Le guide complet du pasteur pour la gestion des registres d’église
Des archives désordonnées mènent rapidement au chaos au sein du ministère. (Si la bonne gestion des archives d'église vous semble suuuuper ennuyeuse, imaginez à quel point il serait passionnant de perdre votre statut d'organisme de bienfaisance… Évitons cela, d'accord ?)
Gérer une église ne se limite pas aux cultes du dimanche et aux programmes. Cela requiert aussi une gestion rigoureuse des archives. Si cela peut paraître rébarbatif, c’est pourtant la base d’une église bien organisée. Heureusement, mon équipe et moi avons recherché, évalué et classé les meilleurs logiciels de gestion d'église pour simplifier cette tâche. Et si le budget de votre église est très serré, nous avons également nos recommandations pour les meilleurs logiciels gratuits de gestion d'église.
La gestion des archives de l’église est essentielle car elle garantit la transparence, la conformité légale et une administration efficace. (La durée de conservation de vos archives financières dépend des directives de l’IRS.) Mais : ces rapports financiers d’église vous permettent de suivre les dons, de contrôler la fréquentation, de maintenir une bonne santé financière et d’optimiser le logiciel de comptabilité de votre église.
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Rappelez-vous : votre église a une obligation envers sa mission ainsi qu’une responsabilité envers ses membres et le gouvernement. Même si c’est parfois difficile, consacrer du temps et des ressources à la gestion des archives ne doit pas être négociable.
Sois attentif à l’état de tes troupeaux, donne ton cœur à tes troupeaux.
Proverbes 27:23
Dans cet article, vous trouverez :
- Quels types d’archives votre église doit-elle conserver ?
- Combien de temps une église doit-elle conserver ses archives ?
- Comment gérer les archives de l'église
- Comment améliorer le processus de gestion des archives d'église
Quelle quantité de « gestion d’archives d’église » est nécessaire ?
Quels types d’archives votre église doit-elle conserver ? Des archives détaillées vous aident à suivre des indicateurs clés comme la fréquentation, l’historique des dons en ligne et les finances. Certaines archives doivent être conservées plus longtemps que d’autres : il est donc essentiel de se renseigner sur la législation en vigueur dans votre pays, état ou province concernant la durée de conservation.
Votre église doit conserver des archives de tout ce qui influence son fonctionnement :
- Finances
- Fréquentation des membres
- Dons en personne et dons en ligne
- Listes du personnel et des bénévoles
- Documents juridiques
- Archives historiques
Combien de temps une église doit-elle conserver ses archives ?
Différents documents ont des durées de conservation différentes. Votre programme de gestion des archives doit donc comporter un calendrier de conservation. Cela vous aide à suivre la santé globale de votre église — et à rester en conformité avec la loi.
Les obligations légales fédérales et locales ou provinciales déterminent combien de temps une église doit conserver ses archives. Certaines archives financières, comme les déclarations fiscales et les rapports de paie, doivent être conservées pendant plusieurs années au minimum.
Pour nos églises américaines, l’IRS a publié un guide de conformité pour les organismes 501(c)(3). En général, voici les recommandations de l’IRS :
Archives à conserver de manière permanente
- Documents d’entreprise, y compris les statuts constitutifs et le règlement intérieur.
- Procès-verbaux des réunions, y compris tous les rapports connexes.
- Rapports d’audit.
- États financiers annuels.
- Déclarations fiscales soumises.
- Déclarations ou dépôts annuels de l’entreprise.
- Documents relatifs à l’exonération fiscale et correspondance s’y rapportant.
- Dossiers de propriété (faisant partie de la gestion des biens immobiliers de l’église).
Documents conservés pendant 10 ans
- Polices d’assurance.
Documents conservés pendant 7 ans
- Relevés bancaires, chèques annulés et rapprochements bancaires.
- Feuilles de travail et documents supports pour les déclarations fiscales.
- Formulaires de l’IRS.
- Dossiers de paie, y compris les registres de paie, les formulaires W-4 et les déductions salariales.
- Rapports de dépenses des employés.
- Dossiers du personnel après la fin du contrat de travail.
- Contrats et correspondance associée.
- Dossiers d’investissement.
- Dossiers d’audit annuels et feuilles de travail.
- Lettres d’assurance et toute correspondance.
- Dossiers individuels de dons.
- Dossiers des comptes fournisseurs.
- Factures d’impôts, reçus et relevés.
Documents conservés pendant 2 ans
- Fiches et feuilles de pointage du personnel.
- Enveloppes de dons individuelles.
Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC) :
- Copies officielles des reçus de dons (à l'exception de ceux pour dons de 10 ans) Doivent être conservées pendant au moins deux ans à partir de la fin de l'année du don.
- Registres des dons de 10 ans : Doivent être conservés tant que l'église est enregistrée, et au moins deux ans après la fermeture de l'église.
- Procès-verbaux des réunions des directeurs/administrateurs/dirigeants : Ceux-ci doivent être conservés tant que l'église est enregistrée et pendant au moins deux ans après la fermeture de l'église.
- Procès-verbaux des réunions des membres : Ceux-ci doivent être conservés tant que l'église est enregistrée et pendant au moins deux ans après sa fermeture.
- Documents de gouvernance et règlements : Ceux-ci doivent être conservés tant que l'église est enregistrée et pendant deux ans après sa fermeture.
- Grands livres ou autres registres contenant des résumés des transactions et des comptes associés : Doivent être conservés pendant 6 ans à partir de la fin du dernier exercice fiscal tant que l'église est enregistrée, et pendant 2 ans après sa fermeture,
- États financiers, pièces justificatives et copies des déclarations d'information annuelles : Doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la fin du dernier exercice fiscal ou, si l'église a fermé, pendant 2 ans après la date de révocation.
Documents à conserver de façon permanente
- Documents juridiques, y compris statuts constitutifs et règlements
- Procès-verbaux des réunions, ainsi que tous les rapports afférents.
- Rapports de vérification
- États financiers annuels
- Déclarations de revenus soumises
- Dépôts ou déclarations annuelles de l'organisme
- Documents et correspondance concernant l'exonération fiscale
- Registres fonciers
Documents à conserver pendant 10 ans
- Polices d'assurance
Documents à conserver pendant sept ans
- Relevés bancaires, chèques annulés et rapprochements bancaires
- Feuilles de travail et documents de soutien pour les déclarations fiscales
- Formulaires IRS
- Dossiers de paie, y compris registres de paie, formulaires W-4 et retenues sur paie
- Notes de frais des employés
- Dossiers du personnel après rupture de contrat d'emploi
- Contrats et correspondance connexe
- Registres d'investissement
- Dossiers annuels de vérification et feuilles de travail
- Lettres d'assurance et toute la correspondance
- Registres des dons individuels
- Registres des comptes fournisseurs
- Factures, reçus et relevés d'impôts
Documents à conserver pendant deux ans
- Cartes et feuilles de temps
- Enveloppes individuelles de dons
Stockez des copies numériques de vos documents dans des services de stockage en nuage tels que Google Drive ou Dropbox. Cela garantit que vos dossiers sont sauvegardés et accessibles partout. De plus : le stockage en nuage propose souvent un contrôle de version automatique, ce qui vous permet de revenir facilement à une version antérieure d'un document en cas de besoin.
Comment optimiser la gestion des documents d'église
La tenue de registres exige de l'attention aux détails et un amour des chiffres. Vous devrez donc nommer la bonne personne à la gestion documentaire. Le conseil d'administration de votre église devrait nommer une personne chargée de superviser votre programme de gestion des archives.
Et comme la tenue de registres est si importante, il est généralement préférable que le responsable des documents soit un membre permanent du personnel ou du clergé de l'église plutôt qu'un bénévole de votre assemblée.
Mais que tout se fasse avec bienséance et selon l'ordre.
1 Corinthiens 14:40
Établir une politique de gestion des archives
Une politique de conservation des archives précise la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés et inclut des directives et des processus pour savoir comment et quand éliminer les documents. Cela permet de garantir que toutes les personnes chargées de la gestion des archives de votre église comprennent bien les procédures et savent ce qui doit être conservé. Je recommande également d’utiliser votre logiciel de dons pour églises afin de générer régulièrement des documents pertinents !
Identifiez les archives de l’église à gérer
Vous devrez déterminer quels documents il est impératif de conserver en fonction de la législation de votre État ou région. Utilisez les recommandations ci-dessus comme point de départ.
Mettez en place un calendrier de conservation
Vous devrez définir ce qui convient à votre église selon le droit local. Beaucoup dépendra également du fait que vous gérez des dossiers physiques ou numériques, ainsi que de la façon dont vous examinerez et contrôlerez régulièrement vos statistiques et archives. De nombreuses églises trouvent qu’un logiciel spécialisé de gestion d’événements permet de simplifier le suivi des archives des activités de l’église. Confiez la responsabilité de cette gestion à une personne désignée et assurez-vous que tout le personnel de l’église connaît et respecte les directives du système de classement. Un espace de stockage centralisé pour les documents physiques peut aussi s’avérer judicieux.
Établissez des politiques de conservation et de destruction
Quelle que soit votre décision, assurez-vous que votre politique est bien formalisée par écrit. Il est également recommandé de la faire examiner par un conseiller juridique et de la faire approuver par le conseil d'administration. Cela prouve qu’il s’agit d’une décision organisationnelle réfléchie, et non d’une démarche personnelle improvisée.
Voici quelques exemples de politiques de conservation et de destruction des archives d’église qui pourront vous servir de référence.
- Exemple de politique de conservation des archives : Le Conseil évangélique pour la responsabilité financière
- Exemples de guides de conservation dans les églises locales : North Texas Conference of the United Methodist Church
Améliorer votre processus de gestion des archives de l’église
Vous savez déjà qu’un solide programme de gestion des archives est essentiel à la réussite de votre église. Même si votre stratégie actuelle vous convient, certains aspects pourraient probablement être optimisés.
Commencez par vérifier et analyser les archives actuelles. Cela peut impliquer de combler certaines lacunes s’il manque des informations importantes, par exemple des procès-verbaux de réunions ou des statuts officiels qui n’auraient pas encore été documentés.
C’est par la sagesse qu’une maison se construit, par l’intelligence qu’elle s’affermit ; par la connaissance, ses pièces se remplissent de biens précieux et agréables.
Proverbes 24:3-4
Voici quelques questions à vous poser pour améliorer votre gestion des archives :
- Utilisez-vous un centre d’archivage ou conservez-vous les documents sur place ?
- À quel point vos archives sont-elles exactes et à jour ?
- Archivez-vous ou détruisez-vous vos documents inactifs ?
- Utilisez-vous un logiciel de gestion de paroisse ou d’archivage ?
Un point déterminant dans vos réponses sera de savoir si vous possédez des copies papier ou numériques de vos archives. Il me semble que dédier de l’espace de stockage à des piles de documents papier n’est pas obligatoire. Bien sûr, la conservation numérique est à privilégier, notamment parce que les fichiers numériques ont bien plus de chance de survivre à un sinistre. En outre, il est bien plus rapide de rechercher dans des fichiers numériques que dans des documents papier, et il est aussi plus facile de les transmettre par voie électronique !
Les archives numériques peuvent être stockées sur le disque dur d’un ordinateur, un serveur réseau local ou dans le cloud.
Le choix de la meilleure solution de stockage pour votre église dépendra de vos besoins et préférences. Contactez des entreprises spécialisées dans la numérisation et l’archivage documentaire afin de déterminer la meilleure façon d’indexer vos dossiers pour la recherche et la récupération.
Pensez également à la sécurité des archives : la perte de données peut être dévastatrice pour une église ou toute organisation. Je vous recommande de consulter les conseillers juridiques de votre église pour obtenir des conseils sur la création d’un programme de conservation des documents conforme aux exigences légales locales.
Pensez aux logiciels de gestion d’église
Un logiciel de gestion d’église peut jouer un rôle crucial dans la gestion de tous types de documents, y compris les dossiers financiers, les fiches de membres de la congrégation et d’autres comme ceux décrits plus haut. Voici quelques éléments à considérer lors du choix d’un logiciel de gestion pour votre église :
- Interface utilisateur (UI) : Les églises comptent généralement de nombreux membres, et vous gérez beaucoup d’informations provenant de chacun. Vous aurez besoin d’une interface claire et facile à utiliser. Si l’interface est trop compliquée ou difficile à prendre en main, cela ajoutera perte de temps et frustration dans votre quotidien. Il est donc important qu’elle dispose également d’une application mobile. Vous voulez qu'elle soit facilement accessible.
- Sécurité : Votre congrégation fait confiance à l’église pour la gestion de données sensibles, comme les numéros de téléphone, les courriels ou les numéros de carte de crédit utilisés pour les dons en ligne. Le logiciel doit donc absolument garantir la sécurité de ces informations.
- Rapport qualité/prix : Les fonctionnalités proposées justifient-elles le prix ? L’éditeur propose-t-il une période d’essai gratuite ? Pouvoir bénéficier d’un essai gratuit est indispensable pour s’assurer que le logiciel convient à votre église. Vous ne voulez pas vous engager dans un contrat ou un paiement et ensuite découvrir que le logiciel est trop compliqué ou ne correspond pas aux besoins de votre paroisse.
La gestion des archives d’église est essentielle à la réussite de votre communauté. Choisir le bon logiciel est donc primordial ! Prenez le temps de mener des recherches afin de prendre la meilleure décision pour votre église. Nous avons d’ailleurs fait le travail de comparaison pour vous aider à choisir le logiciel de gestion d’église parfait pour vous.
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