La comptabilité par fonds pour les églises : guide complet
La comptabilité par fonds (pour les églises) est-elle un outil financier que vous négligez ?
En tant que pasteur, vous êtes responsable de vous assurer que tous les dons et fonds sont correctement affectés - utilisés uniquement aux fins prévues. La comptabilité par fonds pour les églises contribue à garantir cela.
Les dons constituent la plus grande partie des revenus d’une église, et certaines règles s’appliquent à leur réception. Le plus souvent, les dons servent au fonctionnement de l’église. Cependant, il arrive que des personnes donnent de l’argent pour un objectif précis, comme l’achat d’un nouveau piano ou le soutien à un missionnaire particulier.
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En tant que responsable d’église, les gens vous font confiance pour gérer leurs dons avec discernement. Un logiciel de comptabilité pour églises de qualité peut sans aucun doute vous aider à gérer cela. Si le vôtre n’en est pas capable... c’est un signal d’alerte.
Souvenez-vous simplement que la comptabilité PAR FONDS est une comptabilité AMUSANTE.
Joshua Gordon
(même si, pour celle-ci, je ne suis pas sûr de vouloir qu’on m’en attribue le mérite...)
Que vous débutiez dans le ministère ou que vous soyez un vétéran chevronné, il est facile de constater que la gestion des finances d’une église selon les bonnes pratiques financières des églises est plus complexe qu’il n’y paraît. Découvrez les avantages de
Qu’est-ce que la comptabilité par fonds pour les églises ?
La comptabilité par fonds est la manière dont les églises suivent et déclarent les ressources affectées à des fins précises. (REMARQUE : la comptabilité par fonds est liée à un plan comptable d’église, mais elle est différente de celui-ci. )
Imaginez la comptabilité par fonds comme l’utilisation de seaux pour trier vos dons. Un seau peut être destiné aux dépenses générales et un autre à l’épargne pour un nouvel orgue d’église. Lorsque vous devez payer votre facture d’électricité, vous n’êtes pas autorisé à puiser dans le seau de l’orgue de l’église : vous ne pouvez prendre de l’argent que dans le seau de votre fonds général.
La comptabilité par fonds garantit que les églises utilisent les dons affectés aux fins prévues, comme les missions, de nouveaux équipements ou des projets spéciaux.
La gestion des finances de l’église implique de nombreux éléments, et il existe des différences importantes entre les finances d’une église et celles d’une entreprise ordinaire. Contrairement aux entreprises qui cherchent à réaliser un bénéfice annuel, les églises se concentrent sur la diffusion de l’Évangile. L’IRS exige des organisations à but non lucratif qu’elles utilisent la comptabilité par fonds, mais celle-ci contribue également à organiser les finances de l’église tout en l’aidant à accomplir sa mission.
Types de fonds dans la comptabilité des églises
Dans votre église, vous pouvez recevoir différents types de dons. Mais, en général, ils relèveront de l’une des trois catégories suivantes.
1) Fonds non affectés
Les fonds non affectés sont des dons que vous recevez et qui peuvent être utilisés à la discrétion de l’église pour son fonctionnement. Aucune règle ne s’applique à ces dons, l’église peut donc en faire ce qu’elle souhaite. Ces fonds servent généralement à couvrir les coûts de fonctionnement tels que les services publics, la paie et les fournitures.
2) Fonds affectés de manière permanente
Les donateurs sont autorisés à imposer des restrictions à leurs dons. Lorsqu’ils le font, cela signifie que l’église ne peut utiliser les fonds que pour l’objectif indiqué au moment du don.
Par exemple, si un don est effectué pour un projet spécial ou une organisation missionnaire soutenue par votre église, la loi stipule que ces fonds ne peuvent être utilisés que pour cette raison précise. Dans notre église, nous organisons chaque année une collecte de fonds autour de Thanksgiving. Nous choisissons une œuvre caritative locale à mettre en avant, comme une banque alimentaire ou un centre d’aide aux femmes enceintes. Tous les dons reçus et affectés à cette œuvre doivent lui être remis.
3) Fonds temporairement affectés
Les fonds temporairement affectés sont légèrement différents des fonds permanents. Ils peuvent être reçus avec une restriction précise, mais les fonds passent de la catégorie des fonds affectés à celle des fonds non affectés lorsque le projet est terminé ou qu’une certaine limite de temps est atteinte. Par exemple, de l’argent est reçu pour fournir des services de conseil pendant deux ans, mais une fois ces deux années écoulées, les fonds restants ne sont plus affectés à cette fin.
