Kerkelijke donatiebrieven voor belastingen: gids voor predikanten voor 2026

Author's Tip

Heb je meer hulp nodig om je financiële kerkbeheer naar een hoger niveau te tillen? We hebben hulpmiddelen ontwikkeld om je te helpen:

1. Fris je kennis op van de richtlijnen voor kerkelijke boekhouding.

2. Leer meer over financieel beheer van kerken.

3. Vind de juiste boekhoudsoftware voor je kerk.

Waarom zijn donatiebrieven nodig?

Een brief van de kerk over een bijdrage is een schriftelijke bevestiging van je kerk aan je donateurs, waarin hun donaties gedurende het jaar worden vermeld. Je donateurs hebben deze brief nodig om hun bijdragen aan goede doelen als aftrekpost op hun persoonlijke aangifte inkomstenbelasting op te voeren. Zonder deze brief kan de IRS hun giften aan de kerk ongeldig verklaren als ze worden gecontroleerd.

Je kunt je bevestiging opstellen als een bedankbrief. Het is de perfecte gelegenheid om je donateurs te bedanken, wat een cultuur van dankbaarheid bevordert. Dit is een moment om contact op te nemen met je donateurs en hen op de hoogte te brengen van interessante mogelijkheden voor het gemeentewerk waarbij de kerk betrokken is geweest. Elke gelegenheid die je aangrijpt om met je donateurs te communiceren, vestigt de aandacht op de missie van de kerk en kan zelfs meer donaties aanmoedigen. 

Author's Tip

Ik heb twee feiten voor je.

1. In 2023 gaven Amerikanen $557.16 miljard aan goede doelen.

2. Alle liefdadigheidsorganisaties in de Verenigde Staten zijn verplicht om elk jaar een schriftelijke bevestiging te verstrekken van de ontvangen donaties.

 

Combineer deze twee feiten en je realiseert je…DAT ZIJN HEEL VEEL BRIEVEN!! Afhankelijk van de omvang van je kerkgemeenschap en het bedrag aan donaties dat je elk jaar ontvangt, moet je mogelijk veel brieven versturen.

Wettelijke vereisten voor donatiebrieven

Hoewel er geen specifieke deadline is voor het versturen van donatiebrieven, sturen goede doelen deze over het algemeen uiterlijk op 31 januari van het jaar na de donatie.

Dus als een donor gedurende heel 2025 maandelijks heeft gedoneerd, zou de bevestigingsbrief voor de donatie uiterlijk op 31 januari 2026 worden verzonden. Het is belangrijk om dit snel te doen, zodat uw donoren over de benodigde documentatie beschikken wanneer zij hun belastinggegevens voorbereiden voor de deadline van 15 april.

U bent verplicht een donatiebrief te verstrekken voor elke eenmalige contante donatie of donatie in natura van meer dan $250. 

Als de donatie minder dan $250 bedraagt, bent u niet verplicht een bevestigingsbrief uit te geven. Toch raad ik aan om uw donoren ongeacht het bedrag een brief te sturen. Het is een geweldige manier om vrijgevigheid te vieren. 

Net als Jezus willen we het hart achter de donatie erkennen, en niet de omvang ervan.

Lucas 21:1-4

U hoeft niet voor elke ontvangen donatie een bevestigingsbrief te sturen. Het is toegestaan om te wachten tot het einde van het jaar en één brief uit te geven waarin alle donaties van dat jaar worden bevestigd. 

Dit is waarschijnlijk de meest efficiënte en nuttige optie, niet alleen voor u maar ook voor uw donoren. Het is veel gemakkelijker om één overzicht bij te houden dan een hele stapel brieven voor iemand die wekelijks doneert. 

Word lid van de community

Ontvang tips en hulpmiddelen om de kerkelijke administratie sneller te doen. Zo houd je meer tijd over voor wat het belangrijkst is.

Get Free Access

Have an account? Log In

Voorbeelden en sjablonen van donatiebrieven voor kerken

U hebt verschillende opties voor uw bijdragebrief; dit hangt grotendeels af van het type donatie dat u ontvangt. Al deze opties worden in dit gedeelte behandeld, evenals enkele voorbeeldbrieven.

Voorbeeld 1 - Ontvangstbevestiging van een donatie (brief ter bevestiging van een fiscaal aftrekbare donatie)

Het belangrijkste doel van deze brief is het bevestigen van een eenmalige gift of donatie aan de kerk. Met deze brief beschikt de donor over de juiste documentatie bij het indienen van de aangifte inkomstenbelasting. U kunt deze brieven bijvoorbeeld aan het einde van een grote fondsenwervingscampagne versturen, wanneer u veel eenmalige donaties voor de kerk hebt ontvangen.

Voorbeeld 2 - Jaaroverzicht van bijdragen

Het doel van deze brief is een overzicht te geven van alle donaties die de donor het afgelopen jaar heeft gedaan. Dit komt vaker voor in een kerkelijke context, waar u vaste donoren hebt die terugkerende tienden en gaven betalen. 

Ook dit overzicht wordt door de donor gebruikt als de juiste documentatie voor de aftrek die hij of zij op de aangifte inkomstenbelasting opvoert. Doorgaans wordt dit overzicht jaarlijks in januari verstrekt voor alle donaties die in het voorgaande jaar zijn gedaan. 

Voorbeeld 3 - Brief voor een donatie in natura

Soms ontvangt u donaties in de vorm van goederen of diensten in plaats van geld. Iemand kan bijvoorbeeld meubels of een voertuig doneren. Of iemand kan zijn of haar diensten doneren, zoals grafisch ontwerp of landschapsverzorging. In dat geval kunt u een brief uitgeven waarin u de donatie bevestigt. U bent verplicht de datum van de donatie en het item of de items te vermelden, maar u kent geen geldwaarde toe aan de donatie.

Voorbeeld 4 - Brief voor een donatie in ruil voor een tegenprestatie

Het kan voorkomen dat u een donatie ontvangt in ruil voor een dienst of item. Wanneer dit gebeurt, kunt u een bevestigingsbrief voor de donatie uitgeven voor het verschil tussen wat is gedoneerd en wat de donor ervoor heeft ontvangen. 

Een voorbeeld hiervan is wanneer u een fondsenwervingsevenement organiseert, zoals een spaghettidiner. De tickets die u verkoopt kosten misschien $60 per stuk, maar de geschatte kosten van de maaltijd bedragen $20. Het gedoneerde bedrag zou dan $40 zijn. 

Uw brief moet het volgende bevatten: 

• Donatiebedrag
• Beschrijving van de aan de donor geleverde goederen of diensten,
• Een schatting van de reële marktwaarde van de ontvangen goederen of diensten

Donorbrieven voor uw kerk opstellen

De IRS heeft specifieke voorschriften voor uw donorbrieven. Elke brief moet de volgende informatie bevatten:

• Naam van de kerk
• Naam en contactgegevens van de donor
• Donatiebedrag  
• Beschrijving (maar niet de waarde) van een bijdrage in natura - Als u een schenking van eigendommen hebt ontvangen, moet u dit item in de brief vermelden, maar de IRS staat niet toe dat u een waarde aan het item toekent.
• Openbaarmakingsverklaring - een van de volgende verklaringen
  • De organisatie heeft geen goederen of diensten geleverd in ruil voor donaties.
  • Als er goederen of diensten zijn geleverd in ruil voor de bijdrage, vermeld dan een schatting van dat bedrag, ook als het slechts om een symbolisch bedrag ging.
  • Vermeld dat de goederen of diensten die de organisatie eventueel in ruil voor de donaties heeft geleverd, volledig bestonden uit immateriële religieuze voordelen. 

Onthoud: donorbrieven vormen slechts een klein onderdeel van wat de kerk nodig heeft om haar belastingvrije status te behouden. Lees meer over het belang van een financieel verslag van de kerk en hoe deze informatie u helpt wanneer u uw jaarlijkse kerkbegroting opstelt. 

Uw gratis bundel: (bewerkbaar) voorbeeld van een kerkelijke donatiebrief voor de belastingaangifte

Ik heb enkele briefsjablonen opgesteld om u op weg te helpen. U kunt deze gerust downloaden en voor uw eigen doeleinden gebruiken. OPMERKING: Controleer alle financiële gegevens met uw kerkrekenmeester of financieel adviseur voordat u uw brieven verstuurt. 

Wilt u dieper graven?

Bekijk deze bronnen:

• Clergy Financial: Een bevestigingsbrief voor donoren van de kerk schrijven
• Kindful.com: Wat is een bevestigingsbrief voor een donatie?
• TurboTax-video:  IRS-regels voor liefdadige schenkingen

OPMERKING: Richtlijnen voor Canadese kerken

Voor kerken in Canada zijn de vereisten iets anders. De CRA raadt aan dat alle ontvangstbewijzen vóór 28 februari worden uitgegeven in het jaar dat volgt op het jaar waarin de donatie is gedaan. Volgens de CRA, ontvangstbewijzen moeten de volgende informatie bevatten:

• een verklaring dat het een officieel ontvangstbewijs voor inkomstenbelastingdoeleinden is
• de naam en het adres van de liefdadigheidsinstelling zoals geregistreerd bij de Canada Revenue Agency (CRA)
• een uniek serienummer
• het door de CRA uitgegeven registratienummer
• de locatie waar het ontvangstbewijs is uitgegeven (stad, dorp, gemeente)
• de datum of het jaar waarin de gift is ontvangen
• de datum waarop het ontvangstbewijs is uitgegeven
• de volledige naam, inclusief de middelste initiaal, en het adres van de donor
• het bedrag van de gift
• het bedrag en de beschrijving van enig voordeel dat de donor heeft ontvangen
• het in aanmerking komende bedrag van de gift
• de handtekening van een persoon die door de liefdadigheidsinstelling is gemachtigd om giften te erkennen
• de naam en het webadres van de CRA

Meld je aan voor onze e-maillijst voor meer waardevolle inzichten

Sluit je aan bij onze groeiende gemeenschap van gepassioneerde voorgangers die zich inzetten om hun bediening te verdiepen en trouw te wandelen in hun roeping.

Abonneer je nu en mis nooit de hulpmiddelen en bemoediging die je nodig hebt om te floreren in je bediening!