Gjennom mine erfaringer med arbeid i kirker har jeg oppdaget flere beste praksiser for kommunikasjon i kirken som jeg har brukt for å unngå alle slags misforståelser og feil (noen av dem lærte jeg på den harde måten!)
Her er et scenario:
De trykte flygebladene for kirkens 10-årsjubileum har nettopp blitt levert. Når du går gjennom dem, får du en vond følelse i magen. Hvorfor? Du har på en eller annen måte glemt å ta med datoen for arrangementet på flygebladet. Det er ikke alt: Du oppdager også en skrivefeil. For en kostbar feil! Flygebladene må utformes og trykkes på nytt, alle 5 000.
Det er dessverre ikke trykkeriets feil. De sendte deg utkastet, og du ga den endelige godkjenningen før det gikk i trykken. Men dette kunne vært unngått med en god kommunikasjonsprosess og strategi på plass.
Beste praksisene som deles i denne artikkelen, vil bidra til å sikre at den tiltenkte målgruppen får budskapet ditt tydelig, med minimal eller ingen forstyrrelse. Dette vil igjen forbedre oppmøtet på alle arrangementer som arrangeres av teamet ditt for arrangementshåndtering i kirken, øke tydeligheten rundt misjonen og verdiene deres og bidra til å sikre at menigheten og medarbeiderne har oversikt over alt som skjer i kirken.
Jeg deler fra mine over 20 års erfaring som kirkeleder og administrator. Jeg fremhever beste praksisene jeg har lært, og tar også opp flere av de vanligste problemene innen kommunikasjon i kirken.
I denne artikkelen skal jeg ta for meg:
6 beste praksiser for kommunikasjon i kirken
Her er mine beste praksiser for å sikre at kommunikasjonen i kirken hjelper deg med å spre budskapet og misjonen deres, i stedet for å hindre det. Det er også verdt å tenke på hvordan du kan bruke AI i kirkekommunikasjonen sammen med disse beste praksisene.
1. For mye kommunikasjon er bedre enn for lite kommunikasjon
Det er vanligvis ikke nok å dele en viktig kunngjøring én gang. Det er så mye som kjemper om oppmerksomheten vår i dag at menigheten eller den tiltenkte målgruppen kanskje ikke husker kunngjøringen når gudstjenesten er over, eller når de forlater kirkens område. Derfor er påminnelser avgjørende. Bygg inn påminnelser i de ukentlige gudstjenestene, ha informasjonen på kirkens nettsted og ta den med i de ukentlige menighetsbladene. Hvis menighetsbladet ditt føles litt utdatert, finnes det mange ideer for å fornye menighetsbladet ... og en mengde flotte eksempler på menighetsblader som også kan gi inspirasjon.
2. Bruk ulike typer programvare for kirkekommunikasjon
Programvare for kirkekommunikasjon er et bredt begrep som kan omfatte alle typer programvare eller verktøy som hjelper deg med å kommunisere med menigheten eller gjennomføre intern kommunikasjon med medarbeiderne dine.
E-post
Massetjenester for utsendelser som Mailchimp, Flodesk eller Constant Contact er bare noen få av de mange nettbaserte plattformene for automatisering av e-postmarkedsføring. De lar deg administrere kirkens utsendelser og sende én melding til hundrevis eller til og med tusenvis av personer på e-postlisten din. Disse plattformene (i likhet med programvareverktøy for kontaktadministrasjon i kirken) krever vanligvis en liten månedlig avgift, selv om de i noen tilfeller kan være gratis, avhengig av menighetens størrelse.
På disse plattformene kan du også kategorisere e-postlister. Én kategori med e-postadresser kan for eksempel være for avdelingsledere, en annen kan være for hele menigheten eller bare nye medlemmer, og så videre. Dette er en svært praktisk funksjon som lar deg sende bestemte meldinger bare til personene som trenger å motta dem.
Les mer om e-postmarkedsføring for kirker her.
Have an account? Log In
Masseutsending av tekstmeldinger
Denne typen programvare er flott for å sende påminnelser om arrangementer på tekstmelding til menigheten. Flocknote, EZ Texting og ChurchCast er bare noen få av plattformene for masseutsending av tekstmeldinger som lar deg sende en tekstmelding til hele menigheten samtidig.
Husk å holde meldingene korte og poengterte. Ingen liker å lese lange tekstmeldinger.
Sosiale medier
Nå bør kirken din bruke sosiale medier, enten det er Facebook, Instagram eller Twitter. Vanligvis er disse sidene offentlige (det betyr at alle kan se dem, med mindre du endrer innstillingene slik at dette ikke er mulig), så husk at både den tiltenkte målgruppen og alle andre som kommer over profilen din, kan lese informasjonen du legger ut her. Ikke alle meldinger bør legges ut her, med mindre allmennheten er den tiltenkte målgruppen.
Hvis kirken din for eksempel arrangerer en blodgivningsaksjon eller en næringslivsmesse som er åpen for allmennheten, vil du ønske å legge ut slike typer meldinger på sidene deres i sosiale medier. En påminnelse om det kommende møtet for kirkevertene bør derimot ikke legges ut på en offentlig plattform.
Gruppechat-apper
WhatsApp (som vanligvis fungerer bedre for mindre kirker) er en populær og pålitelig app. Du kan opprette en egen WhatsApp-gruppechat for viktige meldinger og kunngjøringer fra kirken, og bruke den til å gjenta meldinger eller sende påminnelser om kommende arrangementer.
Det kan hende du må sette grenser og gjøre brukerne oppmerksomme på at siden utelukkende er for informasjon om kirken. Du vil ikke at meldinger eller påminnelser skal forsvinne blant en mengde andre, irrelevante innlegg og memer.
Send påminnelser via avdelingsledere
Hver avdelings- eller enhetsleder i en kirke vil ha sin pålitelige og velprøvde måte å kommunisere med medlemmene i avdelingen på. Du kan be dem om å minne avdelingsmedlemmene på et kommende arrangement i kirken som krever at de deltar.
Du kan for eksempel be korlederen om å minne avdelingen sin på et kommende opplæringsseminar for medarbeidere. Fremhev den spesifikke informasjonen du ønsker skal deles med avdelingsmedlemmene.
En rask (uvedkommende) tanke å vurdere:
Et blomstrende onlinearbeid gjør det mulig for kirken din å nå flere mennesker og skape ekte relasjoner. Ved å undersøke de beste nettkirkene og lære hvordan man starter en nettkirke kan du få verdifull innsikt! Kirken må være salt og lys overalt – også i digitale rom.
3. Fremhev meldinger under gudstjenestene
Like før eller etter selve prekenen er gode anledninger til å formidle generelle kunngjøringer, kommende arrangementer og annen informasjon som hele menigheten bør kjenne til.
Unngå imidlertid å overbelaste kunngjøringene: Planlegg på forhånd slik at kirkens ukentlige kunngjøringer får tilstrekkelig avstand. For mange kunngjøringer under én gudstjeneste vil føre til at folk glemmer eller går glipp av informasjon.
Sørg for at den som skal lese kunngjøringene under gudstjenesten, mottar dem i god tid: Det gir vedkommende nok tid til å gjennomgå og forberede seg. Å sende kunngjøringene kvelden før gudstjenesten kl. 08.00 er dårlig kommunikasjonspraksis.
4. Markedsfør arrangementer i god tid
Dette er viktig. Hvis du begynner å snakke om et kommende arrangement for tidlig, kan det svekke arrangementets betydning etter hvert som dagen nærmer seg, fordi målgruppen din har hørt om det én gang for mye.
Det finnes flere måter å markedsføre store kirkelige arrangementer bredt på: løpesedler, plakater, bannere eller digitale annonser. Sørg for å bruke et konsekvent fargetema i alle publikasjoner. Dette gjør det lettere å kjenne dem igjen og styrker merkevarebyggingen. Bestem deg for et fargeskjema, og bruk disse fargene konsekvent når du lager plakater, løpesedler og bannere – enten de skal brukes digitalt eller trykkes på papir.
5. Dobbeltsjekk arbeidet ditt
Situasjonen jeg beskrev i innledningen, er faktisk en sann historie. Da jeg var administrator for en stor internasjonal kirkeorganisasjon, lærte jeg dette på den harde måten. Mot slutten av en svært travel arbeidsuke godkjente jeg ved en feil trykking av plakater og løpesedler for et stort arrangement. Dessverre inneholdt de en alvorlig skrivefeil – som jeg hadde oversett.
Denne smertefulle og kostbare erfaringen fikk meg til å utvikle et nærmest idiotsikkert system som jeg bruker før jeg godkjenner informasjon som skal distribueres bredt. Jeg laget en mal for en kommunikasjonsplan for kirken for å bidra til å effektivisere denne prosessen.
Jeg laget en sjekkliste som inneholder grunnleggende informasjon som skal med i alle former for masseannonsering som brukes i kirken. Sjekklisten inneholdt:
- Dato for arrangementet
- Klokkeslett for arrangementet
- Stedet
- Kirkens nettadresse
- Kirkens telefonnummer
- Navnet på arrangementet
Ved å ha denne sjekklisten tilgjengelig kunne jeg kryssjekke informasjonen før jeg ga klarsignal til trykking eller digital distribusjon.
Det andre trinnet i systemet mitt innebar å få hjelp fra minst to andre personer jeg stolte på (medlemmer av planleggingsteamet for arrangementet) for å kontrollere at jeg ikke hadde utelatt viktig informasjon.
Sannheten er at vi er mennesker og derfor utsatt for menneskelige feil. Et godt system på plass vil i stor grad redusere eller fullstendig eliminere kostbare menneskelige feil.
6. Følg nøye med på utformingen av alt reklamemateriell
La oss si at du organiserer en gratis utdeling av skolemateriell før skolestart. Du bør sørge for at formålet med arrangementet er tydelig ved første øyekast på alle løpesedler og annonser. Det kan innebære å ha tittelen i fet skrift, sammen med bilder av ryggsekker og skolemateriell. Et bilde av pastoren bør ikke være det mest fremtredende bildet på løpeseddelen.
Travle utforminger som ikke er knyttet til budskapet, trekker oppmerksomheten bort fra viktigheten av de tiltenkte budskapene. Unødvendige blomstermønstre og grafikk gjør det bare vanskelig å lese budskapet du prøver å formidle. Den tiltenkte målgruppen bør ikke måtte kjempe seg gjennom unødvendig design for å komme frem til selve budskapet.
Sørg også for å forklare tydelig alle spesifikke instruksjoner som deltakerne på arrangementet trenger. Hvis kirken din for eksempel arrangerer en leketøysinnsamling, bør du sørge for at følgende er tydelig:
- Hvilke typer leker som trengs eller etterspørres.
- Fristen for å levere inn lekene.
- Hvor giverne skal legge lekene. Lekene skal for eksempel legges i innsamlingsbeholderne ved hovedinngangen, i vestibylen.
- Om kontantdonasjoner godtas i stedet for leker, for dem som ikke har mulighet til å kjøpe leker på grunn av tidsmangel (bruk programvare for givertjeneste i kirken her.) Hvordan skal de gi donasjonen? Hvis de gir på nettet, skal de skrive «leketøyssamling» når de gir donasjonen? (PS: Lær hvordan du skriver et ordentlig takkebrev for en donasjon til kirken her.)
- Om «leketøyssamling» skal skrives på konvolutten for gaver.
Alle disse instruksjonene og mer til må avklares og spesifiseres for å øke sjansene for at innsamlingen skal lykkes.
Vanlige problemer med kommunikasjon i kirken
Følg nøye med på kommunikasjonen din for å sikre at du unngår følgende:
Tvetydighet i budskapet
Det er viktig å være tydelig og spesifikk når du utformer budskapene dine – dette bidrar til å sikre at budskapene er klare, blir godt forstått og når frem til målgruppen.
Å utarbeide en kommunikasjonsplan for kirken eller en kommunikasjonsstrategi kan hjelpe deg med å sikre at budskapene dine er tydelige og konsekvente, slik at du oppnår effektiv kommunikasjon i kirken.
Her er et eksempel:
- Et tvetydig budskap eller en tvetydig kunngjøring kan ganske enkelt si: hovedpastoren skal møte kirkens ledelse neste søndag etter gudstjenesten.
- En tydelig og spesifikk versjon av det samme budskapet kan lyde: hovedpastoren skal møte eldste og assisterende pastorer neste søndag etter gudstjenesten for å drøfte planene for den årlige sommerpikniken.
For mange arrangementer
Hvis du planlegger for mange arrangementer rett etter hverandre, kan du slite ut menigheten, og du bør ikke bli overrasket over dårlig oppmøte på arrangementene i kirken. Menigheten din er ganske enkelt sliten og trenger å hente seg inn etter forrige ukes arrangement, som krevde at alle stilte opp, og som det tok to måneder å planlegge.
More Articles
Tidspunkt
Passer dagen og tidspunktet for arrangementet for størstedelen av målgruppen? Det er ikke mange som møter opp hvis du setter opp et møte klokken 18.00, mens flertallet av dem som forventes å delta på møtet, ikke er ferdige på jobb før klokken 17.30 eller 18.00.
Manglende møte etter arrangementet
Et møte etter arrangementet kan hjelpe deg og medarbeiderne dine med å analysere hvordan arrangementet gikk, hva som kunne vært gjort bedre, og hva som gikk bra, slik at dere kan forbedre fremtidige arrangementer.
La oss si at du planlegger å gjenta et arrangement som har blitt avholdt tidligere, men at det forrige arrangementet ikke innfridde forventningene. Hvis du ikke holder et møte etter arrangementet, innhenter tilbakemeldinger eller lager en undersøkelse for å bidra til forbedringer ved neste arrangement, kan du forvente et like skuffende resultat ved det andre arrangementet.
Sett i gang, implementer & lykkes
Å gjennomføre alt det ovennevnte vil ikke bare bidra til å forbedre kommunikasjonsrutinene i kirken din, men også føre til bedre oppmøte på arrangementene dine. Jeg håper disse strategiene også vil gjøre det mulig for deg å identifisere andre områder som kan forbedres i kirkens kommunikasjonsrutiner.
Hvis du har problemer med å få orden på kommunikasjonen i kirken (eller til og med den generelle administrasjonen og ledelsen av kirken), bør du vurdere å bruke programvare for kirkedrift eller en mer omfattende programvare for kirker for å få en smidig drift.
Og hvis du skulle føle deg frakoblet eller lite inspirert – kan det hende du trenger påfyll. Vurder å melde deg på en konferanse om kirkemedier. Vi har årets anbefalinger klare for deg.
Relatert lesning:
