Een kerkelijke administratie opzetten: 7 belangrijke stappen
De hoogtepunten van het dienen in de bediening en het opzetten van een kerk zijn het zien van de vruchten van je arbeid in nieuwe kerkleden, bekeringen, dopen en meer. Maar de realiteit is dat er ontzettend veel komt kijken bij het opbouwen van een kerk die tot die momenten leidt, zoals uitzoeken hoe je kerkelijk bestuur opzet.
Kerkelijk bestuur is een van de minst opwindende onderdelen van het creëren van een kerkelijke gemeenschap, maar het is niet minder essentieel voor onze missie dan wat dan ook. Zonder de organisatie, structuur en begeleiding van goede bestuurders kan een kerk het op elk ander gebied moeilijk krijgen.
Hoewel het uitdagend en soms frustrerend is om te leren hoe je effectief kerkelijk bestuur opzet, hoop ik dat voor je te vereenvoudigen. Ik weet uit eigen ervaring dat kerkelijke begrotingen, papierwerk, software, documenten en alles wat daarbij komt kijken saai en vervelend kunnen zijn, maar het is de moeite waard. Zo zet je kerkelijk bestuur op de juiste manier op en voer je het uit.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Ik behandel:
- Wat is kerkelijk bestuur?
- Hoe zet je kerkelijk bestuur op?
- Software voor kerkelijk bestuur voor goed kerkbeheer
Wat is kerkelijk bestuur?
Kerkelijk bestuur is het coördineren van mensen, middelen en systemen ter ondersteuning van kerkelijke bedieningen.
Het beheren van je financiële begroting, de structuur van je kerkgemeenschap, het aansturen van kerkleiders, planning, beheer van kerkevenementen, contactgegevens en talloze andere gebieden maken deel uit van je kerkelijk bestuur.
Waarom is kerkelijk bestuur belangrijk?
Het belang van goed opgezet kerkelijk bestuur komt voort uit het feit dat het de basis legt voor al het andere binnen je bediening. Zonder dat bestuur heb je een ongeorganiseerde chaos zonder echte structuur, die veel meer moeite zal hebben dan nodig of wenselijk is.
Kerkelijk bestuur brengt de noodzakelijke en vaak genegeerde orde in wat anders een wild en verrassend avontuur zou zijn waarin we Jezus volgen. Spontaniteit en flexibiliteit zijn absoluut cruciaal om nieuwe leden bij de kerk te betrekken, maar we vergeten vaak de doordachte organisatie die deze leden kan behouden en in staat kan stellen zich te ontplooien.
Kerkelijk bestuur vormt de basis van waaruit alles binnen de plaatselijke kerk plaatsvindt. Het verbindt de verschillende bedieningen met elkaar en vormt de toegangspoort waardoor alles vreedzaam kan verlopen.
De leiders van je kerkelijk bestuur, of ze nu wel of geen opleidingsprogramma voor kerkelijk bestuur hebben gevolgd, brengen je voedselbank, je bediening voor daklozen, bussen, jeugdgroep, kindercentrum en alles wat je kerk tot één geheel maakt met elkaar in verbinding. Deze eenheid is essentieel voor succesvolle kerken die de missie van het verspreiden van het Goede Nieuws nog vele generaties willen voortzetten, vooral wanneer de kerk groeit.
Hoe zet je kerkelijk bestuur op?
De details van het opzetten van kerkelijk bestuur zijn lang niet zo leuk als andere onderdelen van het opbouwen van je kerk. Dat gezegd hebbende, zullen deze stappen het proces hopelijk op een iets minder frustrerende manier vereenvoudigen. Ik heb deze stappen gebaseerd op mijn eigen tijd als onderdeel van een team voor kerkelijk bestuur.
1. Neem afstand en kijk goed
Voordat je kerkelijk bestuur volledig kunt opzetten, moet je even de tijd nemen om je unieke situatie te beoordelen. Elke kerk is anders en moet op haar eigen, specifieke manier worden aangepakt. Enkele onderdelen waar je naar moet kijken zijn: je huidige structuur, verschillende bedieningen, dagelijkse planning en medewerkers.
Het belangrijkste is hier dat je een overzicht krijgt van je huidige situatie, zodat je weet welke richting je vanaf hier moet inslaan. Dit is ook het moment om te kijken naar het spaargeld van je kerk, je geschatte jaarlijkse inkomsten enzovoort. Het doel is om alles wat je momenteel hebt te bekijken en het op een duidelijke manier op te schrijven.
2. Neem de juiste mensen aan
Zodra je je situatie kent en volledig begrijpt, is het tijd om verder te gaan met het uitbouwen van je kerkelijk bestuur. Op dit punt raad ik aan om te beginnen met het aannemen van de juiste mensen voor de functie, met gedetailleerde functieomschrijvingen. Het opzetten van je eigen bestuursafdeling zal behoorlijk wat geld kosten, maar uiteindelijk is het de moeite waard.
Je hoeft nu nog niet je volledige administratieve staf aan te nemen, maar het is op zijn minst de moeite waard om een administratief assistent en een financieel directeur aan te nemen en iemand aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de organisatiestructuur en verstand heeft van het besturen van een non-profitorganisatie. Met deze fundamentele functies ingevuld kun je echt beginnen iets levensvatbaars te creëren.
3. Plan je infrastructuur
Met enkele medewerkers in je staf die als beheerders optreden, kun je beginnen met het plannen van je infrastructuur. Dit omvat zowel je algemene kerkorganisatie als financiële details zoals fondsenwerving. Hier bouw je een overzicht op van je volledige kerk en haar bedieningen (tip: zorg ervoor dat dit overzicht gemakkelijk toegankelijk wordt gehouden in je kerkelijke administratie!)
Welke bedieningen zijn je aandachtspunten? Welke vallen onder andere bedieningen, zoals het bus-team dat verantwoording aflegt aan de jongerenbediening? Hoeveel medewerkers heeft of heeft elke afdeling nodig? Wat is het budget dat je aan elke bediening toewijst en waarom?
Ook hier komt je organisatie van het kerkpersoneel om de hoek kijken. Wie is verantwoordelijk voor welke bediening? Wie is bijvoorbeeld het aanspreekpunt voor informatie over je vrouwengroepen? Wie leidt je verschillende bedieningen en houdt toezicht op iedereen? Welke rol spelen de bestuursleden van de kerk en de voorganger?
Je infrastructuur is een essentieel onderdeel van je kerkadministratie, dus neem de tijd voor dit onderdeel en overweeg elk afzonderlijk onderdeel zorgvuldig en gelijkwaardig. Ik raad aan om een paar weken te wachten en vervolgens opnieuw te beoordelen wat je voor je infrastructuur hebt bedacht zodra deze is afgerond. Zo kun je met een heldere geest wijzigingen aanbrengen.
4. Richt een IT-afdeling op
Ik raad aan dat elke kerk een volwaardige IT-afdeling heeft of op zijn minst een IT-technicus die overal verantwoordelijk voor is.
Je IT-medewerker moet zorgen voor je computers, kerksoftware, kerkwebsite en andere apparatuur, zodat alles up-to-date is en alles kan wat nodig is. Elke bediening moet zijn uitgerust met de meest recente hardware en software (software voor kerkbeheer en ten minste financiële software voor kerken) om dienovereenkomstig budgetten op te stellen, te plannen en acties uit te voeren.
Dit is geen plek om op kosten te besparen en concessies te doen, want je hebt zowel qua apparatuur als qua mensen het beste nodig dat je je kunt veroorloven om goed livestreams te verzorgen, foto's te maken, op internet te delen en je afdelingen met elkaar te verbinden. Je IT-afdeling is een van de bindende krachten tussen alles wat er in je plaatselijke kerk gebeurt.
5. Bepaal je procedures
Een deel van de taak van je kerkbeheerders zal bestaan uit het opstellen van gedetailleerde documentatie en procedures voor alles wat er in je kerk gebeurt. Hier stel je je bedrijfsplan/voorstellen voor de kerk, missieverklaringen, risicobeheertrajecten en nog veel meer op.
De verantwoordelijkheid van de kerkbeheerder is om informatie te verstrekken over elk afzonderlijk aspect van je kerk. Definieer al je bedieningen, de rollen van elk kerklid van het personeel, de stappen voor elk mogelijk scenario, van goed tot slecht, en laat geen ruimte voor verrassingen. Zo organiseer je je kerk op de best mogelijke manier.
6. Wijs je middelen toe
Een deel van de verantwoordelijkheden van de administratie is om de beste manier te bepalen om de middelen, zowel financieel als anderszins, toe te wijzen voor de werking van de kerk. Hier komen je accountant en andere medewerkers om de hoek kijken, omdat zij zich kunnen richten op het naleven van de beste praktijken voor kerkelijke boekhouding bij het opstellen van het budget van elke bediening. Zij helpen ervoor te zorgen dat je niet te veel hooi op je vork neemt.
Daarnaast is er tegelijkertijd de kwestie van personele capaciteit. De leden van je kerk, met inbegrip van zowel de kerkleiding als vrijwilligers, zijn ook middelen die moeten worden toegewezen aan de verschillende bedieningen voor gemeenschapswerk en, net als geld, hebben sommige afdelingen hen meer nodig dan andere.
Je hebt slechts een beperkte hoeveelheid mensen en middelen beschikbaar, dus het is de taak van je administratie om deze op passende wijze te verdelen.
7. Stel leiderschap en doelen vast voor toekomstig succes
Zodra je kerkfinanciën eindelijk zijn goedgekeurd, iedereen zich prettig voelt in zijn functie en aan de behoeften van de kerk voor elk van je bedieningen is voldaan, is het tijd om naar de toekomst te kijken. Je financiëncommissie van de kerk is hier een belangrijk onderdeel van. De kerkadministratie is er niet alleen om de huidige situatie in je plaatselijke kerk te evalueren en uit te voeren, maar ook om naar de toekomst te kijken.
Beheerders moeten helpen plannen voor de toekomst en betrokken zijn bij het opstellen van de verschillende doelen die jullie hebben gepland. Het beheerteam is jullie bron voor de planning van de financiering van verschillende kerkprojecten die beheerd moeten worden en hoe deze zullen worden uitgevoerd.
Als jullie bereidwillige, maar onvoldoende geschoolde vrijwilligers hebben, zijn er wellicht enkele goede online cursussen voor de bediening die de investering waard zijn.
Daarnaast kunnen ze helpen bij uitbreiding, bepalen hoeveel nieuwe medewerkers jullie op termijn nodig hebben en aangeven hoe jullie dat kunnen realiseren. Dit alles helpt jullie om de basis te leggen voor toekomstig succes.
Software voor kerkelijk bestuur voor goed kerkbeheer
Een groot deel van de manier waarop een kerkelijk bestuur zijn zaken regelt, gebeurt door speciale software voor kerkbeheer, oftewel ChMS, te gebruiken. De meeste toonaangevende ChMS-hulpmiddelen in de sector zijn ontworpen om te helpen met verschillende functies en behoeften. Natuurlijk hebben jullie standaardsoftware nodig, zoals Google Workspace, Microsoft Excel, Word enzovoort, maar er zijn ook speciale programma's.
Als jullie je grondig willen verdiepen in software voor kerkbeheer en willen werken volgens de beste principes voor kerkbeheer, zijn hier enkele artikelen om te verkennen:
- Wereldwijde trends in de vraag naar software voor kerkbeheer
- Belangrijke functies van software voor kerkbeheer
- Voordelen van het gebruik van software voor kerkbeheer
- Veelvoorkomende prijzen voor software voor kerkbeheer
Met software voor kerkbeheer kunnen jullie personeelsgegevens, beheer van kerkelijke vrijwilligers, gemeenteleden, evenementen, financiële middelen, tienden en meer bijhouden. Beheersoftware is nodig om communicatie binnen de kerk tussen afdelingen eenvoudiger te organiseren.
Door deze software te gebruiken en met de hulp van een toegewijde IT-medewerker kun je de bovenstaande stappen voor het toewijzen van je middelen, vooruitplannen voor de toekomst, het opstellen van documentatie voor alle situaties en meer gemakkelijker uitvoeren. Het is ook de moeite waard om op de hoogte te blijven van nieuwe technologieën en hulpmiddelen die je kunnen helpen sneller en efficiënter te werken, zoals AI in de kerkadministratie.
Hoe sociale media binnen de kerkadministratie passen
Kerkadministratie omvat gedurende je hele bediening ontzettend veel, van de financiële kant tot de organisatorische aspecten en meer. Zonder twijfel is dit de reden waarom je een toegewijd team van beheerders nodig hebt om elk onderdeel van je kerkelijke gemeenschap te ordenen en te begrijpen. Lees hier waar je een toegewijde opleiding in kerkadministratie kunt volgen.
Dit omvat sociale media, die een hoeksteen vormen van kerkadministratie en kerkmarketing, waar ik in deze gids nog niet eens op ben ingegaan.
Facebook, Instagram, Twitter, TikTok en andere apps zijn tegenwoordig allemaal onmisbare onderdelen van het internet voor elke kerk. Het navigeren door die websites kan overweldigend zijn, maar ik hoop dat mijn eerdere uiteenzetting van alles wat je moet weten over socialemediamarketing voor kerken kan helpen.
