Så här konfigurerar du kyrkans administration: 7 viktiga steg
Höjdpunkterna med att tjäna i församlingen och starta en kyrka är att se frukten av ditt arbete i nya församlingsmedlemmar, frälsning, dop och mycket mer. Men verkligheten är att det krävs väldigt mycket för att bygga en församling som leder fram till dessa ögonblick, till exempel att ta reda på hur man sätter upp församlingsadministration.
Församlingsadministration är en av de minst spännande delarna av att skapa en församlingsgemenskap, men den är inte mindre viktig för vårt uppdrag än något annat. Faktum är att en församling utan organisation, struktur och vägledning från kompetenta administratörer kan få problem inom alla andra områden.
Även om det är utmanande och ibland frustrerande att lära sig hur man skapar en effektiv församlingsadministration hoppas jag kunna förenkla det för dig. Jag vet av egen erfarenhet att församlingsbudgetering, pappersarbete, programvara, dokument och allt sådant kan vara tråkigt och omständligt, men det är värt det. Så här sätter du upp och implementerar församlingsadministrationen på rätt sätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag går igenom:
- Vad är församlingsadministration?
- Hur sätter man upp en församlingsadministration?
- Programvara för församlingsadministration för effektiv församlingsledning
Vad är församlingsadministration?
Församlingsadministration är samordningen av människor, resurser och system för att stödja församlingens verksamheter.
Förvaltningen av er ekonomiska budget, strukturen i församlingen, hanteringen av församlingsledare, schemaläggning, hantering av församlingsarrangemang, kontaktuppgifter och otaliga andra områden ingår i er församlingsadministration.
Varför är församlingsadministration viktig?
Vikten av en korrekt uppsatt församlingsadministration ligger i att den utgör grunden för allt annat i er verksamhet. Utan den har ni en oorganiserad röra utan någon egentlig struktur, och då blir det mycket svårare än nödvändigt att få verksamheten att fungera.
Församlingsadministrationen skapar den nödvändiga och ofta förbisedda ordningen i det som annars är en vild och överraskande resa där vi följer Jesus. Spontanitet och flexibilitet är helt avgörande för att välkomna nya medlemmar till församlingen, men vi glömmer ofta den genomtänkta organisation som kan behålla och stärka dessa medlemmar.
Församlingsadministrationen utgör grunden för allt som sker i den lokala församlingen. Den knyter samman de olika verksamheterna och är vägen till att allt kan ske på ett fredligt sätt.
Era församlingsadministratörer, oavsett om de har gått en utbildning för församlingsadministratörer eller inte, knyter samman er matbank, er verksamhet för hemlösa, bussar, ungdomsgrupp, barnverksamhet och allt annat som gör församlingen till en komplett helhet. Denna enhet är avgörande för framgångsrika församlingar som vill fortsätta uppdraget att sprida de goda nyheterna i många generationer framöver, särskilt när församlingen växer.
Hur sätter man upp en församlingsadministration?
Det praktiska arbetet med att sätta upp en församlingsadministration är långt ifrån lika roligt som andra delar av församlingsbygget. Med det sagt kommer dessa steg förhoppningsvis att förenkla processen och göra den något mindre frustrerande. Jag har hämtat dessa steg från min egen tid som en del av ett församlingsadministrativt team.
1. Ta ett steg tillbaka och se helheten
Innan ni kan ha en fullt fungerande församlingsadministration behöver ni ta er tid att bedöma er unika situation. Alla församlingar är olika och bör hanteras på sitt eget, anpassade sätt. Några av de områden ni bör undersöka är er nuvarande struktur, olika verksamheter, det dagliga schemat och medarbetarna.
Det viktiga här är att få en överblick över er nuvarande situation så att ni får en uppfattning om vart ni ska gå härifrån. Det är också nu ni ser över de besparingar församlingen har, era uppskattade inkomster varje år och så vidare. Poängen är att gå igenom allt ni har just nu och skriva ner allt på ett tydligt sätt.
