De complete gids voor het beheer van kerkelijke administratie
Slordige administratie is een snelle route naar chaos binnen de kerk. (Als een goede administratie van kerkgegevens suuuuper saai klinkt, bedenk dan eens hoe spannend het zou zijn om je status als liefdadigheidsinstelling te verliezen… laten we dat voorkomen, goed?)
Een kerk leiden omvat meer dan alleen zondagsdiensten en programma's. Het vereist ook een nauwgezette administratie. Hoewel administratie misschien saai lijkt, vormt deze de basis van een goed georganiseerde kerk. Gelukkig hebben mijn team en ik onderzoek gedaan naar, beoordelingen uitgevoerd van en een ranglijst opgesteld van de beste kerkbeheersoftware om deze taak te vereenvoudigen. En als het budget van je kerk erg krap is, hebben we ook onze aanbevelingen voor de beste gratis kerkbeheersoftware.
Een goede administratie van kerkgegevens is belangrijk omdat deze transparantie, wettelijke naleving en efficiënt beheer waarborgt. (Hoe lang je je financiële gegevens bewaart, is afhankelijk van de richtlijnen van de IRS.) Maar: met die financiële rapportages van de kerk kun je donaties bijhouden, de opkomst monitoren, de financiële gezondheid bewaken en de boekhoudsoftware van je kerk verfijnen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Onthoud: je kerk heeft een verplichting tegenover haar missie en is verantwoording verschuldigd aan haar leden en de overheid. Hoewel het een uitdaging kan zijn, mogen tijd en middelen voor het beheer van gegevens geen vrijblijvende aangelegenheid zijn.
Ken de toestand van je kudden en besteed zorgvuldige aandacht aan je veestapels.
Spreuken 27:23
Hoeveel 'beheer van kerkgegevens' is nodig?
Welke soorten gegevens moet je kerk bewaren? Gedetailleerde gegevens helpen je belangrijke meetbare kerkgegevens te monitoren, zoals de aanwezigheid van gemeenteleden, de geschiedenis van online giften en financiën. Sommige gegevens moeten langer worden bewaard dan andere. Daarom is het van essentieel belang om de wetten voor het bewaren van gegevens in je land, staat of provincie te onderzoeken.
Je kerk moet gegevens bewaren over alles wat van invloed is op de manier waarop de kerk functioneert:
- Financiën
- Aanwezigheid van gemeenteleden
- Giften tijdens bijeenkomsten en online giften
- Overzichten van personeel en vrijwilligers
- Juridische gegevens
- Historische gegevens
Hoe lang moet een kerk gegevens bewaren?
Verschillende documenten hebben verschillende bewaartermijnen. Daarom moet je programma voor gegevensbeheer een bewaarschema voor gegevens bevatten. Dit helpt je de algehele gezondheid van je kerk bij te houden en aan de wet te blijven voldoen.
Federale en staats- of provinciale wetten bepalen hoe lang een kerk gegevens moet bewaren. Sommige financiële gegevens, zoals belastingaangiften en salarisrapportages, moeten ten minste enkele jaren worden bewaard.
Voor onze Amerikaanse kerken heeft de IRS een nalevingsgids voor entiteiten volgens 501(c)(3) opgesteld. In het algemeen luidt de richtlijn van de IRS als volgt:
Permanent te bewaren gegevens
- Bedrijfsgegevens, waaronder oprichtingsakten en statuten.
- Notulen van vergaderingen, inclusief alle bijbehorende rapporten.
- Auditrapporten.
- Jaarlijkse financiële overzichten.
- Ingediende belastingaangiften.
- Jaarlijkse bedrijfsaangiften of -rapportages.
- Documenten en correspondentie over belastingvrijstelling.
- Vastgoedgegevens (onderdeel van de strategie voor vastgoedbeheer van de kerk)
Documenten die 10 jaar worden bewaard
- Verzekeringspolissen.
