W trakcie mojego doświadczenia w pracy w kościołach odkryłem kilka najlepszych praktyk komunikacji kościelnej, które stosowałem, aby uniknąć wszelkiego rodzaju nieporozumień i wpadek (niektórych z nich nauczyłem się w trudny sposób!).
Oto pewien scenariusz:
Właśnie dostarczono wydrukowane ulotki z okazji 10. rocznicy istnienia Twojego kościoła. Kiedy je przeglądasz, czujesz, jak żołądek zaciska Ci się z niepokoju. Dlaczego? W jakiś sposób zapomniałeś umieścić na ulotce datę wydarzenia. To jednak nie wszystko: zauważasz również błąd typograficzny. Co za kosztowna pomyłka! Ulotki trzeba przeprojektować i wydrukować ponownie — wszystkie 5000 egzemplarzy.
Niestety wina nie leży po stronie drukarni. Wysłali Ci projekt, a Ty udzieliłeś ostatecznej zgody przed rozpoczęciem druku. Można było jednak tego uniknąć, wdrażając odpowiedni proces i strategię komunikacji.
Najlepsze praktyki przedstawione w tym artykule pomogą upewnić się, że zamierzony odbiorca otrzyma Twój komunikat w jasny sposób, przy minimalnych lub całkowitym braku zakłóceń. To z kolei poprawi frekwencję na wszelkich wydarzeniach organizowanych przez Twój zespół zarządzania wydarzeniami kościelnymi, zwiększy klarowność Twojej misji i wartości oraz pomoże upewnić się, że członkowie wspólnoty i personelu mają jasność co do wszystkich wydarzeń w Twoim kościele.
Dzielę się doświadczeniem zdobytym podczas ponad 20 lat pracy jako lider i administrator kościoła. Przedstawiam najlepsze praktyki, których się nauczyłem, a także omawiam kilka najczęstszych problemów związanych z komunikacją w kościele.
W tym artykule omówię:
6 najlepszych praktyk komunikacji kościelnej
Oto moje najlepsze praktyki, które pomogą zadbać o to, aby komunikacja w Twoim kościele wspierała przekazywanie jego przesłania i realizację misji, zamiast je utrudniać. Warto również zastanowić się, jak możesz wykorzystać sztuczną inteligencję w komunikacji kościelnej wraz z tymi najlepszymi praktykami.
1. Nadmiar komunikacji jest lepszy niż jej niedobór
Jednorazowe przekazanie ważnego ogłoszenia zazwyczaj nie wystarcza. Obecnie o naszą uwagę konkuruje tak wiele rzeczy, że wspólnota lub zamierzony odbiorca może nie pamiętać ogłoszenia po zakończeniu nabożeństwa albo po opuszczeniu terenu kościoła. Dlatego przypomnienia są niezbędne. Włącz przypomnienia do cotygodniowych nabożeństw, umieść informacje na stronie internetowej kościoła i dodaj je do cotygodniowych biuletynów. Jeśli Twój biuletyn wydaje się nieco przestarzały, znajdziesz mnóstwo pomysłów na odświeżenie biuletynu kościelnego... a także wiele świetnych przykładów biuletynów kościelnych, które mogą być inspiracją.
2. Korzystaj z różnych programów do komunikacji kościelnej
Programy do komunikacji kościelnej to szerokie określenie obejmujące każdy rodzaj oprogramowania lub narzędzia, które pomagają komunikować się ze wspólnotą albo prowadzić wewnętrzną komunikację z personelem.
Usługi masowej wysyłki, takie jak Mailchimp, Flodesk czy Constant Contact, to tylko kilka spośród wielu internetowych platform do automatyzacji marketingu e-mailowego, które pozwalają zarządzać korespondencją kościoła i wysyłać jedną wiadomość do setek, a nawet tysięcy osób znajdujących się na liście mailingowej. Platformy te (podobnie jak narzędzia do zarządzania kontaktami kościelnymi) zazwyczaj wymagają niewielkiej miesięcznej opłaty, choć w niektórych przypadkach mogą być bezpłatne — zależnie od liczby członków wspólnoty.
W ramach tych platform możesz również kategoryzować listy e-mailowe. Na przykład jedna kategoria wiadomości może być przeznaczona dla kierowników działów, inna dla całej wspólnoty albo tylko dla nowych członków kościoła i tak dalej. To bardzo wygodna funkcja, która pozwala wysyłać określone wiadomości wyłącznie osobom, które powinny je otrzymać.
Więcej informacji o marketingu e-mailowym kościoła znajdziesz tutaj.
Have an account? Log In
Masowe wiadomości tekstowe
Ten rodzaj oprogramowania świetnie sprawdza się przy wysyłaniu wspólnocie przypomnień o wydarzeniach w formie wiadomości tekstowych. Flocknote, EZ Texting i ChurchCast to tylko niektóre z platform do masowej wysyłki wiadomości, które pozwalają wysłać wiadomość tekstową do całej wspólnoty jednocześnie.
Pamiętaj, aby wiadomości były krótkie i konkretne. Nikt nie lubi czytać długich wiadomości tekstowych.
Media społecznościowe
Na tym etapie Twój kościół powinien korzystać z mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram czy Twitter. Zazwyczaj strony te są publiczne (co oznacza, że każdy może je zobaczyć, chyba że zmienisz ustawienia, aby na to nie zezwalały), pamiętaj więc, że zarówno zamierzony odbiorca, jak i każda inna osoba, która trafi na Twój profil, może przeczytać opublikowane tam informacje. Nie wszystkie wiadomości powinny być publikowane w tym miejscu, chyba że ich zamierzonym odbiorcą jest ogół społeczeństwa.
Na przykład, jeśli Twój kościół organizuje zbiórkę krwi lub targi biznesowe otwarte dla ogółu społeczeństwa, warto opublikować tego typu wiadomości na stronach kościoła w mediach społecznościowych. Jednak przypomnienie o zbliżającym się spotkaniu osób witających wiernych nie powinno być publikowane na platformie publicznej.
Aplikacje do czatów grupowych
WhatsApp (który zazwyczaj lepiej sprawdza się w mniejszych kościołach) jest popularną i niezawodną aplikacją. Możesz utworzyć dedykowany czat grupowy WhatsApp do przekazywania ważnych wiadomości i ogłoszeń kościelnych, a następnie używać go do ponownego przypominania o wiadomościach lub wysyłania przypomnień o nadchodzących wydarzeniach.
Może być konieczne ustalenie zasad i poinformowanie użytkowników, że strona służy wyłącznie do przekazywania informacji kościelnych. Nie chcesz, aby wiadomości lub przypomnienia ginęły wśród mnóstwa innych, niezwiązanych z nimi postów i memów.
Wysyłaj przypomnienia za pośrednictwem kierowników działów
Każdy kierownik działu lub jednostki w kościele ma własny, sprawdzony i niezawodny sposób komunikowania się z członkami swojego działu. Możesz poprosić go o przypomnienie członkom działu o nadchodzącym wydarzeniu kościelnym, w którym powinni uczestniczyć.
Na przykład możesz poprosić dyrygentkę chóru, aby przypomniała członkom swojego działu o zbliżającym się seminarium szkoleniowym dla pracowników. Wskaż konkretne informacje, które mają zostać przekazane członkom działu.
Krótka (niezwiązana z tematem) myśl do rozważenia:
Prężnie działająca służba online pozwala Twojemu kościołowi dotrzeć do większej liczby osób i budować prawdziwe relacje. Analiza najlepszych kościołów online i poznanie jak rozpocząć działalność kościoła online może dostarczyć cennych wskazówek! Kościół musi być solą i światłem w każdej przestrzeni — także cyfrowej.
3. Podkreślaj ważne wiadomości podczas nabożeństw
Bezpośrednio przed kazaniem lub po nim pojawiają się doskonałe okazje do przekazania ogólnych ogłoszeń, informacji o nadchodzących wydarzeniach oraz wszelkich innych wiadomości, o których powinna wiedzieć cała wspólnota.
Unikaj jednak przeładowywania nabożeństw ogłoszeniami: planuj z wyprzedzeniem, aby cotygodniowe ogłoszenia kościelne były odpowiednio rozłożone w czasie. Zbyt duża liczba ogłoszeń podczas jednego nabożeństwa sprawi, że ludzie zapomną o informacjach lub ich nie usłyszą.
Zadbaj o to, aby osoba przekazująca ogłoszenia podczas nabożeństwa otrzymała je odpowiednio wcześnie. Dzięki temu będzie miała wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z nimi i przygotowanie. Przesłanie ogłoszeń wieczorem przed nabożeństwem o 8 rano jest przykładem złej praktyki komunikacyjnej.
4. Promuj wydarzenia w odpowiednim czasie
To kluczowa kwestia. Jeśli zaczniesz mówić o nadchodzącym wydarzeniu zbyt wcześnie, w miarę zbliżania się jego terminu może ono stracić na znaczeniu, ponieważ zamierzona grupa odbiorców usłyszała o nim już zbyt wiele razy.
Istnieje wiele sposobów masowej promocji ważnych wydarzeń kościelnych: ulotki, plakaty, banery lub reklamy cyfrowe. Upewnij się, że we wszystkich publikacjach stosujesz spójną kolorystykę. Ułatwia to rozpoznawalność i budowanie marki. Wybierz paletę kolorów i konsekwentnie stosuj te barwy podczas tworzenia plakatów, ulotek i banerów — zarówno cyfrowych, jak i drukowanych.
5. Dokładnie sprawdź swoją pracę
Przykład, który przedstawiłem we wstępie, jest prawdziwą historią. Kiedy byłem administratorem dużej międzynarodowej organizacji kościelnej, nauczyłem się tej lekcji w bolesny sposób. Pod koniec niezwykle pracowitego tygodnia pracy przypadkowo zatwierdziłem druk plakatów i ulotek dotyczących ważnego wydarzenia. Niestety, znajdował się w nich poważny błąd — którego nie zauważyłem.
To bolesne i kosztowne doświadczenie skłoniło mnie do opracowania niemal niezawodnego systemu, którego używam przed zatwierdzeniem wszelkich informacji przeznaczonych do szerokiej dystrybucji. Stworzyłem szablon planu komunikacji kościelnej, który pomaga usprawnić ten proces.
Stworzyłem listę kontrolną zawierającą podstawowe informacje, które powinny znaleźć się w każdej formie masowej reklamy stosowanej w tym kościele. Lista kontrolna obejmowała:
- Datę wydarzenia
- Godzinę wydarzenia
- Miejsce wydarzenia
- Adres strony internetowej kościoła
- Numer telefonu kościoła
- Nazwę wydarzenia
Mając tę listę kontrolną pod ręką, mogłem wszystko sprawdzić przed wydaniem zgody na druk lub dystrybucję cyfrową.
Drugi krok mojego systemu polegał na zaangażowaniu co najmniej dwóch innych zaufanych osób (członków zespołu planującego wydarzenie), aby sprawdziły, czy nie pominąłem ważnych informacji.
Prawda jest taka, że jesteśmy ludźmi i jesteśmy podatni na ludzkie błędy. Posiadanie dobrego systemu znacznie ograniczy lub całkowicie wyeliminuje kosztowne błędy ludzkie.
6. Zwracaj szczególną uwagę na projekt wszelkich materiałów promocyjnych
Załóżmy, że organizujesz bezpłatną zbiórkę artykułów szkolnych z okazji powrotu do szkoły. Chcesz mieć pewność, że cel wydarzenia jest jasny już na pierwszy rzut oka na każdej ulotce lub w każdej reklamie. Może to oznaczać pogrubienie tytułu oraz umieszczenie zdjęć plecaków i przyborów szkolnych. Zdjęcie pastora nie powinno być najbardziej wyeksponowanym obrazem na ulotce.
Zajęte, niezwiązane z przekazem projekty odwracają uwagę od znaczenia zamierzonych komunikatów. Niepotrzebne motywy kwiatowe i grafiki po prostu utrudniają odczytanie przekazu, który próbujesz przekazać. Docelowi odbiorcy nie powinni przedzierać się przez zbędne elementy graficzne, aby dotrzeć do właściwego komunikatu.
Upewnij się również, że jasno wyjaśnisz wszelkie szczegółowe instrukcje, których będą potrzebować uczestnicy wydarzenia. Załóżmy na przykład, że Twój kościół organizuje zbiórkę zabawek. Musisz zadbać o to, aby jasne były następujące kwestie:
- Rodzaje potrzebnych lub wymaganych zabawek.
- Termin zakończenia zbiórki zabawek.
- Miejsce, w którym darczyńcy powinni zostawiać zabawki. Na przykład zabawki należy umieszczać w pojemnikach zbiórki przy głównym wejściu, w holu.
- Czy zamiast zabawek będą przyjmowane darowizny pieniężne od osób, które ze względu na ograniczenia czasowe nie mogą kupić zabawek (skorzystaj tutaj z oprogramowania do darowizn dla kościołów ). Jak powinna wyglądać taka darowizna? Jeśli jest przekazywana online, czy podczas dokonywania wpłaty należy wpisać „zbiórka zabawek”? (PS: tutaj dowiesz się, jak napisać właściwy list z podziękowaniem za darowiznę dla kościoła.)
- Czy na kopercie na darowiznę należy napisać „zbiórka zabawek”.
Wszystkie te instrukcje i wiele innych kwestii muszą zostać wyjaśnione i szczegółowo opisane, aby zwiększyć szanse powodzenia zbiórki.
Najczęstsze problemy z komunikacją w kościele
Uważnie obserwuj swoją komunikację, aby uniknąć następujących problemów:
Niejednoznaczny komunikat
Jasność i precyzja są ważne podczas tworzenia komunikatów — pomagają zapewnić, że będą one zrozumiałe, właściwie odebrane i dotrą do docelowych odbiorców.
Stworzenie planu komunikacji kościoła lub strategii komunikacyjnej może pomóc zapewnić jasność i spójność przekazu, a tym samym prowadzić do skutecznej komunikacji w kościele.
Oto przykład:
- Niejednoznaczny komunikat lub ogłoszenie mogłoby po prostu brzmieć: starszy pastor spotyka się z przywódcami kościoła w przyszłą niedzielę po nabożeństwie.
- Jasna i konkretna wersja tego samego komunikatu mogłaby brzmieć: starszy pastor spotyka się ze starszymi kościoła i pastorami pomocniczymi w przyszłą niedzielę po nabożeństwie, aby omówić plany corocznego letniego pikniku.
Zbyt wiele wydarzeń
Jeśli zaplanujesz zbyt wiele wydarzeń następujących bezpośrednio po sobie, możesz zmęczyć swoją wspólnotę i nie powinien Cię dziwić niski udział w wydarzeniach kościoła. Twoja wspólnota jest po prostu zmęczona i potrzebuje odpocząć po wydarzeniu z ubiegłego tygodnia, które wymagało zaangażowania wszystkich oraz 2 miesięcy planowania.
More Articles
Termin
Czy dzień i godzina wydarzenia odpowiadają większości docelowych odbiorców? Niewiele osób przyjdzie, jeśli wyznaczysz spotkanie na 18:00, a większość spodziewanych uczestników kończy pracę dopiero o 17:30 lub 18:00.
Brak spotkania po wydarzeniu
Spotkanie po wydarzeniu może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi przeanalizować, jak przebiegło wydarzenie, co można było zrobić lepiej i co się udało, aby móc ulepszać przyszłe wydarzenia.
Załóżmy, że planujesz powtórzenie wydarzenia, które odbyło się już wcześniej, ale poprzednie wydarzenie nie spełniło oczekiwań. Jeśli nie zorganizujesz spotkania po wydarzeniu, nie poprosisz o opinie ani nie przygotujesz ankiety, która pomoże wprowadzić ulepszenia podczas kolejnego wydarzenia, możesz spodziewać się podobnie rozczarowującego rezultatu przy drugim wydarzeniu.
Działaj, wdrażaj & osiągaj doskonałość
Wdrożenie wszystkich wspomnianych wyżej działań nie tylko pomoże usprawnić praktyki komunikacyjne w Twoim kościele, lecz także przełoży się na większą frekwencję podczas wydarzeń. Mam nadzieję, że te strategie pomogą Ci również zidentyfikować inne obszary wymagające poprawy w praktykach komunikacyjnych Twojego kościoła.
Jeśli masz trudności z uporządkowaniem komunikacji w swoim kościele (lub nawet z ogólną administracją i zarządzaniem kościołem), rozważ skorzystanie z oprogramowania do zarządzania kościołem lub bardziej rozbudowanego oprogramowania dla kościołów, aby usprawnić działanie.
A jeśli poczujesz się odłączony lub pozbawiony inspiracji — możesz potrzebować odświeżenia. Rozważ zapisanie się na konferencję mediów kościelnych. Przygotowaliśmy dla Ciebie tegoroczne rekomendacje.
Powiązany artykuł:
