Le guide complet du pasteur pour la gestion des registres d’église
Des dossiers désorganisés mènent rapidement au chaos ministériel. (Si une bonne gestion des archives d’église vous semble suuuuper ennuyeuse, réfléchissez à quel point il serait excitant de perdre votre statut d’organisme de bienfaisance… mieux vaut éviter ça, n’est-ce pas ?)
Diriger une église ne se limite pas aux cultes dominicaux et aux programmes. Cela exige aussi une gestion rigoureuse des archives. Même si tenir les dossiers vous semble fastidieux, c’est le fondement d’une église bien organisée. Heureusement, mon équipe et moi avons recherché, évalué et classé les meilleurs logiciels de gestion d’église pour vous simplifier la tâche. Et si le budget de votre église est vraiment limité, nous avons aussi nos recommandations concernant les meilleurs logiciels gratuits de gestion d’église.
La gestion des dossiers d’église est essentielle car elle garantit la transparence, la conformité légale et une gestion efficace. (La durée de conservation de vos dossiers financiers dépend des directives de l’IRS). Mais : ces rapports financiers d’église vous permettent de suivre les dons, de surveiller l’assistance, de maintenir une bonne santé financière et de perfectionner votre logiciel de comptabilité d’église.
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N’oubliez pas : votre église a une responsabilité envers sa mission ainsi qu’un devoir de rendre des comptes à ses membres et au gouvernement. Même si cela peut être difficile, consacrer du temps et des ressources à la gestion des archives ne devrait jamais être négociable.
Sois attentif à l’état de tes troupeaux, donne tes soins à tes cheptels.
Proverbes 27:23
Quel degré de gestion des dossiers d'église est nécessaire ?
Quels types de dossiers votre église doit-elle conserver ? Des documents détaillés vous aident à suivre les indicateurs clés de votre église comme l’assistance des fidèles, l’historique des dons en ligne et les finances. Certains dossiers doivent être conservés plus longtemps que d’autres, donc il est essentiel de vérifier la législation applicable dans votre pays, état ou province sur la durée de rétention des documents.
Votre église doit conserver toute documentation concernant son fonctionnement :
- Finances
- Présence des membres
- Dons en personne et dons en ligne
- Listes du personnel et des bénévoles
- Documents juridiques
- Documents historiques
Combien de temps une église doit-elle conserver ses documents ?
Différents documents ont des durées de conservation différentes. C’est pourquoi votre programme de gestion des archives doit inclure un calendrier de conservation. Cela vous aide à suivre la santé globale de votre église — et à rester en conformité avec la loi.
Les lois fédérales, nationales ou provinciales détermineront la durée de conservation des archives d’église. Certains documents financiers, comme les déclarations fiscales et les rapports de paie, doivent être conservés plusieurs années au minimum.
Pour les églises américaines, l’IRS a conçu un guide de conformité pour les organisations 501(c)(3). En général, les recommandations de l’IRS sont les suivantes :
Documents à conserver de façon permanente
- Documents de la société, y compris les statuts et règlements internes.
- Procès-verbaux des réunions, avec tous les rapports associés.
- Rapports d’audit.
- États financiers annuels.
- Déclarations fiscales soumises.
- Dépôts ou déclarations annuels de la société.
- Documents relatifs à l’exonération fiscale et correspondance.
- Documents de propriété (élément de la stratégie de gestion des biens de l’église)
Documents conservés pendant 10 ans
- Polices d'assurance.
Documents conservés pendant 7 ans
- Relevés bancaires, chèques annulés, et rapprochements bancaires.
- Feuilles de calcul et pièces justificatives pour les déclarations de revenus.
- Formulaires IRS.
- Dossiers relatifs aux impôts sur la paie, y compris les registres de paie, les formulaires W-4 et les retenues sur salaire.
- Rapports de dépenses des employés.
- Dossiers du personnel après la fin du contrat de travail.
- Contrats et la correspondance associée.
- Dossiers d'investissement.
- Dossiers et feuilles de calcul d’audit annuels.
- Lettres d'assurance et toute correspondance afférente.
- Dossiers de dons individuels.
- Dossiers des comptes fournisseurs.
- Factures d'impôt, reçus, et relevés.
Documents conservés pendant 2 ans
- Cartes et feuilles de pointage.
- Enveloppes individuelles pour les offrandes.
Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC) :
- Copies de reçus officiels de dons (sauf ceux pour dons de 10 ans) : Doivent être conservées au moins deux ans après la fin de l’année au cours de laquelle le don a été fait.
- Registres des dons de 10 ans : Doivent être conservés tant que l'église est enregistrée et au moins 2 ans après sa fermeture.
- Procès-verbaux des réunions des administrateurs/fiduciaires/dirigeants : Ceux-ci doivent être conservés tant que l’église est enregistrée et au moins 2 ans après sa fermeture.
- Procès-verbaux des réunions des membres : Ils doivent être conservés tant que l’église est enregistrée et au moins deux ans après sa fermeture.
- Actes constitutifs et règlements : Ceux-ci doivent être conservés tant que l’église est enregistrée et pendant 2 ans après sa fermeture.
- Grands livres ou autres registres contenant le résumé des transactions et des comptes associés : Doivent être conservés pendant 6 ans après la dernière année d’imposition pendant que l’église est enregistrée, et 2 ans après sa fermeture,
- États financiers, pièces justificatives et copies des déclarations annuelles d’information : Doivent être conservés pendant 6 ans après la dernière année d’imposition, ou si l’église est fermée, pendant 2 ans après la révocation.
Documents à conserver en permanence
- Documents corporatifs, y compris les statuts constitutifs et les règlements administratifs
- Procès-verbaux des réunions, incluant tous les rapports connexes.
- Rapports de vérification
- États financiers annuels
- Déclarations de revenus soumises
- Déclarations ou dépôts annuels de la société
- Documents et correspondances relatifs à l'exonération fiscale
- Documents relatifs aux biens immobiliers
Documents à conserver pendant 10 ans
- Polices d'assurance
Documents à conserver pendant sept ans
- Relevés bancaires, chèques annulés et rapprochements bancaires
- Feuilles de calcul et pièces justificatives des déclarations de revenus
- Formulaires IRS
- Documents relatifs aux impôts sur les salaires, y compris les registres de paie, les formulaires W-4 et les retenues sur les salaires
- Notes de frais des employés
- Dossiers du personnel après la fin d'emploi
- Contrats et correspondances associées
- Dossiers d'investissement
- Dossiers et feuilles de travail des audits annuels
- Lettres d'assurance et toute correspondance afférente
- Dossiers de dons individuels
- Documents relatifs aux comptes fournisseurs
- Factures, reçus et relevés de taxes
Documents à conserver pendant deux ans
- Cartes de pointage et feuilles de temps
- Enveloppes d'offrandes individuelles
Conservez des copies numériques de vos documents dans des services de stockage en nuage tels que Google Drive ou Dropbox. Cela garantit la sauvegarde de vos documents et leur accessibilité depuis n'importe où. De plus, le stockage en nuage inclut souvent un contrôle automatique des versions, ce qui permet de revenir facilement à une version antérieure d'un document si nécessaire.
Comment bien gérer les documents d'une église
La gestion documentaire exige une attention particulière aux détails ainsi qu'une affinité avec les chiffres. Il vous faudra donc désigner la bonne personne pour superviser la gestion des archives. Le conseil d'administration de votre église devrait nommer une personne responsable du programme de gestion documentaire.
Et comme la gestion documentaire est essentielle, il est généralement préférable que le responsable soit un membre à temps plein du personnel ou du clergé, plutôt qu'un bénévole issu de la congrégation.
Mais que tout se fasse avec bienséance et dans l'ordre.
1 Corinthiens 14:40
Élaborer une politique de gestion des documents
Une politique de conservation des archives définit la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés, ainsi que les lignes directrices et les processus pour la destruction des documents au bon moment. Cela garantit que toute personne en charge des documents de l'église comprend bien les procédures et ce qu'il faut conserver. Je recommande également d'utiliser votre logiciel de dons d'église pour générer des documents réguliers et pertinents !
Identifier les documents de l'église à gérer
Vous devrez déterminer quels documents sont essentiels à conserver selon la législation de votre État ou pays. Utilisez les recommandations ci-dessus comme point de départ.
Mettre en œuvre un calendrier de conservation
Vous devrez déterminer ce qui fonctionne pour votre église en fonction des lois locales. Beaucoup dépendra également du fait que vous conserviez des dossiers physiques ou numériques, ainsi que de la manière dont vous examinerez et auditerez régulièrement vos statistiques et archives. De nombreuses églises constatent que des logiciels spécialisés de gestion d’événements facilitent la gestion des archives pour les activités de l’église. Désignez une personne responsable de la mise en œuvre de ce système, et assurez-vous que tous les membres du personnel comprennent et respectent les procédures de classement définies. Une salle d’archives centrale pour les documents physiques peut être une bonne idée.
Établir des politiques de conservation et de destruction
Quelle que soit la décision prise, assurez-vous que votre politique est soigneusement rédigée par écrit. Il serait également judicieux de la faire examiner par un conseiller juridique et de la faire approuver par votre conseil d’administration. Cela démontre qu’il s’agit d’une décision organisationnelle réfléchie, et non d’une initiative personnelle.
Voici quelques exemples de politiques de conservation et de destruction des documents d’église que vous pouvez utiliser comme point de départ.
- Exemple de politique de conservation des archives : The Evangelical Council for Financial Accountability
- Exemples de guides de conservation issus d’églises locales : The North Texas Conference of the United Methodist Church
Améliorer votre processus de gestion des archives d’église
Vous savez déjà qu’un solide programme de gestion des archives est essentiel au succès de votre église. Même si vous êtes satisfait de votre stratégie actuelle, certains aspects peuvent être optimisés.
Commencez par auditer et examiner vos archives existantes. Cela peut inclure la complétion d’informations manquantes, comme les procès-verbaux oubliés ou les statuts officiels qui restent à documenter.
C’est par la sagesse qu’une maison se construit, et par l’intelligence qu’elle s’affermit ; grâce à la connaissance, ses chambres se remplissent de biens précieux et agréables.
Proverbes 24:3-4
Voici quelques questions à vous poser pour améliorer la gestion de vos archives :
- Utilisez-vous un centre d’archives ou conservez-vous vos dossiers sur place ?
- Vos archives sont-elles exactes et à jour ?
- Archivez-vous ou détruisez-vous vos documents inactifs ?
- Utilisez-vous un logiciel de gestion d’église ou de gestion d’archives ?
Un élément clé pour répondre à ces questions est de savoir si vos archives sont conservées sous forme papier ou numérique. À mon sens, dédier de l’espace à des piles de papiers et de dossiers est facultatif. Bien sûr, la méthode privilégiée pour stocker les archives demeure la dématérialisation, principalement parce que les fichiers numériques ont bien plus de chances de survivre à un sinistre. De plus, il est bien plus rapide de rechercher dans des fichiers numériques que dans des papiers, et il est plus facile de les envoyer par voie électronique !
Les archives numériques peuvent être stockées sur le disque dur d’un ordinateur, sur un serveur local ou dans le cloud.
Le choix de la solution de stockage la plus adaptée à votre église dépendra de vos besoins ou de vos préférences. Adressez-vous à des entreprises spécialisées dans la numérisation et le stockage documentaire, et discutez du meilleur moyen d’indexer et de retrouver vos archives.
Pensez également à la sécurité de vos archives — la perte de données peut être catastrophique pour une église comme pour toute entreprise. Je vous conseille de consulter les experts juridiques de votre église afin de concevoir un programme de conservation des archives conforme à la législation locale applicable.
Envisager un logiciel de gestion d’église
Un logiciel de gestion d’église peut jouer un rôle central pour orchestrer la gestion de tous types de dossiers, y compris les dossiers financiers, ceux concernant les membres de la congrégation, et d’autres documents évoqués ci-dessus. Voici quelques points à considérer lors du choix d’un logiciel de gestion pour votre église :
- Interface utilisateur (UI) : Les églises comptent généralement de nombreux membres et vous traitez beaucoup d'informations pour chacun. Il vous faut une interface qui soit claire et facile à utiliser. Une interface trop compliquée ou difficile à manipuler ajoutera du temps perdu et de la frustration dans votre journée. C'est pourquoi je pense qu'il est important qu'il existe également une application mobile. Vous devez pouvoir y accéder facilement.
- Sécurité : Les membres de votre assemblée font confiance à l'église en lui transmettant des informations importantes, telles que les numéros de téléphone, adresses e-mail et numéros de carte bancaire pour les dons en ligne. Le logiciel doit donc être sécurisé.
- Rapport qualité/prix : Le logiciel propose-t-il des fonctionnalités qui justifient son tarif ? Proposent-ils un essai gratuit ? Avoir un essai gratuit est indispensable. Vous voulez vous assurer que le logiciel convient à votre église. Vous ne voulez pas vous engager dans un contrat ou procéder à un paiement pour ensuite découvrir que le logiciel est trop compliqué ou inadapté aux besoins de votre paroisse.
La gestion des dossiers de l'église est cruciale pour le succès de votre paroisse. Choisir le bon logiciel est vital ! Prenez le temps de bien faire vos recherches afin de prendre la meilleure décision pour votre église. Nous avons déjà fait une partie du travail pour vous aider à choisir le logiciel de gestion d'église "parfait".
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