Fondsbuchhaltung für Kirchen: Ein vollständiger Leitfaden
Ist die Fondsbuchhaltung (für Kirchen) ein Finanzinstrument, das Sie übersehen?
Als Pastor sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Spenden und Gelder ordnungsgemäß zugewiesen und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Die Fondsbuchhaltung für Kirchen hilft dabei, dies sicherzustellen.
Spenden zu erhalten macht den größten Teil der Einnahmen einer Kirche aus, und mit dem Erhalt dieser Spenden gehen einige Richtlinien einher. Meistens fließen die Spenden in den laufenden Betrieb der Kirche. Es kommt jedoch vor, dass Menschen Geld für einen bestimmten Zweck geben, wie zum Beispiel für ein neues Klavier oder zur Unterstützung eines bestimmten Missionars.
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Als Kirchenleiter vertrauen Ihnen die Menschen, dass Sie ihre Spenden verantwortungsvoll verwalten. Hochwertige Kirchenbuchhaltungssoftware kann Ihnen zweifellos dabei helfen. Wenn Ihre Software das nicht kann ... ist das ein Warnsignal.
Denken Sie daran: Fondsbuchhaltung macht Spaß!
Joshua Gordon
(auch wenn ich mir nicht sicher bin, ob ich das wirklich gesagt haben will...)
Egal, ob Sie neu im Dienst sind oder ein erfahrener Veteran, es ist leicht zu erkennen, dass es beim Verwalten der Kirchenfinanzen nach den besten Praktiken für Kirchenfinanzen mehr gibt, als es auf den ersten Blick scheint. Erfahren Sie die Vorteile von
Was ist Fondsbuchhaltung für Kirchen?
Fondsbuchhaltung ist die Methode, mit der Kirchen Ressourcen nachverfolgen und berichten, die für bestimmte Zwecke vorgesehen sind. (ANMERKUNG: Die Fondsbuchhaltung ist verwandt, aber unterscheidet sich von einem Kontenrahmen der Kirche.)
Stellen Sie sich die Fondsbuchhaltung so vor, als würden Sie Ihre Spenden in verschiedene Eimer sortieren. Ein Eimer kann beispielsweise für allgemeine Ausgaben sein und ein anderer für das Sparen auf eine neue Kirchenorgel. Wenn Sie dann Ihre Stromrechnung bezahlen müssen, dürfen Sie nicht aus dem Orgel-Eimer Geld nehmen, sondern nur aus dem Eimer für den allgemeinen Fonds.
Die Fondsbuchhaltung stellt sicher, dass Kirchen zweckgebundene Spenden für ihren vorgesehenen Zweck verwenden, etwa für Missionen, neue Ausstattungen oder Sonderprojekte.
Die Verwaltung der Kirchenfinanzen ist komplex, und es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen den Finanzen einer Kirche und denen eines normalen Unternehmens. Anders als Unternehmen, die einen jährlichen Gewinn erzielen wollen, liegt das Ziel von Kirchen im Verbreiten des Evangeliums. Das IRS verlangt von gemeinnützigen Organisationen die Nutzung der Fondsbuchhaltung, aber sie hilft auch dabei, die Kirchenfinanzen organisiert zu halten, während die Mission erfüllt wird.
Arten von Fonds in der Kirchenbuchhaltung
In Ihrer Kirche können Sie verschiedene Arten von Spenden erhalten. Im Allgemeinen lassen sie sich jedoch in eine von drei Kategorien einteilen.
1) Nicht zweckgebundene Fonds
Nicht zweckgebundene Fonds sind Spenden, die ohne besondere Auflagen eingehen und nach Ermessen der Kirchengemeinde für deren Betrieb verwendet werden können. Es gibt keine Regeln für diese Spenden, daher kann die Gemeinde frei darüber verfügen. Diese Gelder werden meist für laufende Kosten wie Versorgungsleistungen, Löhne und Anschaffungen genutzt.
2) Dauerhaft zweckgebundene Fonds
Spender dürfen Auflagen an ihre Spenden knüpfen. Wenn sie dies tun, bedeutet das, dass die Kirche die Gelder nur für den beim Spenden angegebenen Zweck verwenden darf.
Beispielsweise dürfen Spenden für ein bestimmtes Projekt oder eine Missionsorganisation, die Ihre Kirche unterstützt, laut Gesetz ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden. In unserer Gemeinde führen wir jedes Jahr eine Spendenaktion rund um Thanksgiving durch. Wir wählen eine lokale Wohltätigkeitsorganisation als Fokus aus, etwa die Tafel oder das Schwangerschaftszentrum. Alle Spenden, die für diese Organisation bestimmt sind, müssen auch dorthin weitergeleitet werden.
3) Zeitlich begrenzt zweckgebundene Fonds
Zeitlich begrenzt zweckgebundene Fonds unterscheiden sich etwas von den dauerhaften. Sie können mit einer bestimmten Einschränkung eingehen, aber die Gelder werden aus den zweckgebundenen Fonds in nicht gebundene Fonds übertragen, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder eine bestimmte Frist abläuft. Beispielsweise werden Gelder zur Finanzierung von Beratungsangeboten für zwei Jahre gespendet, aber nach Ablauf der zwei Jahre sind verbleibende Mittel nicht länger für diesen Zweck gebunden.
Hier sind einige Beispiele für Einträge, die Sie im Buch der Gemeinde finden könnten.
- Allgemeiner Fonds: Dies ist das Hauptkonto, das die Kirche für alle alltäglichen Transaktionen nutzt. Hier sehen Sie Dinge wie Gehälter, Versorgungsleistungen, Miete und Kaffeezubehör für den Sonntagmorgen. Die meisten nicht zweckgebundenen Spenden werden diesem Fonds zugeordnet.
- Missionsfonds: Weisen Sie Mittel für bestimmte Missionen zu, die die Kirche unterstützt. Diese Spenden sind zweckgebunden. Beispiele sind kurzfristige Missionsreisen, Mittel für lokale Hilfsprogramme oder die Unterstützung von Missionaren im Ausland.
- Baufonds: Vielleicht sparen Sie für den Kauf eines Gebäudes oder es stehen größere Investitionen an (z. B. ein neues Dach). Spenden für das Gebäude können zweckgebunden sein. Legen Sie sie in einem separaten Fonds an. Wenn es an der Zeit ist, Baukosten zu zahlen, wird das Geld aus diesem Fonds entnommen.
- Stiftungsfonds: Diese langfristige Anlage ist so konzipiert, dass das Kapital erhalten bleibt und nur die Erträge verwendet werden. Kirchen nutzen dies zur Finanzierung laufender Bedürfnisse wie Gemeindearbeit oder Instandhaltung. So wird ein stetiges Einkommen generiert, während das Kapital für zukünftiges Wachstum erhalten bleibt. Spenden an diesen Fonds sind in der Regel zweckgebunden. Ihre Kirchenpolitik legt fest, ob die Erträge aus der Anlage zweckgebunden oder frei verwendbar sind.
- Jugendfonds: Genau! Dies sind Mittel, die speziell für Jugendgruppen bestimmt sind. Ein Jugendfonds der Kirche kann je nach Einrichtung zweckgebunden oder nicht zweckgebunden sein. Man weiß nie, welche Ausgaben hier auftauchen: ein Planschbecken, Unterrichtsmaterial für die Bibelstunde, riesige Mengen Chips und Limonade. Der Himmel ist die Grenze … oder etwa doch nicht?
Warum ist Fondsbuchhaltung vorteilhaft?
Um den Steuerbefreiungsstatus zu wahren, verlangt das Finanzamt (IRS) eine Fondsbuchhaltung, um klar aufzuzeigen, wie Mittel zum Wohle der Gemeinschaft verwendet werden. Zudem schafft sie Transparenz innerhalb der Kirche und sorgt für Rechenschaft. Spender möchten wissen, dass ihr Geld dem beabsichtigten Zweck entsprechend eingesetzt wird, im Einklang mit ihren Wünschen und der Mission der Kirche.
