Pastorin täydellinen opas kirkon asiakirjahallintaan
Sotkuiset asiakirjat johtavat nopeasti seurakunnan kaaokseen. (Jos hyvä seurakunnan asiakirjahallinta kuulostaa suuuuper tylsältä, mieti, kuinka jännittävää hyväntekeväisyysaseman menettäminen olisi… vältetään se, eikö vain?)
Seurakunnan pyörittäminen on muutakin kuin sunnuntaijumalanpalveluksia ja ohjelmia. Se edellyttää myös huolellista asiakirjojen ylläpitoa. Vaikka asiakirjojen ylläpito saattaa vaikuttaa tylsältä, se on hyvin johdetun seurakunnan perusta. Onneksi tiimini ja minä olemme tutkineet, arvioineet ja laittaneet seurakunnan parhaat hallintaohjelmistot järjestykseen tämän tehtävän helpottamiseksi. Ja jos seurakuntasi budjetti on todella tiukka, olemme myös koonneet suosituksemme parhaista ilmaisista seurakunnan hallintaohjelmistoista.
Seurakunnan asiakirjahallinta on tärkeää, koska se varmistaa avoimuuden, lainmukaisuuden ja tehokkaan johtamisen. (Se, kuinka kauan säilytät talousasiakirjojasi, määräytyy IRS:n ohjeiden perusteella.) Mutta: nämä seurakunnan talousraportit auttavat seuraamaan lahjoituksia, valvomaan osallistujamääriä, ylläpitämään taloudellista vakautta ja hienosäätämään seurakuntasi kirjanpito-ohjelmistoa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Muista: seurakunnallasi on velvollisuus toteuttaa tehtäväänsä sekä vastuu jäsenilleen ja viranomaisille. Vaikka se voi olla haastavaa, asiakirjahallintaan käytetyn ajan ja resurssien tulisi olla ehdottomasti välttämätön panostus.
Pidä tarkoin silmällä laumojasi, pidä huolta katraistasi.
Sananlaskut 27:23
Kuinka paljon seurakunnan asiakirjahallintaa tarvitaan?
Millaisia asiakirjoja seurakuntasi tulisi säilyttää? Yksityiskohtaiset asiakirjat auttavat seuraamaan tärkeitä seurakunnan mittareita, kuten seurakunnan osallistujamääriä, verkossa annettujen lahjoitusten historiaa ja taloutta. Joitakin asiakirjoja on säilytettävä pidempään kuin toisia, joten on tärkeää tutkia asiakirjojen säilyttämistä koskevat lait omassa maassasi, osavaltiossasi tai provinssissasi.
Seurakuntasi tulisi säilyttää asiakirjat kaikesta, mikä vaikuttaa seurakunnan toimintaan:
- Talous
- Seurakunnan osallistujamäärät
- Paikan päällä tehdyt lahjoitukset ja verkossa annetut lahjoitukset
- Henkilöstö- ja vapaaehtoisluettelot
- Oikeudelliset asiakirjat
- Historialliset asiakirjat
Kuinka kauan seurakunnan tulisi säilyttää asiakirjoja?
Eri asiakirjoilla on erilaiset säilytysajat. Siksi asiakirjahallintaohjelmaan on sisällytettävä asiakirjojen säilytysaikataulu. Tämä auttaa seuraamaan seurakuntasi yleistä tilaa ja pysymään lain vaatimusten mukaisena.
Liittovaltion sekä osavaltioiden tai provinssien lait määrittävät, kuinka kauan seurakunnan tulisi säilyttää asiakirjoja. Joitakin talousasiakirjoja, kuten veroilmoituksia ja palkkaraportteja, on säilytettävä vähintään useita vuosia.
Yhdysvaltalaisille seurakunnillemme IRS on laatinut vaatimustenmukaisuusoppaan 501(c)(3)-yhteisöille. Yleisesti IRS:n ohjeet ovat seuraavat:
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- Yhteisön asiakirjat, mukaan lukien perustamisasiakirjat ja säännöt.
- Kokouspöytäkirjat, mukaan lukien kaikki niihin liittyvät raportit.
- Tilintarkastusraportit.
- Vuosittaiset tilinpäätökset.
- Jätetyt veroilmoitukset.
- Yhteisön vuosittaiset ilmoitukset tai veroilmoitukset.
- Verovapautta koskevat asiakirjat ja kirjeenvaihto.
- Kiinteistöasiakirjat (osa seurakunnan kiinteistöhallinnan strategiaa)
Asiakirjat, joita säilytetään 10 vuotta
- Vakuutukset.
Asiakirjat, joita säilytetään 7 vuotta
- Pankkitiliotteet, mitätöidyt shekit ja pankkitilien täsmäytykset.
