6 migliori pratiche di comunicazione in chiesa e cosa evitare
Nelle mie esperienze lavorative nelle chiese, ho scoperto diverse best practice per la comunicazione in chiesa che ho utilizzato per evitare ogni tipo di incomprensione e inconveniente (alcune delle quali apprese sulla mia pelle!)
Ecco uno scenario:
I volantini stampati per il decimo anniversario della tua chiesa sono appena stati consegnati. Mentre li esamini, senti un nodo allo stomaco. Perché? In qualche modo ti sei dimenticato di includere la data dell’evento sul volantino. Ma non è tutto: noti anche un errore di battitura. Che errore costoso! I volantini dovranno essere riprogettati e ristampati, tutti e 5.000.
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Purtroppo, non è colpa della tipografia. Ti hanno mandato la bozza e tu hai dato l'approvazione definitiva prima che andasse in stampa. Ma questo si sarebbe potuto evitare con un adeguato processo e una strategia di comunicazione.
Le best practice condivise in questo articolo ti aiuteranno a garantire che il pubblico destinatario riceva il tuo messaggio in modo chiaro e senza (o con minime) interferenze. Ciò migliorerà a sua volta la partecipazione agli eventi organizzati dal tuo team di gestione eventi della chiesa, aumenterà la chiarezza sulla missione e sui valori, e aiuterà a garantire che i membri e il personale conoscano tutto ciò che accade nella tua chiesa.
Parlo dalla mia esperienza ventennale come responsabile e amministratore di chiesa. Evidenzio le migliori prassi che ho imparato e affronto anche alcuni dei problemi più comuni nella comunicazione in chiesa.
In questo articolo parlerò di:
6 best practice per la comunicazione in chiesa
Ecco le mie best practice per assicurarti che la comunicazione all’interno della tua chiesa ti aiuti a diffondere il tuo messaggio e la tua missione, invece di ostacolarle. Vale anche la pena pensare a come utilizzare l’intelligenza artificiale nelle comunicazioni della chiesa insieme a queste best practice.
1. Meglio comunicare troppo che troppo poco
Fare una comunicazione importante una sola volta di solito non basta. Oggi ci sono così tante cose che richiamano la nostra attenzione che la congregazione o il pubblico destinatario potrebbero non ricordare ciò che annunci dopo la funzione, o una volta usciti dai locali della chiesa. Ecco perché i promemoria sono fondamentali. Inserisci dei promemoria nei servizi settimanali, pubblica le informazioni sul sito web della chiesa e includile nei bollettini settimanali. Se questi ultimi ti sembrano poco accattivanti, ci sono tante idee per rivitalizzare il bollettino della chiesa... e una moltitudine di esempi di bollettini parrocchiali da cui trarre ispirazione.
2. Utilizza diversi software di comunicazione per le chiese
Il software di comunicazione per chiese è un termine ampio che può includere qualsiasi tipo di programma o strumento che aiuta a comunicare con la congregazione o a gestire la comunicazione interna con lo staff.
I servizi di mailing massivo come Mailchimp, Flodesk o Constant Contact sono solo alcune delle numerose piattaforme online di automazione dell’email marketing che consentono sia di gestire la tua chiesa sia di inviare un unico messaggio a centinaia o addirittura migliaia di persone nella tua mailing list. Queste piattaforme (simili agli strumenti di gestione contatti per chiese) di solito prevedono un piccolo canone mensile, anche se in certi casi potrebbero essere gratuite in base alla dimensione della congregazione.
All’interno di queste piattaforme si possono anche suddividere le mailing list in categorie. Ad esempio, una categoria di email può essere destinata ai capi dipartimento, un’altra alla congregazione generale o solo ai nuovi membri della chiesa, e così via. Si tratta di una funzione molto comoda che permette di inviare determinate comunicazioni solo a chi realmente ne ha bisogno.
Leggi di più sull’email marketing per chiese qui.
Messaggistica di massa via SMS
Questo tipo di software è ideale per inviare promemoria via SMS sugli eventi alla tua congregazione. Flocknote, EZ Texting e ChurchCast sono solo alcune delle piattaforme di messaggistica di massa che consentono di inviare un messaggio a tutta la congregazione contemporaneamente.
Ricorda di mantenere i messaggi brevi e diretti. Nessuno ama leggere messaggi di testo troppo lunghi.
Social media
A questo punto, la tua chiesa dovrebbe utilizzare i social media, come Facebook, Instagram o Twitter. Generalmente queste pagine sono pubbliche (quindi chiunque può vederle a meno che non modifichi le impostazioni per impedirlo), quindi ricorda che sia il pubblico destinatario sia chiunque si imbatta nel profilo può leggere le informazioni che pubblichi. Non tutti i messaggi dovrebbero essere pubblicati qui, a meno che il pubblico generale non sia il tuo destinatario.
