Beleid voor aanvaarding van giften door kerken: veelgestelde vragen + 4 gratis sjablonen
Een beleid voor de aanvaarding van giften is risicobeheer: Het beschermt je non-profitorganisatie tegen belastende giften of giften die niet aansluiten bij de missie (zoals onroerend goed, cryptovaluta of sterk beperkte giften).
Elke gift moet worden beoordeeld—niet alleen aanvaard: Giften in natura, giften van hoge waarde of giften met voorwaarden kunnen juridische, financiële of operationele risico’s met zich meebrengen die zwaarder wegen dan het voordeel.
Bepaal wie beslist welke giften passend zijn en wanneer: Stel duidelijke drempelbedragen vast voor giften die medewerkers mogen aanvaarden en giften waarvoor goedkeuring van het bestuur of een leidinggevende nodig is.
Een beleid voor het accepteren van giften kan, hoewel het vaak over het hoofd wordt gezien, je kerk een hoop hoofdpijn besparen. Wanneer iemand je organisatie een ongebruikelijke gift aanbiedt (een gebouw, een stuk grond, Bitcoin, enz.), weet je dan wat je moet zeggen? Zonder een duidelijk beleid moeten de meeste non-profitorganisaties zich in allerlei bochten wringen:
- Leiders nemen onder druk overhaaste beslissingen.
- Er gaan uren verloren aan het ontwarren van juridische, fiscale of reputatieproblemen.
- Het vertrouwen van donateurs en leden neemt af wanneer beslissingen inconsistent of oneerlijk lijken.
Het probleem is NIET dat non-profitorganisaties of besturen niet geven om goed rentmeesterschap. Het is dat veel leiders systemen erven die nooit zijn ontworpen voor de complexiteit van vandaag — vooral wanneer giften voorwaarden, verborgen kosten of publieke kritiek met zich meebrengen.
Wat een beleid voor het accepteren van giften is en waarom je er misschien een nodig hebt
Een beleid voor het accepteren van giften is een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel. Het beschrijft welke soorten giften je kerk wel en niet zal accepteren. Het verduidelijkt wie deze beslissingen neemt. En het helpt je pastorale team om met wijsheid te reageren wanneer er een onverwachte donatie binnenkomt. Voor pastors is dit niet alleen een beleidskwestie — het gaat om geestelijke en organisatorische integriteit.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Of je nu leidinggeeft aan een kleine plattelandsgemeente of een grote stadscampus, het vroegtijdig vastleggen van verwachtingen helpt iedereen die erbij betrokken is.
Er zijn verschillende redenen waarom je kerk een dergelijk beleid nodig kan hebben:
- Afstemming op waarden: Niet elke gift sluit aan bij je bedieningsvisie.
- Risicobeheer: Aan sommige giften kleven juridische problemen of ethische complicaties.
- Duidelijke grenzen: Een vastgesteld beleid helpt ongemakkelijke of onder druk gevoerde gesprekken te voorkomen.
- Operationele efficiëntie: Het beschermt je team tegen giften die meer onderhoud vereisen dan ze waard zijn.
- Naleving van IRS-regels: De IRS verplicht non-profitorganisaties (waaronder kerken) om Formulier 990, Bijlage M, in te dienen voor giften van meer dan $25,000.
- Consistentie bij fondsenwerving: Een duidelijk beleid versterkt je algehele fondsenwervingsstrategie door medewerkers en potentiële donateurs houvast te bieden.
- Duidelijkheid rond geplande giften: Het helpt bij het structureren en beoordelen van langetermijnverplichtingen, zoals legaten of charitatieve trusts.
- Afstemming op nalatenschapsplanning: Een beleid zorgt ervoor dat je op verantwoorde wijze giften uit nalatenschappen kunt ontvangen.
Wil je dit afstemmen op je algehele rentmeesterschapsstructuur? Begin dan met je kerkelijke begroting en strategie voor subsidies. Wil je kerkelijke reparaties financieren met subsidies? Dat is nog een reden om duidelijkheid in je beleid in te bouwen!
Vier voorbeelden van beleid voor het accepteren van giften om aan te passen
Elke kerkelijke context is anders. Hieronder staan vier sjablonen die rekening houden met de realiteit van het gemeentewerk. Ook relevant: vertrouwen opbouwen via de online aanwezigheid van je kerk.
