6 bästa metoderna för församlingskommunikation & vad du bör undvika
Genom mina erfarenheter av att arbeta i kyrkor har jag upptäckt flera goda metoder för kyrkokommunikation som jag har använt för att undvika alla möjliga missförstånd och missöden (varav vissa lärdes den hårda vägen!)
Här är ett scenario:
De tryckta flygbladen för din kyrkas 10-årsjubileum har just levererats. När du granskar dem får du en klump i magen. Varför? Du glömde på något sätt att ta med datumet för evenemanget på flygbladet. Det är inte allt: du upptäcker också ett typografiskt fel. Vilket kostsamt misstag! Flygbladen måste omdesignas och tryckas om, alla 5 000.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tyvärr är det inte tryckeriets fel. De skickade utkastet till dig och du gav det slutliga godkännandet innan det gick till tryck. Men detta hade kunnat undvikas med en ordentlig kommunikationsprocess och strategi på plats.
De bästa metoderna som presenteras i den här artikeln hjälper till att säkerställa att den avsedda målgruppen får ditt budskap tydligt, med minimala eller inga störningar. Detta kommer i sin tur att förbättra deltagandet i alla evenemang som anordnas av ditt team för kyrkans evenemangshantering, öka tydligheten kring ert uppdrag och era värderingar samt bidra till att säkerställa att församlingen och personalen har tydlig information om allt som händer i din kyrka.
Jag delar med mig av mina erfarenheter från över 20 år som kyrkoledare och administratör. Jag lyfter fram de bästa metoderna som jag har lärt mig och tar även upp flera av de vanligaste problemen inom kyrkokommunikation.
I den här artikeln går jag igenom:
6 bästa metoderna för kyrkokommunikation
Här är mina bästa metoder för att säkerställa att kommunikationen inom din kyrka hjälper dig att sprida ert budskap och uppdrag i stället för att hindra det. Det är också värt att fundera på hur du kan använda AI i kyrkokommunikationen tillsammans med dessa bästa metoder.
1. Att kommunicera för mycket är bättre än att kommunicera för lite
Det räcker vanligtvis inte att dela ett viktigt meddelande en gång. Det finns så många saker som pockar på vår uppmärksamhet i dag att församlingen eller den avsedda målgruppen kanske inte minns meddelandet när gudstjänsten är slut eller när de lämnar kyrkans lokaler. Därför är påminnelser avgörande. Bygg in påminnelser i era gudstjänster varje vecka, ha informationen på kyrkans webbplats och ta med den i era veckobulletiner. Om din bulletin känns lite föråldrad finns det massor av idéer för att förnya din kyrkobulletin ... och dessutom en mängd fantastiska exempel på kyrkobulletiner som inspiration.
2. Använd en mängd olika programvaror för kyrkokommunikation
Programvara för kyrkokommunikation är ett brett begrepp som kan omfatta alla typer av program eller verktyg som hjälper dig att kommunicera med din församling eller sköta intern kommunikation med personalen.
E-post
Massutskickstjänster som Mailchimp, Flodesk eller Constant Contact är bara några av de många automatiserade plattformarna för e-postmarknadsföring online som gör det möjligt för dig att både hantera din kyrkas utskick och skicka ett meddelande till hundratals eller till och med tusentals personer på din e-postlista. Dessa plattformar (i likhet med verktyg för kontakthantering i kyrkan) kräver vanligtvis en liten månadsavgift, även om de i vissa fall kan vara gratis beroende på församlingens storlek.
På dessa plattformar kan du också kategorisera e-postlistor. En kategori kan till exempel vara för avdelningschefer, en annan kan vara för hela församlingen eller enbart för nya församlingsmedlemmar och så vidare. Detta är en mycket praktisk funktion som gör att du kan skicka vissa meddelanden enbart till de personer som behöver ta emot dem.
Läs mer om e-postmarknadsföring för kyrkor här.
Massutskick av textmeddelanden
Den här typen av programvara är utmärkt för att skicka textmeddelandepåminnelser om evenemang till församlingen. Flocknote, EZ Texting och ChurchCast är bara några av de plattformar för massutskick av textmeddelanden som gör det möjligt att skicka meddelanden till hela församlingen på en gång.
Kom ihåg att hålla meddelandena korta och rakt på sak. Ingen tycker om att läsa långa textmeddelanden.
Sociala medier
Vid det här laget bör din kyrka använda sociala medier, oavsett om det är Facebook, Instagram eller Twitter. I allmänhet är dessa sidor offentliga (vilket innebär att vem som helst kan se dem, såvida du inte ändrar inställningarna för att förhindra detta), så kom ihåg att både den avsedda målgruppen och alla andra som råkar hitta din profil kan läsa informationen du publicerar här. Alla meddelanden bör inte publiceras här, såvida inte allmänheten är din avsedda målgrupp.