Documenten die 7 jaar worden bewaard
- Bankafschriften, geannuleerde cheques en bankafstemmingen.
- Werkbladen en ondersteunende documenten voor belastingaangiften.
- Formulieren van de IRS.
- Administratie van loonbelastingen, waaronder loonregisters, W-4-formulieren en looninhoudingen.
- Onkostendeclaraties van werknemers.
- Personeelsdossiers van werknemers na beëindiging van het dienstverband.
- Contracten en bijbehorende correspondentie.
- Beleggingsadministratie.
- Jaarlijkse auditdocumenten en werkbladen.
- Verzekeringsbrieven en alle correspondentie.
- Administratie van individuele giften.
- Administratie van crediteuren.
- Belastingaanslagen, ontvangstbewijzen en afschriften.
Documenten die 2 jaar worden bewaard
- Prikklokken en urenstaten.
- Enveloppen voor individuele giften.
Volgens de Canadese belastingdienst (CRA):
- Kopieën van officiële ontvangstbewijzen voor donaties (behalve die voor giften met een looptijd van 10 jaar) moeten ten minste twee jaar vanaf het einde van het donatiejaar worden bewaard.
- Documenten voor giften met een looptijd van 10 jaar: moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste 2 jaar nadat de kerk sluit.
- Notulen van vergaderingen van directeuren, toezichthouders en het bestuur: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste 2 jaar nadat de kerk haar activiteiten beëindigt.
- Notulen van ledenvergaderingen: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste twee jaar nadat zij haar activiteiten heeft beëindigd.
- Bestuursdocumenten en statuten: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en gedurende 2 jaar nadat zij haar activiteiten beëindigt.
- Grootboeken of andere boeken met samenvattingen van transacties en de bijbehorende rekeningen: moeten 6 jaar vanaf het einde van het laatste belastingjaar worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is, en 2 jaar nadat de kerk haar activiteiten heeft beëindigd.
- Financiële overzichten, brondocumenten en kopieën van jaarlijkse informatierapporten: moeten 6 jaar vanaf het einde van het laatste belastingjaar worden bewaard of, als de kerk haar activiteiten heeft beëindigd, 2 jaar na de intrekkingsdatum.
Documenten die permanent moeten worden bewaard
- Bedrijfsdocumenten, waaronder oprichtingsakten en statuten
- Notulen van vergaderingen, inclusief alle bijbehorende rapporten.
- Auditrapporten
- Jaarrekeningen
- Ingediende belastingaangiften
- Jaarlijkse bedrijfsrapportages of aangiften
- Documenten en correspondentie over belastingvrijstelling
- Vastgoeddocumenten
Documenten die 10 jaar moeten worden bewaard
- Verzekeringspolissen
Documenten die zeven jaar moeten worden bewaard
- Bankafschriften, geannuleerde cheques en bankafstemmingen
- Werkbladen en ondersteunende documenten voor belastingaangiften
- IRS-formulieren
- Administratie van loonheffingen, waaronder loonregisters, W-4-formulieren en looninhoudingen
- Declaraties van werknemers
- Personeelsdossiers van werknemers na beëindiging van het dienstverband
- Contracten en bijbehorende correspondentie
- Beleggingsadministratie
- Jaarlijkse auditdocumenten en werkbladen
- Verzekeringsbrieven en alle correspondentie
- Administratie van individuele giften
- Crediteurenadministratie
- Belastingaanslagen, ontvangstbewijzen en afschriften
Documenten die twee jaar moeten worden bewaard
- Prikklokkaarten en urenstaten
- Individuele offerteenveloppen
Bewaar digitale kopieën van je documenten in cloudopslagdiensten zoals Google Drive of Dropbox. Zo zorg je ervoor dat je documenten worden geback-upt en overal toegankelijk zijn. OOK: cloudopslag bevat vaak automatisch versiebeheer, zodat je indien nodig eenvoudig kunt terugkeren naar eerdere versies van een document.
