Pastorns kompletta guide till hantering av kyrkans register
Röriga register är en snabb väg till kaos i församlingen. (Om bra registerhantering i kyrkan låter suuuupertråkigt, fundera då på hur spännande det skulle vara att förlora statusen som välgörenhetsorganisation … låt oss undvika det, eller hur?)
Att driva en kyrka handlar om mer än bara söndagsgudstjänster och program. Det kräver också noggrann registerföring. Även om registerföring kan verka tråkigt är den grunden för en välskött kyrka. Som tur är har mitt team och jag undersökt, utvärderat och rankat den bästa programvaran för kyrkoadministration för att förenkla denna uppgift. Och om kyrkans budget är mycket begränsad har vi även våra rekommendationer av den bästa kostnadsfria programvaran för kyrkoadministration.
Registerhantering i kyrkan är viktig eftersom den säkerställer transparens, efterlevnad av lagar och effektiv administration. (Hur länge du sparar dina ekonomiska register beror på IRS riktlinjer.) Men: dessa ekonomiska rapporter för kyrkan gör det möjligt att följa donationer, övervaka närvaro, upprätthålla ekonomisk hälsa och finjustera kyrkans bokföringsprogram.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kom ihåg: din kyrka har ett ansvar gentemot sitt uppdrag och en skyldighet att stå till svars inför sina medlemmar och myndigheterna. Även om det kan vara utmanande bör avsättning av tid och resurser för registerhantering vara icke förhandlingsbart.
Se noga efter dina får, ägna uppmärksamhet åt dina hjordar.
Ordspråksboken 27:23
Hur mycket ”registerhantering i kyrkan” behövs?
Vilka typer av register bör din kyrka spara? Detaljerade register hjälper dig att övervaka viktiga mätvärden för kyrkan, såsom församlingens närvaro, historik över gåvor online och ekonomi. Vissa register behöver sparas längre än andra, så det är viktigt att undersöka lagarna om bevarande av register i ditt land, din delstat eller din provins.
Din kyrka bör spara register över allt som påverkar hur kyrkan drivs:
- Ekonomi
- Församlingens närvaro
- Donationer på plats och gåvor online
- Personal- och volontärlistor
- Juridiska register
- Historiska register
Hur länge bör en kyrka spara register?
Olika dokument har olika bevarandetider. Därför måste ditt program för registerhantering innehålla ett bevarandeschema för register. Det hjälper dig att hålla koll på kyrkans övergripande hälsa – och att följa lagen.
Federala lagar samt delstats- eller provinslagar avgör hur länge en kyrka bör spara register. Vissa ekonomiska register, såsom skattedeklarationer och lönerapporter, måste sparas i åtminstone flera år.
För våra amerikanska kyrkor har IRS tagit fram en efterlevnadsguide för 501(c)(3)-organisationer. I allmänhet är vägledningen från IRS följande:
Register som ska sparas permanent
- Bolagshandlingar, inklusive stiftelseurkund och stadgar.
- Mötesprotokoll, inklusive alla tillhörande rapporter.
- Revisionsrapporter.
- Årsredovisningar.
- Inlämnade skattedeklarationer.
- Årliga bolagsinlämningar eller deklarationer.
- Dokument och korrespondens om skattebefrielse.
- Fastighetsregister (en del av strategin för fastighetsförvaltning i kyrkan)
Handlingar som sparas i 10 år
- Försäkringsbrev.
Handlingar som sparas i 7 år
- Kontoutdrag, makulerade checkar och bankavstämningar.
- Arbetsblad och underlag för deklarationer.
- IRS-blanketter.
- Arbetsgivaravgifts- och löneskattedokument, inklusive löneregister, W-4-blanketter och löneavdrag.
- Rapporter om anställdas utgifter.
- Personalakter för anställda efter att anställningen har upphört.
- Avtal och tillhörande korrespondens.
- Investeringsdokument.
- Årliga revisionsdokument och arbetsblad.
- Försäkringsbrev och all korrespondens.
- Dokumentation över individuella gåvor.
- Leverantörsreskontra.
- Skattedebiteringar, kvitton och utdrag.
Handlingar som sparas i 2 år
- Tidkort och tidrapporter.
- Individuella kuvert för kollekt.
Enligt Canada Revenue Agency (CRA):
- Kopior av officiella donationskvitton (förutom sådana för gåvor med 10 års giltighet) Måste sparas i minst två år från utgången av det år då donationen gjordes.
- Dokumentation för gåvor med 10 års giltighet: Måste sparas så länge församlingen är registrerad och i minst 2 år efter att församlingen har stängt.
- Protokoll från styrelse-, förvaltar- och ledningsmöten : Dessa måste sparas så länge församlingen är registrerad och i minst 2 år efter att församlingen har upphört.
- Protokoll från medlemsmöten: Dessa måste sparas så länge församlingen är registrerad och i minst två år efter att den har upphört.
- Styrdokument och stadgar: Dessa måste sparas så länge församlingen är registrerad och i 2 år efter att den har upphört.
- Huvudböcker eller andra böcker som innehåller sammanfattningar av transaktioner och tillhörande konton: Måste sparas i 6 år från utgången av det senaste beskattningsåret medan församlingen är registrerad och i 2 år efter att församlingen har upphört,
- Finansiella rapporter, källdokument och kopior av årliga informationsdeklarationer: Måste sparas i 6 år från utgången av det senaste beskattningsåret eller, om församlingen har upphört, i 2 år efter återkallelsedatumet.
Handlingar som ska bevaras permanent
- Företagshandlingar, inklusive stiftelseurkund och stadgar
- Mötesprotokoll, inklusive alla tillhörande rapporter.
- Revisionsrapporter
- Årsredovisningar
- Inlämnade skattedeklarationer
- Årliga företagsregistreringar eller deklarationer
- Handlingar och korrespondens om skattebefrielse
- Fastighetshandlingar
Handlingar som ska bevaras i 10 år
- Försäkringsbrev
Handlingar som ska bevaras i sju år
- Kontoutdrag, makulerade checkar och bankavstämningar
- Arbetsblad och underlag för skattedeklarationer
- IRS-blanketter
- Arbetsgivaravgifts- och löneskattshandlingar, inklusive löneregister, W-4-blanketter och löneavdrag
- Medarbetares utgiftsrapporter
- Medarbetares personalhandlingar efter att anställningen upphört
- Avtal och tillhörande korrespondens
- Investeringshandlingar
- Årliga revisionshandlingar och arbetsblad
- Försäkringsbrev och all korrespondens
- Handlingar över individuella gåvor
- Leverantörsskulder
- Skatteräkningar, kvitton och utdrag
Handlingar som ska bevaras i två år
- Tidkort och tidrapporter
- Individuella gåvokuvert
Förvara digitala kopior av era handlingar i molnlagringstjänster som Google Drive eller Dropbox. Detta säkerställer att handlingarna säkerhetskopieras och kan nås varifrån som helst. OCKSÅ: molnlagring omfattar ofta automatisk versionshantering, så att ni enkelt kan återgå till tidigare versioner av ett dokument vid behov.
Så hanterar ni kyrkans handlingar på bästa sätt
Dokumenthantering kräver noggrannhet och ett intresse för siffror. Därför behöver ni utse rätt person till rollen som dokumentansvarig. Kyrkostyrelsen bör utse en person som ansvarar för ert dokumenthanteringsprogram.
Eftersom dokumenthantering är så viktigt är det vanligtvis bäst att den dokumentansvarige är heltidsanställd i kyrkans personal eller prästerskap, snarare än en volontär från församlingen.
Men allt ska ske värdigt och med ordning.
Första Korinthierbrevet 14:40
Skapa en policy för dokumenthantering
En policy för bevarande av handlingar anger hur länge handlingar måste bevaras och innehåller riktlinjer och processer för hur och när handlingar ska förstöras. Detta säkerställer att alla som hanterar kyrkans handlingar förstår rutinerna och vad som behöver bevaras. Jag rekommenderar också att ni säkerställer att ni använder ert program för gåvohantering i kyrkan för att regelbundet skapa relevanta handlingar!
Identifiera de kyrkliga handlingar som ni ska hantera
Ni behöver fastställa vilka handlingar som är nödvändiga att bevara utifrån lokala lagar och bestämmelser. Använd riktlinjerna ovan som utgångspunkt.
Inför ett bevarandeschema
Du måste ta reda på vad som fungerar för din kyrka utifrån dina lokala lagar. Mycket beror också på om du bevarar fysiska eller digitala register och hur du regelbundet kommer att granska och kontrollera din statistik och dina register. Många kyrkor upptäcker att specialiserad programvara för evenemangshantering bidrar till att effektivisera dokumentationen av kyrkans aktiviteter. Utse någon som ansvarar för att införa detta och se till att alla anställda i kyrkan förstår och följer riktlinjerna för arkiveringssystemet. Ett centralt arkivrum för fysiska register kan vara en bra idé.
Fastställ riktlinjer för bevarande och förstöring
Oavsett vad du beslutar ska du se till att riktlinjerna dokumenteras ordentligt skriftligen. Det vore också fördelaktigt att låta juridiska rådgivare granska dem och få dem godkända av din styrelse. Detta visar att det var ett genomtänkt organisatoriskt beslut, inte bara något du satte ihop på eget initiativ.
