4 étapes pour créer un plan de gestion des risques pour une église + Modèle
Je me souviens que certains des jours les plus difficiles que j'ai jamais vécus dans le ministère auraient pu être évités avec une bonne gestion des risques au sein de l'église. Et même certains jours où nous avons évité de justesse un désastre continuent de me hanter encore aujourd’hui, alors que les scénarios classiques du « que se serait-il passé si » défilent dans mon esprit.
Avant d’aller plus loin, je tiens à avertir les lecteurs que certains des scénarios dont je vais parler pourraient heurter la sensibilité de certains en raison de la lourdeur du sujet.
Par exemple, je pense à des moments où un enfant sous notre garde a dû être transporté à l’hôpital après une blessure qui n’aurait jamais dû arriver. D’autres fois, je pense à un parent qui n'avait pas la garde de son enfant et qui a tenté de le récupérer (heureusement, sans succès).
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Nous devons être prêts à faire face à ces situations du mieux possible. C’est là qu’un plan de gestion de crise pour l’église entre en jeu. Il existe de nombreux risques liés à la gestion d’églises ou d’autres organisations religieuses, mais avec un plan bien rédigé à l’esprit, vous pouvez au moins éviter le pire dans la plupart des situations.
Voici ce que je vais aborder :
- Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques pour l’église ?
- Comment créer un plan de gestion des risques pour l’église ?
- Modèle de gestion des risques pour l’église
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques pour l’église ?
Un plan de gestion des risques pour l’église est votre guide et votre soutien en cas de circonstances malheureuses. Il s’agit du processus mis en place pour gérer la possibilité qu’un événement grave se produise. Ce plan existe pour deux raisons principales : vous aider à éviter et à réduire le risque que certains événements surviennent.
Cependant, nous restons humains, et il est malheureusement inévitable qu’il se passe un jour quelque chose. Ainsi, le second but du plan de gestion des risques est de vous aider à trouver la solution lorsque le pire arrive. Il permet à tout le monde dans votre ministère d’être sur la même longueur d’onde et vise à empêcher une mauvaise situation d’empirer.
La gestion des risques est essentielle dans chaque église et chaque ministère. Ce n’est ni plaisant à rédiger, ni agréable à envisager, mais vous serez heureux de l’avoir fait si un problème se présente.
Comment créer un plan de gestion des risques pour l’église ?
Avant de pouvoir commencer à mettre en œuvre un système pour détecter et éviter les mauvaises situations, vous devez d’abord rédiger un plan de gestion des risques pour votre église. Ce document sera votre référence en cas d’urgence, et il doit être partagé avec tous les membres du personnel, bénévoles, pasteurs, responsables et toute autre personne susceptible d’intervenir dans votre organisation.
Pour élaborer un tel plan, je souhaite que vous preniez en compte quatre étapes principales. Il s’agit d’éléments cruciaux pour atténuer les risques. Je vais détailler chaque étape et apporter quelques conseils et leçons tirés de mon expérience au sein du ministère.
1. Identifier les risques dans votre environnement d’église
Avant d’aller plus loin, nous devons connaître les risques existants dans notre environnement. Il existe de nombreux risques et problèmes qui peuvent surgir dans chaque église. Mais certains risques sont uniques à certains types de ministères ou liées à la localisation. Pour éviter les situations malheureuses, vous devez d’abord savoir ce que vous cherchez à éviter.
Voici la liste principale des risques que j’ai pu observer à travers mon expérience de la sécurité au sein des églises. Cette liste n’est pas exhaustive, et il se peut que certaines situations non pertinentes pour moi le soient pour vous. Je tiens aussi à rappeler que cette liste met en pratique la notion de foi plutôt que la peur : un élément critique pour réussir à naviguer les risques dans l’église.
- Accidents
- Accusations
- Agressions
- Drogues
- Bagarres
- Incendies
- Inondations
- Harcèlement
- Participants en état d’ivresse
- Blessures
- Enlèvements
- Poursuites judiciaires
- Urgences médicales
- Catastrophes naturelles
- Coupures de courant
- Auto-mutilation
- Fusillades
- Détournement de fonds de l’église
- Vols
- Actes de vandalisme
Il s’agit absolument d’une liste non exhaustive de tout ce que vous pourriez avoir à gérer concernant la sécurité dans votre église. Ce ne sont que certains des problèmes principaux que j’ai rencontrés ou gérés. Identifier les risques consiste à savoir ce qui pourrait arriver, puis à planifier en conséquence.
Par exemple : J’étais le directeur adjoint du ministère des enfants dans une église de taille moyenne. La drogue et les bagarres posaient particulièrement problème (oui, même chez les enfants). Un système de bus amenait des milliers d’enfants de tout le comté de Los Angeles à notre église chaque jeudi soir et dimanche matin.
Certains de ces enfants ne connaissaient rien d’autre que la bagarre pour se faire entendre ou l’expérimentation de la drogue. Dès lors, il s’agissait de problèmes majeurs que nous devions gérer dans notre congrégation, aussi bien avec les enfants qu’avec les adultes. Puisqu’il s’agissait d’un risque évident à prendre constamment en compte, nous avons élaboré de nombreux plans et scénarios.
De ce fait, nous avions mis en place des systèmes pour que, lorsqu’une personne consommait de l’héroïne dans les toilettes, nous sachions quoi faire ensuite. Ou lorsque deux enfants commençaient à se battre violemment, nous avions prévu la démarche à suivre pour gérer la situation et avertir leurs parents.
Lorsque vous connaissez les principaux risques très probables dans votre église (ainsi que ceux qui le sont moins), vous pouvez vous y préparer.
2. Évaluer les risques et leurs impacts
Cependant, il ne suffit pas de simplement identifier un risque. Il nous faut également évaluer son niveau. Certains risques potentiels sont plus probables que d’autres et certains problèmes auront un impact plus négatif. En général, voici les quatre catégories dans lesquelles vous devriez répartir les risques identifiés précédemment :
- Probabilité faible et impact faible : Ces situations se produiront rarement et, lorsqu’elles surviennent, elles sont facilement gérées.
- Probabilité faible et impact élevé : Ces risques sont rares, mais, s’ils surviennent, ils peuvent dévaster la congrégation et la direction.
- Probabilité élevée et impact faible : Il s’agit de scénarios courants qui peuvent se produire régulièrement mais qui sont facilement pris en charge.
- Probabilité élevée et impact élevé : Le pire des quatre scénarios. Ce sont des risques majeurs qui peuvent survenir souvent et qui impacteront tout le monde autour.
Cela signifie donc que certains risques sont très improbables, tandis que d’autres sont extrêmement probables. Par exemple (et cela reste une généralisation), il est quasiment certain qu’un enfant se blesse dans votre ministère des enfants. Les enfants vont jouer, courir et s’amuser, il arrivera forcément qu’un se blesse.
Ils vont se rentrer dedans, se donner des coups, etc. C’est un scénario à très forte probabilité dans presque toutes les églises. À l’inverse, une situation de faible probabilité pourrait être une inondation, selon votre emplacement, et que vous pouvez anticiper.
Cependant, il y a une seconde partie à considérer, à savoir l’impact qu’une situation peut avoir. Les situations à faible impact entraînent peu de conséquences et peuvent donc être gérées rapidement et en toute sécurité. Si l’on reparle des enfants, les blessures mineures telles que les bleus et les bosses sont des événements à faible impact.
Ces situations ont aussi une forte probabilité de se produire, mais elles sont assez bénignes pour que vous puissiez les gérer facilement. En revanche, les scénarios à fort impact sont les plus redoutés. Il s’agit de situations graves à éviter à tout prix, telles qu’un incendie ou un enlèvement, qui pourraient bouleverser toute l’église, la communauté et l’ensemble des personnes y participant.
Pour distinguer les risques à faible et à forte probabilité, il suffit d’observer l’environnement de votre église. Si votre communauté n’a pas un problème important de toxicomanie, alors le trafic de drogue dans votre église n’est peut-être pas à craindre outre mesure.
En revanche, si vous vous trouvez dans une zone sujette aux fortes pluies et aux tempêtes, des événements comme les tornades, les coupures de courant et les inondations peuvent représenter des risques majeurs nécessitant des assurances et des garanties adaptées.
3. Atténuer les risques pour éviter la catastrophe
Vous avez identifié vos risques et les avez classés, il est maintenant temps d’agir. En gardant à l’esprit les quatre catégories de risques, l’étape suivante consiste à faire tout ce qui est possible pour les prévenir. Chaque situation nécessitera des mesures différentes pour atténuer le risque, mais il existe quelques règles générales.
Analysons les quatre catégories. Je pense que le scénario à faible probabilité et faible impact est le moins préoccupant. Dans ce cas, vous pourrez imaginer quelques solutions, les mettre en place, ou rédiger une procédure à suivre en cas de survenue.
Par exemple, imaginons qu’un scénario à faible risque et faible impact soit le vandalisme sur le terrain de votre église (un aspect à intégrer dans votre stratégie de gestion du patrimoine immobilier de l’église). Les graffitis et autres actes du genre ne sont pas très courants et ne poseraient pas de grave préjudice s’ils se produisaient. Dans ce cas, vous pourriez simplement installer quelques caméras dans les allées et l’extérieur de votre église pour identifier les responsables. Vous pourriez aussi prévoir une équipe de nettoyage au cas où cela se produirait.
À l’inverse, un scénario à faible probabilité mais à fort impact nécessite bien plus de précautions. Il faut prévoir des plans de secours et des systèmes détaillés afin de maintenir le risque à un niveau bas. Par exemple, un incendie n’est (espérons-le) pas fréquent, mais que faites-vous pour le garder aussi rare ?
Vous devez veiller au respect des normes de sécurité incendie et même aller au-delà. Par exemple, vous pourriez réglementer la cuisine afin qu’elle soit réservée au personnel formé. Faites respecter strictement l’interdiction de fumer dans l’enceinte. Élaborez des plans d’évacuation connus de tous et effectuez des exercices réguliers.
Des scénarios à forte probabilité et à faible impact peuvent ne pas sembler si graves, mais il ne faut pas les prendre à la légère. En raison du risque élevé que ces situations se produisent, elles nécessitent une attention appropriée et une prévention afin de garantir que leurs impacts restent faibles. Je recommande des rappels constants, des formations et des plans détaillés pour atténuer les conséquences de ces scénarios.
Par exemple, comme précédemment, je considérerais qu’un scénario à forte probabilité et à faible impact serait une blessure mineure résultant d’un enfant qui en frappe un autre. Ce n’est pas parce qu’il s’agit peut-être d’un simple bleu qui ne nécessite pas de soins médicaux qu’il ne faut pas prendre cela au sérieux. Si un enfant est connu pour être violent, prenez les mesures appropriées pour éviter qu’il ne blesse quelqu’un.
Par exemple, j’ai déjà dû interdire ou suspendre (généralement temporairement) des enfants de 12 ans et moins de prendre le bus, et cela a été l’une des décisions les plus difficiles de ma vie, mais il a fallu protéger les autres. Parfois, ces situations à haut risque et faible impact ont des solutions assez simples, mais ne les ignorez pas sous prétexte qu’elles semblent peu importantes.
Si vous les ignorez trop longtemps, elles peuvent et vont se transformer en scénarios à fort impact.
En parlant de fort impact, il y a les situations à haut risque et haut impact qui sont les plus dévastatrices et alarmantes. Celles-ci exigent le plus grand soin, la plus grande attention et la meilleure planification possible. Investissez toutes vos ressources en sécurité et en gestion des risques pour éviter que ces situations se produisent, mais sachez qu’elles peuvent et arriveront peut-être un jour.
À ce titre, il vous faut un équilibre parfait entre prévention et solution. Il est fortement probable qu’elles se produisent à un moment ou à un autre. Vous aurez besoin de plans d’urgence tout aussi solides pour savoir comment gérer ces situations si elles se présentent. Ce ne sont ni les plus simples ni les plus agréables à traiter, mais ce sont assurément les aspects les plus difficiles de la gestion des risques.
Un exemple concret fut celui d’un fidèle ivre, d’après mon expérience. Comme mentionné, nous accueillions des adultes à l’église, et bien souvent ils arrivaient en état d’ivresse ou sous l’emprise de stupéfiants. Cela présentait un fort impact puisqu’ils pouvaient potentiellement attaquer quelqu’un, perturber tout le service, ou même essayer de monter sur scène.
Ce sont les scénarios les plus difficiles mais il existe des méthodes de prévention si vous avez mis en place un plan d’action approprié. Dans notre cas, nous avions des agents de sécurité tout autour de l’établissement, surveillant tout le monde et protégeant la scène en permanence.
Ce n’était pas agréable et cela ne donnait pas une bonne image pour une église, mais c’était indispensable. Et nous avions également de très bons contacts avec les autorités locales pour gérer efficacement et rapidement toute personne montrant des signes de perturbation. Dans le même ordre d’idées, je recommande toujours des vérifications d’antécédents pour tous les bénévoles de l’église que vous encadrez ainsi que les employés.
Une checklist de sécurité pour l’église peut vous aider à réduire les risques.
4. Documentez et surveillez les risques
Vous avez réalisé une analyse des risques, catégorisé les risques potentiels et mis en place des mesures de contrôle pour chacun d’entre eux. Il est maintenant temps d’entrer dans le détail du plan de gestion des risques de l’église. Ce n’est pas une étape plaisante non plus, mais c’est tout aussi nécessaire. Il est temps de commencer à documenter et à suivre les risques présents dans votre église.
Cela signifie créer des documents et des politiques formelles de gestion des risques pour consigner les problèmes existant dans votre église et ce que vous avez fait récemment pour les empêcher. C'est ici que vous cochez la date du dernier exercice d’évacuation incendie ou la dernière fois que vous avez vérifié les serrures de toutes vos fenêtres et portes. Cette étape permet également de créer vos plans de sécurité de l’église afin de prévoir comment prévenir les situations et savoir quoi faire le cas échéant.
C’est également ici que vous commencez à surveiller les risques dans votre église locale. Tenez à jour la probabilité et l’impact des risques ainsi que vos actions pour y remédier. Et si une situation a déjà eu lieu, consignez comment cela s’est produit, pourquoi cela s’est produit, et ce que vous allez faire pour en tirer des leçons.
Par exemple, suivre les risques pourrait consister à tenir la liste de toutes les personnes connaissant le mot de passe de vos ordinateurs pour éviter les vols. Vous pourriez aussi changer le mot de passe tous les quelques mois dans le cadre de votre stratégie de prévention. Ainsi, vous réduisez la probabilité de vol, et vous aurez une liste de tous ceux qui connaissent le mot de passe afin d’être informé en cas de vol potentiel.
Modèle de plan de gestion des risques pour l’église
En gardant tout cela à l’esprit, il peut être intimidant de concevoir un plan de gestion des risques pour une église ou des listes de contrôle pour votre communauté. Mais c’est absolument indispensable, à 100%. Tous les bénévoles, responsables de l’église, etc. impliqués dans votre ministère doivent être informés des risques et des plans de prévention sous forme de listes de contrôle, de documents, etc.
Pour vous y aider, voici un modèle très basique et simple de plan de gestion des risques pour l’église que vous pouvez utiliser comme base pour votre communauté.
La gestion des risques commence avec nos responsables
Diriger une église ou un ministère n’est pas chose facile, et la gestion des risques n’est jamais agréable. Pourtant, c’est l’un des éléments les plus essentiels et fondamentaux pour diriger un ministère efficace, sûr et aligné sur les valeurs de Dieu.
Nous ne pouvons pas partager l’amour de Dieu sans d’abord prendre soin de nos semblables et en veillant à ce qu’ils soient en sécurité et protégés par tous les moyens possibles. Bien sûr, il y aura toujours des erreurs, mais c’est précisément pour cela que nous devons prévoir et anticiper chaque situation fâcheuse.
C'est pourquoi la gestion des risques au sein de l'église n'est pas amusante, mais élaborer un plan est absolument nécessaire. Cela dit, je comprends que ce n'était pas le sujet le plus passionnant à aborder. Une équipe de sécurité est primordiale pour la gestion des risques et des crises. Lisez-en plus sur les équipes de sécurité dans les églises et les manuels de sécurité pour les églises ici.
C'est pourquoi je vous recommande de consulter notre article sur comment accompagner et former des jeunes leaders dévoués par la suite. C'est bien plus amusant et léger que le sujet abordé ici. De plus, une formation adéquate de notre personnel d'église les préparera à intervenir dans les procédures de gestion des risques et à faire face à toute crise en église susceptible de survenir.
