Wie lange sollte eine Kirche Finanzunterlagen aufbewahren?
Dauerhaft aufbewahren: Antrag auf Anerkennung des steuerbefreiten Status, Anerkennungsschreiben über den steuerbefreiten Status, Unternehmensunterlagen und Satzung, Protokolle der Vorstandssitzungen, Grundstücksunterlagen
3 Jahre aufbewahren: Finanzberichte, Kontoauszüge, Schecks, Abstimmungen, eingelöste Schecks, Verbindlichkeiten und Forderungen, Belege für alle von der Kirche bezahlten Ausgaben
4 Jahre aufbewahren: Beschäftigungsunterlagen (Lohnsteuerunterlagen, erstattete Mitarbeiterausgaben, Arbeitszeitkarten)
Als Pastor, der es liebt, seine Gemeinde zu begleiten, zu lehren und mit ihr in Verbindung zu stehen, fällt es mir zugegebenermaßen schwer, mich für Richtlinien und Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen zu begeistern. Leider sind Finanzunterlagen ein notwendiger Bestandteil der Arbeit jeder Kirche. Wenn sie nicht ordnungsgemäß geführt werden, sind die Folgen erheblich:
- Ungenaue Aufzeichnungen können zu versäumten Zehnten, nicht erfassten Spenden und Fehlern bei der Budgetplanung führen, was die finanzielle Gesundheit Ihrer Kirche beeinträchtigt.
- Die unterlassene ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen kann zu Verstößen gegen Steuergesetze und Prüfungen führen und Ihre Kirche dem Risiko von Geldstrafen oder anderen Sanktionen aussetzen.
- Eine mangelhafte Aufbewahrung von Unterlagen kann zu fehlender Transparenz führen, wodurch Ihre Gemeindemitglieder das Vertrauen in die Kirchenleitung und Ihre Fähigkeit zu verantwortungsvollem Umgang mit Ressourcen verlieren.
Auch wenn Kontenbücher und Arbeitsblätter nicht Ihr Ding sind, halten Sie durch. Ich habe Empfehlungen und Schritte zusammengestellt, die das Warum und Wie der Aufbewahrung von Unterlagen verständlich machen. Zuallererst können effektive Softwarelösungen für Spenden in der Kirche die Führung von Finanzunterlagen vereinfachen (und Sie müssen kein Technikfreak sein, um sie nutzen zu können).
Allgemeine Empfehlungen
Alle Unterlagen der Kirche müssen verwaltet und aufbewahrt werden, um anhand der Belege nachzuweisen, dass die Kirche alle steuerlichen Vorschriften und Anforderungen für gemeinnützige Organisationen erfüllt. Im Falle einer Prüfung müssen Sie Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Jahres vorlegen können. Bewahren Sie Finanzunterlagen der Kirche so lange auf, wie die Verjährungsfrist für die eingereichte Steuererklärung läuft.
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Sie fragen sich vielleicht: Wie lange ist das? Nun, das hängt davon ab.
Richtlinien des IRS:
Wie lange Finanzunterlagen der Kirche aufbewahrt werden müssen, hängt von dem Ereignis oder Vorgang ab, den die Unterlage dokumentiert. Der IRS hat Richtlinien als Referenz veröffentlicht.
Einige Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, während andere bereits nach 3 Jahren vernichtet werden können. Bevor Sie diese älteren Unterlagen jedoch entsorgen, vergewissern Sie sich, dass Sie sie nicht aus anderen Gründen aufbewahren müssen, etwa für staatliche oder örtliche Steuern, Versicherungspolicen oder Gläubiger.
Welche Arten von Kirchenunterlagen sollten aufbewahrt werden?