Voici quelques exemples de ce que vous pourriez voir dans les comptes de votre église.
- Fonds général : Il s’agit du compte principal que l’église utilise pour toutes les transactions quotidiennes. Vous y trouverez notamment les salaires, les services publics, le loyer et les fournitures de café du dimanche matin. La plupart des dons non affectés seront attribués à ce fonds.
- Fonds des missions : Affectez des fonds à des missions précises soutenues par l’église. Ces dons seront restreints. Il peut s’agir de voyages missionnaires à court terme, de fonds destinés à des programmes d’action locale ou du soutien de missionnaires à l’étranger.
- Fonds de construction : Vous épargnez peut-être pour acheter un bâtiment ou vous avez des améliorations importantes à effectuer prochainement (par exemple, une nouvelle toiture). Les dons destinés au bâtiment peuvent être restreints. Épargnez-les dans un fonds distinct. Lorsqu’il faudra payer les dépenses liées au bâtiment, l’argent proviendra de ce fonds.
- Fonds de dotation : Cet investissement à long terme est conçu de manière à préserver le capital et à n’utiliser que les revenus. Les églises l’utilisent pour financer des besoins récurrents tels que les ministères ou l’entretien, en fournissant un revenu régulier tout en préservant le capital pour sa croissance future. Les fonds qui y sont versés sont généralement restreints. La politique de votre église déterminera si les revenus de placement sont restreints ou non affectés.
- Fonds pour les jeunes : Vous l’avez deviné ! Ces fonds sont destinés aux groupes de jeunes. Un fonds pour les jeunes peut être restreint ou non affecté, selon la manière dont il est établi. On ne sait jamais quelles dépenses peuvent y apparaître : une pataugeoire, du matériel d’étude biblique, des montagnes de chips et de boissons gazeuses. Les possibilités sont infinies… ou pas ?
Pourquoi la comptabilité par fonds est avantageuse
Pour conserver votre statut d’exonération fiscale, la comptabilité par fonds est exigée par l’IRS afin de montrer clairement comment les fonds sont utilisés au bénéfice de la communauté. Elle renforce également la transparence au sein de l’église et garantit la responsabilisation. Les donateurs veulent savoir que l’argent est utilisé aux fins prévues, conformément à leurs intentions et à la mission de l’église.
Votre église dispose peut-être d’argent destiné à différentes choses, comme le bâtiment, les missions ou les dépenses générales. Sans système, il peut être difficile de savoir de combien vous disposez pour chacune d’elles. La comptabilité par fonds facilite le suivi afin d’éviter toute confusion.
La mise en place de la comptabilité par fonds dans votre état de la situation financière et votre état des activités donnera un aperçu clair et précis de la santé financière de l’église. Cela vous aidera, ainsi que votre comité des finances, à prendre des décisions en matière de dépenses et des décisions stratégiques concernant l’orientation de l’église.
Mettre en place un système de comptabilité par fonds pour votre église
Suivez ces étapes simples lors de la mise en place de votre système de comptabilité par fonds et vous économiserez beaucoup de temps et de tracas. Consultez le comité des finances de votre église ou un professionnel de la finance pour vous assurer que votre configuration respecte les réglementations fédérales et locales.
Étape 1 : Définir les catégories de fonds
Commencez par identifier les types de fonds que vous devrez créer. Commencez par le fonds général et ajoutez-en d’autres à partir de là. De quelles équipes ministérielles disposez-vous ? Comment sont-elles financées ? Veillez à suivre les meilleures pratiques de comptabilité en matière de gestion financière.
Étape 2 : Choisir un logiciel de comptabilité
Votre logiciel de comptabilité doit prendre en charge la comptabilité par fonds. Recherchez une fonctionnalité de budgétisation qui la prend en charge. Vous devrez approuver et suivre un budget annuel. De nombreuses options sont disponibles et répondent spécifiquement aux besoins des organisations à but non lucratif. Votre aide-comptable pourra ainsi générer plus facilement tous les états financiers requis pour votre comité des finances.
Étape 3 : Établir un plan comptable
Configurez votre plan comptable afin qu’il inclue tous les fonds que vous utiliserez. Établissez un système de numérotation qui vous convient, ainsi qu’à votre aide-comptable. Suivez les principes comptables de base applicables aux organisations à but non lucratif.
Conseil : choisir les normes de numérotation des comptes de fonds :
La numérotation de vos comptes pourrait ressembler à ceci :
1000 : commencez par vos actifs. Il s’agit de ce que l’Église possède (p. ex. comptes bancaires, bâtiment de l’Église, équipement audiovisuel)
2000 : numérotez ensuite vos passifs. Il s’agit de ce que l’Église doit (p. ex. passifs liés à la paie, cartes de crédit, prêt immobilier)
3000 : utilisez ces numéros pour indiquer les capitaux propres. C’est ici que vous créerez les comptes de fonds (p. ex. fonds général, fonds pour les missions, fonds pour la jeunesse)
4000 - Enregistrez ici tous les revenus (l’argent que votre Église gagne). Cela comprend tous les dons et autres sources de revenus (p. ex. dons, ventes de livres, billets vendus pour les événements de l’Église)
5000 - Les dépenses vont ici. Créez un compte pour les différentes dépenses de votre Église (p. ex. fournitures de bureau, dépenses de paie, intérêts du prêt immobilier)
Étape 4 : mettre en œuvre des politiques et des procédures
Élaborez des politiques claires pour gérer chaque fonds, notamment des directives concernant les dons, les dépenses, les rapports et la responsabilisation. Veillez à ce que tout le personnel et les responsables de l’Église comprennent l’importance de ces procédures.
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Bonnes pratiques pour gérer les fonds de l’Église
La gestion des fonds de l’Église comporte de nombreux aspects et vous pouvez vous sentir perdu face à tous les termes et exigences concernés. Après tout, vous n’êtes pas entré dans le ministère pour maîtriser les notions fondamentales de comptabilité et respecter les principes comptables généralement reconnus (GAAP). Ces bonnes pratiques peuvent vous éviter de vous perdre dans les détails. Il vaut également la peine de réfléchir à la manière dont vous pourriez utiliser l’IA dans la gestion financière de l’Église parallèlement à ces bonnes pratiques.
Bonne pratique n° 1 : faites simple… vraiment !
Ne surchargez pas votre plan comptable avec trop de fonds. N’utilisez PAS un fonds distinct pour chaque poste. C’est tentant, je sais. Cela ne fait que créer une situation plus complexe par la suite. La gestion des finances est plus facile et plus flexible lorsque la plupart de vos fonds ne sont pas affectés. Commencez simplement avec un compte de fonds général et un compte de fonds affecté, puis ajoutez des fonds au besoin.
Bonne pratique n° 2 : rapprochez régulièrement vos comptes.
Rapprochez régulièrement vos comptes de fonds. Dans l’idéal, cette opération devrait être effectuée chaque mois, lorsque vous recevez vos relevés bancaires. Cela garantit que vos transactions récentes sont encore bien présentes à votre esprit.
Il est beaucoup plus difficile de faire CELA à la fin de l’année, lorsque vous devez examiner les transactions de douze mois entiers. Je suis déjà passé par là !
Bonne pratique n° 3 : respectez votre budget.
Collaborez avec votre excellent comité des finances de l’Église afin de créer et de respecter un budget annuel qui reflète les objectifs et les priorités de votre Église.
Votre budget est étroitement lié à la comptabilité par fonds, et ils fonctionnent ensemble pour garantir une bonne gestion financière.
Comparez régulièrement votre budget aux soldes des fonds afin de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs à court et à long terme. Apportez les ajustements nécessaires à votre budget.
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Bonne pratique n° 4 : fournissez régulièrement des rapports financiers.
En tant que gestionnaires des ressources de l’église, il est important de fournir régulièrement des rapports financiers aux dirigeants de l’église et à la congrégation. Cela contribue grandement à maintenir la transparence et à tenir tout le monde informé de la santé financière de l’église et de l’état des fonds.
Choisir un logiciel de comptabilité par fonds
L’affectation des dons lors de la réunion du personnel de l’église peut devenir TRÈS INTÉRESSANTE si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité pour église. Il existe suffisamment d’options logicielles pour vous donner le tournis. Parmi les meilleurs services et fonctionnalités comptables à rechercher, citons :
- Capacité à gérer plusieurs fonds – affectés et non affectés.
- Comprend un outil de budgétisation.
- Permet de suivre les dons.
- Interface conviviale.
- Peut s’intégrer à d’autres systèmes logiciels, tels qu’un logiciel de dons ou un logiciel de gestion des donateurs.
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