Ihre Kirche hat möglicherweise Geld für verschiedene Bereiche wie das Gebäude, Missionen oder allgemeine Ausgaben. Ohne ein System ist es schwierig zu wissen, wie viel für jedes vorhanden ist. Eine Fondsbuchhaltung macht es einfach, den Überblick zu behalten, damit Sie die Mittel nicht vermischen.
Die Umsetzung einer Fondsbuchhaltung in Ihrer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen eine klare und präzise Übersicht über die finanzielle Gesundheit der Kirche. Dies unterstützt Sie und Ihr Finanzkomitee dabei, Ausgaben zu tätigen und strategische Entscheidungen bezüglich der Ausrichtung der Gemeinde zu treffen.
Einrichtung eines Fondsbuchhaltungssystems für Ihre Kirche
Befolgen Sie diese einfachen Schritte beim Einrichten Ihres Fondsbuchhaltungssystems – das spart Ihnen viel Zeit und Ärger. Konsultieren Sie Ihr Finanzkomitee der Kirche oder einen Finanzfachmann, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung den bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften entspricht.
Schritt 1: Fonds-Kategorien definieren
Beginnen Sie damit, die Arten von Fonds zu bestimmen, die Sie einrichten müssen. Starten Sie mit dem Allgemeinen Fonds und erweitern Sie von dort. Welche Gemeindeteams gibt es? Wie werden sie finanziert? Stellen Sie sicher, dass Sie den Best Practices in der finanziellen Verwaltung folgen.
Schritt 2: Buchhaltungssoftware auswählen
Ihre Buchhaltungssoftware muss Fondsbuchhaltung unterstützen. Suchen Sie nach einer Budgetfunktion, die dies ebenfalls ermöglicht. Sie müssen einen jährlichen Haushalt genehmigen und einhalten. Es gibt viele Optionen, die speziell auf Non-Profit-Organisationen zugeschnitten sind. So wird es Ihrem Buchhalter leichter fallen, alle erforderlichen Abschlüsse für Ihr Finanzkomitee zu erstellen.
Schritt 3: Einen Kontenplan aufstellen
Stellen Sie Ihren Kontenplan so auf, dass alle Ihre genutzten Fonds enthalten sind. Entwickeln Sie ein Nummerierungssystem, das für Sie und Ihren Buchhalter gut funktioniert. Befolgen Sie Grundprinzipien der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen.
Profi-Tipp: Auswahl Ihrer Standards für die Kontonummerierung von Fonds:
Die Nummerierung Ihrer Konten könnte folgendermaßen aussehen:
1000er: Beginnen Sie mit Ihren Vermögenswerten. Das ist das, was die Kirche besitzt (z. B. Bankkonten, Kirchengebäude, A/V-Ausrüstung)
2000er: Danach nummerieren Sie Ihre Verbindlichkeiten. Das ist das, was die Kirche schuldet (z. B. Lohnverbindlichkeiten, Kreditkarten, Hypothekenkonto)
3000er: Verwenden Sie diese Zahlen für das Eigenkapital. Hier werden Sie die Fondskonten anlegen (z. B. Allgemeiner Fonds, Missionsfonds, Jugendfonds)
4000er – Zeichnen Sie hier alle Erlöse auf (das Geld, das Ihre Kirche einnimmt). Dazu gehören alle Spenden und andere Einnahmequellen (z. B. Spenden, Buchverkäufe, verkaufte Tickets für Kirchenveranstaltungen)
5000er – Hier gehören die Ausgaben hin. Erstellen Sie ein Konto für die verschiedenen Ausgaben, die Ihre Kirche hat (z. B. Büromaterial, Lohnkosten, Hypothekenzinsen)
Schritt 4: Richtlinien und Verfahren umsetzen
Entwickeln Sie klare Richtlinien für die Verwaltung jedes Fonds, einschließlich Vorgaben für Spenden, Ausgaben, Berichterstattung und Verantwortlichkeit. Sorgen Sie dafür, dass das gesamte Kirchenpersonal und die Leitung die Wichtigkeit dieser Vorgehensweisen verstehen.
Unsere bestbewerteten Tools für die Kirchenbuchhaltung
Diese Tools haben sich aus dutzenden von Softwareoptionen, die mein Team und ich bewertet haben, an die Spitze gesetzt:
Best Practices beim Verwalten von Kirchenfonds
Die Verwaltung der Kirchenmittel ist komplex, und vielleicht fühlen Sie sich angesichts der zahlreichen Begriffe und Anforderungen überfordert – schließlich haben Sie sich nicht für den kirchlichen Dienst entschieden, um Buchhaltungsgrundlagen zu meistern und allgemein anerkannten Buchhaltungsgrundsätzen (GAAP) zu folgen. Diese Best Practices helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Außerdem lohnt es sich zu überlegen, wie Sie KI im kirchlichen Finanzmanagement zusammen mit diesen Best Practices nutzen können.
Best Practice #1: Halten Sie es einfach ... im Ernst!
Überfrachten Sie Ihren Kontenplan nicht mit zu vielen Fonds. Verwenden Sie NICHT für jede einzelne Ausgabeposition einen separaten Fonds. Das kann zwar verlockend erscheinen, ich weiß. Das führt aber auf lange Sicht nur zu mehr Komplexität. Die Finanzverwaltung ist einfacher und flexibler, wenn die meisten Ihrer Fonds nicht zweckgebunden sind. Starten Sie mit einem allgemeinen und einem zweckgebundenen Fondskonto und fügen Sie nach Bedarf weitere Fonds hinzu.
Best Practice #2: Gleichen Sie Ihre Konten regelmäßig ab.
Gleichen Sie Ihre Fondskonten regelmäßig ab. Die beste Praxis ist es, dies monatlich bei Erhalt des Kontoauszugs zu tun. So stellen Sie sicher, dass die letzten Buchungen noch präsent sind.
Es ist viel schwieriger, DAS am Jahresende zu machen, wenn Sie 12 Monate an Buchungen durchsehen müssen. Ich spreche aus Erfahrung!
Best Practice #3: Halten Sie sich an Ihr Budget.
Arbeiten Sie mit Ihrem großartigen Kirchenfinanzausschuss zusammen, um ein Jahresbudget zu erstellen und einzuhalten, das die Ziele und Prioritäten der Gemeinde widerspiegelt.
Ihr Budget ist eng mit der Fondsbuchhaltung verbunden und beide sorgen gemeinsam für ein gutes Finanzmanagement.
Vergleichen Sie Ihr Budget regelmäßig mit den Fondssalden, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs für Ihre kurz- und langfristigen Ziele sind. Passen Sie Ihr Budget bei Bedarf an.
Best Practice #4: Erstellen Sie regelmäßige Finanzberichte.
Als Verwalter der Ressourcen der Kirche ist es wichtig, regelmäßige Finanzberichte an die Kirchenleitung und die Gemeinde bereitzustellen. Dies trägt erheblich dazu bei, Transparenz zu wahren und alle über die finanzielle Situation und den Stand der Gelder der Kirche auf dem Laufenden zu halten.
Auswahl von Fund-Accounting-Software
Das Zuweisen von Spenden bei der Mitarbeitersitzung kann SEHR INTERESSANT werden, wenn Sie keine Kirchenbuchhaltungssoftware verwenden. Es gibt so viele Softwareoptionen, dass einem schwindelig werden kann. Zu den besten Buchhaltungsdiensten und Funktionen, nach denen Sie suchen sollten, gehören:
- Fähigkeit zur Verwaltung mehrerer Fonds – zweckgebunden und nicht zweckgebunden.
- Enthält ein Budgetierungstool.
- Fähig, Spenden zu verfolgen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche.
- Kann mit anderen Softwaresystemen integriert werden, wie z.B. Spenden-Software oder Systeme zur Spendenverwaltung.
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