Om din kyrka till exempel anordnar en blodgivning eller en företagsmässa som är öppen för allmänheten, vill du publicera den här typen av meddelanden på dina sociala mediesidor. En påminnelse om det kommande mötet för kyrkans värdar bör däremot inte publiceras på en offentlig plattform.
Gruppchattapplikationer
WhatsApp (som vanligtvis fungerar bättre för mindre kyrkor) är en populär och pålitlig applikation. Du kan skapa en särskild WhatsApp-gruppchatt för viktiga kyrkomeddelanden och tillkännagivanden och använda den för att upprepa meddelanden eller skicka påminnelser om kommande evenemang.
Du kan behöva sätta gränser och informera användarna om att sidan enbart är till för information om kyrkan. Du vill inte att meddelanden eller påminnelser ska försvinna bland en mängd andra orelaterade inlägg och memer.
Skicka påminnelser via avdelningschefer
Varje avdelnings- eller enhetschef i en kyrka har sitt eget pålitliga och beprövade sätt att kommunicera med medlemmarna i sin avdelning. Du kan be dem påminna medlemmarna i sin avdelning om ett kommande kyrkoevenemang som kräver deras närvaro.
Du kan till exempel be körledaren att påminna sin avdelning om ett kommande utbildningsseminarium för medarbetare. Lyft fram den specifika information som du vill ska delas med avdelningsmedlemmarna.
3. Betona meddelanden under gudstjänsterna
Precis före eller efter själva predikan finns utmärkta möjligheter att förmedla allmänna tillkännagivanden, kommande evenemang och annan information som hela församlingen bör känna till.
Undvik dock att överbelasta gudstjänsterna med tillkännagivanden: Planera i förväg så att kyrkans veckovisa tillkännagivanden får tillräckligt med utrymme. Om det är för många tillkännagivanden under samma gudstjänst kommer människor att glömma eller missa information.
Se till att den som gör tillkännagivandena under gudstjänsten får dem i god tid: Det ger tillräckligt med tid att gå igenom och förbereda dem. Att skicka tillkännagivandena kvällen före gudstjänsten klockan 8 är dålig kommunikationspraxis.
4. Marknadsför evenemang i rätt tid
Det här är viktigt. Om du börjar prata om ett kommande evenemang för tidigt kan det minska evenemangets betydelse när dagen närmar sig, eftersom den avsedda målgruppen har hört om det en gång för mycket.
Det finns flera sätt att marknadsföra större kyrkoevenemang i stor skala: flygblad, affischer, banderoller eller digitala annonser. Se till att använda ett enhetligt färgtema i allt material. Det underlättar igenkänning och stärker varumärket. Bestäm ett färgschema och använd färgerna konsekvent när du skapar affischer, flygblad och banderoller – oavsett om de är digitala eller tryckta.
5. Kontrollera ditt arbete en extra gång
Situationen som jag beskrev i inledningen är faktiskt en sann historia. När jag var administratör för en stor internationell kyrkoorganisation lärde jag mig den här läxan på det hårda sättet. I slutet av en extremt hektisk arbetsvecka godkände jag av misstag tryckningen av affischer och flygblad för ett stort evenemang. Tyvärr fanns det ett stort stavfel – som jag missade.
Denna smärtsamma och kostsamma erfarenhet fick mig att utveckla ett nästan felfritt system som jag använder innan jag godkänner information som ska distribueras i stor skala. Jag skapade en mall för en kommunikationsplan för kyrkan för att hjälpa till att effektivisera processen.
Jag skapade en checklista med grundläggande information som ska finnas med i alla former av massannonsering som används i kyrkan. Checklistan innehöll:
- Datum för evenemanget
- Tid för evenemanget
- Plats
- Kyrkans webbadress
- Kyrkans telefonnummer
- Evenemangets namn
Genom att ha checklistan till hands kunde jag dubbelkontrollera allt innan jag gav klartecken till tryckning eller digital distribution.
Det andra steget i mitt system innebar att jag bad minst två andra betrodda personer (medlemmar i planeringsteamet för evenemanget) om hjälp med att kontrollera att jag inte hade utelämnat viktig information.
Sanningen är att vi är människor och benägna att göra mänskliga misstag. Att ha ett bra system på plats kommer att kraftigt minska eller helt eliminera kostsamma mänskliga misstag.
6. Var mycket uppmärksam på utformningen av allt reklammaterial
Låt oss säga att du organiserar en gratis utdelning inför skolstarten. Du vill se till att syftet med evenemanget framgår tydligt vid första anblicken på alla flygblad eller annonser. Det kan innebära att rubriken är skriven med fetstil, tillsammans med bilder på ryggsäckar och skolmaterial. Ett foto av pastorn bör inte vara den mest framträdande bilden på flygbladet.
Upptagna designer som inte har något samband med budskapet tar fokus från vikten av de avsedda budskapen. Onödiga blommönster och grafiska element gör det bara svårt att läsa det budskap du försöker förmedla. Din målgrupp ska inte behöva ta sig igenom onödig design för att komma fram till själva budskapet.
Se också till att tydligt förklara alla specifika instruktioner som deltagarna i evenemanget behöver känna till. Om din kyrka till exempel anordnar en leksaksinsamling vill du se till att följande är tydligt:
- Vilka typer av leksaker som behövs eller efterfrågas.
- Senaste datumet för att lämna in leksaker.
- Var givarna ska lämna leksakerna. Leksakerna ska till exempel placeras i insamlingslådorna vid huvudentrén, i foajén.
- Om kontantdonationer accepteras i stället för leksaker för dem som inte kan köpa leksaker på grund av tidsbrist (använd programvara för gåvor till kyrkan här.) Hur ska de göra donationen? Om de ger online, ska de skriva “leksaksinsamling” när de gör sin donation? (PS: lär dig hur du skriver ett korrekt tackbrev för en donation till kyrkan här.)
- Om “leksaksinsamling” ska skrivas på gåvo-kuvertet.
Alla dessa instruktioner och mer därtill måste förtydligas och uttryckas klart för att öka chanserna att insamlingen blir framgångsrik.
Vanliga problem med kommunikationen i kyrkan
Håll noggrann uppsikt över er kommunikation för att säkerställa att ni undviker följande:
Otydlighet i budskapet
Tydlighet och specificitet är viktigt när du utformar dina budskap – det bidrar till att säkerställa att budskapen är tydliga, välförstådda och når målgruppen.
Att skapa en kommunikationsplan för kyrkan eller en kommunikationsstrategi kan hjälpa dig att säkerställa att ert budskap är tydligt och konsekvent, så att ni får en effektiv kommunikation i kyrkan.
Här är ett exempel:
- Ett tvetydigt budskap eller meddelande kan helt enkelt lyda: huvudpastorn träffar kyrkans ledning nästa söndag efter gudstjänsten.
- En tydlig och specifik version av samma budskap kan lyda: huvudpastorn träffar äldste och assisterande pastorer nästa söndag efter gudstjänsten för att diskutera planerna för den årliga sommarpicknicken.
För många evenemang
Om du planerar för många evenemang efter varandra kan du trötta ut församlingen, och du bör inte bli förvånad över ett lågt deltagande vid kyrkans evenemang. Församlingen är helt enkelt trött och behöver återhämta sig från förra veckans evenemang, som krävde att alla hjälpte till och två månaders planering.
More Articles
Tidpunkt
Fungerar dagen och tiden för evenemanget för majoriteten av den avsedda målgruppen? Inte många kommer att dyka upp om du planerar ett möte klockan 18.00 och majoriteten av dem som förväntas delta i mötet inte slutar arbetet förrän klockan 17.30 eller 18.00.
Avsaknad av uppföljningsmöte efter evenemanget
Att hålla ett uppföljningsmöte efter evenemanget kan hjälpa dig och din personal att analysera hur evenemanget gick, vad som kunde ha gjorts bättre och vad som gick bra, så att ni kan förbättra framtida evenemang.
Låt oss säga att du planerar att upprepa ett evenemang som hölls tidigare, men att det tidigare evenemanget inte motsvarade förväntningarna. Om du inte håller ett uppföljningsmöte efter evenemanget, ber om återkoppling eller skapar en enkät för att bidra till förbättringar vid nästa evenemang, kan du förvänta dig ett liknande nedslående resultat vid det andra evenemanget.
Sätt igång, implementera & lyckas
Att genomföra allt det ovan nämnda kommer inte bara att bidra till att förbättra kommunikationsrutinerna i kyrkan, utan också leda till bättre deltagande vid era evenemang. Jag hoppas att dessa strategier även hjälper dig att identifiera andra områden som kan förbättras i kyrkans kommunikationsrutiner.
Om du har svårt att få ordning på kommunikationen i kyrkan (eller även på den allmänna administrationen och ledningen av kyrkan), kan du överväga att använda programvara för kyrkans administration eller en mer omfattande programvara för kyrkan för att börja få verksamheten att fungera smidigt.
Och om du skulle känna dig frånkopplad eller oinspirerad kan du behöva lite förnyelse. Överväg att anmäla dig till en konferens om kyrkomedier. Vi har årets rekommendationer redo för dig.
Relaterad läsning:
