6 beste praktijken voor kerkcommunicatie & wat je moet vermijden
In mijn ervaringen met het werken in kerken heb ik verschillende beste praktijken voor kerkcommunicatie ontdekt die ik heb gebruikt om allerlei miscommunicatie en problemen te voorkomen (waarvan ik sommige op de harde manier heb geleerd!)
Hier is een scenario:
De gedrukte flyers voor het 10-jarig jubileum van je kerk zijn zojuist geleverd. Terwijl je ze bekijkt, krijg je een knoop in je maag. Waarom? Op de een of andere manier ben je vergeten de datum van het evenement op de flyer te zetten. En dat is nog niet alles: je merkt ook een typografische fout op. Wat een kostbare vergissing! De flyers moeten opnieuw worden ontworpen en gedrukt, alle 5.000 exemplaren.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Helaas ligt het niet aan de drukkerij. Ze hebben je het concept toegestuurd en jij hebt de definitieve goedkeuring gegeven voordat het werd gedrukt. Maar dit had voorkomen kunnen worden met een goed communicatieproces en een goede communicatiestrategie.
De beste praktijken die in dit artikel worden gedeeld, helpen ervoor te zorgen dat de beoogde doelgroep je boodschap duidelijk ontvangt, met minimale tot geen verstoring. Dit zal op zijn beurt de opkomst bij alle evenementen die door je team voor evenementbeheer binnen de kerk worden georganiseerd verbeteren, de duidelijkheid over je missie en waarden vergroten en ervoor helpen zorgen dat je gemeenteleden en medewerkers duidelijkheid hebben over alles wat er in je kerk gebeurt.
Ik put uit mijn ruim 20 jaar ervaring als kerkleider en bestuurder. Ik belicht de beste praktijken die ik heb geleerd en behandel ook enkele van de meest voorkomende problemen in kerkcommunicatie.
In dit artikel behandel ik:
6 beste praktijken voor kerkcommunicatie
Hier zijn mijn beste praktijken om ervoor te zorgen dat communicatie binnen je kerk je helpt je boodschap en missie te verspreiden in plaats van deze te belemmeren. Het is ook de moeite waard om na te denken over hoe je AI in kerkcommunicatie naast deze beste praktijken kunt gebruiken.
1. Te veel communiceren is beter dan te weinig communiceren
Een belangrijke aankondiging slechts één keer delen is meestal niet voldoende. Tegenwoordig dingen er zoveel zaken om onze aandacht dat de gemeente of de beoogde doelgroep de aankondiging mogelijk niet meer weet zodra de dienst is afgelopen of zodra ze het kerkterrein verlaten. Daarom zijn herinneringen essentieel. Bouw herinneringen in je wekelijkse diensten in, zet de informatie op je kerkwebsite en neem deze op in je wekelijkse bulletins. Voelt dat van jou wat verouderd aan, dan zijn er talloze ideeën om je kerkbulletin nieuw leven in te blazen... en ook een overvloed aan geweldige voorbeelden van kerkbulletins ter inspiratie.
2. Gebruik verschillende software voor kerkcommunicatie
Software voor kerkcommunicatie is een brede term die elk type software of hulpmiddel kan omvatten dat je helpt communiceren met je gemeente of interne communicatie met je medewerkers te voeren.
Diensten voor massamailings zoals Mailchimp, Flodesk of Constant Contact zijn slechts enkele van de vele online platforms voor geautomatiseerde e-mailmarketing waarmee je je kerk kunt beheren en één bericht naar honderden of zelfs duizenden mensen op je mailinglijst kunt sturen. Voor deze platforms (vergelijkbaar met softwaretools voor contactbeheer binnen de kerk) is over het algemeen een klein maandelijks bedrag vereist, hoewel ze in sommige gevallen gratis kunnen zijn, afhankelijk van de omvang van je gemeente.
Binnen deze platforms kun je e-maillijsten ook categoriseren. Eén categorie e-mails kan bijvoorbeeld bedoeld zijn voor afdelingshoofden, een andere voor je algemene gemeente of alleen voor nieuwe kerkleden, enzovoort. Dit is een zeer handige functie waarmee je bepaalde berichten alleen kunt sturen naar de mensen die ze moeten ontvangen.
Lees hier meer over e-mailmarketing voor kerken.
Massale sms-berichten
Dit type software is geweldig voor het versturen van sms-herinneringen over evenementen naar je gemeente. Flocknote, EZ Texting en ChurchCast zijn slechts enkele van de platforms voor massale sms-berichten waarmee je je hele gemeente in één keer een bericht kunt sturen.
Houd de berichten kort en bondig. Niemand leest graag lange sms-berichten.
Sociale media
Op dit moment zou je kerk sociale media moeten gebruiken, zoals Facebook, Instagram of Twitter. Over het algemeen zijn deze pagina’s openbaar (wat betekent dat iedereen ze kan zien, tenzij je je instellingen aanpast om dit niet toe te staan), dus houd er rekening mee dat zowel de beoogde doelgroep als iedereen die toevallig op je profiel terechtkomt de informatie kan lezen die je hier plaatst. Niet alle berichten moeten hier worden geplaatst, tenzij het grote publiek je beoogde doelgroep is.
Als je kerk bijvoorbeeld een bloedinzameling organiseert of een bedrijfsbeurs houdt die toegankelijk is voor het grote publiek, wil je dit soort berichten op je socialmediapagina’s plaatsen. Een herinnering aan de komende vergadering van de verwelkomers hoort echter niet op een openbaar platform te worden geplaatst.
Groepschattoepassingen
WhatsApp (dat meestal beter werkt voor kleinere kerken) is een favoriete en betrouwbare toepassing. Je kunt een speciale WhatsApp-groepschat aanmaken voor belangrijke kerkelijke berichten en aankondigingen en deze gebruiken om berichten te herhalen of herinneringen aan komende evenementen te sturen.
Je moet mogelijk grenzen stellen en gebruikers laten weten dat de pagina uitsluitend bedoeld is voor kerkelijke informatie. Je wilt niet dat berichten of herinneringen verloren gaan tussen talloze andere, niet-gerelateerde berichten en memes.
Stuur herinneringen via afdelingshoofden
Elk afdelingshoofd of hoofd van een eenheid in een kerk heeft een vertrouwde en betrouwbare manier om met de leden van hun afdeling te communiceren. Je kunt hen vragen om hun afdelingsleden te herinneren aan een komende kerkelijke gebeurtenis waarvoor hun aanwezigheid vereist is.
Je kunt de koordirigent bijvoorbeeld vragen om haar afdeling te herinneren aan een komende trainingsbijeenkomst voor medewerkers. Benadruk de specifieke informatie die je met de afdelingsleden gedeeld wilt hebben.
3. Benadruk berichten tijdens kerkdiensten
Vlak voor of na de eigenlijke preek zijn uitstekende momenten om algemene aankondigingen, komende evenementen en andere wetenswaardigheden door te geven die je hele gemeente moet kennen.
Vermijd echter een overvloed aan aankondigingen: plan vooruit, zodat de wekelijkse aankondigingen van je kerk goed over de dienst worden verspreid. Te veel aankondigingen tijdens één dienst zorgen ervoor dat mensen informatie vergeten of missen.
Zorg ervoor dat de persoon die de aankondigingen doet deze tijdig ontvangt: zo heeft diegene voldoende tijd om ze te bekijken en zich voor te bereiden. De aankondigingen de avond vóór de dienst van 8.00 uur versturen, is geen goede communicatiemethode.
4. Promoot evenementen tijdig
Dit is belangrijk. Als je te vroeg over een komend evenement begint te praten, kan dit de betekenis van het evenement verminderen naarmate de dag dichterbij komt, omdat je beoogde publiek het al één keer te vaak heeft gehoord.
