De complete gids voor het beheren van kerkelijke gegevens
Slordige administratie is een snelle weg naar chaos binnen de bediening. (Als een goede administratie van kerkelijke gegevens suuuuper saai klinkt, bedenk dan eens hoe spannend het zou zijn om de status als liefdadigheidsinstelling te verliezen… laten we dat maar voorkomen, goed?)
Een kerk runnen omvat meer dan alleen zondagse diensten en programma's. Het vereist ook een nauwkeurige administratie. Hoewel administratie misschien saai lijkt, vormt deze de basis van een goed georganiseerde kerk. Gelukkig hebben mijn team en ik onderzoek gedaan naar, de beste software voor kerkbeheer geëvalueerd en gerangschikt om deze taak te vereenvoudigen. En als het budget van je kerk erg krap is, hebben we ook onze aanbevelingen voor de beste gratis software voor kerkbeheer.
Het beheren van kerkelijke gegevens is belangrijk omdat het transparantie, naleving van de wet en efficiënt beheer waarborgt. (Hoe lang je je financiële gegevens bewaart, hangt af van de richtlijnen van de IRS.) Maar: met die financiële rapporten van de kerk kun je donaties bijhouden, de aanwezigheid monitoren, de financiële gezondheid op peil houden en de boekhoudsoftware van je kerk verfijnen.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Onthoud: je kerk heeft een verplichting tegenover haar missie en is verantwoording verschuldigd aan haar leden en de overheid. Hoewel het een uitdaging kan zijn, mag tijd en middelen besteden aan gegevensbeheer geen optie zijn waarover onderhandeld kan worden.
Zorg ervoor dat u de toestand van uw kudden kent en let goed op uw vee.
Spreuken 27:23
Hoeveel ‘beheer van kerkelijke gegevens’ is nodig?
Welke soorten gegevens moet je kerk bewaren? Gedetailleerde gegevens helpen je om belangrijke meetbare gegevens van de kerk te monitoren, zoals de aanwezigheid van gemeenteleden, de geschiedenis van online giften en de financiën. Sommige gegevens moeten langer worden bewaard dan andere. Daarom is het essentieel om de wetten voor het bewaren van gegevens in je land, staat of provincie te onderzoeken.
Je kerk moet gegevens bewaren van alles wat invloed heeft op de manier waarop de kerk functioneert:
- Financiën
- Aanwezigheid van gemeenteleden
- Donaties in persoon en online giften
- Overzichten van medewerkers en vrijwilligers
- Juridische gegevens
- Historische gegevens
Hoe lang moet een kerk gegevens bewaren?
Voor verschillende documenten gelden verschillende bewaartermijnen. Daarom moet je programma voor gegevensbeheer een bewaarschema bevatten. Dit helpt je om de algehele gezondheid van je kerk bij te houden en aan de wet te blijven voldoen.
Federale en staats- of provinciale wetten bepalen hoe lang een kerk gegevens moet bewaren. Sommige financiële gegevens, zoals belastingaangiften en salarisadministratie, moeten minstens enkele jaren worden bewaard.
Voor onze Amerikaanse kerken heeft de IRS een nalevingsgids voor entiteiten volgens 501(c)(3) opgesteld. In het algemeen luidt de richtlijn van de IRS als volgt:
Permanent te bewaren gegevens
- Bedrijfsgegevens, waaronder statuten en interne reglementen.
- Notulen van vergaderingen, inclusief alle bijbehorende rapporten.
- Auditrapporten.
- Jaarlijkse financiële overzichten.
- Ingediende belastingaangiften.
- Jaarlijkse bedrijfsregistraties of aangiften.
- Documenten en correspondentie over belastingvrijstelling.
- Vastgoedregistraties (onderdeel van de strategie voor vastgoedbeheer van de kerk)
Documenten die 10 jaar worden bewaard
- Verzekeringspolissen.
Documenten die 7 jaar worden bewaard
- Bankafschriften, geannuleerde cheques en bankafstemmingen.
