Fondsboekhouding voor kerken: een complete gids
Is fondsboekhouding (voor kerken) een financieel hulpmiddel dat je over het hoofd ziet?
Als voorganger ben je ervoor verantwoordelijk dat alle donaties en fondsen correct worden toegewezen en alleen worden gebruikt voor het beoogde doel. Fondsboekhouding voor kerken helpt ervoor te zorgen dat dit gebeurt.
Het ontvangen van donaties vormt het grootste deel van de inkomsten van een kerk, en aan het ontvangen van die donaties zijn bepaalde richtlijnen verbonden. Meestal zijn de donaties bestemd voor de activiteiten van de kerk. Soms geven mensen echter geld voor een specifiek doel, zoals een nieuwe piano of het ondersteunen van een bepaalde zendeling.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Als kerkleider vertrouwen mensen erop dat je zorgvuldig met hun donaties omgaat. Goede boekhoudsoftware voor kerken kan je hier ongetwijfeld bij helpen. Als die van jou dat niet kan... is dat een waarschuwingssignaal.
Onthoud gewoon: FONDSENboekhouding is LEUKE boekhouding.
Joshua Gordon
(hoewel ik niet zeker weet of ik hiervoor de eer wil opstrijken...)
Of je nu net aan je bediening begint of een ervaren rot bent, het is gemakkelijk te zien dat er meer komt kijken bij het beheren van de financiën van een kerk volgens de beste werkwijzen voor kerkelijke financiën dan op het eerste gezicht lijkt. Ontdek de voordelen van
Wat is fondsboekhouding voor kerken?
Fondsboekhouding is de manier waarop kerken middelen bijhouden en rapporteren die voor specifieke doeleinden zijn bestemd. (OPMERKING: fondsboekhouding houdt verband met, maar verschilt van een rekeningschema voor kerken. )
Zie fondsboekhouding als het gebruik van emmers om je donaties te sorteren. Eén emmer kan bedoeld zijn voor algemene uitgaven en een andere voor het sparen voor een nieuw kerkorgel. Wanneer je je elektriciteitsrekening moet betalen, mag je niet uit de emmer voor het kerkorgel putten; je mag alleen geld uit je emmer voor het algemene fonds nemen.
Fondsboekhouding zorgt ervoor dat kerken geoormerkte donaties gebruiken voor hun beoogde doelen, zoals zendingswerk, nieuwe apparatuur of speciale projecten.
Er komt veel kijken bij het beheren van de financiën van een kerk, en er zijn enkele belangrijke verschillen tussen kerkelijke financiën en die van gewone bedrijven. In tegenstelling tot bedrijven die jaarlijkse winst willen maken, richten kerken zich op het verspreiden van het evangelie. De IRS verplicht non-profitorganisaties om fondsboekhouding te gebruiken, maar dit helpt ook om de financiën van de kerk georganiseerd te houden terwijl zij haar missie vervult.
Soorten fondsen in de kerkelijke boekhouding
In je kerk kun je verschillende soorten donaties ontvangen. Over het algemeen vallen deze echter in een van drie categorieën.
1) Onbeperkte fondsen
Onbeperkte fondsen zijn donaties die je ontvangt en die naar eigen inzicht van de kerk kunnen worden gebruikt voor de activiteiten van de kerk. Aan deze donaties zijn geen voorwaarden verbonden, dus de kerk kan ermee doen wat zij wil. Deze fondsen worden meestal gebruikt voor operationele kosten, zoals nutsvoorzieningen, salarissen en benodigdheden.
2) Permanent beperkte fondsen
Donateurs mogen voorwaarden verbinden aan hun donaties. Wanneer ze dat doen, betekent dit dat de kerk de fondsen alleen mag gebruiken voor het doel dat op het moment van de donatie is aangegeven.
Als er bijvoorbeeld een donatie wordt gedaan voor een speciaal project of een zendingsorganisatie die door je kerk wordt ondersteund, mogen die fondsen wettelijk alleen voor die specifieke reden worden gebruikt. In onze kerk houden we rond Thanksgiving jaarlijks een inzamelingsactie. We kiezen een lokaal goed doel om onder de aandacht te brengen, zoals de voedselbank of een centrum voor zwangerschappen. Alle ontvangen donaties die voor dat goede doel zijn geoormerkt, moeten aan hen worden gegeven.
3) Tijdelijk beperkte fondsen
Tijdelijk beperkte fondsen verschillen enigszins van permanente fondsen. Ze kunnen met een specifieke beperking worden ontvangen, maar de fondsen worden van beperkt naar onbeperkt overgeboekt wanneer het project is afgerond of een bepaalde termijn is verstreken. Er wordt bijvoorbeeld geld ontvangen om gedurende twee jaar counselingdiensten te verlenen, maar nadat die twee jaar zijn verstreken, zijn eventuele resterende fondsen niet langer voor dat doel beperkt.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je in de boekhouding van je kerk kunt tegenkomen.
- Algemeen fonds: Dit is de hoofdrekening die de kerk gebruikt voor alle dagelijkse transacties. Hier vind je zaken zoals salarisadministratie, nutsvoorzieningen, huur en koffiebenodigdheden voor zondagochtend. De meeste onvoorwaardelijke donaties worden aan dit fonds toegewezen.
- Missiefonds: Reserveer geld voor specifieke missies die de kerk ondersteunt. Deze donaties zijn geoormerkt. Voorbeelden zijn kortdurende zendingsreizen, fondsen voor lokale outreachprogramma's of het ondersteunen van zendelingen in het buitenland.
- Gebouwenfonds: Misschien spaar je voor de aankoop van een gebouw of staan er kapitaalverbeteringen op de planning (bijv. een nieuw dak). Donaties voor het gebouw kunnen geoormerkt zijn. Bewaar ze in een afzonderlijk fonds. Wanneer het tijd is om de kosten van het gebouw te betalen, komt het geld uit dit fonds.
- Vermogensfonds: Deze langetermijninvestering is zo opgezet dat het kapitaal intact blijft en alleen de opbrengsten worden gebruikt. Kerken gebruiken het om doorlopende behoeften, zoals bedieningen of onderhoud, te financieren. Zo levert het een stabiel inkomen op en blijft het kapitaal behouden voor toekomstige groei. Geld dat hier wordt gedoneerd, is doorgaans geoormerkt. Het kerkbeleid bepaalt of de beleggingsopbrengsten geoormerkt of niet-geoormerkt zijn.
- Jongerenfonds: Je raadt het al! Dit zijn fondsen die specifiek bestemd zijn voor jeugdgroepen. Een jongerenfonds van een kerk kan geoormerkt of niet-geoormerkt zijn, afhankelijk van de manier waarop het is ingericht. Je weet nooit welke uitgaven hier kunnen opduiken: een kinderzwembad, lesmateriaal voor Bijbelstudie, bergen chips en frisdrank. De mogelijkheden zijn eindeloos… Of toch niet?
Waarom fondsenadministratie nuttig is
Om je belastingvrije status te behouden, is fondsenadministratie vereist door de IRS om duidelijk te laten zien hoe fondsen worden gebruikt ten bate van de gemeenschap. Het bevordert ook de transparantie binnen de kerk en zorgt voor verantwoording. Donateurs willen weten dat geld wordt gebruikt voor het beoogde doel, in overeenstemming met hun intenties en de missie van de kerk.
Je kerk heeft misschien geld voor verschillende zaken, zoals het gebouw, missies of algemene uitgaven. Zonder een systeem kan het lastig zijn om te weten hoeveel je voor elk doel hebt. Met fondsenadministratie houd je dit eenvoudig bij, zodat je niets door elkaar haalt.
Het toepassen van fondsenadministratie op je overzicht van de financiële positie en je activiteitenoverzicht geeft een duidelijk en nauwkeurig beeld van de financiële gezondheid van de kerk. Dit helpt jou en je financiële commissie bij het doen van uitgaven en het nemen van strategische beslissingen over de koers van de kerk.
Een fondsenadministratiesysteem voor je kerk opzetten
Volg deze eenvoudige stappen bij het opzetten van je fondsenadministratiesysteem en je bespaart jezelf veel tijd en hoofdbrekens. Raadpleeg je financiële commissie of een financieel deskundige van de kerk om ervoor te zorgen dat je inrichting voldoet aan federale en lokale regelgeving.
Stap 1: Categorieën voor fondsen definiëren
Begin met het vaststellen van de soorten fondsen die je moet instellen. Begin met het algemene fonds en voeg daarna andere fondsen toe. Welke bedieningsteams heb je? Hoe worden ze gefinancierd? Zorg ervoor dat je de beste boekhoudkundige praktijken voor financieel beheer volgt.
Stap 2: Boekhoudsoftware kiezen
Je boekhoudsoftware moet fondsenadministratie ondersteunen. Zoek naar een budgetteringsfunctie die dit ondersteunt. Je moet een jaarbudget goedkeuren en volgen. Er zijn veel opties beschikbaar die specifiek zijn afgestemd op non-profitorganisaties. Hierdoor kan je boekhouder gemakkelijker alle vereiste financiële overzichten voor je financiële commissie opstellen.
Stap 3: Een rekeningschema opstellen
Stel een rekeningschema op met alle fondsen die je gaat gebruiken. Stel een nummeringssysteem in dat goed werkt voor jou en je boekhouder. Volg de basisprincipes van de boekhouding voor non-profitorganisaties.
