Come Creare Un Piano Di Gestione Delle Crisi In Chiesa: Guida Esperta
Dalle dimissioni improvvise dei leader della chiesa alla risposta alle calamità, è fondamentale disporre di un piano di gestione delle crisi per la chiesa quando si presentano situazioni che rischiano di peggiorare rapidamente. Secondo Barna, solo il 15% dei pastori si sente completamente preparato a guidare un fedele attraverso un trauma significativo. Questa percentuale è decisamente troppo bassa per una figura su cui le persone e la comunità fanno affidamento in quei momenti.
Potrebbe sembrare eccessivo pensare di predisporre un piano di risposta per diversi tipi di crisi, ma in realtà è una parte integrante del ministero pastorale in una chiesa locale.
Quando una calamità colpisce la tua comunità, probabilmente il tuo telefono sarà uno dei primi a squillare. Quindi tu e i membri del tuo staff dovete essere pronti. Ti guiderò nella definizione della gestione delle crisi in ambito ecclesiale, spiegherò perché è necessario un piano per la gestione delle crisi in chiesa, cosa deve includere e come iniziare a prepararne uno subito.
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Tratterò i seguenti punti:
- Che cos'è un piano di gestione delle crisi per la chiesa?
- Che cos'è la gestione delle crisi in chiesa?
- Perché è importante un piano di gestione delle crisi per la chiesa?
- Cosa includere in un piano di gestione delle crisi
- Come creare un piano di gestione delle crisi
Che cos'è un piano di gestione delle crisi per la chiesa?
Un piano di gestione delle crisi per la chiesa è un documento o una procedura operativa standard che può essere applicata ogni volta che si renda necessario un intervento di emergenza. Questo includerà i numeri di telefono delle autorità competenti, le informazioni di contatto dei principali leader della chiesa (tenuti aggiornati grazie a un buon software di gestione contatti per chiese) e dei leader della comunità che potrebbero essere avvisati, oltre a un piano generale per la gestione delle emergenze.
Potrebbe sembrare intimidatorio, ma probabilmente hai già la maggior parte di queste informazioni a portata di mano. Sai già chi chiamare, e forse hai perfino alcuni di questi numeri memorizzati sul telefono. Devi solo organizzarli in un documento standardizzato a disposizione dello staff chiave della chiesa, insieme a un piano di emergenza e al manuale di sicurezza della chiesa pronti per essere attuati.
Pensa in questi termini: non è possibile essere preparati per qualsiasi tipo di crisi, ma puoi preparare te stesso e i membri del team al processo di gestione delle situazioni di crisi in chiesa. Prima di addentrarci nei dettagli, valutiamo cosa si intende per gestione delle crisi nella chiesa.
Che cos'è la gestione delle crisi in chiesa?
Durante il mio ministero, ho contribuito a gestire crisi come ragazzi minacciati di espulsione da scuola, sparatorie nel quartiere, scandali che hanno coinvolto leader ecclesiastici e molto altro. Alla fine dei conti, il modo in cui si affrontano queste situazioni è molto più simile di quanto non sembri.
Definiamo in modo generico la gestione delle crisi in chiesa come ogni situazione in cui il piano di risposta comporta una minaccia fisica o psicologica immediata verso qualcuno o qualcosa che richiede il coinvolgimento di autorità esterne agli uffici della chiesa.
Come abbiamo illustrato in un altro articolo sulla gestione delle crisi in chiesa, il processo di solito prevede i seguenti passaggi:
- Concentrarsi sulla riduzione degli effetti negativi e cercare di prevenire ulteriori danni
- Prepararsi per future situazioni di crisi
- Rispondere utilizzando tutte le informazioni e le risorse disponibili
- Prendersi del tempo per recuperare in seguito
Si tratta di un processo abbastanza lineare, da affrontare passo dopo passo mantenendo la massima preparazione, calma e comprensione possibili. Ma cosa definisce una crisi?
Una crisi è definita come un periodo di grande difficoltà, pericolo o turbamento. Per la maggior parte di noi, questo somiglia molto al lavoro di tutti i giorni. Tuttavia, la parola chiave qui è grande. Quando è necessario coinvolgere le forze dell'ordine, l'edificio della chiesa è in pericolo immediato, o è stato imposto un ordine di permanenza in casa, tutto ciò costituisce sicuramente una crisi.
Perché è importante un piano di gestione delle crisi per la chiesa?
Come già discusso e illustrato, una situazione di crisi è ogni volta che lo staff della chiesa si sente fuori dalla propria portata e si rende necessario il coinvolgimento di autorità esterne.
Se sei arrivato al punto in cui è necessario chiamare una squadra di intervento che prevede l’intervento delle forze dell’ordine, di medici, squadre antisbomb, ecc., allora la tua chiesa locale sta vivendo una vera e propria crisi.
È importante notare, tuttavia, che anche il coinvolgimento di organizzazioni come i servizi di protezione dell’infanzia, i primi soccorritori o persino la compagnia assicurativa possono rappresentare momenti di crisi. Questi possono sembrare esempi molto più banali, ma soddisfano tutti i nostri criteri e meritano la massima attenzione quando si tratta di preparazione ai disastri.
Avere un piano di gestione della crisi per la chiesa prepara semplicemente i membri dello staff ad affrontare situazioni come disastri naturali, maltempo, scenari con aggressori armati, emergenze mediche come lo svenimento di un membro, una denuncia di tocco inappropriato da parte di un bambino, o l’uso degli estintori.
C’è un famoso detto che afferma che non pianificare equivale a pianificare il fallimento. La nostra congregazione merita di percepire la proprietà e lo staff della chiesa come sicuri (fa parte della gestione della proprietà della chiesa). Un modo per dimostrare l’amore di Gesù anche nelle situazioni più semplici e quotidiane è far sapere agli altri che esiste un piano per quando le cose vanno storte.
Cosa Includere in un Piano di Gestione della Crisi
La grande maggioranza dei contenuti da inserire nel vostro piano di gestione della crisi sarà incentrata sulle comunicazioni durante l’emergenza. Più e più volte la comunicazione sarà il fattore determinante nella gestione di qualsiasi crisi.
Detto questo, ecco alcune delle cose più comuni da includere in qualsiasi piano di gestione della crisi:
- Informazioni di contatto delle autorità locali
- Numeri telefonici di vari servizi, come il centro antiveleni e il numero di prevenzione del suicidio
- Ubicazioni di tutti i kit di primo soccorso, dispositivi DAE e l’elenco di chi è formato e certificato all’uso corretto di queste attrezzature
- Portavoce designato della chiesa in ogni situazione (tipicamente il Pastore principale)
- Contatto di riferimento, se possibile, di un rappresentante locale della Croce Rossa
- Contatti di emergenza dello staff della chiesa
- Nomi di chi ha accesso e le modalità di accesso alle strutture della chiesa
- Procedura generale di come dovrebbero fluire le comunicazioni di crisi da e verso il portavoce designato
- Quando o se considerare un contatto con i media
- Percorsi di evacuazione designati sia per l’edificio che per la zona circostante
L’elenco potrebbe continuare a lungo, ma questo è un ottimo punto di partenza per capire quali informazioni raccogliere.
Come Creare un Piano di Gestione della Crisi
Quando si tratta di creare un piano di gestione della crisi per la propria congregazione, non esiste un modo unico giusto o sbagliato per farlo. In genere, è una buona idea renderlo facilmente accessibile in formato digitale a tutti i responsabili e membri dello staff, ma anche conservare copie cartacee in aree designate della chiesa è una scelta saggia.
In generale, tuttavia, sarà importante organizzare le informazioni nel modo più semplice e chiaro possibile. Quando si scatena un’emergenza, spesso le persone non riescono a pensare lucidamente, quindi la chiarezza in un piano di gestione della crisi è fondamentale.
Tenendo presente ciò, ecco un suggerimento su come organizzare il vostro piano di gestione della crisi:
- Costituire una squadra di risposta alle emergenze
- Definire le comunicazioni durante la crisi
- Creare un piano di risposta generale
- Ideare piani di risposta specifici per le situazioni più frequenti
- Organizzare le informazioni di contatto di emergenza
- Revisionare spesso i piani di emergenza
1. Costituire una Squadra di Risposta alla Crisi
Il primo passo per creare un piano di gestione della crisi in chiesa è formare una squadra di risposta, o una squadra di sicurezza della chiesa.
Questo non deve necessariamente essere un team separato dagli anziani, dallo staff della chiesa o dai volontari della chiesa che gestisci. Può sovrapporsi a questi gruppi già esistenti oppure può includere un rappresentante di ciascuno che si riunirà annualmente per una revisione (ne parleremo più avanti).
In ogni caso, prima di iniziare è necessario coinvolgere persone chiave dedicate alla preparazione e alla revisione di queste informazioni che siano pienamente d'accordo su cosa fare. Ancora più importante, la responsabilità non dovrebbe ricadere interamente sulle spalle del Pastore Principale.
Il tuo team di risposta alle crisi dovrà essere informato e preparato in modo uniforme per affrontare i momenti di crisi e, di conseguenza, dovrà partecipare attivamente sia all'aggiornamento che alla creazione del piano.
Nota importante: anche se il Pastore Principale non è direttamente coinvolto nel team di risposta, probabilmente dovrà essere il portavoce designato e sarà profondamente coinvolto nella stesura iniziale del piano di gestione delle crisi della chiesa.
2. Definisci le Comunicazioni di Crisi
Questa sarà l'inizio dell'organizzazione effettiva del tuo piano di gestione delle crisi in chiesa. Le comunicazioni di crisi saranno il compito più impegnativo ogni volta che si verifica un'emergenza. Disporre di un percorso e di un processo chiaramente definiti renderà queste situazioni più calme, rilassate e facilmente risolvibili.
Il tuo team di risposta alle crisi dovrà stabilire cose come:
- Entro quanto tempo il portavoce deve essere informato su una determinata situazione?
- In quale momento è necessario coinvolgere le autorità?
- Dobbiamo creare una regola generale per il contatto con i media in situazioni di forte carica emotiva?
- Quando le altre persone coinvolte, direttamente o indirettamente, diventano parte del piano di risposta alla crisi?
Non potrai prevedere ogni eventualità con un piano, ma avere una regola come la seguente: “Il portavoce per le strutture della chiesa sarà contattato non appena un membro del team di risposta alle crisi viene a conoscenza dell'attuale o futura partecipazione delle autorità locali”. Piani come questo aiuteranno tutti a sentirsi molto più preparati per affrontare queste situazioni tragiche.
Non limitarti a elencare domande e risposte, ma formula ogni risposta come una “regola di risposta alle crisi” che possa essere applicata a qualunque situazione si presenti.
Tienile il più possibili concise e semplici da comprendere. Con ogni probabilità, queste regole andranno a costituire la prima pagina del tuo piano di gestione delle crisi, quindi cerca di racchiudere tutto in una sola pagina per semplicità.
3. Crea un Piano di Risposta Generale
Ora che hai predisposto il tuo piano di comunicazioni di crisi, tutto ciò che resta da fare è creare un “piano di risposta generale” che possa essere applicato più o meno a tutte le situazioni, utilizzando un linguaggio il più semplice possibile.
Questo piano generale di risposta occuperà la seconda pagina del tuo documento. Anche qui, pensa a un processo semplice che fornisca una guida generale su come rispondere a qualsiasi emergenza, senza soffermarti subito sui dettagli.
Pensa a questo come alle dichiarazioni di intenti per il tuo team di risposta alle crisi. Non si tratta tanto di procedure operative standard, quanto di codici di comportamento. Ti suggerisco di riprendere il processo di: mitigare, prepararsi, rispondere e recuperare menzionato in precedenza in questo articolo.
4. Progetta Piani di Risposta Specifici per le Crisi Più Comuni
Le pagine seguenti dipenderanno probabilmente dalla tua congregazione, dalla cultura e dalla comunità locale. Questi saranno piani di risposta specifici per le tipologie di crisi più comuni nella tua chiesa.
Ad esempio, se vivi in Florida, potrebbe essere sensato avere un piano di risposta agli uragani. Lo stesso piano non avrebbe senso in Ohio, per esempio. Allo stesso modo, avere un piano di risposta alle alluvioni nel deserto del Nevada non ha senso, mentre è utile nell’Est del Kentucky.
Ecco alcuni piani di risposta suggeriti da prevedere per la maggior parte dei luoghi di culto:
- Pericolo per i minori
- Sparatorie attive
- Disastri naturali (specifici per la tua zona)
- Emergenze mediche
5. Organizza le Informazioni di Contatto di Emergenza
Questa parte è abbastanza semplice: serve un elenco delle informazioni di contatto pertinenti, che potrebbero essere necessarie all’improvviso.
Ovviamente includi i numeri di telefono delle forze dell’ordine locali, ma puoi aggiungere anche i riferimenti di persone e organizzazioni come:
- Il pronto soccorso più vicino
- Un referente locale dell’American Red Cross (se possibile)
- I Servizi di Protezione dei Minori
6. Rivedi Spesso i Tuoi Piani di Emergenza
L’ultimo passo su come creare un piano di gestione delle crisi per la chiesa sta nel non considerarlo un lavoro da fare una volta sola. Il team di risposta alle crisi deve rivedere, modificare e aggiornare il piano di gestione delle crisi almeno una volta all’anno.
Ideale sarebbe prevedere, dopo ogni maggiore crisi, una riunione di follow-up per valutare come sono andate le cose e cosa possa essere migliorato per la prossima volta.
Il piano di gestione delle crisi della tua chiesa non è mai “completo” perché ci sarà sempre una nuova crisi dietro l’angolo. È parte della condizione umana e non c’è nulla di cui preoccuparsi o vergognarsi.
Il piano di gestione delle crisi della tua chiesa può aiutare a prevenire le crisi
Vuoi sapere qual è la parte migliore nel redigere un efficace piano di gestione delle crisi per la tua chiesa? Può effettivamente servire anche come misura preventiva!
Quando aziende e organizzazioni no profit adottano piani di emergenza, molto spesso ciò comporta una riduzione complessiva delle crisi! È un concetto noto come mitigazione del rischio e fa sì che le persone spesso agiscano e si comportino in modo diverso quando si sentono sicure, protette e tutelate. Avere un piano di sicurezza per la chiesa può aiutare anche a prevenire certi tipi di incidenti prima che si verifichino.
Leggi qui come creare una checklist di sicurezza per la chiesa. Questo documento integra perfettamente il tuo piano di gestione delle crisi.