Kerkdocumenten optimaal beheren
Documenten bijhouden vereist oog voor detail en een liefde voor cijfers. Daarom moet je de juiste persoon aanstellen voor de functie van documentbeheerder. Het kerkbestuur moet één persoon aanwijzen om toezicht te houden op het documentbeheerprogramma van de kerk.
En omdat het bijhouden van documenten zo belangrijk is, is het meestal het beste als de documentbeheerder een voltijds lid van het kerkpersoneel of de geestelijkheid is, in plaats van een vrijwilliger uit de gemeente.
Maar alles moet gepast en ordelijk gebeuren.
1 Korintiërs 14:40
Stel een beleid voor documentbeheer op
Een bewaarbeleid voor documenten bepaalt hoe lang documenten moeten worden bewaard en bevat richtlijnen en processen voor de manier waarop en het moment waarop documenten moeten worden vernietigd. Zo zorg je ervoor dat iedereen die de documenten van je kerk beheert, de procedures begrijpt en weet wat moet worden bewaard. Ik raad ook aan ervoor te zorgen dat je je software voor giften aan de kerk gebruikt om regelmatig relevante documenten te genereren!
Bepaal welke kerkdocumenten je gaat beheren
Je moet op basis van de lokale wetgeving van je staat bepalen welke documenten absoluut moeten worden bewaard. Gebruik de bovenstaande richtlijnen als uitgangspunt.
Voer een bewaarschema in
U zult op basis van uw lokale wetgeving moeten bepalen wat voor uw kerk werkt. Veel hangt ook af van de vraag of u fysieke of digitale documenten bijhoudt en hoe u uw statistieken en documenten regelmatig zult controleren en auditen. Veel kerken merken dat gespecialiseerde software voor evenementenbeheer helpt om de administratie van kerkelijke activiteiten te stroomlijnen. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de implementatie hiervan en zorg ervoor dat alle kerkelijke medewerkers de richtlijnen voor het archiefsysteem begrijpen en naleven. Een centrale archiefruimte voor fysieke documenten kan een goed idee zijn.
Stel beleid voor bewaring en vernietiging vast
Wat u ook beslist, zorg ervoor dat uw beleid goed en schriftelijk wordt vastgelegd. Het is ook verstandig om het door juridisch adviseurs te laten beoordelen en door uw bestuursorgaan te laten goedkeuren. Hiermee laat u zien dat het een weloverwogen organisatorische beslissing was en niet iets wat u zomaar op eigen initiatief hebt opgesteld.
Hier zijn enkele voorbeelden van beleid voor het bewaren en vernietigen van kerkelijke documenten die u als uitgangspunt kunt gebruiken.
- Voorbeeldbeleid voor het bewaren van documenten: de Evangelical Council for Financial Accountability
- Voorbeelden van bewaargidsen van lokale kerken: de North Texas Conference van de United Methodist Church
Het proces voor het beheer van kerkelijke documenten verbeteren
U weet al dat een goed documentbeheerprogramma cruciaal is voor het succes van uw kerk. Zelfs als u tevreden bent met uw huidige strategie, kunnen er nog gebieden zijn die voor verbetering vatbaar zijn.
Controleer en beoordeel eerst uw huidige documenten. Dit kan betekenen dat u hiaten aanvult wanneer er informatie ontbreekt, zoals notulen van vergaderingen of officiële statuten die nog moeten worden vastgelegd.
Door wijsheid wordt een huis gebouwd, door inzicht wordt het gegrondvest; door kennis worden de kamers gevuld met kostbare en prachtige schatten.
Spreuken 24:3-4
Hier zijn enkele vragen die u uzelf kunt stellen terwijl u uw documentbeheer verbetert:
- Maakt u gebruik van een documentencentrum, of bevinden uw documenten zich op locatie?
- Hoe nauwkeurig en actueel zijn uw documenten?
- Archiveert u uw inactieve documenten of voert u ze af?
- Gebruikt u software voor kerkbeheer of documentbeheer?
Een belangrijk onderdeel van het beantwoorden van deze vragen is of u papieren of digitale exemplaren van uw documenten hebt. Naar mijn mening is het niet noodzakelijk om opslagruimte toe te wijzen aan stapels papier en dossiers. Uiteraard is digitale opslag de voorkeursmethode voor het bewaren van documenten, vooral omdat digitale bestanden een ramp veel waarschijnlijker overleven. Bovendien is het veel sneller om digitale bestanden te doorzoeken dan papieren dossiers, en ze zijn gemakkelijker elektronisch te versturen!
Digitale documenten kunnen worden opgeslagen op een harde schijf van een computer, op een netwerkserver op uw locatie of in de cloud.
Welke opslagoptie het meest geschikt is voor uw kerk, hangt af van uw wensen of behoeften. Praat met bedrijven die bekend zijn met technologie voor documentdigitalisering en -opslag en bespreek de beste manier om documenten te indexeren, zodat ze kunnen worden opgezocht en teruggevonden.
Houd ook rekening met de beveiliging van uw documenten—gegevensverlies kan verwoestend zijn voor een kerk of welk bedrijf dan ook. Ik raad aan uw juridische deskundigen binnen de kerk te raadplegen voor advies over het opstellen van een programma voor het bewaren van documenten dat voldoet aan uw lokale wettelijke vereisten.
Overweeg software voor kerkbeheer
Software voor kerkbeheer kan van cruciaal belang zijn bij het beheren van allerlei soorten documenten, waaronder financiële documenten, ledengegevens van de gemeente en andere documenten zoals hierboven beschreven. Hier zijn enkele zaken om rekening mee te houden wanneer u op zoek bent naar software voor kerkbeheer:
- Gebruikersinterface (UI): Kerken hebben meestal veel leden en je verwerkt veel informatie van elk lid. Je wilt een interface die duidelijk te begrijpen en eenvoudig te gebruiken is. Een interface die te ingewikkeld of moeilijk te gebruiken is, zorgt voor onnodig veel tijdverlies en frustratie gedurende je dag. Daarom vind ik het belangrijk dat er ook een mobiele app beschikbaar is. Je wilt dat het gemakkelijk toegankelijk is.
- Beveiliging: Je gemeente vertrouwt de kerk belangrijke informatie toe, zoals telefoonnummers, e-mailadressen en creditcardnummers voor online donaties. De software moet veilig zijn.
- Waar voor je $: Beschikt de software over functies die de prijs rechtvaardigen? Bieden ze een gratis proefperiode aan? Een gratis proefperiode is essentieel. Je wilt zeker weten dat de software goed bij jouw kerk past. Je wilt geen contract of betaling aangaan om er vervolgens achter te komen dat de software te ingewikkeld is of niet aansluit bij de behoeften van je kerk.
Het beheer van kerkgegevens is cruciaal voor het succes van je kerk. De juiste software kiezen is van vitaal belang! Neem de tijd om onderzoek te doen, zodat je de beste beslissing voor je kerk kunt nemen. Wij hebben het voorwerk gedaan om je te helpen de ‘precies juiste’ kerkbeheersoftware te kiezen.
Gerelateerde lijsten met hulpmiddelen:
Ook de moeite waard:
- Technologie in de kerk: wat moeten hoofdvoorgangers weten?
- Hoe voer je financieel kerkbeheer uit? + beste werkwijzen
- Wat is kerksoftware? Een complete gids voor hoofdvoorgangers
- Zo organiseer je een (succesvolle) kerkconferentie
Schrijf je in voor de nieuwsbrief van The Lead Pastor!
Schrijf je in voor onze e-maillijst en ontvang meer zorgvuldig samengestelde, doordachte en inhoudelijk sterke hulpmiddelen. We sturen je alleen geweldige inhoud die is geschreven door ervaren voorgangers en veteranen uit het pastoraat.
Abonneer je—we verwelkomen je graag.
