4 Passi per Creare un Piano di Gestione dei Rischi per la Chiesa + Modello
Ricordo che alcuni dei giorni più difficili che abbia mai vissuto lavorando nel ministero sono stati quelli che si sarebbero potuti evitare con una corretta gestione dei rischi in chiesa. E anche alcuni dei giorni in cui abbiamo evitato che si verificasse un disastro mi perseguitano ancora oggi, mentre nella mia mente si ripropongono i classici scenari "cosa sarebbe successo se".
Prima di proseguire, vorrei avvertire i lettori che alcuni degli scenari di cui parlerò potrebbero risultare sensibili per qualcuno, a causa dei temi trattati molto pesanti.
Per esempio, penso alle volte in cui un bambino affidato alle nostre cure ha dovuto essere portato d'urgenza in ospedale a causa di un infortunio che non sarebbe mai dovuto accadere. Altre volte, penso al genitore che non aveva la custodia del proprio figlio e ha cercato di portarlo via (per fortuna, senza successo).
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Dobbiamo essere preparati a questi momenti nel miglior modo possibile. È qui che entra in gioco un piano di gestione delle crisi in chiesa. I rischi che comporta la gestione di chiese e altre organizzazioni religiose sono molti, ma con un piano ben scritto, potrai almeno evitare il peggior risultato possibile nella maggior parte degli scenari.
Tratterò i seguenti temi:
- Cos'è un piano di gestione dei rischi in chiesa?
- Come creare un piano di gestione dei rischi in chiesa?
- Modello di piano di gestione dei rischi in chiesa
Cos'è un piano di gestione dei rischi in chiesa?
Un piano di gestione dei rischi in chiesa è la tua guida e il tuo aiuto nelle circostanze sfortunate. È il processo che metti in atto quando devi affrontare la possibilità che accada qualcosa di grave. Serve per due motivi principali: aiutarti a evitare e ridurre il rischio che certi eventi accadano sin dall'inizio.
Ma siamo solo umani, quindi purtroppo la possibilità che qualcosa accada, prima o poi, è inevitabile. Perciò, il secondo scopo del piano di gestione dei rischi in chiesa è aiutarti a gestire la soluzione quando succedono cose spiacevoli. Permette a tutti nel tuo ministero di essere sulla stessa lunghezza d'onda e serve a impedire che una situazione negativa peggiori.
La gestione dei rischi è essenziale per ogni chiesa e ministero. Non è piacevole né scrivere né pensare a un piano di gestione dei rischi in chiesa, ma alla fine sarai felice di averlo fatto.
Come creare un piano di gestione dei rischi in chiesa
Prima di poter iniziare a implementare il tuo sistema per riconoscere ed evitare situazioni negative, devi prima creare un piano di gestione dei rischi in chiesa in formato fisico. Questo sarà il documento di riferimento in caso di emergenza e dovrà essere condiviso con ogni membro dello staff, volontario, pastore, responsabile e chiunque possa dare una mano nella tua organizzazione.
Per realizzare uno di questi piani, ci sono quattro fasi principali che vorrei prendere in considerazione. Queste sono parti fondamentali per ridurre i rischi. Spiegherò ciascuno di questi passaggi nel dettaglio, fornendo alcune intuizioni e lezioni apprese durante il mio tempo nel ministero.
1. Identificare i rischi nell'ambiente della tua chiesa
Prima di poter andare oltre, dobbiamo conoscere i rischi che esistono nel nostro ambiente. Ci sono molti rischi e problemi che possono sorgere in ogni chiesa. Ma ce ne sono alcuni che sono unici per certi tipi di ministeri e ubicazioni. Per evitare situazioni spiacevoli, bisogna sapere cosa cercare.
Ecco un elenco dei principali rischi che ho riscontrato nella mia esperienza nella gestione della sicurezza in chiesa. Non è un elenco esaustivo e potrebbero esserci situazioni che per me non erano rilevanti ma che lo sono per te. Vorrei anche ribadire che questa lista mette in pratica il principio di fede oltre la paura: un aspetto fondamentale per gestire efficacemente i rischi nella chiesa.
- Incidenti
- Accuse
- Aggressione
- Droghe
- Risse
- Incendi
- Allagamenti
- Molestie
- Partecipanti in stato di ebrezza
- Lesioni
- Rapimento
- Cause legali
- Emergenze mediche
- Catastrofi naturali
- Black-out
- Autolesionismo
- Sparatorie
- Furto di fondi della chiesa
- Furto
- Vandalismo
Questo non è sicuramente un elenco completo di tutto ciò con cui potresti avere a che fare per quanto riguarda la sicurezza in chiesa. Sono solo alcuni dei principali problemi che ho visto e affrontato. Identificare i rischi significa conoscere cosa potrebbe succedere, e poi pianificare di conseguenza.
Ad esempio: Sono stato assistente direttore nel ministero dei bambini in una chiesa di medie dimensioni. Droghe e risse erano particolarmente problematiche (sì, anche per i bambini). Avevamo un sistema di autobus che portava migliaia di bambini da tutta la contea di Los Angeles alla nostra chiesa ogni giovedì sera e domenica mattina.
Alcuni di questi bambini non conoscevano altro che litigare per farsi valere o fare uso di droghe. Di conseguenza, questi erano problemi rilevanti con cui dovevamo confrontarci nella nostra congregazione, sia con i bambini che con gli adulti. Poiché questo era un rischio ovvio che dovevamo costantemente considerare, abbiamo messo in atto molti piani e scenari.
Per questo motivo, avevamo sistemi attivi così che, quando qualcuno faceva uso di eroina in bagno, sapevamo cosa fare dopo. O quando due bambini iniziavano a picchiarsi violentemente, avevamo la soluzione per gestire entrambi e informare i genitori.
Una volta che conosci i principali rischi che sono altamente probabili all'interno della tua chiesa (e quelli meno comuni), puoi prepararti di conseguenza.
2. Valuta i rischi e i loro impatti
Non basta però solo identificare un rischio, dobbiamo anche valutare il livello di rischio. Alcuni rischi potenziali sono più probabili di altri e alcune problematiche avranno un impatto più negativo di altre. In generale, queste sono le quattro categorie in cui dovresti suddividere i rischi identificati in precedenza:
- Bassa probabilità e basso impatto: Queste situazioni capiteranno raramente e, quando succedono, si gestiscono facilmente.
- Bassa probabilità e alto impatto: Questi rischi capitano raramente, ma se accadono devastano la tua congregazione e la tua leadership.
- Alta probabilità e basso impatto: Sono scenari comuni che possono accadere regolarmente ma si gestiscono facilmente.
- Alta probabilità e alto impatto: Il peggiore delle quattro categorie. Sono scenari ad alto rischio che possono accadere spesso e avranno un impatto su tutti.
Ciò significa che alcuni rischi sono molto improbabili, mentre altri sono estremamente probabili. Ad esempio, (e qui sto generalizzando), la possibilità che un bambino si faccia male nel tuo ministero per bambini è praticamente garantita. I bambini giocheranno, correranno e si divertiranno, e qualcuno finirà per farsi male.
Si scontreranno, si daranno pugni e così via. Questo è uno scenario ad altissima probabilità in quasi tutte le chiese. Al contrario, una situazione a bassa probabilità potrebbe essere un’alluvione, a seconda della posizione, per la quale puoi comunque prepararti in anticipo.
C’è però una seconda parte, ovvero l’impatto che una situazione può avere. Le situazioni a basso impatto sono quelle che hanno conseguenze minime dopo l’evento e quindi si possono gestire prontamente e con sicurezza. Pensando sempre ai bambini, lesioni minori come lividi e piccoli bernoccoli sono a basso impatto.
Queste hanno anche alte probabilità di accadere, ma sono abbastanza lievi da poterle gestire facilmente. Al contrario, gli scenari ad alto impatto sono i peggiori in assoluto. Sono quelle situazioni estreme da evitare a tutti i costi. Qualcosa come un incendio o un rapimento, che può devastare l’intera chiesa, la comunità e tutti coloro che ne fanno parte.
Per distinguere tra basso e alto livello di probabilità di rischio, basta osservare l’ambiente della tua chiesa. Se la tua comunità non ha un alto tasso di droga, forse lo spaccio nella tua chiesa non è una preoccupazione significativa.
Al contrario, se la tua zona è soggetta a piogge e temporali, fenomeni come tornado, blackout e inondazioni potrebbero rappresentare rischi ad alta probabilità che richiedono assicurazione e altre garanzie.
3. Mitiga i rischi per evitare disastri
Hai individuato i rischi e li hai classificati, ora è il momento di agire. Tenendo a mente le quattro categorie di rischio, il passo successivo è fare tutto il possibile per prevenirli. Ogni situazione richiederà processi diversi per la mitigazione del rischio, ma esistono alcune regole generali.
Analizziamo ciascuna delle quattro categorie. Penso che lo scenario di bassa probabilità e basso impatto sia il meno preoccupante. Questa è una delle aree di rischio in cui puoi proporre alcune soluzioni, metterle in atto o creare un documento per quando si verificheranno.
Ad esempio, supponiamo che uno scenario a basso rischio e basso impatto sia il vandalismo della proprietà della tua chiesa (una considerazione che dovrebbe far parte della tua strategia di gestione della proprietà della chiesa). I graffiti e simili potrebbero non essere troppo comuni e non sarebbero troppo gravi se accadessero. In questo caso, potresti semplicemente installare delle telecamere nelle vie laterali e nelle aree esterne della tua proprietà per identificare chi lo fa. Potresti anche predisporre una squadra di pulizia pronta all’occorrenza.
Al contrario, uno scenario a basso rischio e alto impatto richiede molto di più. È necessario un piano dettagliatissimo e sistemi pronti per mantenerlo a basso rischio. Ad esempio, un incendio non dovrebbe essere troppo comune, ma cosa fai per mantenere questa situazione sotto controllo?
Devi assicurarti che vengano rispettate le normative sulla sicurezza antincendio e andare anche oltre. Potresti stabilire che solo il personale debitamente formato possa cucinare. Far rispettare rigorosamente il divieto di fumo nei locali. E creare piani di evacuazione di cui tutti sono a conoscenza e che vengono praticati di tanto in tanto.
Gli scenari ad alta probabilità e basso impatto potrebbero non sembrare così gravi, ma non vanno sottovalutati. A causa dell’elevata probabilità che queste situazioni si verifichino, richiedono la giusta attenzione e prevenzione per garantire che i loro impatti restino bassi. Raccomando promemoria costanti, formazione e piani dettagliati per mitigare le conseguenze di questi scenari.
Ad esempio, come già detto, considererei uno scenario ad alta probabilità e basso impatto una piccola ferita causata da un bambino che colpisce un altro. Solo perché potrebbe trattarsi di un piccolo livido che non necessita di cure mediche, non significa che non si debba prendere sul serio. Se si sa che un bambino è violento, bisogna adottare le misure adeguate per evitare che ferisca qualcuno.
Ad esempio, ho dovuto vietare o sospendere (di solito temporaneamente) bambini di 12 anni e meno dal salire sull’autobus in passato e questa è stata una delle decisioni più difficili della mia vita, ma era necessaria per proteggere gli altri. A volte queste situazioni ad alto rischio e basso impatto hanno soluzioni abbastanza semplici, ma non bisogna ignorarle solo perché sembrano poco importanti.
Se le ignori troppo, possono e si trasformeranno in scenari ad alto impatto.
Parlando di alto impatto, ci sono le situazioni ad alto rischio e di alto risultato che sono le più devastanti e preoccupanti. Queste richiedono la massima cura, attenzione e pianificazione possibile. Investi tutte le tue risorse di sicurezza e di gestione dei rischi per prevenire che queste situazioni si verifichino, ma sappi che possono e probabilmente si verificheranno.
Pertanto, è necessario un equilibrio tra prevenzione e soluzione. C’è una forte possibilità che prima o poi capiti. Servono piani di emergenza altrettanto solidi su come affrontare queste situazioni quando si verificano. Non sono facili o piacevoli da gestire e rappresentano sicuramente gli aspetti più impegnativi della gestione del rischio.
Un esempio di questo è stato il caso di un frequentatore della chiesa in stato d’ebbrezza, nella mia esperienza. Come accennato, accoglievamo adulti in chiesa e molte volte arrivavano ubriachi o sotto effetto di droghe. Questo era un caso ad alto impatto poiché potevano attaccare qualcuno, disturbare l’intera funzione o addirittura cercare di salire sul palco.
Questi sono gli scenari più difficili, ma ci sono possibili metodi di prevenzione se si dispongono dei giusti piani d’azione. Nel nostro caso, avevamo delle guardie intorno all’edificio, che osservavano tutti e presidiavano il palco in ogni momento.
Non era piacevole e non dava una bella immagine per una chiesa, ma era necessario. E avevamo ottimi rapporti con le autorità locali per intervenire efficacemente e subito con chiunque mostrasse segnali di disturbo. A tale proposito, consiglio sempre i controlli dei precedenti penali per tutti i volontari della chiesa che gestisci e per i dipendenti.
Una checklist di sicurezza per la chiesa può aiutarti nella mitigazione dei rischi.
4. Documenta e Monitora i Rischi
Hai effettuato una valutazione dei rischi, categorizzato i rischi potenziali e stai adottando misure di controllo dei rischi per ciascuno di essi. Ora è il momento della parte più accurata del piano di gestione dei rischi della chiesa. Anche questo non è un passaggio piacevole, ma è altrettanto necessario. È il momento di iniziare a documentare e tenere traccia dei rischi presenti nella tua chiesa.
Ciò significa creare documenti e politiche formali di gestione del rischio per annotare i problemi presenti nella tua chiesa e cosa hai fatto recentemente per prevenirli. Qui segni l’ultima volta che hai fatto una simulazione di evacuazione o controllato le serrature di tutte le tue finestre e porte. In questa fase crei anche i tuoi piani di sicurezza della chiesa su come prevenire le situazioni e cosa fare quando si verificano.
È inoltre qui che inizi a monitorare i rischi nella tua chiesa locale. Tieni traccia della probabilità e dell’impatto del rischio e di cosa stai facendo a riguardo. E se una situazione è già successa, annota come è successo, perché è successo e cosa farai per imparare da ciò.
Ad esempio, monitorare i rischi potrebbe includere il tenere traccia di chi conosce la password dei tuoi computer per prevenire furti. Potresti anche cambiare la password ogni due mesi come parte della tua strategia di prevenzione. In questo modo, riduci la probabilità di furto e avrai un elenco di tutte le persone che conoscono la password, così sarai informato in caso di possibile furto.
Modello di Piano di Gestione del Rischio per la Chiesa
Con tutto questo in mente, può essere travolgente creare un piano di gestione dei rischi o delle checklist per la tua chiesa. Ma è assolutamente necessario, al 100%. Tutti i volontari, i leader della chiesa, e così via, coinvolti nel lavoro nella tua comunità dovrebbero essere a conoscenza dei rischi e dei piani di mitigazione sotto forma di checklist, documenti, ecc.
Per aiutarti in questo, ecco un modello di piano di gestione dei rischi per la chiesa, molto basilare e semplice che puoi usare come base per la tua chiesa.
La Gestione dei Rischi Parte dai Nostri Leader
Gestire una chiesa o un ministero non è semplice, e occuparsi della gestione dei rischi della chiesa non è mai divertente. Tuttavia, è uno degli elementi più fondamentali e necessari per gestire un ministero efficace, sicuro e in sintonia con Dio.
Non possiamo condividere l’amore di Dio senza prima prenderci cura di tutti i nostri simili e assicurarci che siano sicuri e protetti in ogni modo possibile. Certo, gli errori accadranno, ma è per questo che dobbiamo pianificare adeguatamente e andare oltre per quegli scenari sfortunati.
Ecco perché la gestione dei rischi in chiesa non è divertente, ma è assolutamente necessario fare un piano. Detto questo, capisco che non sia l’argomento più entusiasmante di cui parlare. Un team di sicurezza è importante per la gestione dei rischi e delle crisi. Leggi di più sui team di sicurezza in chiesa e sui manuali di sicurezza per le chiese qui.
Per questo ti consiglio di leggere il nostro articolo su come fare da mentore e costruire giovani leader devoti. Questo argomento è molto più leggero e divertente rispetto alla serietà trattata qui. Inoltre, formare adeguatamente il nostro staff della chiesa li preparerà ad assistere nelle procedure di gestione del rischio e ad affrontare qualsiasi potenziale crisi in chiesa che potrebbe sorgere.
