Comment élaborer un plan de gestion de crise pour une église : Guide d’expert
Qu'il s'agisse de responsables d'église démissionnant de façon inattendue ou de répondre à une catastrophe, vous avez besoin d'un plan de gestion de crise pour l'église pour les moments où les situations apparaissent et commencent à se détériorer rapidement. Selon Barna, seulement 15 % des pasteurs se sentent complètement préparés à accompagner un membre de leur congrégation à travers un traumatisme important. Ce chiffre est bien trop faible pour la personne et la communauté sur lesquelles on compte en de tels moments.
Il peut sembler extrême d'envisager de disposer d'un plan d'intervention pour différents types de crises, mais il s'agit en réalité d'une partie intégrante du pastorat d'une église locale.
Lorsque la catastrophe frappe votre assemblée, votre téléphone sera probablement l'un des premiers à sonner. Vous et vos collaborateurs devez donc être préparés. Je vais vous expliquer comment définir la gestion de crise en église, pourquoi il vous faut un plan de gestion de crise, ce qu’il doit inclure et comment commencer à en créer un immédiatement.
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Nous aborderons :
- Qu'est-ce qu'un plan de gestion de crise pour l'église ?
- Qu'est-ce que la gestion de crise pour l'église ?
- Pourquoi un plan de gestion de crise pour l'église est-il important ?
- Que doit contenir un plan de gestion de crise ?
- Comment établir un plan de gestion de crise ?
Qu'est-ce qu'un plan de gestion de crise pour l'église ?
Un plan de gestion de crise pour l'église est un document ou une procédure opérationnelle standard à appliquer dès qu'une réponse d'urgence s'impose. Il doit contenir les numéros de téléphone des autorités compétentes, les coordonnées des responsables clés de l’église (tenues à jour grâce à un bon logiciel de gestion des contacts d'église) et des leaders communautaires à avertir le cas échéant, ainsi qu’un plan général de gestion des urgences.
Cela peut paraître intimidant, mais il est probable que vous disposiez déjà de la plupart de ces renseignements. Vous savez qui appeler, et vous avez même peut-être déjà certains de ces numéros dans votre téléphone. Il vous suffit d’organiser ces informations dans un document standardisé, facilement accessible aux principaux membres du personnel, accompagné d'un plan d’urgence et d’un manuel de sécurité pour l’église prêt à être mis en œuvre.
Voici comment l’envisager : vous ne pouvez pas être préparé à toute sorte de crise, mais vous pouvez vous préparer, ainsi que votre équipe, au processus de gestion des situations de crise dans l'église. Avant d’entrer dans les détails, évaluons ce que nous entendons par gestion de crise pour l’église.
Qu'est-ce que la gestion de crise pour l'église ?
Au cours de mon ministère, j’ai aidé à gérer des crises comme des adolescents menacés d’expulsion scolaire, des fusillades dans le quartier, des scandales concernant des responsables de l’église, et bien d’autres encore. Au final, la façon de les gérer présente bien plus de points communs que de différences.
Définissons de manière générale la gestion de crise en église comme toute situation où le plan d’action implique une menace physique ou psychologique immédiate envers quelqu’un ou quelque chose, nécessitant l’intervention d’autorités extérieures aux bureaux de l’église.
Comme nous l’avons détaillé dans un article supplémentaire sur la gestion de crise en église, le processus comprend généralement les étapes suivantes :
- Se concentrer sur l’atténuation des effets négatifs et tenter d’empêcher que d’autres dommages ne surviennent
- Se préparer à de futures crises
- Réagir en utilisant toutes les informations et ressources dont vous disposez
- Prendre le temps de récupérer ensuite
Il s’agit d’un processus assez simple qui consiste à avancer étape par étape tout en restant aussi préparé, calme et compréhensif que possible. Mais qu’est-ce qui définit une crise ?
Eh bien, une crise est définie comme un moment d’extrême difficulté, de troubles ou de danger. Pour beaucoup d’entre nous, cela ressemble déjà au quotidien… Mais le mot important ici est intense. Lorsque cela paraît exiger l’intervention des forces de l’ordre, que le bâtiment de l’église est en danger imminent, ou même qu’un ordre de confinement est donné, on est définitivement en situation de crise.
Pourquoi un plan de gestion de crise pour l'église est-il important ?
Comme nous l’avons déjà discuté et détaillé, un temps de crise correspond à toute situation où le personnel de l’église se sent dépassé et où il est nécessaire de faire appel à des autorités extérieures.
Si vous en êtes arrivé au point où une équipe d’intervention nécessitant la présence des forces de l’ordre, de médecins, d’équipes spécialisées dans les menaces de bombes, etc. doit être sollicitée, alors votre église locale est pleinement entrée dans une période de crise.
Il est toutefois important de noter que même l'implication d’organismes tels que la Protection de l’Enfance, les premiers secours, ou même votre compagnie d’assurance peut constituer des moments de crise. Ceux-ci peuvent sembler être des exemples beaucoup plus banals, mais ils remplissent tous nos critères et méritent toute notre attention lorsqu’il s’agit de préparation en cas de catastrophe.
Disposer d’un plan de gestion de crise pour l'église permet tout simplement de préparer les membres de votre personnel à faire face à des événements tels que des catastrophes naturelles, des intempéries, des situations de tireur actif, des incidents médicaux comme un malaise, un enfant signalant avoir été touché de manière inappropriée, ou l’utilisation des extincteurs.
Il existe un proverbe fameux qui dit : « Ne pas planifier, c'est planifier l'échec. » Nos fidèles méritent de percevoir les lieux et le personnel de l’église comme sûrs (ce qui fait partie de la gestion immobilière d’église). Une manière de manifester l’amour de Jésus jusque dans les situations les plus ordinaires consiste à rassurer chacun sur l’existence d’un plan en cas de situation imprévue.
Que doit contenir un plan de gestion de crise
La majeure partie du contenu à intégrer à votre plan de gestion de crise pour l’église sera centrée sur la communication de crise. Encore et encore, la communication sera le facteur déterminant numéro un pour gérer n’importe quelle crise.
Cela étant dit, voici quelques-uns des éléments les plus courants à inclure dans tout plan de gestion de crise :
- Coordonnées des autorités locales
- Numéros de téléphone de divers services d’urgence comme le centre antipoison et la ligne d’assistance au suicide
- Emplacements de toutes les trousses de premiers secours, des défibrillateurs (DAE), et liste des personnes formées et habilitées à les utiliser
- Porte-parole désigné de l’église pour chaque type de situation (en général le pasteur principal)
- Personne de contact pour un référent local de la Croix-Rouge américaine, si possible
- Coordonnées d’urgence pour l’ensemble du personnel de l’église
- Noms des personnes ayant accès aux locaux de l’église et modalités d’accès
- Processus général de circulation de l’information en situation de crise vers et depuis le porte-parole désigné
- Auquel moment et dans quelle mesure une prise de contact avec les médias doit être envisagée
- Itinéraires d’évacuation désignés, tant pour le bâtiment que pour la zone environnante
La liste pourrait être bien plus longue, mais cela constitue déjà une excellente base pour identifier les informations à rassembler.
Comment élaborer un plan de gestion de crise
Lorsqu'il s'agit de bâtir un plan de gestion de crise pour votre propre assemblée, il n’existe pas vraiment de bonne ou mauvaise méthode. D’ordinaire, il est conseillé de rendre le plan facilement accessible au format numérique pour tous vos responsables et membres du personnel, mais conserver quelques exemplaires à des endroits stratégiques sur site reste également une très bonne idée.
De manière générale, il convient cependant d’organiser l’information de la façon la plus simple et la plus claire possible. En cas de catastrophe, l’esprit des gens n’est pas toujours lucide, c’est pourquoi la clarté dans un plan de gestion de crise sera essentielle.
Dans cet esprit, voici la façon dont nous conseillons d’organiser votre plan de gestion de crise :
- Constituer une équipe d’intervention de crise
- Définir les modalités de communication en situation de crise
- Élaborer un plan de réponse général
- Prévoir des réponses spécifiques pour les situations les plus fréquentes
- Organiser les coordonnées d’urgence
- Réviser régulièrement vos plans d’urgence
1. Constituer une équipe d’intervention de crise
La première étape pour établir un plan de gestion de crise de l’église est de constituer une équipe d’intervention ou une équipe de sécurité d’église.
Il n’est pas nécessaire que cette équipe soit distincte de vos anciens, du personnel de votre église ou des bénévoles de l’église que vous gérez. Elle peut se superposer à ces équipes déjà établies ou inclure un représentant de chacune qui se réunira annuellement pour faire un point (nous y reviendrons plus tard).
Dans tous les cas, avant de commencer, vous devrez vous entourer de personnes clés qui sont impliquées dans la préparation et la révision de ces informations et qui partagent la même vision. Plus important encore, tout ne doit pas reposer uniquement sur les épaules du pasteur principal.
Votre équipe de gestion de crise sera informée et préparée à égalité en cas de situation critique et doit donc participer à la mise à jour et à la création de ce plan.
Note importante : même si le pasteur principal ne fait PAS directement partie de l’équipe de gestion de crise, il sera probablement amené à être le porte-parole désigné et à être étroitement impliqué dans l’élaboration du plan initial de gestion de crise de l’église.
2. Définir les Communications en cas de Crise
Cela marque le début de la mise en place concrète de votre plan de gestion de crise pour l’église. La communication en situation de crise sera toujours la tâche la plus titanesque lors d’une catastrophe. Avoir un chemin et un processus clairement définis rendra ces situations plus calmes, plus sereines et plus faciles à gérer.
