Kirkon viestinnän parhaat käytännöt & mitä tulee välttää
Työskennellessäni kirkoissa olen huomannut useita kirkon viestinnän parhaita käytäntöjä, joiden avulla olen välttynyt monenlaisilta väärinkäsityksiltä ja ongelmilta (osa niistä on opittu kantapään kautta!).
Tässä yksi esimerkki:
Kirkkosi 10-vuotisjuhlan painetut esitteet on juuri toimitettu. Kun tarkistat ne, vatsasi alkaa kääntyä ympäri. Miksi? Olet jotenkin unohtanut merkitä tapahtuman päivämäärän esitteeseen. Eikä siinä vielä kaikki: huomaat myös kirjoitusvirheen. Mikä kallis virhe! Esitteet on suunniteltava ja painettava uudelleen – kaikki 5 000 kappaletta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Valitettavasti painoyhtiö ei ole syyllinen. He lähettivät sinulle luonnoksen, ja annoit lopullisen hyväksyntäsi ennen painatusta. Tämä olisi kuitenkin voitu välttää asianmukaisella viestintäprosessilla ja -strategialla.
Tässä artikkelissa jaetut parhaat käytännöt auttavat varmistamaan, että kohdeyleisö saa viestisi selkeästi ja mahdollisimman vähäisin häiriöin tai kokonaan ilman niitä. Tämä puolestaan parantaa kirkkosi tapahtumahallintatiimin järjestämien tapahtumien osallistujamääriä, lisää selkeyttä tehtäväsi ja arvojesi suhteen sekä auttaa varmistamaan, että seurakuntasi ja henkilökuntasi ovat selvillä kaikesta, mitä kirkossasi tapahtuu.
Perustan näkemykseni yli 20 vuoden kokemukseeni kirkon johtajana ja hallinnollisissa tehtävissä. Esittelen oppimani parhaat käytännöt ja käsittelen myös useita kirkon viestinnän yleisimpiä ongelmia.
Tässä artikkelissa käsittelen seuraavia aiheita:
6 kirkon viestinnän parasta käytäntöä
Tässä ovat parhaat käytäntöni sen varmistamiseksi, että kirkkosi sisäinen viestintä auttaa levittämään sanomaasi ja toteuttamaan tehtävääsi sen sijaan, että se vaikeuttaisi niitä. Kannattaa myös pohtia, miten voit hyödyntää tekoälyä kirkon viestinnässä näiden parhaiden käytäntöjen rinnalla.
1. Liiallinen viestintä on parempi kuin liian vähäinen viestintä
Tärkeän ilmoituksen kertominen kerran ei yleensä riitä. Nykyään huomiostamme kilpailee niin moni asia, etteivät seurakunta tai muu kohdeyleisö välttämättä muista ilmoitusta jumalanpalveluksen päätyttyä tai poistuttuaan kirkon tiloista. Siksi muistutukset ovat välttämättömiä. Sisällytä muistutukset viikoittaisiin jumalanpalveluksiin, pidä tiedot kirkon verkkosivustolla ja lisää ne viikoittaisiin tiedotteisiin. Jos omasi tuntuu hieman vanhentuneelta, löydät runsaasti ideoita kirkon tiedotteen uudistamiseen... sekä suuren määrän upeita esimerkkejä kirkon tiedotteista inspiraatioksi.
2. Käytä erilaisia kirkon viestintäohjelmistoja
Kirkon viestintäohjelmisto on laaja käsite, joka voi sisältää kaikenlaiset ohjelmistot tai työkalut, jotka auttavat sinua viestimään seurakuntasi kanssa tai hoitamaan sisäistä viestintää henkilökuntasi kanssa.
Sähköposti
Mailchimp, Flodesk ja Constant Contact ovat vain muutamia monista verkossa toimivista sähköpostimarkkinoinnin automaatioalustoista, joiden avulla voit hallita kirkkosi viestintää ja lähettää yhden viestin sadoille tai jopa tuhansille postituslistasi jäsenille. Nämä alustat (samoin kuin kirkon yhteystietojen hallintaohjelmistot) edellyttävät yleensä pientä kuukausimaksua, vaikka joissakin tapauksissa ne voivat olla ilmaisia seurakuntasi koosta riippuen.