- Veroilmoitusten laskelmat ja niitä tukevat asiakirjat.
- IRS-lomakkeet.
- Palkkaverotusta koskevat asiakirjat, mukaan lukien palkkarekisterit, W-4-lomakkeet ja palkasta tehdyt vähennykset.
- Työntekijöiden kuluraportit.
- Työntekijöiden henkilöstöasiakirjat työsuhteen päättymisen jälkeen.
- Sopimukset ja niihin liittyvä kirjeenvaihto.
- Sijoitusasiakirjat.
- Vuosittaiset tarkastusasiakirjat ja laskelmat.
- Vakuutuskirjeet ja kaikki kirjeenvaihto.
- Yksittäisiä lahjoituksia koskevat asiakirjat.
- Ostovelkoja koskevat asiakirjat.
- Verolaskut, kuitit ja tiliotteet.
Asiakirjat, joita säilytetään 2 vuotta
- Työaikakortit ja työaikakirjanpidot.
- Yksittäiset lahjoituskuoret.
Kanadan veroviraston eli Kanadan verovirasto (CRA) mukaan:
- Virallisten lahjoituskuitien jäljennökset (lukuun ottamatta 10 vuoden lahjoituksia koskevia jäljennöksiä) On säilytettävä vähintään kaksi vuotta lahjoitusvuoden päättymisestä.
- 10 vuoden lahjoituksia koskevat asiakirjat: On säilytettävä niin kauan kuin seurakunta on rekisteröity ja vähintään 2 vuotta seurakunnan toiminnan päättymisen jälkeen.
- Johtajien/luottamushenkilöiden/toimeenpanevan elimen kokousten pöytäkirjat: Nämä on säilytettävä niin kauan kuin seurakunta on rekisteröity ja vähintään 2 vuotta seurakunnan toiminnan päättymisen jälkeen.
- Jäsenten kokousten pöytäkirjat: Nämä on säilytettävä niin kauan kuin seurakunta on rekisteröity ja vähintään kaksi vuotta sen toiminnan päättymisen jälkeen.
- Hallintoasiakirjat ja säännöt: Nämä on säilytettävä niin kauan kuin seurakunta on rekisteröity ja 2 vuotta sen toiminnan päättymisen jälkeen.
- Pääkirjat tai muut kirjat, jotka sisältävät yhteenvedot liiketoimista ja niihin liittyvistä tileistä: On säilytettävä 6 vuotta viimeisen verovuoden päättymisestä niin kauan kuin seurakunta on rekisteröity ja 2 vuotta seurakunnan toiminnan päättymisen jälkeen,
- Tilinpäätökset, tositteet ja vuotuisten tietoilmoitusten jäljennökset: On säilytettävä 6 vuotta viimeisen verovuoden päättymisestä tai, jos seurakunta on lopettanut toimintansa, 2 vuotta rekisteröinnin peruuttamispäivästä.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- Yrityksen asiakirjat, mukaan lukien perustamisasiakirjat ja yhtiöjärjestys
- Kokouspöytäkirjat ja kaikki niihin liittyvät raportit.
- Tilintarkastusraportit
- Vuosittaiset tilinpäätökset
- Toimitetut veroilmoitukset
- Yrityksen vuotuiset ilmoitukset tai veroilmoitukset
- Verovapautta koskevat asiakirjat ja kirjeenvaihto
- Kiinteistöasiakirjat
Kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat
- Vakuutukset
Seitsemän vuotta säilytettävät asiakirjat
- Pankkitiliotteet, mitätöidyt shekit ja pankkitilien täsmäytykset
- Veroilmoitusten laskentataulukot ja tositteet
- IRS-lomakkeet
- Palkkaverotiedot, mukaan lukien palkkarekisterit, W-4-lomakkeet ja palkasta tehtävät vähennykset
- Työntekijöiden kuluraportit
- Työntekijöiden henkilöstöasiakirjat työsuhteen päättymisen jälkeen
- Sopimukset ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
- Sijoitusasiakirjat
- Vuotuiset tilintarkastusasiakirjat ja laskentataulukot
- Vakuutuskirjeet ja kaikki kirjeenvaihto
- Yksittäisiä lahjoituksia koskevat tiedot
- Ostovelkoihin liittyvät asiakirjat
- Verolaskut, kuitit ja tiliotteet
Kaksi vuotta säilytettävät asiakirjat
- Työaikakortit ja työaikakirjanpidot
- Yksittäiset lahjoituskuoret
Tallenna asiakirjoistasi digitaaliset kopiot pilvitallennuspalveluihin, kuten Google Driveen tai Dropboxiin. Näin asiakirjoistasi on varmuuskopiot ja niihin pääsee käsiksi mistä tahansa. MYÖS: pilvitallennus sisältää usein automaattisen versionhallinnan, joten voit tarvittaessa helposti palauttaa asiakirjan aiemman version.
Kuinka kirkon asiakirjoja hallitaan parhaiten
Asiakirjojen hallinta edellyttää tarkkuutta ja numeroiden ymmärtämistä. Siksi sinun on nimitettävä asiakirjahallinnon tehtävään oikea henkilö. Kirkkoneuvoston tulisi nimittää yksi henkilö valvomaan asiakirjahallinto-ohjelmaa.
Ja koska asiakirjojen hallinta on niin tärkeää, on yleensä parasta, että asiakirjahallinnosta vastaava henkilö on kirkon henkilöstöön tai papistoon kuuluva kokoaikainen työntekijä eikä seurakunnan vapaaehtoinen.
Mutta kaikki tapahtukoon säädyllisesti ja hyvässä järjestyksessä.
1. Kor. 14:40
Laadi asiakirjahallinnon käytäntö
Asiakirjojen säilytyskäytännössä määritellään, kuinka kauan asiakirjoja on säilytettävä, ja siinä annetaan ohjeet ja menettelyt asiakirjojen hävittämiseen sekä sen ajankohtaan. Näin varmistetaan, että kaikki kirkon asiakirjoja hallinnoivat ymmärtävät menettelyt ja tietävät, mitä on säilytettävä. Suosittelen myös varmistamaan, että käytät kirkon lahjoitusohjelmistoa säännöllisten ja olennaisten asiakirjojen tuottamiseen!
Määritä hallinnoitavat kirkon asiakirjat
Sinun on määritettävä paikallisten osavaltion lakien perusteella, mitkä asiakirjat on ehdottomasti säilytettävä. Käytä edellä annettuja ohjeita lähtökohtana.
Ota käyttöön säilytysaikataulu
Sinun on selvitettävä paikallisten lakien perusteella, mikä toimii seurakunnassasi. Paljon riippuu myös siitä, säilytättekö fyysisiä vai digitaalisia asiakirjoja ja miten tarkastatte ja auditoitte tilastojanne ja asiakirjojanne säännöllisesti. Monet seurakunnat huomaavat, että erikoistunut tapahtumanhallintaohjelmisto auttaa tehostamaan seurakunnan toimintaan liittyvien tietojen ylläpitoa. Nimetkää joku vastaamaan tämän toteuttamisesta ja varmistakaa, että kaikki seurakunnan työntekijät ymmärtävät arkistointijärjestelmän ohjeet ja noudattavat niitä. Fyysisille asiakirjoille voi olla hyvä perustaa keskitetty arkistohuone.
Laadi säilytys- ja hävittämiskäytännöt
Mitä sitten päätättekään, varmista, että käytäntö on dokumentoitu asianmukaisesti kirjallisesti. Olisi myös hyödyllistä antaa lakiasiantuntijan tarkistaa se ja hallintoelimen hyväksyä se. Tämä osoittaa, että kyseessä oli harkittu organisaation päätös eikä vain omin päin koottu käytäntö.
Tässä on esimerkkejä seurakuntien asiakirjojen säilytys- ja hävittämiskäytännöistä, joita voit käyttää lähtökohtana.
- Esimerkkikäytäntö asiakirjojen säilyttämisestä: Evankelinen taloudellisen vastuullisuuden neuvosto
- Esimerkkejä paikallisten seurakuntien säilytysoppaista: Yhdistyneen metodistikirkon Pohjois-Teksasin konferenssi
Seurakunnan asiakirjahallintaprosessin parantaminen
Tiedät jo, että toimiva asiakirjahallintaohjelma on ratkaisevan tärkeä seurakuntasi menestykselle. Vaikka olisit tyytyväinen nykyiseen strategiaasi, joillakin osa-alueilla voi silti olla parantamisen varaa.
Ensimmäiseksi tarkasta ja arvioi nykyiset asiakirjasi. Tähän voi kuulua puuttuvien tietojen täydentäminen, kuten puuttuvien kokouspöytäkirjojen tai vielä dokumentoimattomien virallisten sääntöjen lisääminen.
Viisaudella talo rakennetaan, ymmärryksellä se pystytetään, tiedolla sen huoneet täytetään kaikenlaisella kalliilla ja ihanalla tavaralla.
Sananlaskut 24:3–4
Tässä on muutamia kysymyksiä, joita voit esittää itsellesi kehittäessäsi asiakirjahallintaa:
- Käytättekö asiakirjakeskusta vai säilytättekö asiakirjat paikan päällä?
- Kuinka tarkkoja ja ajantasaisia asiakirjanne ovat?
- Arkistoitteko käytöstä poistuneet asiakirjat vai hävitättekö ne?