Votre équipe de gestion de crise devra déterminer par exemple :
- Dans quel délai le porte-parole doit-il être informé de toute situation donnée ?
- À quel moment les autorités doivent-elles être impliquées ?
- Devons-nous fixer une règle générale pour les contacts avec les médias dans ces situations à forte charge émotionnelle ?
- Quand les autres personnes impliquées, directement ou non, deviennent-elles parties prenantes du plan de gestion de crise ?
Vous ne pourrez pas établir un plan pour chaque situation, mais avoir une règle telle que la suivante : « Le porte-parole des locaux de l'église sera contacté dès qu’un membre de l’équipe de gestion de crise constate l’implication actuelle ou à venir des autorités locales. » Des plans comme celui-ci contribueront largement à rassurer chacun et à se sentir préparé face à ces situations dramatiques.
Ne vous contentez pas de rédiger une simple liste de questions/réponses, mais formulez chaque réponse comme une « règle d’intervention en cas de crise » applicable à n’importe quelle situation donnée.
Gardez ces règles aussi courtes, concises et compréhensibles que possible. Elles figureront probablement en première page de votre plan de gestion de crise de l’église : essayez donc de tout condenser sur une seule page par souci de simplicité.
3. Établir un Plan de Réponse Général
Maintenant que vous avez défini votre plan de communication de crise, il vous suffit d’élaborer un « plan de réponse général » pouvant s’appliquer à presque toutes les situations, rédigé dans un langage aussi simple que possible.
Ce plan de réponse général occupera la deuxième page de votre document. Là encore, élaborez un processus simple qui propose une démarche générale de gestion de toute crise sans entrer directement dans les détails.
Pensez à cela comme aux déclarations de vision pour votre équipe de gestion de crise. Ce sont moins des procédures standardisées que des codes de conduite. Je suggère de revoir le processus : atténuer, préparer, répondre et se rétablir mentionné précédemment dans cet article.
4. Élaborer des Plans de Réponse Spécifiques pour les Crises Courantes
Les pages suivantes dépendront sans doute de votre congrégation, de votre culture et de votre communauté locale. Il s’agira de plans de réponse spécifiques aux types de crises les plus fréquents pour votre église locale.
Par exemple, si vous vivez en Floride, un plan de réponse pour les ouragans est pertinent. Cela n’aurait pas de sens d’appliquer ce même plan dans l’Ohio, par exemple. De même, prévoir une réponse aux inondations dans le désert du Nevada n’a pas de sens, mais elle l’est dans l’est du Kentucky.
Voici des exemples de plans de réponse recommandés pour la majorité des lieux de culte :
- Mise en danger d’enfant
- Tireur actif
- Catastrophe naturelle (spécifique à votre région)
- Urgence médicale
5. Organiser les Informations de Contact d’Urgence
Cette étape est assez simple : il vous faut une liste des coordonnées pertinentes susceptibles d’être nécessaires en urgence.
Il s’agira, bien entendu, des numéros de la police locale, mais aussi éventuellement des contacts pour les personnes ou organisations telles que :
- Le service d’urgences le plus proche
- Un représentant local de la Croix-Rouge américaine (si possible)
- Les services de protection de l’enfance
6. Réviser Fréquemment Vos Plans d’Urgence
La dernière étape pour créer votre plan de gestion de crise dans l’église consiste à ne pas le considérer comme un projet à usage unique. Votre équipe de gestion de crise doit revoir, ajuster et modifier votre plan de crise au moins une fois par an.
Idéalement, après chaque crise importante, une réunion de suivi doit être envisagée pour évaluer le déroulement de l’événement et déterminer ce qui peut être amélioré à l’avenir.
Le plan de gestion de crise de votre église n'est jamais « terminé » car il y aura toujours une nouvelle crise à l'horizon. Cela fait partie de la condition humaine et il n'y a aucune raison de s'en inquiéter ou d'en avoir honte.
Votre plan de gestion de crise peut aider à prévenir les crises
Vous voulez connaître le meilleur aspect de la création de ce formidable plan de gestion de crise pour votre église ? Il peut en réalité servir de mesure préventive !
Lorsque les entreprises et les organisations à but non lucratif disposent de plans d'urgence, cela conduit souvent à une réduction globale des crises ! C’est un concept connu sous le nom de réduction des risques et cela pousse souvent les gens à adopter un comportement différent lorsqu’ils se sentent en sécurité et protégés. Mettre en place un plan de sécurité pour l'église peut également permettre de prévenir certains types d’incidents avant qu’ils ne se produisent.
Lisez comment créer une liste de contrôle de sécurité pour l’église ici. Ce document complète parfaitement votre plan de gestion de crise.
