O guia completo do pastor para a gestão dos registos da igreja

Registos desorganizados são um caminho rápido para o caos ministerial. (Se a boa gestão dos registos da igreja parece suuuuper aborrecida, pensem apenas em como seria entusiasmante perder o estatuto de entidade de solidariedade social… vamos evitar isso, está bem?)

Gerir uma igreja envolve mais do que apenas os cultos e os programas de domingo. Também exige uma manutenção meticulosa dos registos. Embora a manutenção dos registos possa parecer aborrecida, é a base de uma igreja bem gerida. Felizmente, a minha equipa e eu pesquisámos, avaliámos e classificámos os melhores softwares de gestão de igrejas para simplificar esta tarefa. E, se o orçamento da sua igreja for muito apertado, também temos as nossas recomendações dos melhores softwares gratuitos de gestão de igrejas.

A gestão dos registos da igreja é importante porque garante transparência, conformidade legal e uma gestão eficiente. (O período durante o qual deve conservar os seus registos financeiros depende das orientações do IRS.) Mas esses relatórios financeiros da igreja permitem-lhe acompanhar as doações, monitorizar a frequência, manter a saúde financeira e aperfeiçoar o software de contabilidade da sua igreja.

Lembre-se: a sua igreja tem uma obrigação para com a sua missão e uma responsabilidade perante os seus membros e o governo. Embora possa ser um desafio, dedicar tempo e recursos à gestão dos registos deve ser algo inegociável.

Certifica-te de que conheces bem a condição dos teus rebanhos; presta cuidadosa atenção aos teus gados.

Provérbios 27:23

Perspetivas da Linha da Frente de Josh:

Ao utilizar uma convenção de nomenclatura consistente para os seus ficheiros digitais, pode localizar e gerir rapidamente os registos da sua igreja, garantindo que estão organizados e facilmente acessíveis. Por exemplo, utilizamos o seguinte padrão, que nos permite identificar muito rapidamente o ficheiro, a data e a finalidade: “23-07-01_MeetingMinutes_BoardOfTrustees.docx”

Quão necessária é a «gestão dos registos da igreja»?

Que tipo de registos deve a sua igreja conservar? Bem, os registos detalhados ajudam-no a monitorizar indicadores importantes da igreja, como a frequência da congregação, o histórico das ofertas online e as finanças. Alguns registos precisam de ser conservados durante mais tempo do que outros, por isso é essencial pesquisar as leis relativas à conservação de registos no seu país, estado ou província. 

A sua igreja deve conservar registos de tudo o que afeta o funcionamento da igreja:

• Finanças 
• Frequência da congregação
• Donativos presenciais e ofertas online 
• Listas de funcionários e voluntários 
• Registos legais
• Registos históricos

Durante quanto tempo deve uma igreja conservar os registos? 

Documentos diferentes têm períodos de conservação diferentes. Por isso, o seu programa de gestão de registos deve incluir um calendário de conservação de registos. Isto ajuda-o a acompanhar a saúde geral da sua igreja — e a manter-se em conformidade com a lei. 

As leis federais e estaduais ou provinciais determinarão durante quanto tempo uma igreja deve conservar os registos. Alguns registos financeiros, como as declarações fiscais e os relatórios de salários, precisam de ser conservados durante vários anos, pelo menos.

Para as nossas igrejas americanas, o IRS criou um guia de conformidade para entidades 501(c)(3). De um modo geral, as orientações do IRS são as seguintes:

Registos conservados permanentemente

• Registos institucionais, incluindo os documentos de constituição e os estatutos.
• Atas das reuniões, incluindo todos os relatórios relacionados.
• Relatórios de auditoria.
• Demonstrações financeiras anuais.
• Declarações fiscais submetidas.
• Declarações ou apresentações anuais da entidade.
• Documentos e correspondência relativos à isenção fiscal.
• Registos de propriedades (parte da estratégia de gestão do património da igreja)

Registos conservados durante 10 anos

• Apólices de seguro.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Registos conservados durante 7 anos

• Extratos bancários, cheques anulados e reconciliações bancárias.
• Folhas de cálculo e documentos comprovativos das declarações fiscais.
• Formulários do IRS.
• Registos dos impostos sobre os salários, incluindo registos de salários, formulários W-4 e deduções salariais.
• Relatórios de despesas dos funcionários.
• Registos dos funcionários após a cessação do vínculo laboral.
• Contratos e correspondência relacionada.
• Registos de investimentos.
• Registos e folhas de cálculo das auditorias anuais.
• Cartas relativas a seguros e toda a correspondência.
• Registos de donativos individuais.
• Registos de contas a pagar.
• Notas de liquidação de impostos, recibos e extratos.

Recomendações editoriais

A solidez operacional e uma liderança atenciosa são essenciais para o sucesso do ministério. Eis uma seleção de ferramentas para o ajudar a servir a sua igreja de forma eficaz.

• Um guia passo a passo sobre como organizar uma conferência da igreja promove o crescimento e a comunidade.
• Boletins informativos do ministério de jovens fornecem aos adolescentes informações relevantes para incentivar a participação nos programas.
• Um guia sobre o encorajamento pastoral em situações de crise apresenta formas práticas de apoiar os membros que precisam de ajuda.
  
• Formação para os administradores da sua igreja pode ajudar a aumentar e alargar a sua capacidade.

Registos conservados durante 2 anos

• Cartões de ponto e folhas de horas.
• Envelopes individuais de donativos.

De acordo com a Agência de Receitas do Canadá (CRA):

• Cópias dos recibos oficiais de donativos (exceto os relativos a donativos a 10 anos) Devem ser conservadas durante pelo menos dois anos a contar do final do ano do donativo.
• Registos de donativos a 10 anos: Devem ser conservados enquanto a igreja estiver registada e durante pelo menos 2 anos após o encerramento da igreja.
• Atas das reuniões de diretores, administradores fiduciários ou órgãos executivos: Devem ser conservadas enquanto a igreja estiver registada e durante pelo menos 2 anos após o encerramento da igreja.
• Atas das reuniões dos membros: Devem ser conservadas enquanto a igreja estiver registada e durante pelo menos dois anos após o seu encerramento.
• Documentos de governação e estatutos: Devem ser conservados enquanto a igreja estiver registada e durante 2 anos após o seu encerramento.
• Livros de contabilidade ou outros livros que contenham resumos das transações e das contas relacionadas: Devem ser conservados durante 6 anos a contar do final do último ano fiscal enquanto a igreja estiver registada e durante 2 anos após o encerramento da igreja,
• Demonstrações financeiras, documentos de origem e cópias das declarações anuais de informação: Devem ser conservados durante 6 anos a contar do final do último ano fiscal ou, se a igreja tiver encerrado, durante 2 anos após a data de revogação.

Registos a conservar permanentemente

• Registos da empresa, incluindo o ato constitutivo e os estatutos
• Atas de reuniões, incluindo todos os relatórios relacionados.
• Relatórios de auditoria
• Demonstrações financeiras anuais
• Declarações fiscais entregues 
• Declarações ou relatórios anuais da empresa
• Documentos e correspondência relativos à isenção fiscal
• Registos de propriedade

Registos a conservar durante 10 anos

• Apólices de seguro

Registos a conservar durante sete anos

• Extratos bancários, cheques cancelados e reconciliações bancárias
• Folhas de cálculo e documentos comprovativos das declarações fiscais 
• Formulários do IRS
• Registos de impostos sobre salários, incluindo mapas de salários, formulários W-4 e deduções salariais
• Relatórios de despesas dos funcionários
• Registos individuais dos funcionários após a cessação do vínculo laboral
• Contratos e correspondência relacionada
• Registos de investimentos 
• Registos e folhas de cálculo da auditoria anual 
• Cartas relativas a seguros e toda a correspondência
• Registos de donativos individuais
• Registos de contas a pagar
• Faturas, recibos e extratos fiscais

Registos a conservar durante dois anos

• Cartões e folhas de ponto
• Envelopes individuais de ofertas

Guarde cópias digitais dos seus registos em serviços de armazenamento na nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox. Isto garante que os seus registos têm cópias de segurança e podem ser acedidos a partir de qualquer lugar. TAMBÉM: o armazenamento na nuvem inclui frequentemente controlo automático de versões, pelo que pode facilmente reverter para versões anteriores de um documento, se necessário.

Perspetivas de Primeira Linha de Josh

Guarde cópias digitais dos seus registos em serviços de armazenamento na nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox. Isto garante que os seus registos têm cópias de segurança e podem ser acedidos a partir de qualquer lugar. TAMBÉM: o armazenamento na nuvem inclui frequentemente controlo automático de versões, pelo que pode facilmente reverter para versões anteriores de um documento, se necessário.

Como gerir melhor os registos da igreja

A manutenção de registos exige atenção ao pormenor e gosto pelos números. Por isso, terá de nomear a pessoa certa para o cargo de gestão de registos. O conselho da sua igreja deve nomear uma pessoa para supervisionar o seu programa de gestão de registos. 

E, uma vez que a manutenção de registos é tão importante, geralmente é melhor que o gestor de registos seja um membro a tempo inteiro do pessoal ou do clero da igreja, em vez de um voluntário da sua congregação. 

Mas tudo deve ser feito de forma conveniente e ordenada.

1 Coríntios 14:40

Criar uma política de gestão de registos

Uma política de conservação de registos define durante quanto tempo os registos devem ser conservados e inclui orientações e processos sobre como e quando eliminar registos. Isto garante que todas as pessoas responsáveis pela gestão dos registos da sua igreja compreendem os procedimentos e o que deve ser conservado. Recomendo também que se certifique de que está a utilizar o seu software de donativos da igreja para gerar registos regulares e relevantes!

Identificar os registos da igreja que irá gerir

Terá de determinar quais são os registos que é essencial conservar, com base na legislação estadual local. Utilize as orientações acima como ponto de partida.

Implementar um calendário de conservação 

Terá de determinar o que funciona para a sua igreja com base na legislação local. Muito dependerá também de manter registos físicos ou digitais e de como irá rever e auditar regularmente as suas estatísticas e registos. Muitas igrejas consideram que um software de gestão de eventos especializado ajuda a simplificar a manutenção dos registos das atividades da igreja. Designe alguém responsável pela implementação deste sistema e certifique-se de que todos os membros da equipa da igreja compreendem e seguem as orientações do sistema de arquivo. Uma sala de arquivo central para os registos físicos poderá ser uma boa ideia. 

Perspetivas de Josh na linha da frente

Utilize lembretes e alertas do calendário para incentivar a equipa e os voluntários a atualizarem os registos. Ferramentas digitais como o Google Calendar ou outras ferramentas de software de gestão de igrejas podem ser úteis para este efeito. Desenvolva listas de verificação para cada tipo de registo, de modo a garantir que todas as informações necessárias são atualizadas regularmente.

Estabeleça políticas de retenção e destruição 

Seja qual for a sua decisão, certifique-se de que a sua política está devidamente documentada por escrito. Também seria benéfico que fosse analisada por um consultor jurídico e aprovada pelo seu conselho de administração. Isto demonstra que se tratou de uma decisão organizacional ponderada, e não apenas de algo que elaborou por iniciativa própria.

Eis alguns exemplos de políticas de retenção e destruição de registos de igrejas que pode utilizar como ponto de partida.

• Exemplo de política de retenção de registos: Conselho Evangélico para a Responsabilidade Financeira
• Exemplos de guias de retenção de igrejas locais: Conferência do Norte do Texas da Igreja Metodista Unida

Melhorar o processo de gestão dos registos da sua igreja 

Já sabe que um programa sólido de gestão de registos é crucial para o sucesso da sua igreja. Mesmo que esteja satisfeito com a sua estratégia atual, poderá haver algumas áreas a melhorar. 

Em primeiro lugar, audite e reveja os seus registos atuais. Isto poderá incluir o preenchimento de lacunas caso falte alguma informação, como atas de reuniões em falta ou estatutos oficiais que ainda precisem de ser documentados.  

Pela sabedoria se edifica uma casa, e pelo entendimento ela se estabelece; pelo conhecimento, os seus aposentos se enchem de tesouros raros e belos.

Provérbios 24:3-4

Eis algumas perguntas que deve fazer a si próprio ao melhorar a gestão dos seus registos: 

• Utiliza um centro de registos ou os seus registos encontram-se nas instalações? 
• Quão exatos e atuais são os seus registos? 
• Está a arquivar ou a eliminar os seus registos inativos?
• Utiliza software de gestão de igrejas ou de gestão de registos? 

Uma parte importante da resposta a estas perguntas prende-se com o facto de ter cópias físicas ou digitais dos seus registos. Considero que atribuir espaço de armazenamento a pilhas de papéis e ficheiros é opcional. Naturalmente, o método preferencial de armazenamento para a retenção de registos é o digital, principalmente porque é muito mais provável que os ficheiros digitais sobrevivam a um desastre. Além disso, é muito mais rápido pesquisar ficheiros digitais do que ficheiros em papel e também é mais fácil enviá-los eletronicamente!

Os registos digitais podem ser armazenados no disco rígido de um computador ou num servidor de rede nas suas instalações, ou na nuvem.

A escolha da opção de armazenamento que fizer mais sentido para a sua igreja dependerá dos seus desejos ou necessidades. Fale com empresas familiarizadas com tecnologia de digitalização e armazenamento de documentos e discuta a melhor forma de indexar os registos para pesquisa e recuperação. 

Tenha também em consideração a segurança dos registos — a perda de dados pode ser devastadora para uma igreja ou qualquer empresa. Sugiro que consulte os especialistas jurídicos da sua igreja para obter orientação sobre a criação de um programa de retenção de registos que cumpra os requisitos legais locais.

Considere um software de gestão de igrejas

O software de gestão de igrejas pode ser crucial para ajudar a gerir todos os tipos de registos, incluindo registos financeiros, registos de membros da congregação e outros, como os descritos acima. Eis alguns aspetos a considerar ao procurar software de gestão de igrejas:

1. Interface de utilizador (UI): As igrejas têm normalmente muitos membros e lidam com uma grande quantidade de informação de cada membro. Vai querer uma interface que seja claramente compreensível e fácil de utilizar. Ter uma interface demasiado complicada ou difícil de utilizar irá acrescentar tempo e frustração desnecessários ao seu dia. É por isso que considero importante que também tenha uma aplicação móvel. Quer que seja facilmente acessível. 
2. Segurança: A sua congregação confia à igreja informações importantes, como números de telefone, endereços de e-mail e números de cartão de crédito, para fazer donativos online. O software tem de ser seguro. 
3. Relação qualidade/preço: Tem funcionalidades que tornam o seu preço razoável? Oferecem um período experimental gratuito? Ter um período experimental gratuito é fundamental. Deve garantir que o software é adequado para a sua igreja. Não vai querer comprometer-se com um contrato ou pagamento e descobrir depois que o software é demasiado complicado ou não está alinhado com as necessidades da sua igreja. 

A gestão dos registos da igreja é crucial para o sucesso da sua igreja. Escolher o software certo é vital! Dedique tempo a pesquisar, para tomar a melhor decisão para a sua igreja. Fizemos o trabalho necessário para o ajudar a escolher o software de gestão de igrejas ‘ideal’.

Listas relacionadas de ferramentas:

• Software de gestão de igrejas online
• Software de apresentação para cultos para Mac

Também vale a pena consultar:

• Tecnologia na igreja: o que precisam de saber os pastores principais?
• Como gerir as finanças da igreja + melhores práticas
• O que é o software de gestão de igrejas? Um guia completo para pastores principais
• Como organizar uma conferência da igreja (bem-sucedida)

Junte-se à lista de distribuição do boletim informativo do Pastor Principal!

Junte-se à nossa lista de e-mails para receber mais recursos bem elaborados, ponderados e repletos de conhecimentos. Enviar-lhe-emos apenas conteúdos excelentes, escritos por pastores experientes e veteranos do ministério.

Subscreva—teremos todo o gosto em recebê-lo.