- Käytättekö seurakunnan hallinta- tai asiakirjahallintaohjelmistoa?
Suuri osa näihin kysymyksiin vastaamisesta riippuu siitä, onko asiakirjoistasi paperi- vai digitaaliversiot. Mielestäni varastotilan varaaminen paperi- ja asiakirjapinoille ei ole välttämätöntä. Asiakirjojen säilyttämiseen suositeltavin tapa on luonnollisesti digitaalinen, ennen kaikkea siksi, että digitaaliset tiedostot säilyvät paljon todennäköisemmin katastrofin sattuessa. Lisäksi digitaalisista tiedostoista on paljon nopeampaa etsiä tietoja kuin paperitiedostoista, ja niitä on helpompi lähettää sähköisesti!
Digitaaliset asiakirjat voidaan tallentaa tietokoneen kiintolevylle, sijaintipaikassasi olevalle verkkopalvelimelle tai pilvipalveluun.
Seurakunnallesi järkevimmän tallennusvaihtoehdon valinta riippuu toiveistasi ja tarpeistasi. Keskustele asiakirjojen kuvantamiseen ja tallennustekniikkaan perehtyneiden yritysten kanssa ja selvitä paras tapa indeksoida asiakirjat hakua ja noutamista varten.
Pidä myös asiakirjojen turvallisuus mielessä — tietojen menetys voi olla tuhoisaa seurakunnalle tai mille tahansa yritykselle. Suosittelen keskustelemaan seurakuntasi lakiasiantuntijoiden kanssa ohjeista, joiden avulla voit luoda paikalliset lakivaatimukset täyttävän asiakirjojen säilytysohjelman.
Harkitse seurakunnan hallintaohjelmistoa
Seurakunnan hallintaohjelmisto voi olla ratkaisevan tärkeä apu kaikenlaisten asiakirjojen hallinnassa, mukaan lukien talousasiakirjat, seurakunnan jäsentiedot ja muut edellä kuvatun kaltaiset asiakirjat. Tässä on muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon seurakunnan hallintaohjelmistoa etsiessä:
- Käyttöliittymä (UI): Kirkoilla on yleensä paljon jäseniä, ja käsittelet paljon tietoa jokaisesta jäsenestä. Haluat käyttöliittymän, joka on helposti ymmärrettävä ja helppokäyttöinen. Liian monimutkainen tai vaikeakäyttöinen käyttöliittymä lisää tarpeettomasti päiväsi kuluvaa aikaa ja turhautumista. Siksi pidän tärkeänä myös sitä, että ohjelmistolla on mobiilisovellus. Haluat, että se on helposti käytettävissä.
- Turvallisuus: Seurakuntasi luottaa kirkon haltuun tärkeitä tietoja, kuten puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja verkkolahjoituksiin liittyviä luottokorttinumeroita. Ohjelmiston on oltava turvallinen.
- Vastine rahalle: Onko siinä ominaisuuksia, jotka tekevät sen hinnoittelusta kohtuullisen? Tarjoavatko he ilmaisen kokeilujakson? Ilmainen kokeilujakso on välttämätön. Haluat varmistaa, että ohjelmisto sopii kirkollesi. Et halua sitoutua sopimukseen tai maksuun ja huomata sen jälkeen, että ohjelmisto on liian monimutkainen tai ei vastaa kirkkosi tarpeita.
Kirkkosi hallinnon tietojen hallinta on ratkaisevan tärkeää kirkkosi menestykselle. Oikean ohjelmiston valinta on elintärkeää! Käytä aikaa tutkimiseen, jotta voit tehdä kirkkosi kannalta parhaan päätöksen. Olemme tehneet pohjatyön auttaaksemme sinua valitsemaan juuri oikean kirkonhallintaohjelmiston.
Aiheeseen liittyviä työkalulistoja:
- Verkossa käytettävä kirkonhallintaohjelmisto
- Mac-tietokoneiden parhaat jumalanpalvelusesitysohjelmistot
Tutustumisen arvoista:
- Teknologia kirkossa: mitä johtavien pastorien tulee tietää?
- Miten kirkon taloushallinto järjestetään + parhaat käytännöt
- Mitä kirkko-ohjelmisto on? Täydellinen opas johtaville pastoreille
- Näin järjestät (onnistuneen) kirkollisen konferenssin
Liity pääpastorin uutiskirjeen tilaajaksi!
Liity sähköpostilistallemme saadaksesi lisää huolella laadittuja, ajatuksia herättäviä ja oivalluksia tarjoavia resursseja. Lähetämme sinulle vain kokeneiden pastorien ja pitkän kokemuksen omaavien seurakuntatyöntekijöiden kirjoittamaa laadukasta sisältöä.
Tilaa uutiskirje — liity mielellämme joukkoomme.
