Fundbuchhaltung für Kirchen: Ein vollständiger Leitfaden
Ist die Fondsbuchhaltung (für Kirchen) ein Finanzinstrument, das Sie übersehen?
Als Pastor sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Spenden und Gelder ordnungsgemäß zugewiesen werden – und nur für ihren vorgesehenen Zweck verwendet werden. Die Fondsbuchhaltung für Kirchen trägt dazu bei, dass dies geschieht.
Spenden machen den größten Teil der Einnahmen einer Kirche aus, und mit dem Erhalt dieser Spenden gehen einige Richtlinien einher. Meistens werden die Spenden für den Betrieb der Kirche verwendet. Manchmal spenden Menschen jedoch Geld für einen bestimmten Zweck, etwa für ein neues Klavier oder zur Unterstützung eines bestimmten Missionars.
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Als Kirchenleiter vertrauen die Menschen darauf, dass Sie ihre Spenden verantwortungsvoll verwalten. Eine hochwertige Buchhaltungssoftware für Kirchen kann Ihnen dabei zweifellos helfen. Wenn Ihre Software das nicht kann … ist das ein Warnsignal.
Denken Sie einfach daran: FONDSbuchhaltung ist SPASSbuchhaltung.
Joshua Gordon
(obwohl ich nicht sicher bin, ob ich dafür Anerkennung möchte …)
Ganz gleich, ob Sie neu im kirchlichen Dienst sind oder ein erfahrener Veteran: Es ist leicht zu erkennen, dass die Verwaltung der Kirchenfinanzen gemäß den bewährten Verfahren für Kirchenfinanzen mehr umfasst, als auf den ersten Blick ersichtlich ist. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der
Was ist Fondsbuchhaltung für Kirchen?
Die Fondsbuchhaltung beschreibt, wie Kirchen Ressourcen verfolgen und ausweisen, die für bestimmte Zwecke vorgesehen sind. (HINWEIS: Fondsbuchhaltung steht im Zusammenhang mit einem Kontenplan für Kirchen, ist aber etwas anderes. )
Stellen Sie sich die Fondsbuchhaltung so vor, als würden Sie Ihre Spenden in verschiedene Eimer sortieren. Ein Eimer könnte für allgemeine Ausgaben vorgesehen sein, ein anderer für das Sparen auf eine neue Kirchenorgel. Wenn Sie Ihre Stromrechnung bezahlen müssen, dürfen Sie nicht auf den Eimer für die Kirchenorgel zugreifen, sondern nur Geld aus Ihrem Eimer für allgemeine Ausgaben nehmen.
Die Fondsbuchhaltung stellt sicher, dass Kirchen zweckgebundene Spenden für die vorgesehenen Zwecke verwenden, etwa für Missionen, neue Ausrüstung oder besondere Projekte.
In die Verwaltung der Kirchenfinanzen fließt viel Arbeit, und zwischen Kirchenfinanzen und denen eines gewöhnlichen Unternehmens gibt es einige wichtige Unterschiede. Im Gegensatz zu Unternehmen, die einen jährlichen Gewinn erzielen möchten, konzentrieren sich Kirchen auf die Verbreitung des Evangeliums. Der IRS verlangt von gemeinnützigen Organisationen, die Fondsbuchhaltung zu verwenden, aber sie hilft auch dabei, die Kirchenfinanzen zu organisieren und gleichzeitig den Auftrag der Kirche zu erfüllen.
Arten von Fonds in der Kirchenbuchhaltung
In Ihrer Kirche erhalten Sie möglicherweise verschiedene Arten von Spenden. Im Allgemeinen fallen sie jedoch in eine von drei Kategorien.
1) Unbeschränkte Fonds
Unbeschränkte Fonds sind Spenden, die Sie erhalten und die nach Ermessen der Kirche für den Betrieb der Kirche verwendet werden können. Mit diesen Spenden sind keine Vorgaben verbunden, sodass die Kirche frei über ihre Verwendung entscheiden kann. Diese Fonds werden üblicherweise für Betriebskosten wie Versorgungsleistungen, Gehälter und Verbrauchsmaterialien verwendet.
2) Dauerhaft zweckgebundene Fonds
Spender dürfen ihre Spenden mit Einschränkungen versehen. Wenn sie dies tun, bedeutet das, dass die Kirche die Fonds nur für den zum Zeitpunkt der Spende angegebenen Zweck verwenden darf.
Wenn beispielsweise eine Spende für ein besonderes Projekt oder eine Missionsorganisation geleistet wird, die Ihre Kirche unterstützt, dürfen diese Mittel gesetzlich nur für diesen bestimmten Zweck verwendet werden. In unserer Kirche veranstalten wir jedes Jahr rund um das Erntedankfest eine Spendenaktion. Wir wählen eine lokale Wohltätigkeitsorganisation aus, die wir hervorheben, beispielsweise eine Lebensmittelbank oder ein Schwangerschaftszentrum. Alle Spenden, die für diese Organisation zweckgebunden sind, müssen an sie weitergegeben werden.
3) Vorübergehend zweckgebundene Fonds
Vorübergehend zweckgebundene Fonds unterscheiden sich etwas von dauerhaft zweckgebundenen Fonds. Sie können mit einer bestimmten Einschränkung erhalten werden, aber die Fonds werden von zweckgebunden zu unbeschränkt umgebucht, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder eine bestimmte Frist erreicht wurde. Beispielsweise wird Geld für die Bereitstellung von Beratungsdiensten über einen Zeitraum von zwei Jahren erhalten. Nach Ablauf dieser zwei Jahre sind verbleibende Mittel für diesen Zweck nicht mehr zweckgebunden.
Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie in den Büchern Ihrer Kirche sehen könnten.
- Allgemeiner Fonds: Dies ist das Hauptkonto, das die Kirche für alle alltäglichen Transaktionen verwendet. Hier finden Sie Dinge wie Gehaltsabrechnungen, Versorgungsleistungen, Miete und Kaffeevorräte für den Sonntagmorgen. Die meisten uneingeschränkten Spenden werden diesem Fonds zugewiesen.
- Missionsfonds: Zweckgebundene Mittel für bestimmte Missionen, die von der Kirche unterstützt werden. Diese Spenden werden zweckgebunden sein. Beispiele sind kurzfristige Missionsreisen, Mittel für lokale Programme zur Öffentlichkeitsarbeit oder die Unterstützung von Missionaren im Ausland.
- Baufonds: Vielleicht sparen Sie für den Kauf eines Gebäudes oder stehen vor anstehenden größeren Investitionen (z. B. ein neues Dach). Spenden für das Gebäude können zweckgebunden sein. Bewahren Sie sie in einem separaten Fonds auf. Wenn es dann an der Zeit ist, die Gebäudekosten zu bezahlen, stammen die Mittel aus diesem Fonds.
- Stiftungsfonds: Diese langfristige Investition ist so gestaltet, dass das Kapital erhalten bleibt und nur die Erträge verwendet werden. Kirchen nutzen ihn zur Finanzierung laufender Bedürfnisse wie Gemeindearbeit oder Instandhaltung. Dadurch wird ein stetiges Einkommen erzielt, während das Kapital für zukünftiges Wachstum erhalten bleibt. Hier gespendete Mittel sind normalerweise zweckgebunden. Ihre Kirchenrichtlinie bestimmt, ob die Anlageerträge zweckgebunden oder nicht zweckgebunden sind.
- Jugendfonds: Sie haben es erraten! Dabei handelt es sich um Mittel, die speziell für Jugendgruppen bestimmt sind. Ein kirchlicher Jugendfonds kann je nach seiner Einrichtung zweckgebunden oder nicht zweckgebunden sein. Man weiß nie, welche Ausgaben hier auftauchen könnten: ein Planschbecken, Unterrichtsmaterial für die Bibelstunde, Berge über Berge von Chips und Limonade. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt … oder doch?
Warum Fondsbuchhaltung von Vorteil ist
Um Ihren steuerbefreiten Status aufrechtzuerhalten, ist die Fondsbuchhaltung gemäß den Anforderungen des IRS erforderlich, um eindeutig darzustellen, wie die Mittel zum Nutzen der Gemeinschaft verwendet werden. Sie schafft außerdem Transparenz innerhalb der Kirche und stellt die Rechenschaftspflicht sicher. Spender möchten wissen, dass das Geld für den vorgesehenen Zweck verwendet wird und damit ihren Absichten und der Mission der Kirche entspricht.