Näillä alustoilla voit myös luokitella sähköpostilistoja. Yksi sähköpostiluokka voi esimerkiksi olla osastojen johtajille, toinen yleiselle seurakunnalle tai vain uusille seurakunnan jäsenille ja niin edelleen. Tämä on erittäin kätevä ominaisuus, jonka avulla voit lähettää tietyt viestit vain niille ihmisille, joiden tarvitsee vastaanottaa ne.
Lue lisää kirkon sähköpostimarkkinoinnista täältä.
Tekstiviestien massalähetys
Tällainen ohjelmisto sopii erinomaisesti tapahtumia koskevien tekstiviestimuistutusten lähettämiseen seurakunnallesi. Flocknote, EZ Texting ja ChurchCast ovat vain muutamia massaviestintäalustoja, joiden avulla voit lähettää tekstiviestin koko seurakunnallesi kerralla.
Muista pitää viestit lyhyinä ja ytimekkäinä. Kukaan ei pidä pitkien tekstiviestien lukemisesta.
Sosiaalinen media
Tässä vaiheessa kirkkosi pitäisi jo käyttää sosiaalista mediaa, olipa kyseessä Facebook, Instagram tai Twitter. Yleensä nämä sivut ovat julkisia (eli kuka tahansa voi nähdä ne, ellet muuta asetuksiasi niin, että tämä estetään), joten muista, että sekä kohdeyleisö että kuka tahansa muu profiilisi löytävä voi lukea sinne julkaisemasi tiedot. Kaikkia viestejä ei pidä julkaista täällä, ellei kohdeyleisönäsi ole suuri yleisö.
Jos seurakuntasi esimerkiksi järjestää verenluovutustilaisuuden tai suurelle yleisölle avoimet yritysmessut, haluat julkaista tällaisia viestejä sosiaalisen median sivuillasi. Tulevaa vahtimestarien kokousta koskevaa muistutusta ei kuitenkaan pidä julkaista julkisella alustalla.
Ryhmäkeskustelusovellukset
WhatsApp (joka toimii yleensä paremmin pienemmissä seurakunnissa) on suosittu ja luotettava sovellus. Voit luoda tärkeille seurakunnan viesteille ja ilmoituksille oman WhatsApp-ryhmäkeskustelun ja käyttää sitä viestien toistamiseen tai tulevista tapahtumista muistuttamiseen.
Sinun on ehkä asetettava rajat ja kerrottava käyttäjille, että sivu on tarkoitettu ainoastaan seurakunnan tiedotukseen. Et halua viestien tai muistutusten hukkuvan lukuisten muiden asiaan liittymättömien julkaisujen ja meemien joukkoon.
Lähetä muistutuksia osastojen johtajien kautta
Jokaisella seurakunnan osaston tai yksikön johtajalla on oma luotettu ja toimivaksi todettu tapansa viestiä osastonsa jäsenille. Voit pyytää heitä muistuttamaan osastonsa jäseniä tulevasta seurakunnan tapahtumasta, johon heidän tulee osallistua.
Voit esimerkiksi pyytää kuoronjohtajaa muistuttamaan osastonsa jäseniä tulevasta työntekijöiden koulutusseminaarista. Korosta erityisiä tietoja, jotka haluat välitettävän osaston jäsenille.
3. Korosta viestejä jumalanpalvelusten aikana
Juuri ennen varsinaista saarnaa tai sen jälkeen on hyvä tilaisuus välittää yleisiä ilmoituksia, tietoja tulevista tapahtumista ja muita asioita, joista koko seurakunnan tulisi olla tietoinen.
Vältä kuitenkin ilmoitusten ylikuormittamista: suunnittele etukäteen, jotta seurakuntasi viikoittaiset ilmoitukset ajoitetaan asianmukaisesti. Liian monet ilmoitukset yhdessä jumalanpalveluksessa johtavat siihen, että ihmiset unohtavat tai jättävät kuulematta tietoja.
Varmista, että jumalanpalveluksen ilmoitusten esittäjä saa ilmoitukset hyvissä ajoin. Näin hänellä on riittävästi aikaa tutustua niihin ja valmistautua. Ilmoitusten lähettäminen jumalanpalvelusta edeltävänä iltana kello 8:n tilaisuutta varten on huono viestintäkäytäntö.
4. Mainosta tapahtumia oikea-aikaisesti
Tämä on olennaista. Jos alat puhua tulevasta tapahtumasta liian aikaisin, tapahtuman merkitys saattaa lähestyvän päivän myötä laimentua, koska kohdeyleisösi on kuullut siitä jo aivan liian monta kertaa.
