4 Schritte zur Erstellung eines Risikomanagementplans für Kirchen + Vorlage

Wir müssen auf solche Momente bestmöglich vorbereitet sein. Genau hier kommt ein Krisenmanagement-Plan für Kirchen ins Spiel. Es gibt viele Risiken, die mit dem Betrieb von Kirchen und religiösen Organisationen einhergehen, aber mit einem gut formulierten Plan können Sie zumindest in den meisten Fällen das schlimmste Szenario vermeiden. 

Ich gehe auf Folgendes ein:

• Was ist ein Risikomanagement-Plan für Kirchen?
• Wie erstellt man einen Risikomanagement-Plan für Kirchen?
• Vorlage für das Kirchen-Risikomanagement

Was ist ein Risikomanagement-Plan für Kirchen?

Ein Risikomanagement-Plan für die Kirche ist Ihr Leitfaden und Ihre Unterstützung in unglücklichen Situationen. Er ist der Prozess, den Sie bereithalten, wenn Sie mit der Möglichkeit konfrontiert werden, dass etwas Schlimmes passiert. Er dient zwei Hauptzwecken: Erstens hilft er dabei, bestimmte Risiken zu vermeiden oder zu reduzieren, damit solche Ereignisse gar nicht erst eintreten. 

Aber wir sind alle nur Menschen, und daher ist es leider unvermeidlich, dass irgendwann doch einmal etwas passiert. Deshalb dient der Risikomanagement-Plan der Kirche auch dazu, Sie zu unterstützen, wenn tatsächlich etwas Schlimmes geschieht. Er sorgt dafür, dass alle in Ihrer Gemeinde dasselbe Wissen haben und verhindert, dass sich eine schlechte Situation noch weiter verschlimmert. 

Risikomanagement ist für jede einzelne Kirche und jedes einzelne Gemeindewerk unerlässlich. Es macht keinen Spaß, einen Kirchen-Risikomanagement-Plan zu erstellen oder sich darüber Gedanken zu machen, aber letztlich werden Sie froh sein, es getan zu haben. 

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Wie erstellt man einen Risikomanagement-Plan für Kirchen?

Bevor Sie damit beginnen können, ein System zur Erkennung und Vermeidung von unschönen Situationen einzuführen, müssen Sie zunächst einen schriftlichen Risikomanagement-Plan für die Kirche erstellen. Dieses Dokument wird im Notfall Ihr Standardwerkzeug sein, und Sie müssen es mit jedem Mitarbeiter, jedem Ehrenamtlichen, Pastor, Leiter und allen teilen, die in Ihrer Organisation mithelfen können. 

Um einen solchen Plan zu erstellen, gibt es vier grundlegende Schritte, die Sie in Betracht ziehen sollten. Dies sind entscheidende Elemente der Risikominimierung. Ich werde jeden dieser Schritte detailliert erläutern und eigene Erkenntnisse und Erfahrungen aus meiner Zeit im Gemeindedienst weitergeben. 

1. Risiken im kirchlichen Bereich identifizieren

Bevor wir fortfahren können, müssen wir zunächst wissen, welche Risiken in unserem Umfeld bestehen. Es gibt viele Risiken und Probleme, die in jeder Kirche auftreten können. Einige sind aber auch spezifisch für bestimmte Arten von Diensten und Standorte. Um unschöne Situationen zu vermeiden, müssen Sie wissen, worauf Sie achten müssen. 

Hier ist eine Liste der wichtigsten Risiken, die mir bei der Beschäftigung mit Kirchensicherheit begegnet sind. Diese Liste ist nicht vollständig und eventuell gibt es Situationen, die bei Ihnen relevant sind, mir aber nicht begegnet sind. Außerdem möchte ich betonen, dass diese Aufzählung das in die Praxis umsetzt, was Glaube statt Angst bedeutet – ein entscheidender Teil für erfolgreiches Risikomanagement in Kirchen. 