Er zijn verschillende manieren om grote kerkelijke evenementen onder de aandacht te brengen: flyers, posters, banners of digitale advertenties. Zorg ervoor dat je voor alle publicaties een consistent kleurenthema gebruikt. Dit helpt bij eenvoudige herkenning en het opbouwen van een merkidentiteit. Kies een kleurenschema en gebruik die kleuren consequent bij het maken van posters, flyers en banners, zowel digitaal als op papier.
5. Controleer je werk nogmaals
Het scenario dat ik in de inleiding beschreef, is een waargebeurd verhaal. Toen ik beheerder was van een grote internationale kerkelijke organisatie, leerde ik deze les op de harde manier. Aan het einde van een buitengewoon drukke werkweek keurde ik per ongeluk het afdrukken van posters en flyers voor een groot evenement goed. Helaas stond er een grote typefout in, die ik over het hoofd had gezien.
Die pijnlijke en kostbare ervaring bracht me ertoe een vrijwel waterdicht systeem te ontwikkelen dat ik gebruik voordat ik informatie voor brede verspreiding goedkeur. Ik heb een sjabloon voor een communicatieplan voor de kerk gemaakt om dit proces te stroomlijnen.
Ik maakte een checklist met een lijst van basisinformatie die in elke vorm van massareclame van die kerk moet worden opgenomen. De checklist bevatte:
- Datum van het evenement
- Tijdstip van het evenement
- De locatie
- Websiteadres van de kerk
- Telefoonnummer van de kerk
- Naam van het evenement
Dankzij deze checklist bij de hand kon ik alles nogmaals controleren voordat ik toestemming gaf om het materiaal af te drukken of digitaal te verspreiden.
De tweede stap van mijn systeem bestond uit het inschakelen van minstens twee andere vertrouwde personen (leden van het evenemententeam) om te controleren of ik geen belangrijke informatie had weggelaten.
De waarheid is dat we mensen zijn en vatbaar zijn voor menselijke fouten. Een goed systeem zal kostbare menselijke fouten aanzienlijk verminderen of zelfs volledig voorkomen.
6. Let goed op het ontwerp van promotiemateriaal
Laten we zeggen dat je een gratis weggeefactie voor het nieuwe schooljaar organiseert. Je wilt ervoor zorgen dat het doel van het evenement op het eerste gezicht duidelijk is op alle flyers of advertenties. Dit kan betekenen dat de titel vetgedrukt wordt weergegeven, samen met foto's van rugzakken en schoolbenodigdheden. Een foto van de voorganger mag niet de meest prominente afbeelding op de flyer zijn.
Drukke ontwerpen die niets met de boodschap te maken hebben, doen afbreuk aan het belang van de bedoelde boodschappen. Onnodige bloemmotieven en afbeeldingen maken het alleen maar moeilijk om de boodschap die je probeert over te brengen te lezen. Je beoogde doelgroep zou zich niet door onnodige ontwerpen heen moeten hoeven worstelen om bij de eigenlijke boodschap te komen.
Zorg er ook voor dat je eventuele specifieke instructies die deelnemers aan het evenement nodig hebben duidelijk uitlegt. Stel bijvoorbeeld dat je kerk een speelgoedinzamelingsactie organiseert. Je wilt ervoor zorgen dat het volgende duidelijk is:
- Welke soorten speelgoed nodig zijn of gevraagd worden.
- De uiterste inzameldatum voor het speelgoed.
- Waar donateurs het speelgoed moeten neerzetten. Het speelgoed moet bijvoorbeeld in de inzamelbakken bij de hoofdingang, in de hal, worden geplaatst.
- Of contante donaties in plaats van speelgoed worden geaccepteerd voor mensen die vanwege tijdgebrek geen speelgoed kunnen kopen (gebruik hier software voor kerkelijke donaties ). Hoe moeten zij de donatie doen? Als ze online geven, moeten ze dan “speelgoedinzameling” invullen bij het doen van hun donatie? (PS: leer hier hoe je een goede bedankbrief voor een kerkelijke donatie schrijft.)
- Of “speelgoedinzameling” op de collecteenvelop moet worden geschreven.
Al deze instructies en meer moeten worden verduidelijkt en duidelijk worden beschreven om de kans op een succesvolle inzamelingsactie te vergroten.
Veelvoorkomende communicatieproblemen binnen de kerk
Houd je communicatie goed in de gaten om ervoor te zorgen dat je het volgende voorkomt:
Onduidelijkheid in de boodschap
Duidelijkheid en specificiteit zijn belangrijk bij het opstellen van je boodschappen—dit helpt ervoor te zorgen dat je boodschappen duidelijk zijn, goed worden begrepen en de doelgroep bereiken.
Een communicatieplan voor de kerk opstellen of een communicatiestrategie ontwikkelen kan je helpen ervoor te zorgen dat je boodschap duidelijk en consistent is, om effectieve communicatie binnen de kerk te bevorderen.
Hier is een voorbeeld:
- Een onduidelijke boodschap of aankondiging zou eenvoudig kunnen luiden: de voorganger heeft aanstaande zondag na de dienst een vergadering met de kerkleiding.
- Een duidelijke en specifieke versie van dezelfde boodschap zou kunnen luiden: de voorganger heeft aanstaande zondag na de dienst een vergadering met de oudsten en medepredikanten om de plannen voor het jaarlijkse zomerfeest te bespreken.
Te veel evenementen
Als je te veel evenementen direct na elkaar plant, kan je gemeente uitgeput raken en moet je niet verbaasd zijn over een lage opkomst bij je kerkevenementen. Je gemeente is gewoon moe en moet herstellen van het evenement van vorige week, waarvoor iedereen zich moest inzetten en dat twee maanden voorbereiding vereiste.
Timing
Zijn de dag en het tijdstip van het evenement geschikt voor de meerderheid van de beoogde doelgroep? Er zullen niet veel mensen komen opdagen als je een vergadering om 18.00 uur plant en de meerderheid van degenen die worden verwacht pas om 17.30 of 18.00 uur klaar is met werken.
Geen bijeenkomst na het evenement
Een bijeenkomst na het evenement kan jou en je medewerkers helpen analyseren hoe het evenement is verlopen, wat beter had gekund en wat goed ging, zodat je toekomstige evenementen kunt verbeteren.
Laten we zeggen dat je een herhaling plant van een evenement dat eerder heeft plaatsgevonden, maar dat het vorige evenement niet aan de verwachtingen voldeed. Als je geen bijeenkomst na het evenement houdt, geen feedback verzamelt of geen enquête opstelt om verbeteringen aan te brengen bij het volgende evenement, kun je bij het tweede evenement een vergelijkbaar teleurstellend resultaat verwachten.
Ga aan de slag, voer uit en blink uit
Het toepassen van al het bovenstaande helpt niet alleen om de communicatiepraktijken binnen je kerk te verbeteren, maar leidt ook tot een hogere opkomst bij je evenementen. Ik hoop dat deze strategieën je ook in staat stellen andere verbeterpunten in je kerkelijke communicatiepraktijken te identificeren.
Als je moeite hebt om je kerkelijke communicatie op orde te krijgen (of zelfs de algemene administratie en het beheer van je kerk), overweeg dan om software voor kerkbeheer of uitgebreidere kerksoftware te gebruiken om alles soepel te laten verlopen.
En als je merkt dat je je afgesloten of ongeïnspireerd voelt, heb je misschien behoefte aan een opfrisser. Overweeg je in te schrijven voor een conferentie over kerkmedia. We hebben de aanbevelingen van dit jaar voor je klaargezet.
Gerelateerd artikel:
