Slik setter du opp kirkeforvaltning: 7 viktige trinn

Toppunktene ved å tjene i menigheten og etablere en kirke er å se fruktene av arbeidet ditt i form av nye kirkemedlemmer, frelse, dåp og mer. Men realiteten er at det ligger så mye bak det å bygge en kirke som leder frem til disse øyeblikkene, for eksempel å finne ut hvordan man setter opp kirkeadministrasjon.

Kirkeadministrasjon er en av de minst spennende delene ved å skape et kirkefellesskap, men den er ikke mindre avgjørende for oppdraget vårt enn noe annet. Faktisk kan en kirke få problemer på alle andre områder uten organiseringen, strukturen og veiledningen fra dyktige administratorer.

Selv om det er utfordrende og noen ganger frustrerende å lære hvordan man setter opp en effektiv kirkeadministrasjon, håper jeg å gjøre det enklere for deg. Jeg vet av egen erfaring at budsjettering i kirken, papirarbeid, programvare, dokumenter og alt det der kan være kjedelig og tidkrevende, men det er verdt det. Slik setter du opp og implementerer kirkeadministrasjonen på en god måte.

Jeg skal dekke:

Hva er kirkeadministrasjon?
Hvordan setter man opp kirkeadministrasjon?
Programvare for kirkeadministrasjon for god kirkedrift

Hva er kirkeadministrasjon?

Kirkeadministrasjon er koordineringen av mennesker, ressurser og systemer for å støtte menighetens arbeid.

Forvaltningen av kirkens økonomiske budsjett, strukturen i kirkefellesskapet, ledelsen av kirkeledere, planlegging, arrangementshåndtering i kirken, kontaktinformasjon og utallige andre områder er en del av kirkeadministrasjonen.

Hvorfor er kirkeadministrasjon viktig?

Betydningen av en riktig oppsatt kirkeadministrasjon ligger i at den danner grunnlaget for alt annet i menighetens arbeid. Uten den har du et uorganisert rot uten noen reell struktur, og da vil menigheten streve langt mer enn den trenger eller bør.

Kirkeadministrasjon bringer nødvendig og ofte oversett orden til det som ellers er en vill og uforutsigbar reise der vi følger Jesus. Spontanitet og fleksibilitet er helt avgjørende for å få nye medlemmer inn i kirken, men vi glemmer ofte den gjennomtenkte organiseringen som kan beholde og utruste disse medlemmene.

Kirkeadministrasjon danner grunnlaget for alt som skjer i lokalkirken. Den knytter sammen trådene mellom tjenesteområdene og er inngangsporten til at alt kan skje på en fredelig måte.

Kirkeadministrasjonslederne deres, enten de har gjennomført et opplæringsprogram for kirkeadministratorer eller ikke, binder sammen matbanken, arbeidet blant hjemløse, bussene, ungdomsgruppen, barnesenteret og alt annet som gjør kirken deres til en helhetlig enhet. Denne enheten er avgjørende for vellykkede kirker som ønsker å fortsette oppdraget med å spre det gode budskap i mange generasjoner fremover, særlig når kirken vokser.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Have an account? Log In

Hvordan setter man opp kirkeadministrasjon?

De praktiske detaljene ved å sette opp kirkeadministrasjon er ikke på langt nær like morsomme som andre deler av det å bygge opp kirken. Når det er sagt, vil disse trinnene forhåpentligvis gjøre prosessen litt enklere og mindre frustrerende. Jeg hentet disse trinnene fra min egen tid som en del av et kirkeadministrasjonsteam.

1. Ta et skritt tilbake og se deg rundt

Før du kan få en fullt fungerende kirkeadministrasjon, må du ta deg tid til å vurdere den unike situasjonen deres. Alle kirker er forskjellige og bør håndteres på sin egen, tilpassede måte. Noen av områdene du bør se på, er den nåværende strukturen, de ulike tjenesteområdene, den daglige timeplanen og de ansatte.

Nøkkelen her er å få en oversikt over den nåværende situasjonen, slik at du har en idé om hvor du skal gå videre herfra. Det er også nå du ser på hvor store oppsparte midler kirken har, de anslåtte årlige inntektene og så videre. Poenget er å se på alt dere har nå, og skrive det ned på en tydelig måte.

2. Ansett de rette personene

Når du kjenner og fullt ut forstår situasjonen deres, er det på tide å gå videre med å bygge opp kirkeadministrasjonen. På dette tidspunktet anbefaler jeg at du begynner å ansette de rette personene til jobben, med detaljerte stillingsbeskrivelser. Det vil koste en god del penger å opprette en egen administrasjon, men det er til syvende og sist verdt det.

Du trenger ikke å ansette hele administrasjonsstaben med en gang, men det er i det minste verdt å ansette en administrativ assistent og en økonomidirektør, samt utpeke noen som har ansvar for organisasjonsstrukturen og kjenner til drift av en ideell organisasjon. Når disse grunnleggende stillingene er besatt, kan du virkelig begynne å skape noe levedyktig.

3. Planlegg infrastrukturen

Med noen få medarbeidere i staben som administratorer kan du begynne å planlegge infrastrukturen. Dette omfatter den overordnede organiseringen av kirken, samt økonomiske detaljer som innsamling. Det er her du utarbeider et kart over hele kirken og tjenestene dens (tips: sørg for at dette kartet oppbevares lett tilgjengelig i kirkens arkiv!)

Hvilke tjenester er hovedfokusområdene deres? Hvilke hører inn under andre, for eksempel at bussteamet rapporterer til ungdomstjenesten? Hvor mange medarbeidere har eller trenger hver avdeling? Hva er budsjettet dere vil sette av til hver tjeneste, og hvorfor?

Det er også her organiseringen av kirkens stab kommer inn i bildet. Hvem har ansvaret for hvilken tjeneste? Hvem er kontaktpersonen for informasjon om for eksempel kvinnegruppene deres? Hvem leder de ulike tjenestene deres og sørger for at alle holder seg på rett spor? Hvilken rolle spiller medlemmene av kirkerådet og seniorpresten?

Infrastrukturen er en viktig del av kirkens administrasjon, så bruk god tid på denne delen og vurder virkelig hver eneste seksjon som like viktig. Jeg anbefaler at du venter noen uker og deretter vurderer det du kom frem til for infrastrukturen på nytt når du er ferdig. På denne måten kan du gjøre endringer med et klart sinn.

4. Opprett en IT-avdeling

Jeg anbefaler at alle kirker har en fullverdig IT-avdeling eller i det minste en IT-tekniker som har ansvaret for alt.

IT-ansvarlig bør ta seg av datamaskinene, kirkens programvare, kirkens nettsted og annet utstyr for å sikre at alt er oppdatert og i stand til å gjøre det dere trenger. Hver tjeneste bør være utstyrt med den nyeste maskinvaren og programvaren (programvare for kirkedrift og økonomiprogramvare for kirken som et minimum) slik at dere kan budsjettere, planlegge og gjennomføre tiltak på riktig måte.

Dette er ikke et område der du bør kutte kostnader og inngå kompromisser, ettersom du trenger det beste du har råd til, både når det gjelder utstyr og mennesker, for å kunne strømme direkte, ta bilder, dele på internett og knytte avdelingene deres sammen. IT-avdelingen er en av de sammenbindende kreftene mellom alt som skjer i lokalkirken.

5. Definer prosedyrene deres

En del av jobben til kirkens administratorer vil være å utarbeide detaljert dokumentasjon og prosedyrer for alt som skjer i kirken. Det er her dere lager kirkens forretningsplaner og forslag, formålsbeskrivelser, rutiner for risikostyring og mye mer.

Kirkens administratorers ansvar er å gi informasjon om hvert eneste aspekt ved kirken. Definer alle tjenestene deres, rollene til hvert medlem av kirkens stab, fremgangsmåten for alle mulige scenarioer, fra gode til dårlige, og ikke la noe rom for overraskelser. Slik organiserer dere kirken på best mulig måte.

6. Sett av ressursene deres

En del av administrasjonens ansvar er å finne ut hvordan ressursene, både økonomiske og andre, best kan fordeles til kirkedriften. Det er her regnskapsføreren og andre medarbeidere kommer inn i bildet, ettersom de kan konsentrere seg om å sikre at beste praksis for kirkeregnskap følges når budsjettet for hver tjeneste utarbeides. De vil bidra til å sikre at dere ikke tar dere vann over hodet.

I tillegg kommer spørsmålet om arbeidskraft. Medlemmene av kirken deres, inkludert både kirkens ledelse og frivillige, er også ressurser som må fordeles på de ulike utadrettede tjenestene, og i likhet med penger trenger noen avdelinger dem mer enn andre.

Dere har bare en begrenset mengde mennesker og midler tilgjengelig, så det er administrasjonens jobb å fordele dem på en hensiktsmessig måte.

7. Etabler ledelse og mål for fremtidig suksess

Når kirkens økonomi endelig er godkjent, alle er komfortable i rollene sine, og kirkens behov er dekket for hver av tjenestene deres, er det på tide å se mot fremtiden. Kirkens økonomiutvalg er en viktig del av dette. Kirkens administrasjon er ikke bare til for å vurdere og gjennomføre det som gjelder den nåværende situasjonen i lokalkirken, men også fremtiden.

Administratorer bør bidra til å planlegge for fremtiden og være en del av utformingen av de ulike målene dere har satt. Administrasjonsteamet er deres kilde til planlegging av hvordan dere skal finansiere ulike kirkeprosjekter dere skal håndtere, og hvordan de skal gjennomføres.

Hvis dere har villige, men lite kvalifiserte frivillige, kan det finnes noen flotte nettbaserte kurs i menighetsarbeid det er verdt å investere i.

I tillegg kan de bistå når det gjelder utvidelse, og med å vite hvor mange nye medarbeidere dere vil trenge på sikt, samt hvordan dere skal få det til. Alt dette vil hjelpe dere med å legge til rette for fremtidig suksess.

Effektivt menighetsarbeid:

Effektivt menighetsarbeid begynner med riktig opplæring og riktige ressurser. For å støtte opp om oppdraget deres finner dere her verktøy som kan utruste teamet til meningsfull tjeneste:

Kurs i kristen sjelesorg hjelper pastorer med å støtte medlemmer gjennom livets utfordringer.
Evangeliske seminarer gir grundig teologisk opplæring som styrker menighetslederne deres.
Finn baptistiske seminarer som tilbyr programmer som styrker og ivaretar baptistiske verdier.
Disse bøker om kirkeadministrasjon gir veiledning i effektiv ledelse og støtter et blomstrende menighetsarbeid.
Bruk nyhetsbrev for barnearbeid for å holde småbarnsfamilier tilknyttet og engasjert.

Programvare for kirkeadministrasjon for god menighetsdrift

En stor del av måten en kirkeadministrasjon håndterer virksomheten sin på, er gjennom bruk av dedikert programvare for menighetsadministrasjon, eller ChMS. De fleste ledende ChMS-verktøyene i bransjen er utviklet for å bistå med ulike funksjoner og behov. Dere trenger selvfølgelig standardprogramvare som Google Workspace, Microsoft Excel, Word og så videre, men det finnes også spesialprogrammer.

Hvis dere ønsker å gå i dybden på programvare for menighetsadministrasjon og arbeide i tråd med de beste prinsippene for menighetsadministrasjon, finner dere her noen artikler å utforske:

Med programvare for menighetsadministrasjon kan dere holde oversikt over ansattinformasjon, håndtering av frivillige i kirken, kirkemedlemmer, arrangementer, økonomiske ressurser, tiende og mer. Administrasjonsprogramvare er nødvendig for å organisere kommunikasjonen i kirken mellom avdelingene på en enklere måte.

Ved å bruke denne programvaren og med hjelp fra en dedikert IT-person vil du lettere kunne gjennomføre trinnene ovenfor med å fordele ressursene dine, planlegge for fremtiden, opprette dokumentasjon for alle situasjoner og mer. Det er også verdt å holde seg oppdatert på ny teknologi og verktøy som kan hjelpe deg med å arbeide raskere og mer effektivt, som KI i kirkeadministrasjonen.

Hvordan sosiale medier inngår i kirkeadministrasjonen

Kirkeadministrasjon omfatter så mye i løpet av tjenesten din, fra den økonomiske siden til organiseringen og videre. Det er uten tvil derfor du trenger et dedikert team av administratorer som kan gå gjennom og skape oversikt over hvert element i kirken. Finn ut hvor du kan få dedikert opplæring i kirkeadministrasjon her.

Dette omfatter sosiale medier, som er en bærebjelke i kirkeadministrasjon og markedsføring av kirken, noe jeg ikke engang var inne på i denne veiledningen.

Facebook, Instagram, Twitter, TikTok og andre apper er alle uvurderlige deler av internett i dag for enhver kirke. Det kan være overveldende å navigere på disse nettstedene, men jeg håper at min tidligere gjennomgang av alt du trenger å vite om markedsføring av kirken i sosiale medier kan være til hjelp.