Suurten seurakunnan tapahtumien laajamittaiseen mainostamiseen on monia tapoja: esitteet, julisteet, banderollit tai digitaaliset mainokset. Varmista, että käytät kaikissa julkaisuissa yhtenäistä värimaailmaa. Tämä helpottaa tunnistamista ja vahvistaa brändiä. Päätä värimaailma ja käytä samoja värejä johdonmukaisesti julisteiden, esitteiden ja banderollien luomisessa – olivatpa ne digitaalisia tai painettuja.
5. Tarkista työsi vielä kerran
Johdannossa esittämäni tilanne on itse asiassa tositarina. Kun toimin suuren kansainvälisen seurakuntajärjestön ylläpitäjänä, opin tämän asian kantapään kautta. Erään erittäin kiireisen työviikon päätteeksi hyväksyin vahingossa suuren tapahtuman julisteiden ja esitteiden painamisen. Harmillista kyllä, niissä oli suuri kirjoitusvirhe – ja minä en huomannut sitä.
Tuo tuskallinen ja kallis kokemus sai minut kehittämään lähes erehtymättömän järjestelmän, jota käytän ennen kuin hyväksyn laajalle levitettäväksi tarkoitetut tiedot. Laadin seurakunnan viestintäsuunnitelman mallin tämän prosessin sujuvoittamiseksi.
Laadin tarkistuslistan, joka sisälsi luettelon perustiedoista, jotka lisätään kaikkiin kyseisessä seurakunnassa käytettäviin joukkomainonnan muotoihin. Tarkistuslista sisälsi seuraavat kohdat:
- Tapahtuman päivämäärä
- Tapahtuman ajankohta
- Tapahtumapaikka
- Seurakunnan verkkosivuston osoite
- Seurakunnan puhelinnumero
- Tapahtuman nimi
Kun tämä tarkistuslista oli käden ulottuvilla, pystyin tarkistamaan tiedot ennen painatuksen tai digitaalisen jakelun hyväksymistä.
Järjestelmäni toinen vaihe käsitti vähintään kahden muun luotettavan henkilön (tapahtuman suunnitteluryhmän jäsenten) pyytämisen avuksi tarkistamaan, etten ollut jättänyt pois tärkeitä tietoja.
Totuus on, että olemme ihmisiä ja alttiita inhimillisille virheille. Hyvä järjestelmä vähentää merkittävästi kalliita inhimillisiä virheitä tai poistaa ne kokonaan.
6. Kiinnitä erityistä huomiota kaiken mainosmateriaalin suunnitteluun
Oletetaan, että järjestät ilmaisen kouluunpaluun jakotapahtuman. Haluat varmistaa, että tapahtuman tarkoitus käy heti ilmi kaikista esitteistä tai mainoksista. Tämä voi tarkoittaa lihavoitua otsikkoa sekä kuvia repuista ja koulutarvikkeista. Pastorin kuva ei saisi olla esitteen näkyvin kuva.
Viestin kannalta epäolennaiset, kiireisen näköiset mallit vievät huomiota aiottujen viestien tärkeydeltä. Tarpeettomat kukkakuviot ja grafiikat vain vaikeuttavat välitettävän viestin lukemista. Kohdeyleisön ei pitäisi joutua raivaamaan tietään tarpeettomien kuvioiden läpi päästäkseen varsinaiseen viestiin.
Varmista myös, että selität selkeästi kaikki erityisohjeet, joita tapahtuman osallistujat tarvitsevat. Oletetaan esimerkiksi, että seurakuntasi järjestää lelukeräyksen. Haluat varmistaa, että seuraavat asiat ovat selkeitä:
- Millaisia leluja tarvitaan tai pyydetään.
- Lelujen keräyksen määräaika.
- Minne lahjoittajien tulee laittaa lelut. Lelut tulee esimerkiksi sijoittaa pääsisäänkäynnin luona aulassa oleviin keräysastioihin.
- Otetaanko lelujen sijaan vastaan rahalahjoituksia niiltä, jotka eivät aikarajoitusten vuoksi pysty ostamaan leluja (hyödynnä seurakunnan lahjoitusohjelmistoa tässä.)Miten lahjoitus tulisi tehdä? Jos lahjoitetaan verkossa, pitäisikö lahjoituksen yhteydessä kirjoittaa “lelukeräys”? (PS: opi kirjoittamaan asianmukainen kiitoskirje seurakunnalle tehdystä lahjoituksesta täällä.)
- Pitäisikö lahjoituskuoreen kirjoittaa “lelukeräys”.
Kaikki nämä ohjeet ja muut asiaan liittyvät seikat on selvennettävä ja ilmaistava yksityiskohtaisesti, jotta keräyksen onnistumisen mahdollisuudet paranevat.
Yleiset seurakunnan viestinnän ongelmat
Seuraa viestintääsi tarkasti varmistaaksesi, että vältät seuraavat asiat:
Viestin epäselvyys
Selkeys ja täsmällisyys ovat tärkeitä viestejä laadittaessa – ne auttavat varmistamaan, että viestisi ovat selkeitä, ymmärretään hyvin ja saavuttavat kohdeyleisön.
Seurakunnan viestintäsuunnitelman laatiminen tai viestintästrategia voi auttaa varmistamaan, että viestisi ovat selkeitä ja johdonmukaisia ja että seurakunnan viestintä on tehokasta.
Tässä esimerkki:
- Epäselvä viesti tai ilmoitus voisi yksinkertaisesti kuulua näin: vanhempi pastori tapaa seurakunnan johtajat ensi sunnuntaina jumalanpalveluksen jälkeen.
- Saman viestin selkeä ja täsmällinen versio voisi kuulua näin: vanhempi pastori tapaa vanhimmat ja apulaispastorit ensi sunnuntaina jumalanpalveluksen jälkeen keskustellakseen vuotuisen kesäpiknikin suunnitelmista.
Liian monta tapahtumaa
Jos aikataulutat liian monta peräkkäistä tapahtumaa, saatat uuvuttaa seurakuntasi, eikä seurakuntasi tapahtumien vähäisen osallistujamäärän pitäisi yllättää sinua. Seurakuntasi on yksinkertaisesti väsynyt ja tarvitsee aikaa palautuakseen viime viikon tapahtumasta, joka vaati kaikkien osallistumista ja kahden kuukauden suunnittelun.
Ajoitus
Sopivatko tapahtuman päivä ja kellonaika suurimmalle osalle kohdeyleisöstä? Harvat ihmiset saapuvat paikalle, jos järjestät kokouksen kello 18 ja suurin osa kokoukseen odotetuista pääsee töistä vasta kello 17.30 tai 18.
Tapahtuman jälkeisen kokouksen puuttuminen
Tapahtuman jälkeinen kokous voi auttaa sinua ja henkilökuntaasi arvioimaan, miten tapahtuma sujui, mitä olisi voitu tehdä paremmin ja mikä onnistui hyvin, jotta voitte kehittää tulevia tapahtumia.
Oletetaan, että suunnittelet uudelleen aiemmin järjestetyn tapahtuman, mutta edellinen tapahtuma ei vastannut odotuksia. Jos ette pidä tapahtuman jälkeistä kokousta, pyydä palautetta tai laadi kyselyä seuraavan tapahtuman kehittämisen tueksi, voit odottaa toisen tapahtuman tuottavan yhtä pettymyksen aiheuttavan tuloksen.
Toimeen, toteuttamaan ja menestymään
Kaiken edellä mainitun toteuttaminen auttaa paitsi parantamaan seurakuntasi viestintäkäytäntöjä myös lisäämään tapahtumiesi osallistujamääriä. Toivon, että näiden strategioiden avulla pystyt tunnistamaan myös muita seurakuntasi viestintäkäytäntöjen kehittämiskohteita.
Jos seurakuntasi viestinnän saaminen järjestykseen tuottaa vaikeuksia (tai jopa seurakuntasi yleinen hallinto ja johtaminen ovat haasteellisia), harkitse seurakunnan hallintaohjelmiston tai laajemman seurakuntaohjelmiston käyttöönottoa, jotta voit alkaa hoitaa asioita sujuvasti.
Ja jos huomaat tuntevasi itsesi eristäytyneeksi tai vailla inspiraatiota – saatat tarvita virkistystä. Harkitse ilmoittautumista seurakuntien mediakonferenssiin. Tämän vuoden suosituksemme ovat valmiina sinua varten.
Aiheeseen liittyvä lukeminen:
