La guida completa del pastore alla gestione dei registri della chiesa
I registri disordinati sono una via rapida verso il caos ministeriale. (Se una buona gestione dei registri della chiesa sembra suuuper noiosa, pensa a quanto sarebbe entusiasmante perdere lo status di ente benefico… evitiamolo, d'accordo?)
Gestire una chiesa implica molto più delle sole funzioni domenicali e dei programmi. Richiede anche una registrazione meticolosa dei dati. Sebbene tenere i registri possa sembrare noioso, è la base di una chiesa ben organizzata. Per fortuna, io e il mio team abbiamo ricercato, valutato e classificato i migliori software per la gestione delle chiese per semplificare questo compito. E, se il budget della tua chiesa è davvero limitato, abbiamo anche i nostri consigli sui migliori software gratuiti per la gestione delle chiese.
La gestione dei registri della chiesa è importante perché garantisce trasparenza, conformità legale e una gestione efficiente. (La durata di conservazione dei registri finanziari dipende dalle linee guida dell'IRS.) Tuttavia, quei rapporti finanziari della chiesa ti permettono di monitorare le donazioni, controllare la partecipazione, mantenere la solidità finanziaria e perfezionare il software di contabilità della tua chiesa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ricorda: la tua chiesa ha un obbligo nei confronti della propria missione e deve rendere conto ai suoi membri e al governo. Anche se può essere impegnativo, dedicare tempo e risorse alla gestione dei registri dovrebbe essere un impegno imprescindibile.
Abbi cura di conoscere bene lo stato dei tuoi greggi e presta attenzione alle tue mandrie.
Proverbi 27:23
Quanto è necessaria la «gestione dei registri della chiesa»?
Che tipo di registri dovrebbe conservare la tua chiesa? Registri dettagliati ti aiutano a monitorare importanti indicatori della chiesa, come la partecipazione della congregazione, lo storico delle donazioni online e le finanze. Alcuni registri devono essere conservati più a lungo di altri, quindi è fondamentale informarsi sulle leggi relative ai tempi di conservazione dei documenti vigenti nel proprio Paese, Stato o provincia.
La tua chiesa dovrebbe conservare i registri di tutto ciò che influisce sul suo funzionamento:
- Finanze
- Partecipazione della congregazione
- Donazioni in presenza e online
- Elenchi del personale e dei volontari
- Documenti legali
- Documenti storici
Per quanto tempo una chiesa dovrebbe conservare i registri?
Documenti diversi hanno periodi di conservazione diversi. Pertanto, il programma di gestione dei registri deve includere un piano di conservazione dei documenti. Questo ti aiuta a tenere sotto controllo lo stato generale della tua chiesa e a rimanere conforme alla legge.
Le leggi federali e quelle statali o provinciali determineranno per quanto tempo una chiesa dovrebbe conservare i registri. Alcuni documenti finanziari, come le dichiarazioni dei redditi e i rapporti sulle buste paga, devono essere conservati per almeno diversi anni.
Per le nostre chiese americane, l'IRS ha creato una guida alla conformità per le entità 501(c)(3). In generale, le indicazioni dell'IRS sono le seguenti:
Registri da conservare permanentemente
- Documenti societari, inclusi l'atto costitutivo e lo statuto.
- Verbali delle riunioni, inclusi tutti i rapporti correlati.
- Rapporti di revisione.
- Bilanci annuali.
- Dichiarazioni dei redditi presentate.
- Documenti o dichiarazioni societarie annuali.
- Documenti e corrispondenza relativi all'esenzione fiscale.
- Documenti relativi alle proprietà (parte della strategia di gestione delle proprietà della chiesa)
Documenti conservati per 10 anni
- Polizze assicurative.
Documenti conservati per 7 anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie.
- Fogli di lavoro e documenti giustificativi per le dichiarazioni dei redditi.
- Moduli IRS.
- Documenti relativi alle imposte sui salari, inclusi registri delle paghe, moduli W-4 e detrazioni dalle buste paga.
- Note spese dei dipendenti.
- Documenti del personale dei dipendenti dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
- Contratti e relativa corrispondenza.
- Documenti relativi agli investimenti.
- Documenti e fogli di lavoro delle verifiche annuali.
- Lettere assicurative e tutta la corrispondenza.
- Documenti relativi alle donazioni individuali.
- Documenti relativi ai debiti verso i fornitori.
- Fatture fiscali, ricevute ed estratti conto.
Documenti conservati per 2 anni
- Cartellini e fogli delle ore.
- Buste individuali per le offerte.
Secondo l’Agenzia delle entrate canadese (CRA):
- Copie delle ricevute ufficiali per le donazioni (ad eccezione di quelle per i regali decennali) Devono essere conservate per almeno due anni dalla fine dell’anno della donazione.
- Documenti relativi ai regali decennali: Devono essere conservati per tutto il periodo in cui la chiesa è registrata e per almeno 2 anni dopo la chiusura della chiesa.
- Verbali delle riunioni dei direttori/amministratori fiduciari/comitati esecutivi : Devono essere conservati per tutto il periodo in cui la chiesa è registrata e per almeno 2 anni dopo la cessazione delle attività.
- Verbali delle riunioni dei membri: Devono essere conservati per tutto il periodo in cui la chiesa è registrata e per almeno due anni dopo la cessazione delle attività.
- Documenti di governance e statuti: Devono essere conservati per tutto il periodo in cui la chiesa è registrata e per 2 anni dopo la cessazione delle attività.
- Libri mastri o altri libri contenenti riepiloghi delle transazioni e dei relativi conti: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell’ultimo anno fiscale durante il quale la chiesa è registrata e per 2 anni dopo la cessazione delle attività della chiesa,
- Bilanci, documenti di origine e copie delle dichiarazioni informative annuali: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell’ultimo anno fiscale oppure, se la chiesa ha cessato le attività, per 2 anni dalla data di revoca.
Documenti da conservare permanentemente
- Documenti societari, inclusi atto costitutivo e statuto
- Verbali delle riunioni, inclusi tutti i relativi resoconti.
- Rapporti di revisione
- Bilanci annuali
- Dichiarazioni fiscali presentate
- Adempimenti o dichiarazioni societari annuali
- Documenti e corrispondenza relativi all'esenzione fiscale
- Documenti relativi agli immobili
Documenti da conservare per 10 anni
- Polizze assicurative
Documenti da conservare per sette anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie
- Fogli di lavoro e documenti giustificativi per le dichiarazioni fiscali
- Moduli IRS
- Documenti fiscali relativi alle buste paga, inclusi registri delle buste paga, moduli W-4 e detrazioni dalle buste paga
- Note spese dei dipendenti
- Documenti del personale dei dipendenti dopo la cessazione del rapporto di lavoro
- Contratti e relativa corrispondenza
- Documenti relativi agli investimenti
- Documenti e fogli di lavoro della revisione annuale
- Lettere dell'assicurazione e tutta la corrispondenza
- Documenti relativi alle donazioni individuali
- Documenti dei debiti verso i fornitori
- Fatture fiscali, ricevute ed estratti conto
Documenti da conservare per due anni
- Cartellini e fogli delle ore lavorate
- Buste individuali per le offerte
Conserva copie digitali dei tuoi documenti in servizi di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox. In questo modo i tuoi documenti saranno sottoposti a backup e potranno essere consultati da qualsiasi luogo. INOLTRE: l'archiviazione cloud include spesso il controllo automatico delle versioni, perciò potrai facilmente ripristinare versioni precedenti di un documento, se necessario.
Come gestire al meglio i documenti della chiesa
La gestione dei documenti richiede attenzione ai dettagli e dimestichezza con i numeri. Dovrai quindi nominare la persona giusta per il ruolo di responsabile della gestione documentale. Il consiglio della tua chiesa dovrebbe nominare una persona incaricata di supervisionare il programma di gestione dei documenti.
Poiché la gestione dei documenti è così importante, di solito è preferibile che il responsabile sia un membro a tempo pieno del personale della chiesa o del clero, anziché un volontario della congregazione.
Ma ogni cosa sia fatta con decoro e con ordine.
1 Corinzi 14:40
Crea una politica per la gestione dei documenti
Una politica di conservazione dei documenti stabilisce per quanto tempo i documenti devono essere conservati e include linee guida e procedure su come e quando eliminarli. In questo modo, chiunque gestisca i documenti della tua chiesa comprenderà le procedure e ciò che deve essere conservato. Ti consiglio inoltre di assicurarti di utilizzare il tuo software per la gestione delle donazioni della chiesa per generare documenti regolari e pertinenti!
Identifica i documenti della chiesa che gestirai
Dovrai stabilire quali documenti è fondamentale conservare in base alle leggi statali locali. Utilizza le linee guida riportate sopra come punto di partenza.
Implementa un calendario di conservazione
Dovrete stabilire cosa funziona per la vostra chiesa in base alle leggi locali. Molto dipenderà anche dal fatto che conserviate documenti cartacei o digitali e da come riesaminerete e verificherete regolarmente le vostre statistiche e i vostri documenti. Molte chiese scoprono che un software specializzato per la gestione degli eventi aiuta a semplificare la conservazione dei documenti relativi alle attività della chiesa. Incaricate qualcuno dell'implementazione di questo sistema e assicuratevi che tutti i membri del personale della chiesa comprendano e seguano le linee guida del sistema di archiviazione. Potrebbe essere una buona idea predisporre una stanza centrale per i documenti cartacei.
Stabilire politiche di conservazione e distruzione
Qualunque cosa decidiate, assicuratevi che la vostra politica sia adeguatamente documentata per iscritto. Sarebbe inoltre utile farla esaminare da un consulente legale e approvare dal vostro organo direttivo. Questo dimostra che si è trattato di una decisione organizzativa ponderata, non semplicemente di qualcosa che avete predisposto di vostra iniziativa.
Ecco alcuni esempi di politiche di conservazione e distruzione dei documenti della chiesa che potete utilizzare come punto di partenza.
- Esempio di politica di conservazione dei documenti: Consiglio evangelico per la responsabilità finanziaria
- Esempi di guide alla conservazione delle chiese locali: Conferenza del Texas settentrionale della Chiesa metodista unita
Migliorare il processo di gestione dei documenti della vostra chiesa
sapete già che un solido programma di gestione dei documenti è fondamentale per il successo della vostra chiesa. Anche se siete soddisfatti della vostra strategia attuale, potrebbero esserci alcuni aspetti da migliorare.
Per prima cosa, verificate e riesaminate i vostri documenti attuali. Questo potrebbe includere il completamento delle lacune nel caso manchino alcune informazioni, come i verbali delle riunioni o lo statuto ufficiale che deve ancora essere documentato.
Con la saggezza si costruisce una casa e con l'intelligenza la si rende stabile; con la conoscenza le sue stanze si riempiono di tesori preziosi e splendidi.
proverbi 24:3-4
Ecco alcune domande da porsi mentre migliorate la gestione dei vostri documenti:
- Utilizzate un centro documentale o i vostri documenti si trovano in sede?
- Quanto sono accurati e aggiornati i vostri documenti?
- State archiviando o eliminando i vostri documenti inattivi?
- Utilizzate un software per la gestione della chiesa o dei documenti?
Una parte importante della risposta a queste domande riguarda il fatto che abbiate copie cartacee o digitali dei vostri documenti. Ritengo facoltativo destinare spazio di archiviazione a pile di fogli e cartelle. Naturalmente, il metodo preferibile per conservare i documenti è quello digitale, soprattutto perché i file digitali hanno molte più probabilità di sopravvivere a un disastro. Inoltre, è molto più veloce cercare nei file digitali rispetto ai documenti cartacei, ed è anche più facile inviarli elettronicamente!
I documenti digitali possono essere archiviati sul disco rigido di un computer o su un server di rete presso la vostra sede oppure nel cloud.
La scelta dell'opzione di archiviazione più adatta alla vostra chiesa dipenderà dai vostri desideri o dalle vostre esigenze. Parlate con aziende esperte nella tecnologia di acquisizione e archiviazione dei documenti e discutete del modo migliore per indicizzare i documenti, così da facilitarne la ricerca e il recupero.
Tenete inoltre presente la sicurezza dei documenti: la perdita di dati può essere devastante per una chiesa o per qualsiasi azienda. Vi consiglio di consultare gli esperti legali della vostra chiesa per ricevere indicazioni sulla creazione di un programma di conservazione dei documenti conforme ai requisiti legali locali.
Considerare un software per la gestione della chiesa
Il software per la gestione della chiesa può essere fondamentale per aiutare a gestire tutti i tipi di documenti, inclusi quelli finanziari, i documenti relativi ai membri della congregazione e altri documenti come quelli descritti sopra. Ecco alcuni aspetti da considerare quando cercate un software per la gestione della chiesa:
- Interfaccia utente (UI): Le chiese hanno solitamente molti membri e gestiscono una grande quantità di informazioni per ciascuno di loro. Avrai bisogno di un'interfaccia di facile comprensione e semplice da utilizzare. Un'interfaccia troppo complessa o difficile da usare aggiungerà tempo e frustrazione inutili alla tua giornata. Per questo ritengo importante che sia disponibile anche un'app mobile. Deve essere facilmente accessibile.
- Sicurezza: La tua congregazione affida alla chiesa informazioni importanti, come numeri di telefono, indirizzi email e numeri di carte di credito per le donazioni online. Il software deve essere sicuro.
- Rapporto qualità-prezzo: Dispone di funzionalità che ne rendono ragionevole il prezzo? Offre una prova gratuita? Avere una prova gratuita è indispensabile. Devi assicurarti che il software sia adatto alla tua chiesa. Non vuoi impegnarti con un contratto o un pagamento per poi scoprire che il software è troppo complesso o non è in linea con le esigenze della tua chiesa.
La gestione dei registri della chiesa è fondamentale per il successo della tua chiesa. Scegliere il software giusto è essenziale! Dedica del tempo alla ricerca, così da prendere la decisione migliore per la tua chiesa. Abbiamo svolto il lavoro preliminare per aiutarti a scegliere il software di gestione della chiesa perfetto per te.
Elenco correlato di strumenti:
Vale la pena dare un'occhiata anche a:
- La tecnologia nella chiesa: cosa devono sapere i pastori principali?
- Come gestire le finanze della chiesa + migliori pratiche
- Che cos'è il software per chiese? Una guida completa per i pastori principali
- Come organizzare una conferenza della chiesa di successo
Iscriviti alla newsletter di The Lead Pastor!
Iscriviti alla nostra mailing list per ricevere altre risorse ben curate, ponderate e ricche di spunti. Ti invieremo solo contenuti di qualità, scritti da pastori esperti e veterani del ministero.
Iscriviti—saremmo lieti di averti con noi.