• Unfälle
• Anschuldigungen
• Übergriffe
• Drogen
• Schlägereien
• Brände
• Überschwemmungen
• Belästigung
• Betrunkene Besucher
• Verletzungen
• Entführung
• Gerichtsverfahren
• Medizinische Notfälle
• Naturkatastrophen
• Stromausfälle
• Selbstverletzung
• Amoklauf
• Unterschlagung von Kirchengeldern
• Diebstahl
• Vandalismus

Das ist natürlich keine abschließende Liste aller Risiken, mit denen Sie bei der Kirchensicherheit konfrontiert werden können. Es sind nur einige der wichtigsten Probleme, die mir begegnet sind und mit denen ich zu tun hatte. Risiken zu identifizieren heißt, sich bewusst zu machen, was passieren könnte – und dann entsprechend vorzuplanen. 

Zum Beispiel: Ich war stellvertretender Leiter im Kinderdienst einer mittelgroßen Kirche. Drogen und Schlägereien waren besonders problematisch (ja, sogar bei Kindern). Wir hatten ein Bussystem, das jeden Donnerstagabend und Sonntagmorgen Tausende von Kindern aus dem ganzen Los Angeles County zu unserer Kirche brachte. 

Einige dieser Kinder kannten nichts anderes, als zu kämpfen, um ihren Standpunkt klarzumachen, oder mit Drogen herumzuspielen. Daher waren dies die vorrangigen Probleme, mit denen wir in unserer Gemeinde sowohl bei Kindern als auch bei Erwachsenen zu kämpfen hatten. Da dies ein offensichtliches Risiko war, das wir ständig berücksichtigen mussten, haben wir viele Pläne und Szenarien erarbeitet. 

Deshalb hatten wir Systeme eingerichtet, sodass wir genau wussten, was zu tun ist, wenn jemand im Badezimmer Heroin konsumierte. Oder wenn zwei Kinder anfingen, sich gegenseitig zu verprügeln, hatten wir eine Lösung parat, wie wir mit beiden umgehen und ihre Eltern informieren konnten. 

Sobald Sie die Hauptrisiken kennen, die in Ihrer Kirche sehr wahrscheinlich sind (und auch die selteneren), können Sie sich darauf vorbereiten. 

2. Risiken einschätzen und deren Auswirkungen bewerten

Es reicht jedoch nicht aus, nur ein Risiko zu identifizieren; wir müssen auch die Risikohöhe einschätzen. Manche potenziellen Gefahren treten häufiger auf als andere und manche Probleme haben schwerwiegendere Konsequenzen als andere. Im Allgemeinen sollten Sie die zuvor identifizierten Risiken in diese vier Kategorien einteilen: 

• Geringe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkung: Diese Situationen treten selten auf, und wenn doch, sind sie leicht zu beheben. 
• Geringe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkung: Diese Risiken treten selten ein, würden jedoch Ihre Gemeinde und Ihre Leitung zutiefst erschüttern, falls es geschieht. 
• Hohe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkung: Das sind die typischen Szenarien, die regelmäßig vorkommen können, aber bei Eintreten leicht zu bewältigen sind. 
• Hohe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkung: Die schlimmste der vier Kategorien. Das sind Hochrisikoszenarien, die häufig auftreten können und, wenn es soweit ist, alle betreffen. 

Das bedeutet, dass einige Risiken sehr unwahrscheinlich sind, während andere äußerst wahrscheinlich auftreten. Zum Beispiel (und dabei verallgemeinere ich), ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kind im Kinderdienst Ihrer Kirche verletzt wird, so gut wie garantiert. Kinder spielen, rennen herum und haben Spaß, und irgendwann wird sich jemand verletzen.

Sie rennen ineinander, schlagen sich usw. Das ist ein sehr wahrscheinliches Szenario in nahezu jeder Kirche. Andererseits wäre eine Überschwemmung – je nach Standort – ein seltenes Ereignis, auf das Sie sich aber im Vorfeld vorbereiten können.

Es gibt jedoch einen zweiten Aspekt, nämlich die Auswirkungen, die eine Situation haben kann. Situationen mit geringem Einfluss sind solche, bei denen es nach dem Ereignis minimale Konsequenzen gibt und die daher schnell und sicher gelöst werden können. Um noch einmal auf die Kinder zurückzukommen: Leichte Verletzungen wie blaue Flecken und Beulen sind geringfügige Auswirkungen. 

Sie kommen auch sehr häufig vor, sind aber harmlos genug, dass man sie problemlos handhaben kann. Im Gegensatz dazu sind Szenarien mit gravierenden Auswirkungen die schlimmsten Fälle. Das sind Notfallsituationen, die Sie um jeden Preis vermeiden möchten – etwa Feuer oder Entführung, die die ganze Kirche, die Gemeinde und alle darin zutiefst treffen könnten. 

Um zwischen geringem und hohem Wahrscheinlichkeitsrisiko unterscheiden zu können, müssen Sie einfach Ihr Kirchenumfeld betrachten. Wenn Ihre Gemeinde keine hohe Drogenrate hat, muss der Drogenhandel in Ihrer Kirche vielleicht kein großes Problem darstellen. 

Andererseits, wenn Sie in einer Region mit viel Regen und Stürmen leben, könnten Dinge wie Tornados, Stromausfälle und Überschwemmungen sehr wahrscheinlich sein und Absicherungen oder Versicherungen erfordern.

3. Risiken mindern, um Katastrophen zu vermeiden

Sie haben Ihre Risiken ermittelt und kategorisiert – jetzt ist es an der Zeit zu handeln. Mit den vier Risikokategorien im Hinterkopf ist der nächste Schritt, alles zu tun, um diese Risiken so gut wie möglich zu verhindern. Jede Situation erfordert unterschiedliche Prozesse zur Risikominderung, doch es gibt einige allgemeine Grundregeln. 

Schauen wir uns jede der vier Kategorien genauer an. Ich finde, die Kategorie mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung ist die am wenigsten besorgniserregende. In diesem Bereich können Sie einige Lösungen für diese Probleme entwickeln, implementieren oder ein Dokument für den Ernstfall anlegen. 

Zum Beispiel könnte Sachbeschädigung an Ihrem Kirchengelände als Risiko mit niedriger Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung eingestuft werden (etwas, das Teil Ihrer Kirchengeländeverwaltung-Strategie sein sollte). Graffiti und Ähnliches treten vielleicht nicht häufig auf und wären auch nicht besonders dramatisch, falls es passiert. In diesem Fall könnten Sie Kameras an den Gassen sowie an den Außenbereichen Ihrer Kirche installieren, um Täter zu erwischen. Sie könnten auch eine Reinigungskraft organisieren, die im Fall der Fälle einspringt. 

Andererseits erfordern Risiken mit niedriger Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung deutlich mehr. Hier müssen sehr detaillierte Notfallpläne und Systeme vorhanden sein, um sie weiterhin als kleines Risiko einzustufen. Feuer zum Beispiel ist – hoffentlich – ungewöhnlich, aber was tun Sie, um das so zu halten? 

Sie müssen sicherstellen, dass alle Brandschutzvorschriften eingehalten werden und über das Maß hinausgehen. Bestimmen Sie vielleicht, dass nur ausgebildete Mitarbeiter kochen dürfen. Verbieten Sie das Rauchen auf dem Gelände strikt. Und entwickeln Sie Evakuierungspläne, über die jeder Bescheid weiß, und üben Sie sie regelmäßig. 

Szenarien mit hoher Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung klingen vielleicht harmlos, sollten aber nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Aufgrund des hohen Risikos, dass diese Situationen eintreten, müssen sie angemessen beachtet und verhindert werden, damit ihre Auswirkungen gering bleiben. Ich empfehle ständige Erinnerungen, Schulungen und detaillierte Pläne, um die Folgen dieser Szenarien zu mildern.