Här är några exempel på riktlinjer för bevarande och förstöring av kyrkliga register som du kan använda som utgångspunkt.
- Exempel på riktlinjer för bevarande av register: Evangeliska rådet för ekonomisk ansvarighet
- Exempel på bevarandeguider från lokala kyrkor: United Methodist Churchs konferens för norra Texas
More Articles
Förbättra processen för hantering av din kyrkas register
Du vet redan att ett välfungerande program för registerhantering är avgörande för din kyrkas framgång. Även om du är nöjd med din nuvarande strategi kan det finnas områden som kan förbättras.
Börja med att granska och kontrollera dina nuvarande register. Det kan innebära att fylla i luckor om det saknas information, till exempel protokoll från möten eller officiella stadgar som fortfarande behöver dokumenteras.
Genom vishet byggs ett hus, och genom förstånd blir det befäst; genom kunskap fylls dess rum med dyrbara och vackra skatter.
Ordspråksboken 24:3–4
Här är några frågor du kan ställa dig när du förbättrar din registerhantering:
- Använder du ett registercentrum eller finns dina register på plats?
- Hur korrekta och aktuella är dina register?
- Arkiverar eller förstör du dina inaktuella register?
- Använder du programvara för kyrkoadministration eller registerhantering?
En stor del av svaret på dessa frågor handlar om huruvida du har fysiska eller digitala kopior av dina register. Jag tycker att det är valfritt att avsätta lagringsutrymme för högar av papper och pärmar. Den föredragna metoden för lagring av bevarade register är naturligtvis digital, främst eftersom digitala filer har mycket större chans att överleva en katastrof. Dessutom går det mycket snabbare att söka igenom digitala filer än pappersfiler, och de är lättare att skicka elektroniskt!
Digitala register kan lagras på en dators hårddisk eller en nätverksserver på din plats eller i molnet.
Vilket lagringsalternativ som är mest logiskt för din kyrka beror på dina önskemål eller behov. Prata med företag som har erfarenhet av teknik för dokumentavbildning och lagring och diskutera det bästa sättet att indexera register för sökning och hämtning.
Tänk också på registersäkerheten—dataförlust kan vara förödande för en kyrka eller vilket företag som helst. Jag rekommenderar att du rådgör med kyrkans juridiska experter för vägledning om hur du skapar ett program för bevarande av register som uppfyller dina lokala lagkrav.
Överväg programvara för kyrkoadministration
Programvara för kyrkoadministration kan vara avgörande för att hjälpa till att hantera alla typer av register, inklusive ekonomiska register, register över församlingsmedlemmar och andra register som de som beskrivs ovan. Här är några saker att tänka på när du letar efter programvara för kyrkoadministration:
- Användargränssnitt (UI): Kyrkor har vanligtvis många medlemmar, och du hanterar mycket information om varje medlem. Du kommer att vilja ha ett gränssnitt som är lätt att förstå och använda. Ett gränssnitt som är för komplicerat eller svårt att använda kommer att lägga till onödig tid och frustration i din vardag. Därför tycker jag att det är viktigt att det även finns en mobilapp. Du vill att det ska vara lättillgängligt.
- Säkerhet: Din församling litar på att kyrkan hanterar viktig information, som telefonnummer, e-postadresser och kreditkortsnummer vid gåvor online. Programvaran måste vara säker.
- Värde för pengarna: Har den funktioner som gör priset rimligt? Erbjuder de en kostnadsfri provperiod? En kostnadsfri provperiod är avgörande. Du vill försäkra dig om att programvaran passar din kyrka. Du vill inte binda dig till ett avtal eller en betalning och sedan upptäcka att programvaran är för komplicerad eller inte motsvarar din kyrkas behov.
Hantering av kyrkans register är avgörande för din kyrkas framgång. Det är viktigt att välja rätt programvara! Ta dig tid att göra efterforskningar så att du fattar det bästa beslutet för din kyrka. Vi har gjort grovjobbet för att hjälpa dig att välja den ”precis rätta” programvaran för kyrkans administration.
Relaterade listor över verktyg:
Värt att ta en titt på också:
- Teknik i kyrkan: Vad behöver huvudpastorer veta?
- Så hanterar du kyrkans ekonomi + bästa praxis
- Vad är programvara för kyrkor? En komplett guide för huvudpastorer
- Så organiserar du en (framgångsrik) kyrkokonferens
Gå med i huvudpastorns nyhetsbrevlista!
Gå med på vår e-postlista för fler välskrivna, genomtänkta och insiktsfulla resurser. Vi skickar bara bra material till dig, skrivet av erfarna pastorer och veteraner inom församlingsarbete.
Prenumerera –vi vill gärna ha med dig.