Praktische tip: de nummeringsstandaarden voor uw fondsrekeningen kiezen:
De nummering van uw rekeningen kan er ongeveer als volgt uitzien:
1000’s: Begin met uw activa. Dit is wat de kerk bezit (bijv. bankrekeningen, kerkgebouw, audio- en videoapparatuur)
2000’s: Nummer vervolgens uw passiva. Dit is wat de kerk verschuldigd is (bijv. loonverplichtingen, creditcards, hypotheekrekening)
3000’s: Gebruik deze nummers om het eigen vermogen aan te geven. Hier maakt u de fondsrekeningen aan (bijv. algemeen fonds, zendingsfonds, jongerenfonds)
4000’s - Leg hier alle inkomsten vast (het geld dat uw kerk verdient). Dit omvat alle donaties en andere inkomstenstromen (bijv. donaties, verkoop van boeken, verkochte kaartjes voor kerkelijke evenementen)
5000’s - Hier komen de uitgaven. Maak een rekening aan voor de verschillende uitgaven die uw kerk heeft (bijv. kantoorbenodigdheden, loonkosten, hypotheekrente)
Stap 4: Beleid en procedures invoeren
Ontwikkel duidelijk beleid voor het beheer van elk fonds, inclusief richtlijnen voor donaties, uitgaven, rapportage en verantwoording. Zorg ervoor dat al het kerkpersoneel en de kerkleiding het belang van deze procedures begrijpen.
Onze best beoordeelde boekhoudprogramma’s voor kerken
Deze programma’s kwamen als beste uit de bus van de tientallen softwareopties die mijn team en ik hebben geëvalueerd:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praktijken voor het beheren van kerkgeld
Er komt veel kijken bij het beheren van de fondsen van de kerk en misschien voelt u zich verloren in alle betrokken termen en vereisten. U bent tenslotte niet in de bediening gegaan om de basisprincipes van boekhouden onder de knie te krijgen en te voldoen aan de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). Deze beste praktijken kunnen voorkomen dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Het is ook de moeite waard om te overwegen hoe u AI kunt gebruiken bij financieel beheer van de kerk naast deze beste praktijken.
Beste praktijk #1: houd het eenvoudig… echt waar!
Maak uw rekeningschema niet onnodig ingewikkeld met te veel fondsen. Gebruik GEEN apart fonds voor elke afzonderlijke post. Dat is verleidelijk, dat weet ik. Hierdoor ontstaat later alleen een ingewikkelder situatie. Het beheren van de financiën is eenvoudiger en flexibeler wanneer de meeste van uw fondsen niet-geoormerkt zijn. Begin eenvoudig met een algemene en een geoormerkte fondsrekening en voeg indien nodig fondsen toe.
Beste praktijk #2: stem uw rekeningen regelmatig af.
Stem uw fondsrekeningen regelmatig af. Het is een goede gewoonte om dit maandelijks te doen wanneer u uw bankafschriften ontvangt. Zo blijven uw recente transacties goed in beeld.
Het is veel moeilijker om DIT aan het einde van het jaar te doen, wanneer u een volledig jaar aan transacties moet uitzoeken. Ik heb het meegemaakt!
Beste praktijk #3: houd u aan uw budget.
Werk samen met uw uitstekende financiële commissie van de kerk om een jaarlijks budget op te stellen dat de doelen en prioriteiten van uw kerk weerspiegelt, en houd u daaraan.
Uw budget hangt nauw samen met fondsboekhouding en samen zorgen ze voor goed financieel beheer.
Vergelijk uw budget regelmatig met de fondsbalansen om ervoor te zorgen dat u op schema ligt om uw korte- en langetermijndoelen te behalen. Pas uw budget indien nodig aan.
Beste praktijk #4: Verstrek regelmatig financiële rapportages.
Als beheerders van de middelen van de kerk is het belangrijk om regelmatig financiële rapportages te verstrekken aan de kerkleiding en de gemeente. Dit draagt er in belangrijke mate toe bij dat de transparantie wordt gehandhaafd en dat iedereen op de hoogte blijft van de financiële gezondheid en de fondsenstatus van de kerk.
Fondsenboekhoudsoftware kiezen
Het toewijzen van donaties tijdens de personeelsvergadering van de kerk kan ERG INTERESSANT worden als u geen boekhoudsoftware voor kerken gebruikt. Er zijn genoeg softwareopties om u duizelig te maken. Enkele van de beste boekhoudkundige diensten en functies om op te letten zijn:
- In staat om meerdere fondsen te beheren - geoormerkt en niet-geoormerkt.
- Bevat een budgetteringstool.
- In staat om donaties te volgen.
- Gebruiksvriendelijke interface.
- Kan integreren met andere softwaresystemen, zoals software voor geven of software voor donorbeheer.
Meld u aan voor de e-maillijst van The Lead Pastor
Mis niets! Word lid van onze gemeenschap om op de hoogte, geïnspireerd en actueel te blijven met de beste hulpmiddelen voor voorgangers en kerkleiders.