Im Laufe eines Jahres, in dem die Richtlinien für eine gute Finanzverwaltung der Kirche befolgt werden, entstehen viele wichtige Unterlagen. Hier finden Sie eine Liste der Unterlagen, die aufbewahrt werden sollten, sowie Angaben dazu, wie lange sie aufzubewahren sind:
Dauerhaft aufbewahren:
- Antrag auf Anerkennung des steuerbefreiten Status
- Bescheid über die Anerkennung des steuerbefreiten Status
- Gesellschaftsunterlagen und Satzungen
- Protokolle der Vorstandssitzungen
- Unterlagen zu Eigentum
Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die die in Ihren Steuererklärungen angegebenen Einnahmen und Abzüge belegen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen entspricht der Dauer der Verjährungsfrist. Die Verjährungsfrist endet, wenn die Kirche die Steuererklärung nicht mehr ändern kann und der IRS keine zusätzlichen Steuern mehr festsetzen kann. Im Allgemeinen beträgt dieser Zeitraum 3 Jahre nach dem Fälligkeits- oder Abgabedatum der Steuererklärung (je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt).
Bewahren Sie Folgendes 3 Jahre lang auf:
- Finanzberichte
- Kontoauszüge
- Schecks, Kontoabstimmungen und entwertete Schecks
- Unterlagen zu Verbindlichkeiten und Forderungen
- Belege für alle von der Kirche bezahlten Ausgaben
Personalunterlagen müssen vier Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem das vierte Quartal des betreffenden Jahres gemeldet wurde. Dazu gehören:
- Lohnsteuerunterlagen
- Erstattete Mitarbeiterausgaben
- Arbeitszeitkarten
Digitale Aufzeichnungen im Vergleich zu physischen Aufzeichnungen:
Angesichts all der technologischen Fortschritte mag die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen als der richtige Weg erscheinen. Bevor du eine Entscheidung triffst, sieh dir diese Liste mit Vor- und Nachteilen an, damit du eine fundierte Entscheidung darüber treffen kannst, was für deine Kirche am besten ist.
| Physische Aufzeichnungen | |
| Vorteile: | Nachteile: |
| Digitale Aufzeichnungen | |
| Vorteile: | Nachteile: |
Praktische Schritte zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Die Aufbewahrung von Kirchenunterlagen kann mit einer Liste solider, praktischer Schritte, die dir als Orientierung dienen, weniger einschüchternd wirken. Befolge diese Schritte, und du wirst auf dem besten Weg sein, deine Aufzeichnungen wie ein Profi zu erstellen und zu pflegen.
1: Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen erstellen
Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen legt klare Vorgaben dazu fest, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollten, wie sie gespeichert werden sollten und wie lange. Zu diesen Aufzeichnungen gehören dauerhafte Unterlagen wie Satzungen, Gründungsurkunden und Protokolle von Vorstandssitzungen. Außerdem gibt es nicht dauerhafte Dokumente wie Beschäftigungsunterlagen und Informationen, die für Steuererklärungen eingereicht werden.
Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen sollte Anweisungen dazu enthalten, wie Aufzeichnungen ordnungsgemäß entsorgt werden, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Stelle sicher, dass die Richtlinie übersichtlich und einfach zu befolgen ist, damit du keinen Doktortitel in Bibliothekswissenschaften brauchst, nur um sie zu verstehen.
2: Sichere Aufbewahrung verwenden
Unabhängig davon, ob du von allem eine Papierkopie oder elektronische Aufzeichnungen aufbewahrst, musst du sicherstellen, dass die Dokumente an einem sicheren und gut organisierten Ort gespeichert werden. Viele der gespeicherten Informationen können sensible Daten enthalten.
Physische Akten sollten in einem verschlossenen Schrank oder Raum aufbewahrt werden, wobei nur einer begrenzten Anzahl von Personen Zugriff auf die Informationen gewährt wird.
Wenn deine Aufzeichnungen elektronisch sind, sollten sie passwortgeschützt oder auf einem privaten Laufwerk gespeichert werden, auf das nur die erforderlichen Personen zugreifen können.
In unserer Kirche (New Life Fellowship in Cambridge, Ontario) haben wir, wie sicher viele andere auch, eine Kombination aus physischen und elektronischen Aufzeichnungen, abhängig von der Art des Dokuments. Ob du das eine oder das andere oder beides verwendest, ist weder gut noch schlecht, solange deine Kirche über eine entsprechende Richtlinie verfügt (siehe oben).
3: Aufzeichnungen kategorisieren und beschriften
Es gibt nichts Frustrierenderes, als einen Lagerraum (oder ein Computerlaufwerk) zu betreten und ein Dokument vorzufinden, ohne Struktur oder Kategorien, die dir bei der Suche helfen. Es befindet sich immer am letzten Ort, an dem du suchst, nicht wahr?
Bei der Suche können Stunden verloren gehen, die hätten vermieden werden können, wenn die Aufzeichnungen ordnungsgemäß organisiert und beschriftet worden wären. Das ist nie wichtiger als dann, wenn du vom IRS geprüft wirst. Erspare dir einige Kopfschmerzen, indem du eine benutzerfreundliche und klar beschriftete Dateistruktur einrichtest. Du wirst mir später dankbar sein.
4: Aufzeichnungen regelmäßig aktualisieren
Aufzeichnungen stets aktuell zu halten, ist immer der richtige Weg. Wenn Kirchen wachsen und sich die Technologie weiterentwickelt, sind Veränderungen unvermeidlich. Es ist wahrscheinlich, dass die Mission und die Satzungen aus dem Jahr 1972 heute ziemlich veraltet und irrelevant wirken. Es ist wichtig, diese Informationen aktuell zu halten, damit deine Kirche in der Zeit und Kultur, in der wir heute leben, gedeihen kann.
Nicht nur das, sondern durch die Aktualisierung der Aufzeichnungen wird auch sichergestellt, dass Sie Aufzeichnungen entsorgen, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Dies hilft bei der Begrenzung des Speicherbedarfs und stellt sicher, dass die wichtigen Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, nicht unübersichtlich und schwer auffindbar sind.
5: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen
Machen Sie sich mit den lokalen Gesetzen sowie den bundesstaatlichen und föderalen Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Einreichung von Steuererklärungen vertraut. Holen Sie gegebenenfalls rechtlichen Rat ein. (Dies kann eine einschüchternde Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie wie ich nicht wegen Ihrer Leidenschaft und Ihres Interesses an Bibliotheks- und Informationswissenschaften in den pastoralen Dienst gegangen sind.)
Die richtigen Personen für Ihr Finanzkomitee der Gemeinde (oder Ihren Vorstand) zu finden, ist entscheidend für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Sicherstellung der Einhaltung aller Aufsichtsbehörden in Ihrer Region. Ich bin dem Vorstand meiner Gemeinde (New Life Fellowship) sehr dankbar. Ich weiß, dass ich ihnen die Einzelheiten der Gemeindefinanzen anvertrauen kann, und es entlastet mich (geistig und körperlich), diese Verantwortung in ihre Hände legen zu können.
6: Mitarbeitende und Freiwillige schulen
Nachdem Sie nun eine klare und umfassende Richtlinie für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erstellt haben, ist es an der Zeit, alle relevanten Mitarbeitenden und Freiwilligen der Gemeinde darin zu schulen, wie sie diese Vorgaben befolgen. Stellen Sie ihnen die Richtlinien leicht zugänglich zur Verfügung und kommunizieren Sie die darin beschriebenen Abläufe regelmäßig, damit sie wissen, wie und wann sie diese umsetzen müssen.
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Fazit
Zu wissen, wie lange Unterlagen (z. B. Zehntaufzeichnungen) aufbewahrt werden müssen, hängt von den Aufbewahrungsanforderungen für diese Unterlagen ab.
Die Antwort ist nicht immer eindeutig, aber wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, über viele Jahre hinweg zuverlässige und effiziente Kirchenunterlagen aufzubauen und zu pflegen.
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