Ad esempio, se la vostra chiesa sta organizzando una donazione di sangue o una fiera commerciale aperta al pubblico, vorrete pubblicare questi tipi di messaggi sulle vostre pagine social. Tuttavia, un promemoria riguardante la prossima riunione degli uscieri non dovrebbe essere pubblicato su una piattaforma pubblica.
Applicazioni di Chat di Gruppo
WhatsApp (che di solito funziona meglio per le chiese più piccole) è una delle applicazioni preferite e affidabili. Si può creare una chat di gruppo WhatsApp dedicata per i messaggi e gli avvisi importanti della chiesa e usarla per ribadire comunicazioni o inviare promemoria riguardo agli eventi imminenti.
Potrebbe essere necessario stabilire dei limiti e far sapere agli utenti che la pagina è riservata esclusivamente alle informazioni della chiesa. Non volete che i messaggi o i promemoria si perdano tra una miriade di altri post non correlati e meme.
Invia promemoria tramite i capi dipartimento
Ogni capo dipartimento o unità di una chiesa avrà un modo affidabile e collaudato per comunicare con i membri del proprio dipartimento. Potreste chiedere loro di ricordare ai membri del dipartimento un evento della chiesa di prossima organizzazione che richieda la loro presenza.
Ad esempio, potete chiedere al direttore del coro di ricordare al suo dipartimento l’imminente seminario di formazione per volontari. Mettete in evidenza le informazioni specifiche che desiderate vengano condivise con i membri del dipartimento.
3. Sottolinea i Messaggi Durante i Servizi Religiosi
Subito prima o dopo il sermone vero e proprio sono ottime opportunità per comunicare annunci generali, eventi in programma e qualsiasi altra informazione che tutta la congregazione dovrebbe conoscere.
Tuttavia, evitate il sovraccarico di annunci: Pianificate in anticipo affinché gli annunci settimanali della chiesa siano opportunamente distanziati. Troppi annunci in una sola funzione porteranno le persone a dimenticare o a perdere delle informazioni.
Assicuratevi che l’annunciatore al servizio riceva gli annunci in tempo utile: In questo modo avrà abbastanza tempo per leggerli e prepararsi. Inviare gli annunci la sera prima del servizio delle 8 del mattino è una cattiva pratica comunicativa.
4. Promuovi gli Eventi Tempestivamente
Questo è fondamentale. Se iniziate a parlare di un evento in programma troppo presto, correte il rischio di sminuirne l’importanza man mano che la data si avvicina, perché il vostro pubblico di riferimento l’ha già sentito troppe volte.
Ci sono diversi modi per promuovere in massa i principali eventi della chiesa: volantini, poster, striscioni o pubblicità digitali. Assicuratevi di utilizzare una combinazione di colori coerente per tutte le pubblicazioni. Questo aiuta la riconoscibilità e il branding. Decidete uno schema di colori e usatelo sempre nella creazione di poster, volantini e striscioni—sia digitali che cartacei.
5. Ricontrolla il Tuo Lavoro
Lo scenario che ho presentato nell’introduzione è in realtà una storia vera. Quando ero amministratrice in una grande organizzazione internazionale di chiese, ho imparato questa lezione a mie spese. Alla fine di una settimana di lavoro estremamente intensa, ho approvato per errore la stampa dei poster e dei volantini per un grande evento. Purtroppo, c’era un errore di stampa che mi era sfuggito.
Quell’esperienza dolorosa e costosa mi ha portata a sviluppare un sistema quasi infallibile che utilizzo prima di approvare qualsiasi informazione destinata a una larga diffusione. Ho creato un modello di piano di comunicazione per la chiesa per rendere più snello questo processo.
Ho redatto una checklist che include un elenco di informazioni di base da inserire in ogni tipo di pubblicità di massa utilizzata in quella chiesa. La checklist includeva:
- Data dell’evento
- Ora dell’evento
- Luogo
- Indirizzo web della chiesa
- Numero di telefono della chiesa
- Nome dell’evento
Avendo questa checklist a portata di mano, potevo ricontrollare tutto prima di dare l’ok alla stampa o alla distribuzione digitale.
Il secondo passo del mio sistema ha previsto il coinvolgimento di almeno altre due persone fidate (membri del team organizzativo dell’evento) affinché controllassero che non avessi omesso informazioni importanti.
La verità è che siamo esseri umani e soggetti all’errore umano. Avere un buon sistema in atto ridurrà o eliminerà del tutto costosi errori umani.
6. Presta molta attenzione al design di qualsiasi materiale promozionale
Supponiamo che stai organizzando una distribuzione gratuita di materiale scolastico per il ritorno a scuola. Vuoi assicurarti che lo scopo dell’evento sia chiaro a prima vista su ogni volantino o annuncio. Questo potrebbe significare mettere in evidenza il titolo, insieme alle foto di zaini e forniture scolastiche. La foto del pastore non dovrebbe essere l’immagine più evidente sul volantino.
Design troppo carichi e non attinenti al messaggio distolgono l’attenzione dall’importanza del messaggio che si vuole comunicare. Grafica e motivi floreali non necessari rendono solo difficile leggere il messaggio che si vuole trasmettere. Il pubblico a cui ti rivolgi non dovrebbe essere costretto a "lottare" con decorazioni inutili per trovare il messaggio reale.
Inoltre, assicurati di spiegare chiaramente eventuali istruzioni specifiche che i partecipanti all’evento dovranno seguire. Ad esempio, se la tua chiesa organizza una raccolta di giocattoli, dovresti assicurarti che quanto segue sia chiaro:
- I tipi di giocattoli richiesti o necessari.
- La scadenza per la consegna dei giocattoli.
- Dove i donatori devono lasciare i giocattoli. Ad esempio, i giocattoli devono essere depositati nei contenitori appositi all’ingresso principale, nella hall.
- Se saranno accettate donazioni in denaro al posto dei giocattoli, per chi non ha tempo di acquistarli (utilizza qui un software per le donazioni in chiesa). Come si effettua la donazione? Se si dona online, occorre specificare “raccolta giocattoli” al momento della donazione? (PS: scopri come scrivere una lettera di ringraziamento per donazione qui).
- Se è necessario scrivere “raccolta giocattoli” sulla busta della donazione.
Tutte queste istruzioni e altre devono essere spiegate e chiarite per aumentare le possibilità di successo della tua raccolta.
Problemi comuni nella comunicazione della chiesa
Tieni sotto controllo le tue comunicazioni per evitare quanto segue:
Ambiguità nel messaggio
Chiarezza e specificità sono fondamentali quando si scrive un messaggio: questo aiuta a garantire che i messaggi siano chiari, ben compresi e recepiti dal pubblico di riferimento.
Creare un piano di comunicazione per la chiesa o una strategia di comunicazione può aiutare a garantire che i messaggi siano chiari e coerenti, favorendo una comunicazione efficace in chiesa.
Ecco un esempio:
- Un messaggio o annuncio ambiguo potrebbe semplicemente dire: il pastore principale incontra la leadership della chiesa domenica prossima dopo il servizio.
- Una versione chiara e specifica dello stesso messaggio potrebbe essere: il pastore principale incontra anziani e pastori associati domenica prossima dopo il servizio per discutere i piani per il picnic estivo annuale.
Troppi eventi
Se pianifichi troppi eventi uno dopo l’altro, potresti affaticare la tua congregazione, e non dovresti sorprenderti di una scarsa partecipazione agli eventi della tua chiesa. I membri sono semplicemente stanchi e hanno bisogno di recuperare le energie dopo l’evento della settimana precedente che ha richiesto il coinvolgimento di tutti e due mesi di preparativi.
Tempismo
Il giorno e l’orario dell’evento sono adatti alla maggior parte del pubblico a cui ti rivolgi? Non molte persone si presenteranno se fissi una riunione alle 18.00 e la maggior parte dei partecipanti previsti esce dal lavoro alle 17.30 o alle 18.00.
Mancanza di riunione post-evento
Organizzare una riunione post-evento può aiutare te e il tuo staff ad analizzare come è andato l’evento, cosa si potrebbe migliorare e cosa invece è riuscito bene, così da potersi migliorare per gli eventi futuri.
Supponiamo che tu stia programmando la ripetizione di un evento già svolto in precedenza, ma la volta precedente non ha raggiunto gli obiettivi sperati. Se non organizzi una riunione post-evento, non raccogli feedback o non crei un sondaggio per aiutare i miglioramenti nel prossimo evento, puoi aspettarti un altro risultato deludente anche la seconda volta.
Vai, implementa ed eccelli
Mettere in pratica tutto quanto sopra non solo aiuterà a migliorare la comunicazione nella tua chiesa, ma contribuirà anche a ottenere una maggiore partecipazione agli eventi. Spero che queste strategie ti aiutino anche a identificare altre aree da migliorare nella comunicazione della tua comunità.
Se hai difficoltà a gestire le comunicazioni (o anche l’organizzazione generale della tua chiesa), prendi in considerazione l’adozione di un software gestionale per chiese o un programma per chiese più completo per iniziare a gestire tutto in modo più fluido.
E, se ti capita di sentirti disconnesso o privo di ispirazione, potrebbe essere il momento di rinfrescarti. Prendi in considerazione l'iscrizione a una conferenza sui media ecclesiastici. Abbiamo già pronto per te l'elenco delle migliori raccomandazioni di quest'anno.
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