Ihre Kirche verfügt möglicherweise über Geld für verschiedene Zwecke, etwa für das Gebäude, Missionen oder allgemeine Ausgaben. Ohne ein System kann es schwierig sein, den jeweiligen verfügbaren Betrag zu kennen. Mit der Fondsbuchhaltung behalten Sie den Überblick und vermeiden Verwechslungen.
Die Einführung der Fondsbuchhaltung in Ihrer Bilanz und Tätigkeitsrechnung liefert eine klare und präzise Momentaufnahme der finanziellen Lage der Kirche. Dies unterstützt Sie und Ihren Finanzausschuss bei Ausgaben und strategischen Entscheidungen über die Ausrichtung der Kirche.
Ein Fondsbuchhaltungssystem für Ihre Kirche einrichten
Befolgen Sie beim Einrichten Ihres Fondsbuchhaltungssystems diese einfachen Schritte, und Sie ersparen sich viel Zeit und Ärger. Wenden Sie sich an Ihren kirchlichen Finanzausschuss oder einen Finanzfachmann, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung den bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften entspricht.
Schritt 1: Fondskategorien festlegen
Beginnen Sie damit, die Arten von Fonds zu bestimmen, die Sie einrichten müssen. Beginnen Sie mit dem Allgemeinen Fonds und fügen Sie weitere hinzu. Welche Arbeitsbereiche der Gemeindearbeit gibt es bei Ihnen? Wie werden sie finanziert? Stellen Sie sicher, dass Sie die bewährten Praktiken der Finanzverwaltung und Buchführung befolgen.
Schritt 2: Buchhaltungssoftware auswählen
Ihre Buchhaltungssoftware muss die Fondsbuchhaltung unterstützen. Suchen Sie nach einer Budgetfunktion, die dies unterstützt. Sie müssen ein Jahresbudget genehmigen und einhalten. Es gibt zahlreiche Optionen, die speziell auf gemeinnützige Organisationen zugeschnitten sind. Dadurch kann Ihr Buchhalter alle erforderlichen Finanzberichte für Ihren Finanzausschuss leichter erstellen.
Schritt 3: Kontenplan erstellen
Richten Sie einen Kontenplan ein, der alle von Ihnen verwendeten Fonds enthält. Legen Sie ein Nummerierungssystem fest, das für Sie und Ihren Buchhalter gut funktioniert. Befolgen Sie die grundlegenden Buchhaltungsgrundsätze für gemeinnützige Organisationen.
Pro-Tipp: Auswahl der Nummerierungsstandards für Ihre Fondskonten:
Die Nummerierung Ihrer Konten könnte etwa so aussehen:
1000er: Beginnen Sie mit Ihrem Vermögen. Dazu gehört, was die Kirche besitzt (z. B. Bankkonten, Kirchengebäude, Audio-/Videoausrüstung).
2000er: Nummerieren Sie als Nächstes Ihre Verbindlichkeiten. Dazu gehört, was die Kirche schuldet (z. B. Gehaltsverbindlichkeiten, Kreditkarten, Hypothekenkonto).
3000er: Verwenden Sie diese Nummern, um das Eigenkapital anzugeben. Hier erstellen Sie die Fondskonten (z. B. Allgemeiner Fonds, Missionsfonds, Jugendfonds).
4000er – Erfassen Sie hier alle Einnahmen (das Geld, das Ihre Kirche einnimmt). Dazu gehören alle Spenden und sonstigen Einnahmequellen (z. B. Spenden, Buchverkäufe, verkaufte Eintrittskarten für Kirchenveranstaltungen).
5000er – Hier werden die Ausgaben erfasst. Erstellen Sie ein Konto für die verschiedenen Ausgaben Ihrer Kirche (z. B. Büromaterial, Gehaltsaufwendungen, Hypothekenzinsen).
Schritt 4: Richtlinien und Verfahren umsetzen
Entwickeln Sie klare Richtlinien für die Verwaltung jedes Fonds, einschließlich Vorgaben für Spenden, Ausgaben, Berichterstattung und Rechenschaftspflicht. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden und Führungskräfte der Kirche die Bedeutung dieser Verfahren verstehen.
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Diese Tools haben sich unter den Dutzenden von Softwareoptionen, die mein Team und ich bewertet haben, an die Spitze gesetzt:
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Bewährte Methoden für die Verwaltung von Kirchenfonds
Die Verwaltung der Gelder einer Kirche umfasst viele Aspekte, und angesichts all der damit verbundenen Begriffe und Anforderungen fühlen Sie sich vielleicht überfordert. Schließlich sind Sie nicht in den Dienst gegangen, um die Grundlagen der Buchhaltung zu beherrschen und allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einzuhalten. Diese bewährten Methoden können verhindern, dass Sie sich in Einzelheiten verlieren. Außerdem lohnt es sich, zu überlegen, wie Sie KI im Finanzmanagement Ihrer Kirche gemeinsam mit diesen bewährten Methoden einsetzen können.
Bewährte Methode Nr. 1: Halten Sie es einfach … wirklich!
Überladen Sie Ihren Kontenplan nicht mit zu vielen Fonds. Verwenden Sie NICHT für jede einzelne Position einen separaten Fonds. Ich weiß, es ist verlockend. Dadurch entsteht auf lange Sicht nur eine kompliziertere Situation. Die Verwaltung der Finanzen ist einfacher und flexibler, wenn die meisten Ihrer Fonds nicht zweckgebunden sind. Beginnen Sie einfach mit einem allgemeinen und einem zweckgebundenen Fondskonto und fügen Sie bei Bedarf weitere Fonds hinzu.
Bewährte Methode Nr. 2: Stimmen Sie Ihre Konten regelmäßig ab.
Stimmen Sie Ihre Fondskonten regelmäßig ab. Am besten tun Sie dies monatlich, wenn Sie Ihre Kontoauszüge erhalten. So bleiben Ihnen Ihre aktuellen Transaktionen präsent.
Am Jahresende ist es viel schwieriger, DIES zu tun, wenn Sie die Transaktionen eines ganzen Jahres durchgehen müssen. Ich kenne das!
Bewährte Methode Nr. 3: Halten Sie sich an Ihr Budget.
Arbeiten Sie mit Ihrem hervorragenden Finanzausschuss der Kirche zusammen, um ein jährliches Budget zu erstellen und einzuhalten, das die Ziele und Prioritäten Ihrer Kirche widerspiegelt.
Ihr Budget steht in engem Zusammenhang mit der Fondsbuchhaltung, und beide arbeiten zusammen, um ein gutes Finanzmanagement zu gewährleisten.
Vergleichen Sie Ihr Budget regelmäßig mit den Fondsbeständen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele erreichen. Passen Sie Ihr Budget bei Bedarf an.
Best Practice Nr. 4: Regelmäßige Finanzberichte bereitstellen.
Als Verwalter der Ressourcen der Kirche ist es wichtig, der Kirchenleitung und der Gemeinde regelmäßige Finanzberichte bereitzustellen. Dies trägt wesentlich dazu bei, Transparenz zu wahren und alle über die finanzielle Gesundheit der Kirche und den Status der Fonds zu informieren.
Auswahl einer Fondsbuchhaltungssoftware
Die Zuweisung von Spenden bei der Mitarbeiterversammlung der Kirche kann SEHR INTERESSANT werden, wenn Sie keine Buchhaltungssoftware für Kirchen verwenden. Es gibt genügend Softwareoptionen, die einem den Kopf schwirren lassen können. Zu den besten Buchhaltungsdiensten und -funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten, gehören:
- Kann mehrere Fonds verwalten – mit und ohne Verwendungsbeschränkung.
- Enthält ein Budgetierungswerkzeug.
- Kann Spenden nachverfolgen.
- Benutzerfreundliche Benutzeroberfläche.
- Kann in andere Softwaresysteme integriert werden, beispielsweise in Spendensoftware oder eine Software zur Spenderverwaltung.
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