Der vollständige Leitfaden für Pastoren zur Verwaltung von Kirchenunterlagen
Unordentliche Unterlagen sind ein schneller Weg ins Gemeindechaos. (Falls gutes Kirchenaktenmanagement super langweilig klingt, stell dir einfach vor, wie aufregend es wäre, den Gemeinnützigkeitsstatus zu verlieren…das wollen wir doch lieber vermeiden, oder?)
Eine Gemeinde zu leiten umfasst mehr als nur Gottesdienste am Sonntag und Programme. Es erfordert auch akribische Aktenführung. Auch wenn Aktenführung eintönig erscheint, ist sie das Fundament einer gut geführten Gemeinde. Zum Glück haben mein Team und ich recherchiert, evaluiert und die beste Kirchenverwaltungssoftware zusammengestellt, um diese Aufgabe zu erleichtern. Und falls euer Gemeindebudget sehr knapp ist, findet ihr auch unsere Empfehlungen für die beste kostenlose Kirchenverwaltungssoftware.
Das Management von Kirchenunterlagen ist wichtig, weil es Transparenz, gesetzliche Konformität und effiziente Verwaltung sicherstellt. (Wie lange du deine Finanzunterlagen aufbewahren musst, hängt von den IRS-Richtlinien ab.) Aber: Diese Kirchenfinanzberichte ermöglichen es dir, Spenden nachzuverfolgen, die Besucherzahlen zu überwachen, die finanzielle Gesundheit zu erhalten und die Buchhaltungssoftware deiner Gemeinde zu optimieren.
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Denk daran: Deine Gemeinde ist der Mission sowie den Mitgliedern und dem Staat verpflichtet. Auch wenn es herausfordernd sein kann, sollte die Investition von Zeit und Ressourcen in das Aktenmanagement nicht verhandelbar sein.
Achte aufmerksam auf das Wohlergehen deiner Herde, richte dein Augenmerk sorgfältig auf deine Viehbestände.
Sprüche 27:23
Wie viel Gemeindedokumentation ist notwendig?
Welche Arten von Unterlagen sollte deine Gemeinde aufbewahren? Nun, detaillierte Aufzeichnungen helfen dir, wichtige Gemeindemesszahlen wie Besucherzahlen, Online-Spendenhistorie und Finanzen zu überwachen. Einige Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden als andere; daher ist es wichtig, die Aufbewahrungsfristen in deinem Land, Staat oder Provinz zu recherchieren.
Deine Gemeinde sollte alle Dokumente aufbewahren, die Einfluss auf den Ablauf haben:
- Finanzen
- Besucherzahlen der Gemeinde
- Spenden vor Ort und Online-Gaben
- Mitarbeiter- und Freiwilligenlisten
- Rechtliche Unterlagen
- Historische Dokumente
Wie lange sollte eine Gemeinde Unterlagen aufbewahren?
Für verschiedene Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Daher sollte dein Dokumentenmanagement-Programm einen Aufbewahrungsplan enthalten. Damit behältst du die Übersicht über die gesamtgesundheit deiner Gemeinde – und bleibst im gesetzlichen Rahmen.
Die bundesstaatlichen sowie landes- oder provinzspezifischen Vorschriften bestimmen, wie lange eine Gemeinde Unterlagen aufbewahren muss. Einige Finanzunterlagen wie Steuererklärungen und Lohnabrechnungen müssen für mehrere Jahre archiviert werden.
Für unsere amerikanischen Gemeinden hat der IRS einen Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften für 501(c)(3)-Organisationen erstellt. Im Allgemeinen gilt laut IRS folgende Empfehlung:
Dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen
- Geschäftsunterlagen, darunter Gründungsurkunden und Satzungen.
- Sitzungsprotokolle, einschließlich aller zugehörigen Berichte.
- Prüfberichte.
- Jährliche Finanzberichte.
- Eingereichte Steuererklärungen.
- Jährliche Unternehmensmeldungen oder Rückgaben.
- Unterlagen und Korrespondenzen zur Steuerbefreiung.
- Eigentumsurkunden (Teil der Kirchenimmobilienverwaltung)
Aufbewahrung von Unterlagen für 10 Jahre
- Versicherungspolicen.
Aufbewahrung von Unterlagen für 7 Jahre
- Bankauszüge, stornierte Schecks und Bankabstimmungen.
- Arbeitsblätter und Belege für Steuererklärungen.
- IRS-Formulare.
- Lohnsteuerunterlagen, einschließlich Lohnlisten, W-4-Formulare und Lohnabzüge.
- Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden.
- Personalakten von Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Verträge und damit zusammenhängende Korrespondenz.
- Anlageunterlagen.
- Jahresabschlussprüfungsunterlagen und Arbeitsblätter.
- Versicherungsschreiben und sämtliche Korrespondenz.
- Aufzeichnungen über individuelle Spenden.
- Kreditorenbuchhaltung.
- Steuerbescheide, Quittungen und Abrechnungen.
Aufbewahrung von Unterlagen für 2 Jahre
- Stundenzettel und Arbeitszeitnachweise.
- Einzelne Kollektenumschläge.
Gemäß der Canada Revenue Agency (CRA):
- Kopien offizieller Spendenquittungen (außer für 10-jährige Zuwendungen) müssen mindestens zwei Jahre nach Ende des Spendenjahres aufbewahrt werden.
- 10-jährige Zuwendungsaufzeichnungen: Müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist und mindestens 2 Jahre nach Schließung der Gemeinde.
- Sitzungsprotokolle des Vorstands/Treuhänder/der Geschäftsleitung: Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist und mindestens 2 Jahre nach deren Auflösung.
- Protokolle der Mitgliederversammlungen: Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Kirche registriert ist und mindestens zwei Jahre nach deren Schließung.
- Satzungen und Governance-Dokumente: Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist und noch 2 Jahre nach deren Schließung.
- Hauptbücher oder andere Bücher mit Transaktionsübersichten und den zugehörigen Konten: Müssen 6 Jahre nach Ende des letzten Steuerjahres während der Gemeinde-Registrierung und für 2 Jahre nach Schließung der Gemeinde aufbewahrt werden,
- Jahresabschlüsse, Belege und Kopien von jährlichen Steuererklärungen: Müssen 6 Jahre nach Ende des letzten Steuerjahres oder, falls die Gemeinde geschlossen wurde, für 2 Jahre nach dem Widerrufsdatum aufbewahrt werden.
Dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen
- Gesellschaftsunterlagen, einschließlich Gründungsurkunden und Satzungen
- Sitzungsprotokolle, einschließlich aller dazugehörigen Berichte.
- Prüfungsberichte
- Jahresabschlüsse
- Eingereichte Steuererklärungen
- Jährliche Einreichungen oder Erklärungen des Vereins
- Unterlagen und Korrespondenz zur Steuerbefreiung
- Grundstücksunterlagen
Für 10 Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Versicherungspolicen
Für sieben Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Bankauszüge, stornierte Schecks und Bankabstimmungen
- Arbeitsblätter und unterstützende Unterlagen für Steuererklärungen
- IRS-Formulare
- Lohnsteuerunterlagen, einschließlich Lohnregister, W-4-Formulare und Lohnabzüge
- Mitarbeiter-Spesenabrechnungen
- Personalunterlagen von Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Verträge und zugehörige Korrespondenz
- Anlageunterlagen
- Jährliche Prüfungsunterlagen und Arbeitsblätter
- Versicherungsschreiben und gesamte Korrespondenz
- Spendenunterlagen einzelner Personen
- Kreditorenbuchhaltung
- Steuerbescheide, Quittungen und Abrechnungen
Für zwei Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Stundenzettel und Arbeitszeiterfassungen
- Persönliche Spendenumschläge
Speichern Sie digitale Kopien Ihrer Unterlagen in Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive oder Dropbox. So stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen gesichert sind und überall abgerufen werden können. AUSSERDEM: Cloud-Speicher bieten oft automatische Versionskontrolle, sodass Sie bei Bedarf problemlos zu früheren Versionen eines Dokuments zurückkehren können.
Wie Sie Kirchenunterlagen am besten verwalten
Das Führen von Unterlagen erfordert ein Auge fürs Detail und eine Affinität zu Zahlen. Sie sollten daher die richtige Person für die Verwaltung der Unterlagen ernennen. Ihr Kirchenvorstand sollte eine Person benennen, die Ihr Archivierungsprogramm überwacht.
Und weil die Archivierung so wichtig ist, sollte die zuständige Person für das Unterlagen-Management am besten ein hauptamtliches Mitglied des Kirchenpersonals oder des Klerus sein – und nicht ein Ehrenamtlicher aus der Gemeinde.
Alles aber soll in Anstand und Ordnung geschehen.
1. Korinther 14,40
Erstellen Sie eine Richtlinie für die Archivierung
Eine Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, und gibt Leitlinien und Prozesse vor, wie und wann Unterlagen entsorgt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle, die für Kirchenunterlagen zuständig sind, die Abläufe verstehen und wissen, was aufbewahrt werden muss. Ich empfehle außerdem, mit Ihrer Kirchensoftware für Spenden regelmäßig relevante Auswertungen und Berichte zu generieren!
Bestimmen Sie die zu verwaltenden Kirchenunterlagen
Sie müssen feststellen, welche Unterlagen entsprechend der lokalen Landesgesetze zwingend aufzubewahren sind. Nutzen Sie die obigen Empfehlungen als Ausgangspunkt.
Implementieren Sie einen Aufbewahrungsplan
Sie müssen herausfinden, was für Ihre Kirche am besten funktioniert, basierend auf den lokalen Gesetzen. Vieles hängt auch davon ab, ob Sie physische oder digitale Aufzeichnungen führen und wie Sie Ihre Statistiken und Aufzeichnungen regelmäßig überprüfen und prüfen werden. Viele Kirchen finden, dass spezialisierte Event-Management-Software die Dokumentation von Kirchenaktivitäten effizienter gestaltet. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Umsetzung und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Richtlinien des Ablagesystems verstehen und einhalten. Ein zentraler Aktenraum für physische Unterlagen kann ebenfalls sinnvoll sein.
Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung festlegen
Was auch immer Sie entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie schriftlich festgehalten wird. Es wäre außerdem ratsam, sie von einer juristischen Fachkraft überprüfen und vom Leitungsgremium genehmigen zu lassen. Dies zeigt, dass es sich um eine durchdachte organisatorische Entscheidung handelt und nicht nur um eine Eigeninitiative.
Hier sind einige Beispiele für Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinien, die Sie als Ausgangspunkt nutzen können.
- Beispielrichtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen: Der Evangelische Rat für Finanzielle Rechenschaftspflicht
- Beispiele für Aufbewahrungsrichtlinien von lokalen Kirchen: Die Nordtexas-Konferenz der United Methodist Church
Optimierung Ihres Kirchenaktenmanagements Prozesses
Sie wissen bereits, dass ein starkes Aktenmanagement-Programm entscheidend für den Erfolg Ihrer Kirche ist. Selbst wenn Sie mit Ihrer aktuellen Strategie zufrieden sind, gibt es eventuell Verbesserungsmöglichkeiten.
Überprüfen und auditieren Sie zunächst Ihre aktuellen Aufzeichnungen. Das könnte bedeuten, fehlende Informationen zu ergänzen, wie zum Beispiel fehlende Protokolle von Sitzungen oder noch zu dokumentierende offizielle Satzungen.
Durch Weisheit wird ein Haus gebaut, und durch Verstand wird es befestigt; durch Erkenntnis werden seine Kammern mit seltenen und kostbaren Schätzen gefüllt.
Sprüche 24:3-4
Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihr Aktenmanagement verbessern:
- Benutzen Sie ein Aktenzentrum oder bewahren Sie die Unterlagen vor Ort auf?
- Wie genau und aktuell sind Ihre Aufzeichnungen?
- Archivieren oder entsorgen Sie Ihre inaktiven Unterlagen?
- Verwenden Sie Kirchenverwaltungs- oder Aktenmanagement-Software?
Ein zentraler Punkt bei der Beantwortung dieser Fragen ist, ob Sie Papierdokumente oder digitale Kopien Ihrer Unterlagen besitzen. Ich halte es für optional, Stauraum für Papierstapel und Akten bereitzustellen. Natürlich ist die bevorzugte Methode der Aufbewahrung die digitale, vor allem weil digitale Dateien bei Katastrophen viel wahrscheinlicher überdauern. Zudem ist das Durchsuchen digitaler Akten wesentlich schneller als bei Papierdokumenten, und digitale Dokumente sind leichter elektronisch zu verschicken!
Digitale Aufzeichnungen können auf einer lokalen Computerfestplatte, einem Netzwerkserver in Ihren Räumlichkeiten oder in der Cloud gespeichert werden.
Welche Speicheroption für Ihre Kirche am meisten Sinn ergibt, hängt von Ihren Wünschen und Anforderungen ab. Sprechen Sie mit Unternehmen, die sich mit Dokumentenarchivierung und Speichertechnologien auskennen, und klären Sie die beste Möglichkeit, Unterlagen für Suche und Wiederherstellung zu indexieren.
Beachten Sie außerdem die Sicherheit von Unterlagen – Datenverlust kann für eine Kirche oder jedes andere Unternehmen verheerend sein. Ich empfehle, sich von den juristischen Fachleuten Ihrer Kirche beraten zu lassen, um ein Aktenaufbewahrungsprogramm zu erstellen, das den lokalen rechtlichen Anforderungen entspricht.
Den Einsatz von Kirchenverwaltungssoftware in Betracht ziehen
Kirchenverwaltungssoftware kann entscheidend dabei helfen, sämtliche Arten von Aufzeichnungen zu verwalten, darunter Finanzunterlagen, Mitgliederverzeichnisse und weitere wie oben beschrieben. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Wahl einer Kirchenverwaltungssoftware berücksichtigen sollten:
- Benutzeroberfläche (UI): Kirchen haben in der Regel viele Mitglieder, und Sie verwalten eine Vielzahl von Informationen über jedes Mitglied. Sie benötigen eine Oberfläche, die klar verständlich und einfach zu bedienen ist. Eine zu komplizierte oder schwer verständliche Oberfläche kostet unnötig Zeit und sorgt für Frustration. Deshalb halte ich es auch für wichtig, dass eine mobile App verfügbar ist. Sie soll leicht zugänglich sein.
- Sicherheit: Ihre Gemeinde vertraut der Kirche wichtige Informationen wie Telefonnummern, E-Mails und Kreditkartennummern für Online-Spenden an. Die Software muss sicher sein.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Verfügt die Software über Funktionen, die den Preis rechtfertigen? Gibt es eine kostenlose Testversion? Eine kostenlose Testversion ist unerlässlich. Sie möchten sicherstellen, dass die Software zu Ihrer Kirche passt. Sie möchten keinen Vertrag abschließen oder eine Zahlung leisten, um dann festzustellen, dass die Software zu kompliziert ist oder nicht den Bedürfnissen Ihrer Kirche entspricht.
Die Verwaltung von Kirchenunterlagen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Gemeinde. Das richtige Programm auszuwählen, ist von größter Bedeutung! Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Recherche, um die beste Entscheidung für Ihre Kirche zu treffen. Wir haben die Vorarbeit geleistet, um Ihnen bei der Wahl der passenden Kirchenverwaltungssoftware zu helfen.
Weitere Listen von Tools:
Ebenfalls einen Blick wert:
- Technologie in der Kirche: Was sollten leitende Pastoren wissen?
- Kirchliche Finanzverwaltung und Best Practices
- Was ist Kirchen-Software? Ein kompletter Leitfaden für leitende Pastoren
- Wie organisiert man eine (erfolgreiche) Kirchenkonferenz
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