- Werkbladen en ondersteunende documenten voor belastingaangiften.
- IRS-formulieren.
- Loonbelastinggegevens, waaronder loonregisters, W-4-formulieren en looninhoudingen.
- Onkostendeclaraties van werknemers.
- Personeelsdossiers van werknemers na uitdiensttreding.
- Contracten en bijbehorende correspondentie.
- Beleggingsgegevens.
- Jaarlijkse auditgegevens en werkbladen.
- Verzekeringsbrieven en alle correspondentie.
- Administratie van individuele giften.
- Crediteurenadministratie.
- Belastingaanslagen, ontvangstbewijzen en afschriften.
Documenten die 2 jaar worden bewaard
- Tijdkaarten en urenstaten.
- Enveloppen voor individuele giften.
Volgens de Canadese belastingdienst (CRA):
- Kopieën van officiële ontvangstbewijzen voor donaties (behalve die voor giften met een looptijd van 10 jaar) moeten ten minste twee jaar vanaf het einde van het donatiejaar worden bewaard.
- Gegevens over giften met een looptijd van 10 jaar: moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste 2 jaar nadat de kerk sluit.
- Notulen van vergaderingen van directeuren, beheerders en het bestuur: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste 2 jaar nadat de kerk haar activiteiten beëindigt.
- Notulen van ledenvergaderingen: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en ten minste twee jaar nadat zij haar activiteiten heeft beëindigd.
- Bestuursdocumenten en statuten: deze moeten worden bewaard zolang de kerk geregistreerd is en gedurende 2 jaar nadat zij haar activiteiten beëindigt.
- Grootboeken of andere boeken met samenvattingen van transacties en de bijbehorende rekeningen: deze moeten worden bewaard gedurende 6 jaar vanaf het einde van het laatste belastingjaar waarin de kerk geregistreerd is en gedurende 2 jaar nadat de kerk haar activiteiten heeft beëindigd,
- Financiële overzichten, brondocumenten en kopieën van jaarlijkse informatierapporten: deze moeten worden bewaard gedurende 6 jaar vanaf het einde van het laatste belastingjaar of, als de kerk haar activiteiten heeft beëindigd, gedurende 2 jaar na de datum van intrekking.
Permanent te bewaren documenten
- Bedrijfsdocumenten, waaronder oprichtingsakten en statuten
- Notulen van vergaderingen, inclusief alle gerelateerde rapporten.
- Auditrapporten
- Jaarlijkse financiële overzichten
- Ingediende belastingaangiften
- Jaarlijkse bedrijfsrapportages of aangiften
- Documenten en correspondentie over belastingvrijstelling
- Documenten over eigendommen
Documenten die 10 jaar moeten worden bewaard
- Verzekeringspolissen
Documenten die zeven jaar moeten worden bewaard
- Bankafschriften, geannuleerde cheques en bankafstemmingen
- Werkbladen en ondersteunende documenten voor belastingaangiften
- IRS-formulieren
- Documenten over loonbelasting, waaronder loonregisters, W-4-formulieren en looninhoudingen
- Onkostendeclaraties van werknemers
- Personeelsdossiers van werknemers na beëindiging van hun dienstverband
- Contracten en gerelateerde correspondentie
- Beleggingsdocumenten
- Jaarlijkse auditdocumenten en werkbladen
- Verzekeringsbrieven en alle correspondentie
- Documenten over individuele giften
- Documenten over te betalen rekeningen
- Belastingaanslagen, ontvangstbewijzen en overzichten
Documenten die twee jaar moeten worden bewaard
- Prikklokkaarten en urenstaten
- Individuele offerteenveloppen
Bewaar digitale kopieën van je documenten in cloudopslagdiensten zoals Google Drive of Dropbox. Zo weet je zeker dat er back-ups van je documenten worden gemaakt en dat je ze overal kunt openen. OOK biedt cloudopslag vaak automatisch versiebeheer, zodat je indien nodig eenvoudig kunt terugkeren naar eerdere versies van een document.
Kerkdocumenten optimaal beheren
Het bijhouden van documenten vereist oog voor detail en een liefde voor cijfers. Daarom moet je de juiste persoon aanstellen voor de functie van documentbeheerder. Je kerkenraad moet één persoon aanwijzen die toezicht houdt op je documentbeheerprogramma.
En omdat het bijhouden van documenten zo belangrijk is, is het meestal het beste als de documentbeheerder een fulltime medewerker van het kerkpersoneel of de geestelijkheid is, in plaats van een vrijwilliger uit je gemeente.
Maar alles moet passend en ordelijk gebeuren.
1 Korintiërs 14:40
Stel een beleid voor documentbeheer op
Een bewaarbeleid voor documenten bepaalt hoelang documenten moeten worden bewaard en bevat richtlijnen en procedures voor hoe en wanneer documenten moeten worden vernietigd. Zo weet iedereen die de documenten van je kerk beheert welke procedures moeten worden gevolgd en wat moet worden bewaard. Ik raad ook aan ervoor te zorgen dat je je software voor kerkelijke giften gebruikt om regelmatig relevante documenten te genereren!
Bepaal welke kerkdocumenten je gaat beheren
Je moet op basis van de lokale wetgeving van je staat bepalen welke documenten absoluut moeten worden bewaard. Gebruik de bovenstaande richtlijnen als uitgangspunt.
Voer een bewaarschema in
U zult op basis van uw lokale wetgeving moeten bepalen wat voor uw kerk werkt. Veel zal ook afhangen van de vraag of u fysieke of digitale dossiers bijhoudt en hoe u uw statistieken en dossiers regelmatig zult beoordelen en controleren. Veel kerken merken dat gespecialiseerde software voor evenementenbeheer helpt bij het stroomlijnen van de administratie van kerkelijke activiteiten. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de implementatie hiervan en zorg ervoor dat alle kerkmedewerkers de richtlijnen voor het archiveringssysteem begrijpen en opvolgen. Een centrale archiefruimte voor fysieke dossiers kan een goed idee zijn.
Stel beleid voor bewaren en vernietigen op
Wat u ook besluit, zorg ervoor dat uw beleid goed en schriftelijk wordt vastgelegd. Het zou ook nuttig zijn om het door juridisch adviseurs te laten beoordelen en door uw bestuursorgaan te laten goedkeuren. Dit laat zien dat het een weloverwogen organisatorische beslissing was en niet slechts iets wat u op eigen initiatief hebt samengesteld.
Hier zijn enkele voorbeelden van beleid voor het bewaren en vernietigen van kerkelijke dossiers die u als uitgangspunt kunt gebruiken.
- Voorbeeldbeleid voor het bewaren van dossiers: de Evangelische Raad voor Financiële Verantwoordelijkheid
- Voorbeelden van richtlijnen voor het bewaren van dossiers van lokale kerken: de Conferentie van Noord-Texas van de United Methodist Church
Het proces voor het beheren van de dossiers van uw kerk verbeteren
U weet al dat een sterk programma voor dossierbeheer cruciaal is voor het succes van uw kerk. Zelfs als u tevreden bent met uw huidige strategie, kunnen er enkele verbeterpunten zijn.
Controleer en beoordeel eerst uw huidige dossiers. Dit kan inhouden dat u hiaten aanvult als er informatie ontbreekt, zoals ontbrekende notulen van vergaderingen of officiële statuten die nog moeten worden gedocumenteerd.
Door wijsheid wordt een huis gebouwd en door inzicht wordt het gevestigd; door kennis worden de kamers gevuld met kostbare en prachtige schatten.
Spreuken 24:3-4
Hier zijn enkele vragen die u uzelf kunt stellen bij het verbeteren van uw dossierbeheer:
- Gebruikt u een archiefcentrum of worden uw dossiers op locatie bewaard?
- Hoe nauwkeurig en actueel zijn uw dossiers?
- Archiveert u uw inactieve dossiers of voert u deze af?