Voorbeeldbeleid voor kleine plattelandskerken
Dit kan van toepassing zijn op kerken met minder dan 100 leden of met een exploitatiebegroting van minder dan $250,000
Beleid:
- De kerk accepteert alleen contant geld, cheques, creditcardbetalingen en online donaties, tenzij het bestuur de gift heeft beoordeeld.
- Elke gift of elk niet-geldelijk item met een waarde van $10,000 of meer moet door het bestuur worden beoordeeld.
- Donaties van onroerend goed, voertuigen of cryptovaluta worden niet geaccepteerd, tenzij juridisch advies bevestigt dat de gift geen juridische of financiële last met zich meebrengt.
- Donateurs moeten een giftovereenkomst ondertekenen voor alle giften met beperkingen of een specifieke bestemming.
- Giften in de vorm van tastbare persoonlijke eigendommen mogen alleen worden geaccepteerd als ze de activiteiten van de bediening rechtstreeks ondersteunen of kunnen worden verkocht.
- Werkgeversbijdragen worden aangemoedigd en bijgehouden door het financiële team van de kerk.
- Gedoneerd eigendom moet worden beoordeeld op verborgen kosten, zoals onroerendgoedbelasting of onderhoudsbehoeften.
Voorbeeldtekst:
"Niet-contante giften, zoals apparatuur of onroerend goed, worden alleen aanvaard na voorafgaande goedkeuring door het bestuur en, indien nodig, externe juridische of financiële adviseurs."
Voorbeeld van een giftenbeleid voor kerken met meerdere locaties of megakerken
Dit is gericht op kerken met meerdere locaties en/of meer dan $1M aan jaarlijkse giften
Beleid:
- Stel een permanente commissie voor giftenacceptatie (GAC) in, bestaande uit de uitvoerende leiding, een vertegenwoordiger van het bestuur en een juridisch/financieel adviseur.
- Gebruikelijke giften onder $15,000 (bijv. jaarlijkse toezeggingen en contante giften) mogen door het financiële personeel worden aanvaard.
- Complexe giften (bijv. effecten die in waarde zijn gestegen, geoormerkte fondsen van meer dan $25,000, giften van onroerend goed of zakelijke belangen en partnerschappen) moeten door de GAC worden beoordeeld.
- Er moeten schriftelijke procedures bestaan voor:
- Naamsrechten
- Door donoren geadviseerde fondsen
- Activa met een hoog risico
- Charitatieve resttrusts en charitatieve lead trusts
- Tijdlijn en formulier voor de aanvaarding van de gift
- Effecten van besloten vennootschappen, beleggingsfondsen of grote giften van meer dan $100,000 vereisen een juridische beoordeling.
Voorbeeldtekst:
"Onroerend goed wordt niet aanvaard zonder een milieubeoordeling van fase I, een taxatie van de marktwaarde en een schriftelijk juridisch advies."
Voorbeeld van een giftenacceptatiebeleid voor stedelijke kerkstichtingen
Geschreven voor kerken in de eerste 5 jaar na hun stichting, of voor kerken in stedelijke/multi-etnische/digitale contexten
Samenvatting van het beleid:
- Aanvaard giften in natura, zoals technologie, diensten of huurruimte, nadat de waarde is vastgesteld en het bestuur goedkeuring heeft verleend.
- Wijs een team voor giftenbeoordeling aan (pastor + 1 bestuurslid) om niet-traditionele giften af te handelen.
- Giften in cryptocurrency worden gemaximeerd op $5,000 per jaar en moeten onmiddellijk na ontvangst worden omgezet.
- Voor alle bedrijfsgerelateerde of gesponsorde giften is publieke overeenstemming met de waarden van de kerk vereist.
- Legaten en levensverzekeringspolissen kunnen worden aanvaard na voorafgaande beoordeling door het bestuur.
- Dergelijke giften moeten de intentie van de donor weerspiegelen en binnen de prioriteiten van het gemeentewerk vallen.
Voorbeeldtekst:
"Wij behouden ons het recht voor om iedere gift te weigeren die de theologische duidelijkheid of het publieke getuigenis van de kerk in gevaar kan brengen."
Voorbeeld van een giftenbeleid voor historische kerken of kerken met een lange traditie
Dit beleid kan van toepassing zijn op kerken met schenkingsfondsen, grote legaten of meer dan 50 jaar gemeentewerk
Samenvatting van het beleid:
- Alle giften uit nalatenschappen (testamenten, trusts, giften op naam) moeten worden beoordeeld op overeenstemming met de missie.
- Stel een beleid vast voor het elke 10 jaar opnieuw beoordelen van het doel van langdurig geoormerkte giften.
- Het bestuur moet iedere herbestemming goedkeuren van middelen uit nalatenschappen die niet langer aansluiten bij de focus van het gemeentewerk.
- Giften van onroerend goed of artefacten moeten gepaard gaan met een onderhoudsfonds of schenkingsfonds; anders worden ze geweigerd.
- Elk belangenconflict waarbij bestuursleden en potentiële donoren betrokken zijn, moet worden gemeld en beperkt.
- Giften moeten worden aanvaard in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en wettelijk worden gedocumenteerd.
- Levenslange rechten en charitatieve lijfrenten worden vóór aanvaarding door juridisch adviseurs beoordeeld.
Voorbeeldtekst:
"De kerk behoudt zich het recht voor om iedere gift uit een nalatenschap respectvol te weigeren die de huidige of toekomstige missie van de gemeente niet langer ondersteunt."
Proces voor het beoordelen van giften
Je kerk heeft meer nodig dan een lijst met goedgekeurde zaken. Ik raad sterk aan om een eenvoudig proces in te voeren voor het beoordelen van iedere potentiële gift. Bijvoorbeeld:
- Eerste schenkingaanvraag: Potentiële donateurs dienen hun voornemen om te geven in via een standaardformulier voor een schenkingsvoorstel. Dit formulier bevat het type schenking, de geschatte reële marktwaarde, eventuele beperkingen en de timing.
- Voorlopige beoordeling: Senior medewerkers controleren op directe waarschuwingssignalen. Als het om een routinematige contante donatie of creditcarddonatie gaat, kan deze mogelijk direct worden goedgekeurd. Niet-contante of waardevolle schenkingen gaan door naar de volgende fase.
- Beoordeling door de schenkingencommissie: De aangewezen commissie (predikant, financieel voorzitter, juridisch adviseur en, waar van toepassing, een lid van het uitvoerend comité of de uitvoerend directeur) komt bijeen om risico’s op financieel, juridisch, operationeel en reputatiegebied te beoordelen.
- Onderzoek vooraf: Dit kan een juridische beoordeling, milieubeoordelingen (voor onroerend goed), liquidatieplannen voor niet-liquide activa of overleg met de verzekeraar van uw kerk omvatten.
- Beslissing & documentatie: De commissie doet een aanbeveling. De definitieve goedkeuring kan bij de uitvoerend predikant of het bestuur liggen. Er wordt een formele schenkingsovereenkomst ondertekend en vastgelegd.
- Erkenning & goed rentmeesterschap: Er worden een bedankbrief, een fiscaal ontvangstbewijs en een vervolgactie voor de zorg aan de donateur verstuurd. De schenking van de donateur wordt gevolgd om te voldoen aan eventuele beperkingen.
Een dergelijk proces zorgt voor transparantie, beschermt uw team tegen reactieve beslissingen en creëert een schriftelijk spoor dat zowel de aanvaarding van de schenking als de intentie van de donateur eer aandoet.
Wie moet erbij betrokken zijn?
Maak hier gebruik van uw financiële kerkcommissie. Zij moeten beslist deel uitmaken van de selectie. Over het algemeen moet de beoordeling echter meerdere stemmen omvatten:
- De uiteindelijke beslissing ligt vaak bij de raad van oudsten, de uitvoerend predikant of het aangewezen uitvoerend comité.
- Juridisch advies moet worden ingewonnen bij onroerend goed of schenkingen met beperkingen.
- Stel drempelbedragen vast (bijvoorbeeld $50,000) die een formele beoordeling door het bestuur in gang zetten.
Welke soorten schenkingen moeten worden opgenomen?
Dit beleid gaat niet alleen over contant geld. Wees ook duidelijk over andere activa:
- Contante schenkingen
- Onroerend goed / schenkingen van onroerend goed / schenkingen van onroerende zaken
- Aandelen, verhandelbare effecten, beleggingsfondsen en effecten in besloten bezit
- Schenkingen in natura (apparatuur, voertuigen, diensten)
- Bestemde/beperkte schenkingen
- Cryptovaluta
- Complexe activa (bijvoorbeeld belangen in particuliere ondernemingen, liefdadigheidstrusts, partnerschappen)
- Tastbare persoonlijke eigendommen
- Levensverzekeringspolissen en schenkingen van levensverzekeringen
- Legaten, geplande schenkingen en nalatenschapsschenkingen
- Gelijkwaardige schenkingen
- Volle eigendomsschenkingen
- Vruchtgebruik voor het leven en liefdadige schenking-lijfrentes
Wat gebeurt er wanneer een bijzondere schenking niet kan worden aanvaard?
Hier lopen veel predikanten vast. U kunt nee zeggen zonder de relatie te schaden. Uw beleid voor het aanvaarden van schenkingen is hierbij uw bondgenoot. Het stelt u in staat om:
- Voorzichtig uit te leggen waarom bepaalde schenkingen niet kunnen worden ontvangen.
- Te verduidelijken dat het om rentmeesterschap gaat, niet om afwijzing.
- Te verwijzen naar een gepubliceerd (of op zijn minst vermeld) beleid.
- Te laten zien dat beslissingen consequent, wettelijk en in overeenstemming met de verwachtingen van de donateur worden genomen.
Veelgestelde vragen over het beleid voor het accepteren van giften voor non-profitorganisaties (met kerken in gedachten)
1. Heeft een kleine kerk echt een formeel beleid voor het accepteren van giften nodig?
Ja. Zelfs buurtkerken lopen risico’s, en een beleid helpt uw kerk te beschermen tegen giften die juridische of financiële problemen kunnen veroorzaken. Het gaat erom uw middelen goed te beheren en uw leiders het vertrouwen te geven om met ongebruikelijke situaties om te gaan—niet alleen om bureaucratie toe te voegen.
2. Kunnen we een gift weigeren zonder de relatie met de donor te beschadigen?
Ja. Grenzen stellen met dankbaarheid heeft veel effect, en een vooraf opgesteld beleid maakt duidelijk ‘waarom’. Wanneer u uw redenering zorgvuldig uitlegt en verwijst naar een consistent beleid, zullen de meeste donoren uw beslissing begrijpen en respecteren.
3. Welke soorten giften veroorzaken het vaakst problemen?
Giften met een hoog risico zijn onder meer onroerend goed, geoormerkte fondsen, cryptovaluta, kunst, voertuigen en eigendom van bedrijven. Alles waaraan voorwaarden of ongebruikelijke vereisten verbonden zijn, verdient extra aandacht. Deze giften kunnen verborgen kosten of verplichtingen met zich meebrengen die niet opwegen tegen het voordeel.
4. Wie moet ongebruikelijke of giften met een hoge waarde beoordelen?
Stel een commissie voor het accepteren van giften samen met bestuursleden, senior leiders en adviseurs. Een groep zorgt ervoor dat beslissingen zorgvuldig en evenwichtig worden genomen, in plaats van op de schouders van één persoon te rusten. Deze aanpak creëert ook verantwoording en consistentie in uw proces.
5. Hoe vaak moeten we ons beleid voor het accepteren van giften bijwerken?
Elke twee jaar is verstandig, zodat uw beleid relevant blijft wanneer wetgeving en geeftrends veranderen. Het is ook verstandig uw beleid opnieuw te bekijken wanneer u met een nieuw type gift of een grote verandering in uw bediening te maken krijgt. Regelmatige updates helpen uw kerk beschermd en voorbereid te houden.
Voelt u zich alleen in het kerkleiderschap?
Schrijf u in voor de nieuwsbrief van The Lead Pastor voor eenvoudige, praktische hulpmiddelen die u helpen de uitdagingen van leidinggeven binnen de bediening het hoofd te bieden—precies op het moment dat u ze nodig hebt.
U bent van harte welkom.