2. Anställ rätt personer
När ni känner till och till fullo förstår er situation är det dags att gå vidare med att bygga upp er församlingsadministration. Det är nu jag rekommenderar att ni börjar anställa rätt personer för jobbet och tar fram detaljerade arbetsbeskrivningar. Att skapa en egen administration kommer att kosta en hel del pengar, men i slutändan är det värt det.
Ni behöver inte anställa hela den administrativa personalen just nu, men det är åtminstone värt att anställa en administrativ assistent och en ekonomichef samt utse någon som ansvarar för organisationsstrukturen och har kunskap om att leda en ideell organisation. När dessa grundläggande tjänster är tillsatta kan ni verkligen börja skapa något hållbart.
3. Planera er infrastruktur
Med några medlemmar i personalen som administratörer kan du börja planera din infrastruktur. Detta omfattar både kyrkans övergripande organisation och ekonomiska detaljer som insamling. Det är här du skapar en karta över hela din kyrka och dess verksamheter (tips: se till att denna karta förvaras lätt tillgänglig i kyrkans dokumentation!)
Vilka verksamheter är dina fokusområden? Vilka hör till andra, till exempel att bussgruppen rapporterar till ungdomsverksamheten? Hur många anställda har eller behöver varje avdelning? Vilken budget ska du avsätta för varje verksamhet och varför?
Det är också här som organisationen av kyrkans personal kommer in i bilden. Vem ansvarar för vilken verksamhet? Vem är kontaktperson för information om exempelvis era kvinnogrupper? Vem leder era olika verksamheter och ser till att alla håller sig på rätt spår? Vilken roll spelar kyrkostyrelsens medlemmar och seniorpastorn?
Din infrastruktur är en viktig del av kyrkans administration, så ta dig tid med denna del och överväg verkligen varje enskilt avsnitt lika noggrant. Jag rekommenderar att du väntar några veckor och sedan omvärderar det du kom fram till för din infrastruktur när den är klar. På så sätt kan du göra förändringar med ett klart sinne.
4. Skapa en IT-avdelning
Jag rekommenderar att varje kyrka har en fullständig IT-avdelning eller åtminstone en IT-tekniker som ansvarar för allt.
Din IT-person bör ta hand om era datorer, kyrkans programvara, kyrkans webbplats och annan utrustning för att säkerställa att allt är uppdaterat och klarar allt som ni behöver att det ska klara. Varje verksamhet bör vara utrustad med den senaste hårdvaran och programvaran (programvara för kyrkoadministration och ekonomisk programvara för kyrkor som minimum) för att kunna budgetera, planera och genomföra åtgärder på rätt sätt.
Det här är inte ett område där du bör skära ned på kostnaderna och kompromissa, eftersom du behöver det bästa du har råd med, både när det gäller utrustning och personal, för att kunna livestreama, ta foton, dela på internet och koppla samman era avdelningar på rätt sätt. Din IT-avdelning är en av de sammanbindande krafterna mellan allt som händer i din lokala kyrka.
5. Definiera era rutiner
En del av kyrkans administratörers arbetsuppgifter kommer att vara att ta fram detaljerad dokumentation och rutiner för allt som händer i din kyrka. Det är här du skapar din affärsplan för kyrkan och dina förslag, uppdragsbeskrivningar, sekvenser för riskhantering och mycket mer.
Kyrkoadministratörens ansvar är att tillhandahålla information om varje enskild aspekt av din kyrka. Definiera alla era verksamheter, rollerna för varje medlem av kyrkans personal, stegen för varje tänkbart scenario från bra till dåligt, och lämna inget utrymme för överraskningar. Så här organiserar du din kyrka på bästa möjliga sätt.
6. Avsätt era resurser
En del av administrationens ansvar är att hitta det bästa sättet att fördela resurserna, både ekonomiskt och på andra sätt, för kyrkans verksamhet. Det är här er revisor och andra medarbetare kommer in i bilden, eftersom de kan fokusera på att se till att bästa praxis för kyrkans bokföring följs när varje verksamhets budget utarbetas. De hjälper till att säkerställa att ni inte tar er vatten över huvudet.