Zum Beispiel würde ich wie zuvor ein Szenario mit hoher Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung als eine kleinere Verletzung betrachten, die dadurch entsteht, dass ein Kind ein anderes Kind schlägt. Nur weil es sich vielleicht um einen kleinen blauen Fleck handelt, der keine medizinische Versorgung erfordert, heißt es nicht, dass man es nicht ernst nehmen sollte. Wenn ein Kind dafür bekannt ist, gewalttätig zu sein, sollten entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um zu verhindern, dass es jemandem wehtut. 

Beispielsweise musste ich schon Kinder im Alter von 12 Jahren und jünger vom Busfahren ausschließen oder suspendieren (in der Regel vorübergehend), und das war eine der schwierigsten Entscheidungen meines Lebens, aber sie war notwendig, um die anderen zu schützen. Manchmal haben diese risikoreichen, aber scheinbar wenig bedeutsamen Situationen einfache Lösungen, aber sie dürfen nicht ignoriert werden, nur weil sie auf den ersten Blick nicht so gravierend erscheinen.

Wenn man sie zu sehr ignoriert, können sie sich zu Szenarien mit hohen Auswirkungen entwickeln. 

Und wenn man schon von hohen Auswirkungen spricht, dann gibt es auch die Szenarien mit hohem Risiko und hoher Auswirkung, die am verheerendsten und alarmierendsten sind. Diese erfordern höchste Sorgfalt, Aufmerksamkeit und Planung. Setzen Sie all Ihre Sicherheitsressourcen und Ressourcen für das Risikomanagement ein, um diese Situationen zu verhindern, aber seien Sie sich bewusst, dass sie dennoch eintreten können und möglicherweise auch eintreten werden. 

Deshalb ist es wichtig, eine ausgewogene Mischung aus Prävention und Lösung parat zu haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass so etwas passiert, ist sehr hoch. Sie benötigen ebenso solide Notfallpläne, wie Sie mit diesen Situationen umgehen, wenn sie eintreten. Sie sind weder einfach noch angenehm zu bewältigen und gehören mit Sicherheit zu den schwierigsten Aspekten des Risikomanagements. 

Ein Beispiel dafür war ein betrunkener Kirchgänger, wie ich es erlebt habe. Wie erwähnt, haben wir Erwachsene in die Kirche eingeladen, und oftmals kamen sie betrunken oder unter Drogeneinfluss. Das hatte eine große Auswirkung, da sie jemanden angreifen, den gesamten Gottesdienst stören oder sogar versuchen konnten, auf die Bühne zu rennen. 

Dies sind die schwierigsten Szenarien, aber es gibt mögliche Präventionsmaßnahmen, wenn Sie die richtigen Handlungspläne parat haben. In unserem Fall hatten wir Sicherheitsleute rund um das Gebäude, die alle beobachteten und zu jeder Zeit die Bühne bewachten.

Es hat keinen Spaß gemacht und sah für eine Kirche vielleicht nicht gut aus, aber es war notwendig. Außerdem hatten wir gute Verbindungen zu den örtlichen Behörden, um effektiv und sofort handeln zu können, sobald jemand Anzeichen von Störung zeigte. In diesem Zusammenhang empfehle ich grundsätzlich Hintergrundüberprüfungen für alle freiwilligen Mitarbeitenden in der Kirche sowie für Angestellte.

Eine Kirchensicherheits-Checkliste kann Ihnen dabei helfen, Risiken zu minimieren.

4. Risiken dokumentieren und überwachen

Sie haben eine Risikobewertung durchgeführt, potenzielle Risiken kategorisiert und für jedes entsprechende Risikokontrollmaßnahmen eingeführt. Jetzt kommt der Kernpunkt des Risikomanagementplans für Ihre Kirche. Dieser Schritt macht zwar auch keinen Spaß, ist aber genauso notwendig. Es ist an der Zeit, damit zu beginnen, die Risiken in Ihrer Kirche zu dokumentieren und nachzuverfolgen. 

Dies bedeutet, Dokumente und formelle Risikomanagementrichtlinien zu erstellen, um die Probleme in Ihrer Kirche zu notieren und festzuhalten, was Sie zuletzt zur Vorbeugung unternommen haben. An dieser Stelle kreuzen Sie ab, wann Sie zuletzt eine Feuerübung durchgeführt oder die Schlösser an sämtlichen Fenstern und Türen kontrolliert haben. Hier verfassen Sie auch Ihre Sicherheitspläne für die Kirche, wie Sie Situationen vorbeugen und was zu tun ist, wenn sie eintreten. 

Auch die Überwachung der Risiken in Ihrer Gemeinde beginnt hier. Behalten Sie die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung der Risiken im Blick und vermerken Sie, was Sie dagegen tun. Sollte eine Situation schon eingetreten sein, dokumentieren Sie, wie und warum es geschehen ist und was Sie daraus lernen und künftig tun werden. 

Zum Beispiel könnte die Überwachung von Risiken beinhalten, dass Sie sämtliche Personen dokumentieren, die das Passwort zu Ihren Computern kennen, um Diebstahl zu verhindern. Vielleicht ändern Sie auch alle paar Monate das Passwort als Teil Ihrer Präventionsstrategie. So reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls, und Sie haben eine Liste von allen, die das Passwort kennen, damit Sie im Falle eines möglichen Diebstahls informiert sind.

Kirchlicher Risikomanagement-Plan: Vorlage

Angesichts all dessen kann es überwältigend sein, einen Risikomanagementplan oder Checklisten für Ihre Kirche zu erstellen. Aber es ist absolut und zu 100% notwendig. Alle Freiwilligen, Kirchenleiterinnen und -leiter und so weiter, die in Ihrem Dienst tätig sind, sollten sich der Risiken und der zugehörigen Maßnahmen in Form von Checklisten, Dokumenten usw. bewusst sein. 

Zur Unterstützung finden Sie hier eine sehr einfache und grundlegende Vorlage für einen kirchlichen Risikomanagement-Plan, die Sie als Grundlage für Ihre Gemeinde nutzen können.

Risikomanagement beginnt bei unseren Führungskräften

Eine Kirche oder ein kirchliches Werk zu leiten, ist nicht leicht, und das Risikomanagement gehört nie zu den angenehmen Aufgaben. Dennoch ist es eines der grundlegendsten und notwendigsten Elemente, um eine effektive, sichere und gottgefällige Gemeinde zu führen. 

Wir können die Liebe Gottes nicht weitergeben, ohne uns zuerst um alle unsere Mitmenschen zu sorgen und sie in jeder Hinsicht bestmöglich zu schützen. Natürlich werden Fehler passieren – genau deshalb müssen wir durch bessere Planung auf solche unglücklichen Szenarien vorbereitet sein. 

Deshalb macht das Risikomanagement in der Kirche zwar keinen Spaß, aber es ist absolut notwendig, einen Plan zu erstellen. Ich verstehe, dass dies nicht das spannendste Thema ist. Ein Sicherheitsteam ist ein wichtiger Bestandteil des Risiko- und Krisenmanagements. Lies hier mehr über Kirchensicherheitsteams und Kirchensicherheits-Handbücher.

Deshalb empfehle ich dir, als Nächstes unseren Artikel über Mentoring und die Förderung engagierter Jugendleiter zu lesen. Das ist deutlich unterhaltsamer und leichter als das ernste Thema hier. Außerdem wird eine gute Schulung unseres Kirchenpersonals sie darauf vorbereiten, bei Risikomanagement-Aufgaben zu unterstützen und mit möglichen Kirchenkrisen umzugehen, die auftreten können.