Le guide complet du pasteur sur la gestion des registres de l’Église
Des registres désorganisés sont un aller simple vers le chaos au sein du ministère. (Si la bonne gestion des registres de l’Église vous semble suuuuper ennuyeuse, pensez simplement à quel point il serait passionnant de perdre votre statut d’organisme de bienfaisance… évitons cela, voulez-vous ?)
Diriger une Église implique bien plus que les cultes et les programmes du dimanche. Cela nécessite également une tenue méticuleuse des registres. Bien que la tenue des registres puisse sembler ennuyeuse, elle constitue le fondement d’une Église bien gérée. Heureusement, mon équipe et moi avons étudié, évalué et classé les meilleurs logiciels de gestion d’Église afin de simplifier cette tâche. Et si le budget de votre Église est très serré, nous avons également nos recommandations des meilleurs logiciels gratuits de gestion d’Église.
La gestion des registres de l’Église est importante, car elle garantit la transparence, la conformité légale et une gestion efficace. (La durée de conservation de vos registres financiers dépend des directives de l’IRS.) Mais ces rapports financiers de l’Église vous permettent de suivre les dons, de surveiller l’assiduité, de préserver la santé financière et d’affiner le logiciel de comptabilité de votre Église.
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Souvenez-vous-en : votre Église a une obligation envers sa mission et doit rendre des comptes à ses membres et au gouvernement. Bien que cela puisse être difficile, consacrer du temps et des ressources à la gestion des registres devrait être une exigence incontournable.
Connais bien l’état de tes brebis, donne tes soins à tes troupeaux.
Proverbes 27:23
Quelle est l’ampleur nécessaire de la « gestion des registres de l’Église » ?
Quels types de registres votre Église doit-elle conserver ? Eh bien, des registres détaillés vous aident à suivre des indicateurs importants de l’Église, tels que l’assiduité de la congrégation, l’historique des dons en ligne et les finances. Certains registres doivent être conservés plus longtemps que d’autres ; il est donc essentiel de vous renseigner sur les lois relatives à la durée de conservation des documents dans votre pays, votre État ou votre province.
Votre Église doit conserver les registres de tout ce qui a une incidence sur son fonctionnement :
- Finances
- Assiduité de la congrégation
- Dons en personne et dons en ligne
- Listes du personnel et des bénévoles
- Registres juridiques
- Archives historiques
Combien de temps une Église doit-elle conserver ses registres ?
Les différents documents ont des durées de conservation différentes. Votre programme de gestion des registres doit donc inclure un calendrier de conservation des documents. Cela vous aide à suivre la santé globale de votre Église — et à rester en conformité avec la loi.
Les lois fédérales, étatiques ou provinciales détermineront pendant combien de temps une Église doit conserver ses registres. Certains documents financiers, tels que les déclarations fiscales et les rapports de paie, doivent être conservés pendant plusieurs années au minimum.
Pour nos Églises américaines, l’IRS a créé un guide de conformité destiné aux entités 501(c)(3). De manière générale, les directives de l’IRS sont les suivantes :
Registres conservés de manière permanente
- Documents constitutifs, notamment les statuts constitutifs et les règlements administratifs.
- Procès-verbaux des réunions, y compris tous les rapports associés.
- Rapports d’audit.
- États financiers annuels.
- Déclarations fiscales transmises.
- Déclarations ou documents annuels de l’organisation.
- Documents et correspondance relatifs à l’exonération fiscale.
- Documents relatifs aux biens immobiliers (dans le cadre de la stratégie de gestion des biens immobiliers de l’Église)
Documents conservés pendant 10 ans
- Polices d’assurance.
Documents conservés pendant 7 ans
- Relevés bancaires, chèques annulés et rapprochements bancaires.
- Feuilles de travail et documents justificatifs des déclarations fiscales.
- Formulaires de l’IRS.
- Documents fiscaux relatifs à la paie, notamment les registres de paie, les formulaires W-4 et les retenues sur salaire.
- Notes de frais des employés.
- Dossiers du personnel des employés après la fin de leur emploi.
- Contrats et correspondance connexe.
- Documents relatifs aux investissements.
- Documents et feuilles de travail des audits annuels.
- Lettres relatives aux assurances et toute la correspondance.
- Documents relatifs aux dons individuels.
- Documents relatifs aux comptes fournisseurs.
- Factures fiscales, reçus et relevés.
Documents conservés pendant 2 ans
- Cartes et feuilles de présence.
- Enveloppes individuelles de dons.
Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC) :
- Copies des reçus officiels de dons (à l’exception de ceux relatifs aux dons sur 10 ans) Doivent être conservées pendant au moins deux ans à compter de la fin de l’année du don.
- Documents relatifs aux dons sur 10 ans : Doivent être conservés aussi longtemps que l’église est enregistrée et pendant au moins 2 ans après la fermeture de l’église.
- Procès-verbaux des réunions des administrateurs, fiduciaires ou dirigeants : Ils doivent être conservés aussi longtemps que l’église est enregistrée et pendant au moins 2 ans après sa fermeture.
- Procès-verbaux des réunions des membres : Ils doivent être conservés aussi longtemps que l’église est enregistrée et pendant au moins deux ans après sa fermeture.
- Documents de gouvernance et règlements administratifs : Ils doivent être conservés aussi longtemps que l’église est enregistrée et pendant 2 ans après sa fermeture.
- Grands livres ou autres livres contenant les résumés des transactions et les comptes correspondants : Doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la fin de la dernière année fiscale au cours de laquelle l’église est enregistrée et pendant 2 ans après sa fermeture,
- États financiers, pièces justificatives et copies des déclarations annuelles de renseignements : Doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la fin de la dernière année fiscale ou, si l’église a fermé, pendant 2 ans après la date de révocation.
Documents à conserver de manière permanente
- Documents de la société, y compris les statuts constitutifs et les règlements administratifs
- Procès-verbaux des réunions, y compris tous les rapports associés.
- Rapports d’audit
- États financiers annuels
- Déclarations fiscales soumises
- Déclarations ou rapports annuels de la société
- Documents et correspondance relatifs à l’exonération fiscale
- Documents relatifs aux biens immobiliers
Documents à conserver pendant 10 ans
- Polices d’assurance
Documents à conserver pendant sept ans
- Relevés bancaires, chèques annulés et rapprochements bancaires
- Feuilles de calcul et pièces justificatives des déclarations fiscales
- Formulaires de l’IRS
- Documents relatifs aux taxes sur les salaires, y compris les registres de paie, les formulaires W-4 et les retenues sur salaire
- Notes de frais des employés
- Dossiers du personnel des employés après la fin de leur emploi
- Contrats et correspondance associée
- Documents relatifs aux investissements
- Documents et feuilles de calcul des audits annuels
- Courriers d’assurance et toute la correspondance
- Documents relatifs aux dons individuels
- Documents relatifs aux comptes fournisseurs
- Factures fiscales, reçus et relevés
Documents à conserver pendant deux ans
- Cartes et feuilles de pointage
- Enveloppes individuelles de dons
Stockez des copies numériques de vos documents dans des services de stockage en nuage comme Google Drive ou Dropbox. Cela garantit que vos documents sont sauvegardés et accessibles depuis n’importe où. AUSSI : le stockage en nuage inclut souvent un contrôle automatique des versions, ce qui vous permet de revenir facilement aux versions précédentes d’un document si nécessaire.
Comment gérer au mieux les documents de l’église
La tenue des documents exige de l’attention aux détails et une certaine aisance avec les chiffres. Vous devrez donc nommer la bonne personne au poste de responsable de la gestion des documents. Le conseil de votre église devrait nommer une personne pour superviser votre programme de gestion des documents.
Et comme la tenue des documents est si importante, il est généralement préférable que le responsable des documents soit un membre à temps plein du personnel ou du clergé de l’église plutôt qu’un bénévole de votre assemblée.
Mais que tout se fasse convenablement et avec ordre.
1 Corinthiens 14:40
Créer une politique de gestion des documents
Une politique de conservation des documents définit la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés et comprend des directives et des procédures indiquant comment et quand les documents doivent être détruits. Cela garantit que toutes les personnes qui gèrent les documents de votre église comprennent les procédures et savent ce qui doit être conservé. Je recommande également de veiller à utiliser votre logiciel de gestion des dons de l’église pour générer régulièrement des documents pertinents !
Identifier les documents de l’église que vous allez gérer
Vous devrez déterminer quels documents sont indispensables à conserver en fonction des lois de votre État ou territoire. Utilisez les directives ci-dessus comme point de départ.
Mettre en place un calendrier de conservation
Vous devrez déterminer ce qui convient à votre église en fonction de vos lois locales. Cela dépendra également en grande partie de la conservation de dossiers physiques ou numériques, ainsi que de la manière dont vous examinerez et auditerez régulièrement vos statistiques et vos dossiers. De nombreuses églises constatent qu’un logiciel spécialisé de gestion d’événements aide à rationaliser la tenue des dossiers liés aux activités de l’église. Désignez une personne responsable de sa mise en œuvre et assurez-vous que tous les membres du personnel de l’église comprennent et suivent les directives du système de classement. Une salle centrale pour les dossiers physiques peut être une bonne idée.
Établir des politiques de conservation et de destruction
Quelle que soit votre décision, assurez-vous que votre politique est correctement consignée par écrit. Il serait également avantageux de la faire examiner par un conseiller juridique et approuver par votre conseil d’administration. Cela montre qu’il s’agissait d’une décision organisationnelle réfléchie, et non pas simplement de quelque chose que vous avez élaboré de votre propre initiative.
Voici quelques exemples de politiques de conservation et de destruction des dossiers d’église que vous pouvez utiliser comme point de départ.
- Exemple de politique de conservation des dossiers : Evangelical Council for Financial Accountability
- Exemples de guides de conservation provenant d’églises locales : North Texas Conference of the United Methodist Church
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Améliorer le processus de gestion des dossiers de votre église
Vous savez déjà qu’un solide programme de gestion des dossiers est essentiel à la réussite de votre église. Même si vous êtes satisfait de votre stratégie actuelle, certains aspects peuvent encore être améliorés.
Commencez par auditer et examiner vos dossiers actuels. Il peut notamment s’agir de combler les lacunes lorsque certaines informations manquent, comme des procès-verbaux de réunions ou des règlements officiels qui doivent encore être consignés.
C’est par la sagesse qu’une maison s’élève, et par l’intelligence qu’elle s’affermit ; c’est par la connaissance que ses chambres se remplissent de tous les biens précieux et agréables.
Proverbes 24:3-4
Voici quelques questions à vous poser pour améliorer la gestion de vos dossiers :
- Utilisez-vous un centre de dossiers ou vos dossiers sont-ils conservés sur place ?
- Dans quelle mesure vos dossiers sont-ils exacts et à jour ?
- Archivez-vous vos dossiers inactifs ou vous en débarrassez-vous ?
- Utilisez-vous un logiciel de gestion d’église ou de gestion des dossiers ?
Pour répondre à ces questions, il est essentiel de déterminer si vous disposez de copies papier ou numériques de vos dossiers. À mon avis, consacrer de l’espace de stockage à des piles de documents et de dossiers est facultatif. Bien entendu, la méthode privilégiée pour conserver les dossiers consiste à utiliser des supports numériques, principalement parce que les fichiers numériques ont beaucoup plus de chances de survivre à une catastrophe. De plus, il est beaucoup plus rapide d’effectuer une recherche dans des fichiers numériques que dans des dossiers papier, et il est plus facile de les envoyer par voie électronique !
Les dossiers numériques peuvent être stockés sur le disque dur d’un ordinateur ou sur un serveur réseau situé dans vos locaux, ou encore dans le cloud.
Le choix de l’option de stockage la plus adaptée à votre église dépendra de vos souhaits ou de vos besoins. Discutez avec des entreprises familiarisées avec les technologies de numérisation et de stockage de documents, et échangez sur la meilleure façon d’indexer les dossiers pour permettre leur recherche et leur récupération.
Veillez également à la sécurité des dossiers : la perte de données peut être dévastatrice pour une église ou toute autre entreprise. Je vous conseille de consulter les experts juridiques de votre église afin d’obtenir des recommandations pour créer un programme de conservation des dossiers conforme aux exigences légales locales.
Envisager un logiciel de gestion d’église
Un logiciel de gestion d’église peut être essentiel pour aider à gérer tous les types de dossiers, notamment les dossiers financiers, les dossiers des membres de la congrégation et d’autres dossiers tels que ceux décrits ci-dessus. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous recherchez un logiciel de gestion d’église :
- Interface utilisateur (UI) : Les églises comptent généralement de nombreux membres, et vous devez gérer beaucoup d’informations pour chacun d’eux. Vous aurez besoin d’une interface facile à comprendre et à utiliser. Une interface trop complexe ou difficile à utiliser ajoutera du temps et de la frustration inutiles à votre journée. C’est pourquoi je pense qu’il est également important qu’elle dispose d’une application mobile. Vous voulez pouvoir y accéder facilement.
- Sécurité : Votre assemblée fait confiance à l’église pour protéger des informations importantes, comme les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les numéros de carte bancaire utilisés pour les dons en ligne. Le logiciel doit être sécurisé.
- Rapport qualité-prix pour $ : Dispose-t-il de fonctionnalités qui rendent son prix raisonnable ? Propose-t-il un essai gratuit ? Il est indispensable de disposer d’un essai gratuit. Vous devez vous assurer que le logiciel convient à votre église. Vous ne voulez pas vous engager dans un contrat ou effectuer un paiement avant de découvrir que le logiciel est trop complexe ou ne répond pas aux besoins de votre église.
La gestion des dossiers de votre église est essentielle à sa réussite. Choisir le bon logiciel est primordial ! Prenez le temps de faire vos recherches afin de prendre la meilleure décision pour votre église. Nous avons fait le travail préparatoire pour vous aider à choisir le logiciel de gestion d’église qui vous convient parfaitement.
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