Dessutom finns frågan om personalresurser. Medlemmarna i din kyrka, inklusive både kyrkans ledning och volontärer, är också resurser som ska fördelas till de olika utåtriktade verksamheterna och, precis som pengar, behövs de mer i vissa avdelningar än i andra.
Ni har bara en begränsad mängd tillgänglig personal och begränsade ekonomiska medel, så det är administrationens uppgift att fördela dem på ett lämpligt sätt.
More Articles
7. Upprätta ledarskap och mål för framtida framgång
När ni slutligen har fått kyrkans ekonomi godkänd, alla känner sig bekväma i sina roller och kyrkans behov är tillgodosedda för var och en av era verksamheter, är det dags att blicka mot framtiden. Er ekonomikommitté för kyrkan är en viktig del av detta. Kyrkans administration finns inte bara till för att utvärdera och genomföra det som gäller i den lokala kyrkan just nu, utan också för framtiden.
Administratörer bör hjälpa till att planera för framtiden och bör vara delaktiga i att skapa de olika mål som ni har planerat. Administrationsteamet är er källa till planering för hur ni ska finansiera olika kyrkoprojekt som ska hanteras och hur de ska genomföras.
Om ni har villiga men oerfarna volontärer kan det finnas några utmärkta onlinekurser i församlingsarbete som är värda att investera i.
Dessutom kan de hjälpa till när det gäller expansion och att avgöra hur många nya medarbetare ni kommer att behöva längre fram samt hur ni ska gå tillväga för att förverkliga det. Allt detta hjälper er att lägga grunden för framtida framgång.
Programvara för kyrkoadministration för effektiv kyrkohantering
En stor del av hur en kyrkoadministration hanterar sin verksamhet sker genom användning av särskild programvara för kyrkoadministration, eller ChMS. De flesta ledande ChMS-verktygen i branschen är utformade för att hjälpa till med olika funktioner och behov. Självklart behöver ni standardprogram som Google Workspace, Microsoft Excel, Word och så vidare, men det finns även särskilda program.
Om ni vill fördjupa er i programvara för kyrkohantering och arbeta enligt de bästa principerna för kyrkohantering finns här några artiklar att utforska:
- Global efterfrågan och trender inom programvara för kyrkohantering
- Viktiga funktioner i programvara för kyrkohantering
- Fördelar med att använda programvara för kyrkohantering
- Vanliga priser för programvara för kyrkohantering
Med programvara för kyrkohantering kan ni hålla reda på personaluppgifter, hantering av volontärer i kyrkan, kyrkans medlemmar, evenemang, ekonomiska resurser, tionde och mycket mer. Administrativ programvara behövs för att enklare organisera kyrkans kommunikation mellan olika avdelningar.
Genom att använda denna programvara och med hjälp av en engagerad IT-person kan du enklare genomföra de ovanstående stegen med att fördela dina resurser, planera för framtiden, skapa dokumentation för alla situationer och mycket mer. Det är också värt att hålla sig uppdaterad om ny teknik och nya verktyg som kan hjälpa dig att arbeta snabbare och mer effektivt, till exempel AI inom kyrkoadministration.
Så passar sociala medier in i kyrkoadministrationen
Kyrkoadministration omfattar så mycket inom er församling, från den ekonomiska sidan till organisationsaspekterna och mycket mer. Det råder ingen tvekan om att du därför behöver ha ett engagerat administratörsteam som kan gå igenom och skapa klarhet i varje del av er församling. Läs mer om var du kan få en gedigen utbildning i kyrkoadministration här.
Detta omfattar även sociala medier, som är en hörnsten inom kyrkoadministration och kyrkomarknadsföring, något som jag inte ens berörde i den här guiden.
Facebook, Instagram, Twitter, TikTok och andra appar är alla ovärderliga delar av dagens internet för alla församlingar. Att navigera på dessa plattformar kan kännas överväldigande, men jag hoppas att min tidigare genomgång av allt du behöver veta om marknadsföring i sociala medier för församlingar kan vara till hjälp.