- Gebruikt u software voor kerkbeheer of dossierbeheer?
Een belangrijk onderdeel van het beantwoorden van deze vragen is de vraag of u papieren of digitale kopieën van uw dossiers hebt. Naar mijn mening is het niet noodzakelijk om opslagruimte toe te wijzen aan stapels papier en mappen. Natuurlijk heeft digitale opslag de voorkeur voor het bewaren van dossiers, vooral omdat digitale bestanden een ramp veel waarschijnlijker overleven. Bovendien is het veel sneller om digitale bestanden te doorzoeken dan papieren bestanden, en ze zijn gemakkelijker elektronisch te versturen!
Digitale dossiers kunnen worden opgeslagen op een harde schijf van een computer, op een netwerkserver op uw locatie of in de cloud.
Welke opslagoptie het meest geschikt is voor uw kerk, hangt af van uw wensen of behoeften. Praat met bedrijven die vertrouwd zijn met technologie voor het digitaliseren en opslaan van documenten en bespreek wat de beste manier is om dossiers te indexeren voor zoeken en opvragen.
Houd ook de beveiliging van uw dossiers in gedachten—gegevensverlies kan verwoestend zijn voor een kerk of welk bedrijf dan ook. Ik raad aan om uw juridische experts binnen de kerk te raadplegen voor advies over het opstellen van een programma voor het bewaren van dossiers dat voldoet aan uw lokale wettelijke vereisten.
Overweeg software voor kerkbeheer
Software voor kerkbeheer kan van cruciaal belang zijn bij het beheren van allerlei soorten dossiers, waaronder financiële dossiers, ledengegevens van de gemeente en andere dossiers zoals hierboven beschreven. Hier zijn enkele zaken waarmee u rekening moet houden wanneer u op zoek bent naar software voor kerkbeheer:
- Gebruikersinterface (UI): Kerken hebben doorgaans veel leden en je verwerkt veel informatie van elk lid. Je wilt een interface die duidelijk te begrijpen en eenvoudig te gebruiken is. Een interface die te ingewikkeld of moeilijk te gebruiken is, voegt onnodige tijd en frustratie toe aan je dag. Daarom vind ik het belangrijk dat er ook een mobiele app beschikbaar is. Je wilt dat het gemakkelijk toegankelijk is.
- Beveiliging: Je gemeente vertrouwt de kerk belangrijke informatie toe, zoals telefoonnummers, e-mailadressen en creditcardnummers voor online donaties. De software moet veilig zijn.
- Waar voor je geld: Beschikt het over functies die de prijs rechtvaardigen? Bieden ze een gratis proefperiode aan? Een gratis proefperiode is essentieel. Je wilt er zeker van zijn dat de software goed bij jouw kerk past. Je wilt niet aan een contract of betaling vastzitten en er vervolgens achter komen dat de software te ingewikkeld is of niet aansluit bij de behoeften van je kerk.
Het beheren van kerkelijke gegevens is cruciaal voor het succes van je kerk. De juiste software kiezen is van groot belang! Neem de tijd om onderzoek te doen, zodat je de beste beslissing voor je kerk kunt nemen. Wij hebben het voorbereidende werk voor je gedaan om je te helpen de ‘precies juiste’ software voor kerkbeheer te kiezen.
Gerelateerde lijsten met hulpmiddelen:
Ook de moeite waard om te bekijken:
- Technologie in de kerk: wat moeten voorgangers weten?
- Hoe voer je financieel kerkbeheer uit? + beste praktijken
- Wat is kerksoftware? Een complete gids voor voorgangers
- Een (succesvolle) kerkconferentie organiseren
Meld je aan voor de nieuwsbrief van Lead Pastor!
Meld je aan voor onze e-maillijst en ontvang meer zorgvuldig samengestelde, doordachte en inhoudelijk sterke bronnen. We sturen je alleen geweldige content die is geschreven door ervaren voorgangers en veteranen uit de bediening.
Abonneer je—we verwelkomen je graag.