Kirchenspende-Bestätigung: Leitfaden 2026 für Pastoren
Im Jahr 2023 spendeten Amerikaner mehr als 500 MILLIARDEN Dollar an wohltätige Organisationen.
Angesichts der Tatsache, dass für jede Spende über 250 $ eine Spendenbestätigung erforderlich ist, ist das eine MENGE Post. Für Pastoren oder Kirchenleiter, die für die Erstellung dieser Spendenbescheinigungen zu steuerlichen Zwecken verantwortlich sind, kann der Prozess zu einem verwirrenden Durcheinander werden:
- Welche Informationen müssen in diesen Briefen enthalten sein?
- Was ist, wenn sie Sachen statt Geld gespendet haben?
- Was ist, wenn sie im Gegenzug für ihre Spende einen Vorteil erhalten haben?
- Gibt es einen Mindestbetrag, ab dem ich einen Bestätigungsbrief schreiben muss?
Deshalb bin ich hier. Ich beantworte all diese Fragen und mehr in diesem Artikel. (Außerdem habe ich Ihnen ein Paket mit Muster-Kirchenspende-Bestätigungen für Steuerzwecke zusammengestellt, damit Sie direkt loslegen können.)
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Warum sind Spendenbestätigungen notwendig?
Eine Kirchen-Spendenbestätigung ist eine schriftliche Bestätigung Ihrer Kirche, die Sie Ihren Spendern aushändigen. Sie listet die über das Jahr getätigten Spenden auf. Ihre Spender benötigen diesen Brief, um ihre wohltätigen Beiträge als Abzug in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Ohne diesen Brief kann das Finanzamt (IRS) bei einer Prüfung die Geltendmachung der Kirchenspenden aberkennen.
Sie können Ihre Bestätigung wie einen Dankesbrief gestalten. Es ist die perfekte Gelegenheit, Ihren Spendern zu danken und so eine Kultur der Dankbarkeit zu fördern. Dies ist ein guter Moment, um sich bei Ihren Spendern zu melden und sie über neue spannende Aktivitäten und Möglichkeiten in der Gemeinde zu informieren. Jede Gelegenheit, mit Ihren Spendern zu kommunizieren, lenkt Aufmerksamkeit auf die Mission Ihrer Kirche und kann sogar zu zusätzlichen Spenden führen.
Gesetzliche Anforderungen an Spendenbestätigungen
Auch wenn es keine festgelegte Frist für das Versenden von Spendenbestätigungen gibt, verschicken Wohltätigkeitsorganisationen diese in der Regel bis zum 31. Januar des Jahres, das auf die Spende folgt.
Wenn ein Spender also im gesamten Jahr 2025 monatlich gespendet hat, würde das Bestätigungsschreiben für die Spende bis spätestens 31. Januar 2026 verschickt werden. Es ist wichtig, dies zügig zu erledigen, damit Ihre Spender die notwendigen Unterlagen haben, wenn sie ihre Steuerunterlagen bis zur Frist am 15. April zusammenstellen.
Sie sind verpflichtet, für jede einmalige Geldspende oder Sachspende von mehr als $250 eine Spendenbescheinigung auszustellen.
Liegt die Spende unter $250, besteht keine Verpflichtung, eine Bestätigungsbescheinigung zu versenden. Dennoch empfehle ich, unabhängig vom Betrag ein Schreiben an Ihre Spender zu senden. Es ist eine wunderbare Möglichkeit, Großzügigkeit wertzuschätzen.
Genau wie Jesus möchten wir das Herz hinter der Spende anerkennen, nicht die Höhe der Spende.
Lukas 21,1-4
Sie müssen nicht für jede erhaltene Spende eine Bestätigungsbescheinigung versenden. Es ist zulässig, erst zum Jahresende ein Schreiben auszustellen, das alle Spenden des Jahres bestätigt.
Dies ist wahrscheinlich nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Spender die effizienteste und hilfreichste Lösung. Es ist deutlich einfacher, eine Übersicht statt eine ganze Sammlung von einzelnen Schreiben aufzubewahren, vor allem für jemanden, der wöchentlich spendet.
Muster und Vorlagen für Kirchenspendenbescheinigungen
Sie haben verschiedene Optionen für Ihr Spendenbestätigungsschreiben – dies hängt in erster Linie von der Art der empfangenen Spende ab. In diesem Abschnitt werden alle Möglichkeiten sowie einige Musterbriefe vorgestellt.
Beispiel #1 – Spendenquittung (steuerlich absetzbare Spendenbescheinigung)
Der Hauptzweck dieses Schreibens ist es, eine einmalige Spende an die Kirche zu bestätigen. Mit diesem Schreiben stellt man sicher, dass der Spender bei der Steuererklärung über die richtigen Nachweise verfügt. Solche Briefe werden häufig am Ende einer großen Spendenaktion ausgestellt, bei der viele Einzelspenden für die Kirche eingegangen sind.
Beispiel #2 – Jährliche Spendenübersicht
Der Zweck dieses Schreibens ist, eine Zusammenfassung aller im vergangenen Jahr geleisteten Spenden des Spenders zur Verfügung zu stellen. Dies ist in Kirchengemeinden, in denen regelmäßig gespendet wird, wie z.B. regelmäßige Zehntengaben und Kollekten, gängige Praxis.
Auch diese Übersicht dient dem Spender als Nachweis für den Steuerabzug, den er in seiner Steuererklärung geltend macht. Üblicherweise wird diese Übersicht jedes Jahr im Januar für alle Spenden aus dem Vorjahr ausgegeben.
Beispiel #3 – Sachspendenbescheinigung
Manchmal erhalten Sie auch Sachspenden oder Dienstleistungen. Beispielsweise könnten Möbelstücke oder ein Fahrzeug gespendet werden. Oder jemand spendet seine Arbeitsleistung, zum Beispiel im Bereich Grafikdesign oder Gartenpflege. In diesem Fall können Sie eine Bescheinigung über die Spende ausstellen. Sie sind dann verpflichtet, das Spendedatum und die gespendeten Gegenstände aufzuführen, aber Sie weisen keinen Geldwert aus.
Beispiel #4 – Bescheinigung bei Gegenleistung (Quid Pro Quo)
Es kann vorkommen, dass Sie eine Spende als Gegenleistung für eine Ware oder Dienstleistung erhalten. In diesen Fällen können Sie eine Bestätigung über den Unterschied zwischen der Spende und dem erhaltenen Gegenwert ausstellen.
Ein Beispiel hierfür wären Spendenaktionen wie ein Spaghettiessen. Die Tickets hierfür kosten z.B. $60 pro Person, aber das Essen selbst hat einen geschätzten Wert von $20. Der Spendenanteil beträgt somit $40.
Ihr Schreiben sollte Folgendes beinhalten:
- Betrag der Spende
- Beschreibung der für den Spender bereitgestellten Ware oder Dienstleistung,
- Eine Schätzung des Marktwertes der erhaltenen Ware bzw. Dienstleistung
So gestalten Sie Ihre Spenderbriefe für die Kirche
Das IRS hat spezifische Vorschriften für Ihre Spenderbriefe. Jeder Brief muss die folgenden Informationen enthalten:
- Name der Kirche
- Name des Spenders und Kontaktinformationen
- Spendensumme
- Beschreibung (aber nicht der Wert) der Sachspende – Falls Sie eine Sachspende erhalten haben, müssen Sie diesen Gegenstand im Brief aufführen; das IRS erlaubt Ihnen jedoch nicht, den Wert des Gegenstands anzugeben.
- Auskunftserklärung – eine der folgenden
- Von der Organisation wurden im Austausch für die Spenden keine Güter oder Dienstleistungen zur Verfügung gestellt.
- Falls Güter oder Dienstleistungen im Austausch für die Spende bereitgestellt wurden, geben Sie eine Schätzung dieses Betrags an, auch wenn es sich nur um einen symbolischen Wert handelte.
- Geben Sie an, dass die Güter oder Dienstleistungen, falls überhaupt vorhanden, die von der Organisation für die Spenden bereitgestellt wurden, ausschließlich immateriellen religiösen Zwecken dienten.
Denken Sie daran: Spendenbescheinigungen sind nur ein kleiner Teil der Anforderungen, die für den Erhalt des steuerbefreiten Status Ihrer Kirche erfüllt werden müssen. Erfahren Sie, warum ein Kirchenfinanzbericht wichtig ist und wie diese Informationen Ihnen helfen, wenn Sie das Jahresbudget Ihrer Kirche erstellen.
Ihr kostenloses Paket: (Editierbare) Muster-Kirchenspende-Bescheinigung für Steuerzwecke
Ich habe einige Briefvorlagen erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Sie können diese gerne herunterladen und für Ihre eigenen Zwecke verwenden. HINWEIS: Vergewissern Sie sich, dass Sie alle finanziellen Details mit Ihrem Kirchenbuchhalter oder Finanzexperten abstimmen, bevor Sie Ihre Briefe versenden.
Möchten Sie noch tiefer einsteigen?
Sehen Sie sich diese Ressourcen an:
- Clergy Financial: So schreiben Sie ein Dankschreiben für Kirchenspender
- Kindful.com: Was ist eine Spendenbestätigungs-Bescheinigung?
- TurboTax Video: IRS-Regeln für wohltätige Spenden
Hinweis: Richtlinien für Kirchen in Kanada
Für Kirchen in Kanada sind die Anforderungen etwas anders. Die kanadische Steuerbehörde (CRA) empfiehlt, alle Quittungen vor dem 28. Februar des Folgejahres, in dem die Spende eingegangen ist, auszustellen. Laut CRA sollten Quittungen die folgenden Informationen enthalten:
- eine Erklärung, dass es sich um eine amtliche Quittung für Einkommenssteuerzwecke handelt
- der Name und die Adresse der Wohltätigkeitsorganisation sind bei der Canada Revenue Agency (CRA) hinterlegt
- eine eindeutige Seriennummer
- die von der CRA vergebene Registrierungsnummer
- der Ort, an dem die Quittung ausgestellt wurde (Stadt, Gemeinde, Kommune)
- das Datum oder Jahr, in dem die Spende eingegangen ist
- das Datum, an dem die Quittung ausgestellt wurde
- der vollständige Name, einschließlich des zweiten Vornamens, sowie die Adresse des Spenders
- der Betrag der Spende
- der Betrag und die Beschreibung eines von dem Spender erhaltenen Vorteils
- der anrechnungsfähige Betrag der Spende
- die Unterschrift einer von der Wohltätigkeitsorganisation zur Bestätigung von Spenden autorisierten Person
- der Name und die Webadresse der CRA
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