So erstellen Sie einen Krisenmanagementplan für Ihre Kirche: Expertenleitfaden
Von unerwarteten Rücktritten von Kirchenleitern bis hin zu Katastrophenfällen – Sie benötigen einen Krisenmanagementplan für die Kirche, wenn Situationen auftreten und sich rasch verschlechtern. Laut Barna fühlen sich nur 15 % der Pastoren vollständig darauf vorbereitet, ein Gemeindemitglied durch ein schweres Trauma zu führen. Diese Zahl ist für die Person und Gemeinschaft, auf die in solchen Zeiten vertraut wird, viel zu niedrig.
Es mag extrem erscheinen, für verschiedene Krisen einen Reaktionsplan zu haben, aber tatsächlich ist es ein wesentlicher Bestandteil der Leitung einer lokalen Kirche.
Wenn ein Notfall in Ihrer Gemeinde eintritt, wird Ihr Telefon wahrscheinlich eines der ersten sein, das klingelt. Deshalb müssen Sie und Ihre Mitarbeiter vorbereitet sein. Ich werde Ihnen erklären, was Krisenmanagement in der Kirche bedeutet, warum Sie einen Kirchen-Krisenmanagementplan benötigen, was darin enthalten sein sollte und wie Sie sofort damit beginnen können, einen solchen Plan zu erstellen.
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Ich gehe auf folgende Themen ein:
- Was ist ein Krisenmanagementplan für die Kirche?
- Was ist Krisenmanagement in der Kirche?
- Warum ist ein Krisenmanagementplan für die Kirche wichtig?
- Was gehört in einen Krisenmanagementplan?
- Wie erstellt man einen Krisenmanagementplan?
Was ist ein Krisenmanagementplan für die Kirche?
Ein Krisenmanagementplan für die Kirche ist ein Dokument oder eine Standardarbeitsanweisung, die immer dann zur Anwendung kommt, wenn eine Notfallreaktion erforderlich ist. Er enthält Telefonnummern der zuständigen Behörden, Kontaktinformationen für wichtige Kirchenleiter (aktualisiert durch eine gute Kontaktmanagement-Software für die Kirche) und Gemeindeleiter, die gegebenenfalls kommuniziert werden müssen, sowie einen Gesamtplan für das Notfallmanagement.
Das klingt jetzt vielleicht einschüchternd, aber vermutlich haben Sie bereits den Großteil dieser Informationen zur Hand. Sie wissen, wen Sie im Ernstfall anrufen – wahrscheinlich haben Sie einige der Telefonnummern bereits auf Ihrem Handy gespeichert. Es geht lediglich darum, diese Informationen in einem standardisierten Dokument so zu organisieren, dass die wichtigsten Mitarbeitenden einfachen Zugang dazu haben – zusammen mit einem Notfallplan und einem einsatzbereiten Sicherheitsleitfaden für die Kirche.
Denken Sie daran: Sie können sich unmöglich auf jede Art von Krise vorbereiten, aber Sie können sich und Ihr Team auf das Vorgehen im Krisenfall vorbereiten. Bevor wir uns den Einzelheiten widmen, wollen wir zuerst klären, was wir unter Krisenmanagement in der Kirche verstehen.
Was ist Krisenmanagement in der Kirche?
Während meiner Zeit im kirchlichen Dienst habe ich bei der Bewältigung von Krisen wie angedrohtem Schulverweis bei Jugendlichen, Schießereien im Viertel, Skandalen von Kirchenleitern und vielem mehr geholfen. Am Ende des Tages ähneln sich die Vorgehensweisen bei all diesen Situationen viel mehr, als sie sich unterscheiden.
Definieren wir "Krisenmanagement in der Kirche" grob als Situationen, in denen der Reaktionsplan auf eine akute physische oder psychische Bedrohung für Menschen oder Dinge abzielt, und bei denen das Eingreifen von Institutionen außerhalb des Kirchenbüros notwendig wird.
Wie wir in einem weiteren Artikel über Kirchenkrisenmanagement dargelegt haben, umfasst dieser Prozess in der Regel Folgendes:
- Konzentration auf die Abschwächung der negativen Auswirkungen und Verhinderung weiteren Schadens
- Vorbereitung auf künftige Krisen
- Reaktion unter Nutzung aller verfügbaren Informationen und Ressourcen
- Im Anschluss daran Zeit zur Erholung nehmen
Es ist ein ziemlich klarer Prozess, bei dem es darauf ankommt, Schritt für Schritt vorzugehen und so vorbereitet, ruhig und einfühlsam wie möglich zu bleiben. Doch was ist eigentlich eine Krise?
Eine Krise ist definiert als eine Zeit intensiver Schwierigkeiten, Probleme oder Gefahren. Für die meisten von uns klingt das ein wenig nach dem Alltag. Das entscheidende Wort hier ist jedoch intensiv. Wenn beispielsweise die Polizei eingeschaltet werden muss, das Kirchengebäude unmittelbar bedroht ist oder eine Anweisung zum Schutz vor Ort ("Shelter in Place") ausgesprochen wurde, dann handelt es sich definitiv um eine Krise.
Warum ist ein Krisenmanagementplan für die Kirche wichtig?
Wie wir bereits besprochen und dargelegt haben, handelt es sich bei einer Zeit der Krise immer dann um eine, wenn das Kirchenpersonal das Gefühl hat, überfordert zu sein und externe Institutionen eingeschaltet werden müssen.
Wenn Sie an dem Punkt angekommen sind, an dem ein Einsatzteam, das Polizei, Ärzte, Bombenentschärfungsdienste usw. erfordert, eingeschaltet werden muss, dann haben Sie es eindeutig mit einer Krisensituation in Ihrer Kirchengemeinde zu tun.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bereits das Einschalten von Organisationen wie dem Jugendamt, Ersthelfern oder sogar Ihrer Versicherungsgesellschaft als Krise zu werten ist. Diese Beispiele erscheinen zunächst unspektakulärer, erfüllen aber alle unsere Kriterien und verdienen unsere volle Aufmerksamkeit, wenn es um Katastrophenvorsorge geht.
Mit einem Notfallmanagement-Plan für die Kirche bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf Situationen wie Naturkatastrophen, Unwetter, Angriffe durch eine bewaffnete Person, medizinische Zwischenfälle wie Ohnmacht, einen missbräuchlichen Übergriff auf ein Kind oder den Einsatz von Feuerlöschern vor.
Es gibt ein bekanntes Sprichwort: "Wer nicht plant, plant sein Scheitern". Unsere Gemeinde verdient es, dass sowohl das Eigentum als auch die Mitarbeitenden der Kirche als sicher gelten (Teil des Kirchengebäudemanagements). Eine Möglichkeit, die Liebe Jesu selbst auf die alltäglichste und scheinbar unspektakuläre Weise zu zeigen, ist, dass andere wissen, dass es im Ernstfall einen Plan gibt.
Was sollte ein Krisenmanagement-Plan enthalten?
Der Großteil des Inhalts eines Notfallplans für die Kirche wird sich um die Krisenkommunikation drehen. Immer und immer wieder entscheidet in jeder Krise die Kommunikation maßgeblich darüber, wie sie bewältigt wird.
Das gesagt, hier sind einige der wichtigsten Punkte, die in jeden Krisenmanagement-Plan gehören:
- Kontaktinformationen der lokalen Behörden
- Telefonnummern für verschiedene Hotlines wie Giftnotruf und die Suizidpräventionshotline
- Genaue Standorte aller Erste-Hilfe-Kästen, AED-Geräte, plus eine Liste derjenigen, die für deren Anwendung ausgebildet und zertifiziert sind
- Der festgelegte Ansprechpartner der Kirche in jeder Situation (in der Regel die leitende Pastorin oder der leitende Pastor)
- Ansprechperson für eine örtliche/n Vertreter/in des Roten Kreuzes, sofern vorhanden
- Notfallkontakte aller Mitarbeitenden der Kirche
- Namen aller Personen mit Zugang und die Art ihres Zugangs zu den Kirchenräumlichkeiten
- Ein allgemeiner Ablaufplan, wie die Krisenkommunikation von und zum festgelegten Ansprechpartner laufen soll
- Wann oder ob ein Medienkontakt in Betracht gezogen werden soll
- Festgelegte Evakuierungswege sowohl für das Kirchengebäude als auch für das umliegende Gebiet
Die Liste ließe sich noch erweitern, aber das ist ein sehr guter Ausgangspunkt, welche Informationen Sie zusammentragen sollten.
Wie erstellt man einen Krisenmanagement-Plan?
Wenn Sie für Ihre Gemeinde einen Krisenmanagement-Plan erstellen, gibt es kein richtig oder falsch. Grundsätzlich ist es sinnvoll, den Plan digital allen Leitenden und Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Aber auch ausgedruckte Kopien an festgelegten Stellen vor Ort sind eine gute Idee.
Im Allgemeinen sollten Sie die Informationen jedoch so einfach und übersichtlich wie möglich strukturieren. Im Katastrophenfall denken Menschen oft nicht klar, daher ist Übersichtlichkeit im Krisenmanagement-Plan entscheidend.
Deshalb empfehlen wir, Ihren Krisenmanagement-Plan so zu gliedern:
- Stellen Sie ein Krisenreaktionsteam zusammen
- Definieren Sie die Krisenkommunikation
- Entwerfen Sie einen allgemeinen Notfallplan
- Erstellen Sie spezielle Notfallpläne für die häufigsten Situationen
- Sammeln Sie alle Notfallkontakte
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Notfallpläne
1. Stellen Sie ein Krisenreaktionsteam zusammen
Der erste Schritt zur Erstellung eines Krisenmanagement-Plans für die Kirche ist die Bildung eines Reaktionsteams oder Sicherheitsteams der Kirche.
Dies muss kein separates Team sein, das sich von Ihren Ältesten, Ihrem Kirchenpersonal oder den von Ihnen betreuten Kirchenfreiwilligen unterscheidet. Es kann sich mit diesen bereits bestehenden Teams überschneiden oder ein Vertreter aus jedem Bereich kann jährlich zusammenkommen, um alles zu überprüfen (dazu später mehr).
Unabhängig davon benötigen Sie zu Beginn Schlüsselpersonen, die sich dieser Aufgabe widmen, vorbereitet und im Bilde sind. Noch wichtiger ist, dass nicht die gesamte Verantwortung nur auf den Schultern des leitenden Pastors lasten sollte.
Ihr Krisenreaktionsteam ist in Krisenzeiten gleichermaßen informiert und vorbereitet. Daher sollte jeder bei der Erstellung und Aktualisierung des Notfallplans eingebunden werden.
Ein wichtiger Hinweis: Selbst wenn der leitende Pastor NICHT direkt im Reaktionsteam mitarbeitet, wird er voraussichtlich als offizieller Sprecher auftreten und maßgeblich an der Erstellung des ursprünglichen Krisenmanagementplans der Gemeinde beteiligt sein.
2. Definieren Sie die Krisenkommunikation
Hier beginnt die eigentliche Organisation Ihres Krisenmanagementplans für die Gemeinde. Krisenkommunikation ist in Notfällen stets eine der größten Herausforderungen. Ein klar definierter Ablauf und Prozess hilft, solche Situationen ruhiger, entspannter und lösungsorientierter zu bewältigen.
Ihr Krisenteam sollte folgende Fragen klären:
- Wie schnell muss die Sprecherin/der Sprecher in einer Situation informiert werden?
- Ab wann müssen Behörden eingeschaltet werden?
- Soll es eine generelle Regel für den Medienkontakt in besonders emotionalen Situationen geben?
- Wann werden andere Beteiligte, direkt oder indirekt, in den Krisenreaktionsplan einbezogen?
Sie können nicht für jede Situation einen Plan haben, aber eine Regel wie die folgende hilft Ihnen weiter: „Die Sprecherin/der Sprecher für die kirchlichen Räumlichkeiten wird benachrichtigt, sobald ein Mitglied des Krisenteams von der aktuellen oder zukünftigen Einbindung der örtlichen Behörden erfährt.“ Solche Regelungen sorgen dafür, dass sich alle für tragische Situationen deutlich besser gewappnet fühlen.
Listen Sie diese Fragen und Antworten nicht einfach nur auf, sondern formulieren Sie jede Antwort als „Krisenreaktionsregel“, die in jeder Situation anwendbar ist.
Halten Sie diese so kurz, verständlich und einfach wie möglich. Wahrscheinlich finden sie sich auf Seite 1 Ihres Krisenmanagementplans der Gemeinde – versuchen Sie also, alles für die Übersichtlichkeit auf eine einzige Seite zu konzentrieren.
3. Erstellen Sie einen allgemeinen Reaktionsplan
Nachdem Sie nun Ihren Kommunikationsplan für Krisen haben, brauchen Sie nur noch einen „allgemeinen Reaktionsplan“, der so formuliert ist, dass er auf fast alle Situationen anwendbar ist.
Dieser allgemeine Reaktionsplan steht auf Seite zwei Ihres Dokuments. Entwickeln Sie erneut einen einfachen Ablauf, der beschreibt, wie auf jede beliebige Krise reagiert werden sollte, ohne sich von Anfang an in Details zu verlieren.
Betrachten Sie dies als Leitbild für das Krisenteam: weniger als standardisierte Arbeitsanweisung, mehr als Verhaltenskodex. Ich empfehle, das zuvor erwähnte Vorgehen zu überprüfen: Schadensbegrenzung (mitigate), Vorbereitung (prepare), Reaktion (respond) und Wiederherstellung (recover).
4. Entwickeln Sie spezifische Reaktionspläne für gängige Krisen
Die nächsten Seiten werden wahrscheinlich von Ihrer Gemeinde, der Kultur und lokalen Gemeinschaft abhängen. Sie enthalten Reaktionspläne für die bei Ihnen am häufigsten vorkommenden Krisentypen.
Wenn Sie zum Beispiel in Florida wohnen, ist ein Hurrikan-Notfallplan sinnvoll. Der gleiche Plan wäre in Ohio unangebracht. Ebenso ergibt ein Hochwasser-Notfallplan in der Nevada-Wüste wenig Sinn – aber durchaus in Ost-Kentucky.
Hier ein paar empfohlene Krisenreaktionspläne für die meisten Gemeinden:
- Gefährdung von Kindern
- Amoklauf
- Naturkatastrophe (ortsabhängig)
- Medizinischer Notfall
5. Organisieren Sie Notfallkontakte
Das ist recht unkompliziert: Sie benötigen eine Liste mit den wichtigsten Kontaktinformationen, die im Ernstfall schnell griffbereit sein muss.
Dazu zählen selbstverständlich die Telefonnummern der örtlichen Polizei, aber auch die Kontaktdaten folgender Personen und Organisationen:
- Das nächstgelegene Krankenhaus mit Notaufnahme
- Eine lokale Vertreterin oder ein Vertreter des Amerikanischen Roten Kreuzes (sofern möglich)
- Amt für Kinderschutz
6. Überprüfen Sie Ihre Notfallpläne regelmäßig
Der letzte Schritt beim Erstellen des Krisenmanagementplans für Ihre Gemeinde ist der Entschluss, diesen nicht als Einmal-Projekt zu betrachten. Ihr Krisenteam sollte den Plan mindestens jährlich überprüfen, anpassen und aktualisieren.
Idealerweise sollte nach jeder größeren Krise eine Nachbesprechung stattfinden, um auszuwerten, wie es gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden kann.
Ihr Krisenmanagementplan für die Kirche ist niemals „abgeschlossen“, denn es wird immer eine neue Krise geben, die hinter der nächsten Ecke lauert. Das gehört zur menschlichen Natur und ist kein Grund zur Sorge oder zum Schämen.
Ihr Krisenmanagementplan für die Kirche kann helfen, Krisen vorzubeugen
Wissen Sie, was das Beste daran ist, diesen großartigen Krisenmanagementplan für Ihre Kirche zu erstellen? Er kann tatsächlich als Präventionsmaßnahme dienen!
Wenn Unternehmen und gemeinnützige Organisationen Notfallpläne haben, führt das oft zu einer Reduzierung von Krisen insgesamt! Dieses Konzept nennt sich Risikominderung, und es bewirkt, dass sich Menschen häufig anders verhalten, wenn sie sich sicher und geschützt fühlen. Einen Kirchensicherheitsplan zu haben, kann auch helfen, bestimmte Vorfälle schon vor ihrem Entstehen zu verhindern.
Lesen Sie hier, wie Sie eine Kirchensicherheits-Checkliste erstellen. Dieses Dokument ergänzt Ihren Krisenmanagementplan hervorragend.
