Contabilidad de fondos para iglesias: una guía completa
¿Es la contabilidad por fondos (para iglesias) una herramienta financiera que estás pasando por alto?
Como pastor, eres responsable de asegurarte de que todas las donaciones y fondos se asignen correctamente y solo se utilicen para el propósito previsto. La contabilidad por fondos para iglesias ayuda a garantizar que así sea.
Recibir donaciones constituye la mayor parte de los ingresos de una iglesia, y existen algunas directrices relacionadas con la recepción de dichas donaciones. Lo más habitual es que las donaciones se destinen al funcionamiento de la iglesia. Sin embargo, a veces las personas donan dinero para un propósito específico, como un piano nuevo o apoyar a un misionero concreto.
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Como líder de una iglesia, las personas confían en que gestionarás sus donaciones de forma responsable. Un software de contabilidad para iglesias de calidad puede ayudarte sin duda a gestionar esto. Si el tuyo no puede hacerlo... es una señal de alarma.
Solo recuerda: la contabilidad por FONDOS es una contabilidad DIVERTIDA.
Joshua Gordon
(aunque no estoy seguro de querer que me atribuyan esta...)
Tanto si acabas de empezar en el ministerio como si eres un veterano experimentado, es fácil darse cuenta de que gestionar las finanzas de una iglesia de acuerdo con las mejores prácticas financieras para iglesias implica más de lo que parece. Conoce las ventajas de
¿Qué es la contabilidad por fondos para iglesias?
La contabilidad por fondos es la forma en que las iglesias realizan el seguimiento y presentan informes sobre los recursos destinados a propósitos específicos. (NOTA: la contabilidad por fondos está relacionada, pero es diferente de un plan contable de una iglesia. )
Piensa en la contabilidad por fondos como si utilizaras cubos para clasificar tus donaciones. Un cubo podría ser para los gastos generales y otro para ahorrar para un órgano nuevo para la iglesia. Cuando necesitas pagar la factura de la electricidad, no puedes sacar dinero del cubo del órgano de la iglesia; solo puedes tomarlo del cubo de tu fondo general.
La contabilidad por fondos garantiza que las iglesias utilicen las donaciones destinadas a fines específicos para los propósitos previstos, como misiones, nuevos equipos o proyectos especiales.
La gestión de las finanzas de la iglesia implica muchos aspectos, y existen algunas diferencias clave entre las finanzas de una iglesia y las de una corporación convencional. A diferencia de las empresas que buscan obtener beneficios anuales, las iglesias se centran en difundir el evangelio. El IRS exige que las organizaciones sin ánimo de lucro utilicen la contabilidad por fondos, pero esta también ayuda a mantener organizadas las finanzas de la iglesia mientras cumple su misión.
Tipos de fondos en la contabilidad de iglesias
En tu iglesia, puedes recibir distintos tipos de donaciones. Pero, por lo general, pertenecerán a una de estas tres categorías.
1) Fondos no restringidos
Los fondos no restringidos son donaciones que recibes y que pueden utilizarse a discreción de la iglesia para el funcionamiento de esta. No existen condiciones asociadas a estas donaciones, por lo que la iglesia puede hacer con ellas lo que considere oportuno. Estos fondos suelen utilizarse para costes operativos como servicios públicos, nóminas y suministros.
2) Fondos permanentemente restringidos
Los donantes pueden imponer restricciones a sus donaciones. Cuando lo hacen, significa que la iglesia solo puede utilizar los fondos para el propósito especificado en el momento de la donación.
Por ejemplo, si se realiza una donación para un proyecto especial o una organización misionera a la que apoya tu iglesia, por ley, esos fondos solo pueden utilizarse para ese fin específico. En nuestra iglesia, organizamos una recaudación anual alrededor de Acción de Gracias. Elegimos una organización benéfica local a la que dar visibilidad, como un banco de alimentos o un centro de apoyo para embarazadas. Todas las donaciones recibidas y destinadas a esa organización benéfica deben entregársele.
3) Fondos temporalmente restringidos
Los fondos temporalmente restringidos son algo diferentes de los permanentes. Pueden recibirse con una restricción específica, pero pasan de restringidos a no restringidos cuando el proyecto finaliza o se alcanza un plazo determinado. Por ejemplo, se recibe dinero para prestar servicios de asesoramiento durante dos años, pero una vez transcurridos esos dos años, los fondos restantes dejan de estar restringidos para ese propósito.
A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo que podrías ver en los libros contables de tu iglesia.
- Fondo general: Esta es la cuenta principal que la iglesia utiliza para todas las transacciones del día a día. Aquí verá cosas como las nóminas, los servicios públicos, el alquiler y los suministros de café de los domingos por la mañana. La mayoría de las donaciones no restringidas se asignarán a este fondo.
- Fondo de misiones: Destine fondos a misiones específicas que la iglesia apoya. Estas donaciones estarán restringidas. Algunos ejemplos son los viajes misioneros de corta duración, los fondos para programas de alcance local o el apoyo a misioneros en el extranjero.
- Fondo para el edificio: Tal vez esté ahorrando para comprar un edificio o tenga próximas mejoras de capital que realizar (por ejemplo, un tejado nuevo). Las donaciones para el edificio pueden estar restringidas. Guárdelas en un fondo separado. Cuando llegue el momento de pagar los costes del edificio, el dinero procederá de este fondo.
- Fondo de dotación: Esta inversión a largo plazo está diseñada para que el capital permanezca intacto y solo se utilicen los rendimientos. Las iglesias lo utilizan para financiar necesidades continuas, como ministerios o mantenimiento, proporcionando ingresos estables mientras se preserva el capital para el crecimiento futuro. Los fondos donados aquí suelen estar restringidos. La política de su iglesia determinará si los ingresos de la inversión están restringidos o no restringidos.
- Fondo juvenil: ¡Lo ha adivinado! Estos son fondos específicos para los grupos juveniles. Un fondo juvenil de la iglesia puede estar restringido o no restringido, dependiendo de cómo se configure. Nunca se sabe qué tipo de gastos pueden aparecer aquí: una piscina infantil, material para estudios bíblicos, montañas y montañas de patatas fritas y refrescos. El cielo es el límite… ¿O no?
Por qué es beneficiosa la contabilidad por fondos
Para mantener su condición de exenta de impuestos, la contabilidad por fondos es exigida por el IRS para mostrar claramente cómo se utilizan los fondos en beneficio de la comunidad. También fomenta la transparencia dentro de la iglesia y garantiza la rendición de cuentas. Los donantes quieren saber que el dinero se utiliza para el fin previsto, en consonancia con sus intenciones y con la misión de la iglesia.
Su iglesia puede tener dinero para diferentes fines, como el edificio, las misiones o los gastos generales. Sin un sistema, puede ser difícil saber cuánto tiene para cada uno. La contabilidad por fondos facilita el seguimiento para que no mezcle las cosas.
La implementación de la contabilidad por fondos en su estado de situación financiera y su estado de actividades ofrecerá una visión clara y precisa de la salud financiera de la iglesia. Esto le ayudará a usted y a su comité financiero a la hora de realizar gastos y tomar decisiones estratégicas sobre el rumbo de la iglesia.
Cómo establecer un sistema de contabilidad por fondos para su iglesia
Siga estos sencillos pasos al establecer su sistema de contabilidad por fondos y ahorrará mucho tiempo y quebraderos de cabeza. Consulte al comité financiero de su iglesia o a un profesional de las finanzas para asegurarse de que su configuración cumple con las normativas federales y locales.
Paso 1: Defina las categorías de fondos
Comience por identificar los tipos de fondos que deberá establecer. Empiece con el fondo general y añada otros a partir de ahí. ¿Qué equipos ministeriales tiene? ¿Cómo se financian? Asegúrese de seguir las mejores prácticas contables de gestión financiera.
Paso 2: Elija un software de contabilidad
Su software de contabilidad debe admitir la contabilidad por fondos. Busque una función de elaboración de presupuestos que la admita. Deberá aprobar y seguir un presupuesto anual. Hay muchas opciones disponibles diseñadas específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro. Esto facilitará que su contable genere todos los estados financieros necesarios para su comité financiero.
Paso 3: Establezca un plan contable
Configure un plan contable que incluya todos los fondos que utilizará. Establezca un sistema de numeración que funcione bien para usted y su contable. Siga los principios contables básicos para organizaciones sin ánimo de lucro.
Consejo profesional: cómo elegir los criterios de numeración de las cuentas de fondos:
La numeración de sus cuentas podría ser algo así:
1000’s: Empiece con sus activos. Esto es lo que posee la iglesia (p. ej., cuentas bancarias, edificio de la iglesia, equipo audiovisual)
2000’s: A continuación, numere sus pasivos. Esto es lo que debe la iglesia (p. ej., pasivos de nómina, tarjetas de crédito, cuenta hipotecaria)
3000’s: Utilice estos números para indicar el patrimonio neto. Aquí es donde creará las cuentas de fondos (p. ej., fondo general, fondo de misiones, fondo de jóvenes)
4000’s: Registre aquí todos los ingresos (el dinero que genera su iglesia). Esto incluye todas las donaciones y otras fuentes de ingresos (p. ej., donaciones, venta de libros, entradas vendidas para eventos de la iglesia)
5000’s: Aquí van los gastos. Cree una cuenta para los distintos gastos que tendrá su iglesia (p. ej., material de oficina, gastos de nómina, intereses hipotecarios)
Paso 4: Implemente políticas y procedimientos
Desarrolle políticas claras para gestionar cada fondo, incluidas directrices para las donaciones, los gastos, los informes y la rendición de cuentas. Asegúrese de que todo el personal y el liderazgo de la iglesia comprendan la importancia de estos procedimientos.
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Mejores prácticas para gestionar los fondos de la iglesia
Gestionar los fondos de la iglesia implica muchos aspectos y es posible que se sienta perdido entre todos los términos y requisitos involucrados; al fin y al cabo, usted no entró en el ministerio para dominar los conceptos básicos de contabilidad y cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Estas mejores prácticas pueden evitar que se pierda entre los detalles. También vale la pena considerar cómo podría utilizar la IA en la gestión financiera de la iglesia junto con estas mejores prácticas.
Mejor práctica n.º 1: ¡Manténgalo sencillo… de verdad!
No complique su plan contable con demasiados fondos. NO utilice un fondo separado para cada partida. Es tentador, lo sé. Esto solo crea una situación más complicada a largo plazo. Gestionar las finanzas es más fácil y flexible cuando la mayoría de sus fondos no están restringidos. Empiece con una cuenta de fondo general y otra de fondo restringido, y añada fondos según sea necesario.
Mejor práctica n.º 2: Reconcilie sus cuentas periódicamente.
Reconcilie sus cuentas de fondos periódicamente. La mejor práctica sería hacerlo mensualmente, cuando reciba los extractos bancarios. Esto garantiza que tenga presentes sus transacciones más recientes.
Es mucho más difícil hacer ESTO al final del año, cuando tiene que revisar transacciones correspondientes a 12 meses completos. ¡Yo he pasado por eso!
Mejor práctica n.º 3: Cíñase a su presupuesto.
Trabaje con su excelente comité de finanzas de la iglesia para crear y respetar un presupuesto anual que refleje los objetivos y las prioridades de su iglesia.
Su presupuesto está estrechamente relacionado con la contabilidad de fondos, y ambos trabajan conjuntamente para garantizar una buena gestión financiera.
Compara periódicamente tu presupuesto con los saldos de los fondos para asegurarte de que estás avanzando adecuadamente hacia el cumplimiento de tus objetivos a corto y largo plazo. Haz los ajustes necesarios en tu presupuesto.
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Buena práctica n.º 4: Proporciona informes financieros periódicos.
Como administradores de los recursos de la iglesia, es importante proporcionar informes financieros periódicos a los líderes de la iglesia y a la congregación. Esto contribuye en gran medida a mantener la transparencia y a que todos estén informados sobre la salud financiera de la iglesia y el estado de los fondos.
Elegir un software de contabilidad de fondos
Asignar las donaciones durante la reunión del personal de la iglesia puede resultar BASTANTE INTERESANTE si no utilizas un software de contabilidad para iglesias. Hay suficientes opciones de software como para marearte. Algunos de los mejores servicios y funciones de contabilidad que conviene buscar son:
- Capacidad para gestionar varios fondos: restringidos y no restringidos.
- Incluye una herramienta de presupuestación.
- Permite hacer un seguimiento de las donaciones.
- Interfaz fácil de usar.
- Puede integrarse con otros sistemas de software, como software de donaciones o software de gestión de donantes.
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