hinweis: Wir haben für Sie eine kuratierte Liste der besten Lösungen für Kirchenverwaltung zusammengestellt. Für ein knappes Budget haben wir außerdem die besten kostenlosen Kirchenverwaltungstools verglichen und bewertet.) Manchmal können Sie mit ChMS auch Ihre Freiwilligen überwachen. Im Folgenden stelle ich die beste ChMS vor, wenn Kirchen ihr Ehrenamtsprogramm ausbauen möchten.

Hier sind die Kriterien, die ich herangezogen habe:

• Ist sie benutzerfreundlich?
• Bietet sie wettbewerbsfähige Preise?
• Gehört die Freiwilligenplanung zu ihren Funktionen?

Nach sorgfältiger Analyse und etwas Ausprobieren von Demos ist ChurchCRM eine ausgezeichnete Option. ChurchCRM ist kostenlos, einfach zu bedienen und erfüllt die oben genannten Kriterien. Es ist mehr als eine reine Lösung zur Einsatzplanung für Ehrenamtliche – es bietet Veranstaltungsregistrierung, Gruppen für den Kindergottesdienst, Fundraising und vieles mehr. Mit wenigen Klicks oder Wischgesten können Sie Ihre Freiwilligen-Listen pflegen. Die Installation ist etwas knifflig, aber das Team von ChurchCRM hat auf der verlinkten Seite ein sehr hilfreiches Video bereitgestellt.

Stellen Sie sich ChurchCRM als ein Werkzeug vor, das Ihrem Freiwilligenprogramm in der Kirche zu neuem Wachstum verhilft. Während Sie und Ihre Freiwilligen im Dienst wachsen, werden Sie unterschiedliche Bedürfnisse und Lösungen entdecken. Im Folgenden finden Sie Links zu Artikeln, die noch speziellere und kostenintensivere Software empfehlen, darunter auch spezialisierte Lösungen für das Zuschussmanagement.

Falls ChurchCRM für den Anfang zu technisch erscheint, ist Flocknote eine weitere Option, die sich hauptsächlich auf Textnachrichten und E-Mails für Organisationen konzentriert. Die Einrichtung ist einfacher, allerdings benötigt man ein Abonnement ab 8 $/Monat, um die Funktionen voll auszuschöpfen. Flocknote verlangt zudem 39 $/Monat, um einen ähnlichen Funktionsumfang wie ChurchCRM zu erreichen, obwohl die Benutzeroberfläche einfacher gestaltet ist.

ChMeetings ist eine weitere Empfehlung von mir. Es ist am einfachsten zu bedienen, bietet aber nicht die gleiche umfangreiche Unterstützung für das Freiwilligenmanagement wie die anderen beiden Apps.

Spezielle Software für die Verwaltung von Freiwilligen in Kirchen finden Sie hier.

Wenn Sie einen tieferen Einblick in verschiedene Software-Lösungen für Kirchen erhalten möchten, probieren Sie diese aus:

• Kirchenverwaltungssoftware für kleine Gemeinden 
• Kirchendatenbank-Software
• Kirchendatenmanagement-Systeme
• Kirchenbuchhaltungssoftware

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PS: Weitere interessante Artikel:

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• Wie man engagierte Jugendleiter begleitet und aufbaut: Jugend-Jüngerschaft