4 pasos para crear un plan de gestión de riesgos para iglesias + plantilla
Recuerdo que algunos de los días más difíciles que he vivido trabajando en el ministerio fueron aquellos que podrían haberse evitado con una adecuada gestión de riesgos en la iglesia. Incluso algunos de los días en que logramos evitar un desastre todavía me persiguen hasta hoy, ya que los clásicos escenarios de "qué hubiera pasado si..." se repiten en mi mente.
Antes de continuar, me gustaría advertir a los lectores que algunos de los escenarios de los que hablo pueden resultar desencadenantes para algunos, debido a la naturaleza sumamente delicada de los temas.
Por ejemplo, recuerdo ocasiones en las que un niño bajo nuestro cuidado tuvo que ser llevado de urgencia al hospital debido a una lesión que no debería haber ocurrido. Otras veces, pienso en el padre o la madre que no tenía la custodia de su hijo e intentó llevárselo (afortunadamente, sin éxito).
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Debemos estar preparados para afrontar estos momentos de la mejor manera posible. Aquí es donde entra en juego un plan de gestión de crisis para iglesias. Existen muchos riesgos implicados en la gestión de iglesias y otras organizaciones religiosas, pero con un buen plan escrito, puedes al menos evitar el peor escenario en la mayoría de los casos.
Te hablaré sobre:
- ¿Qué es un plan de gestión de riesgos para iglesias?
- ¿Cómo crear un plan de gestión de riesgos para iglesias?
- Plantilla de gestión de riesgos para iglesias
¿Qué es un plan de gestión de riesgos para iglesias?
Un plan de gestión de riesgos para iglesias es tu guía y ayuda cuando surgen circunstancias desafortunadas. Es el proceso que tienes establecido para afrontar la posibilidad de que ocurra algo grave. Está diseñado por dos razones principales: ayudarte a evitar y reducir el riesgo de que ciertos eventos sucedan en primer lugar.
Pero somos humanos, así que la probabilidad de que algo suceda eventualmente es, desafortunadamente, inevitable. Así que, el segundo propósito del plan de gestión de riesgos para iglesias es ayudarte a afrontar la solución cuando ocurren cosas malas. Mantiene a todos en tu ministerio en la misma sintonía y sirve para evitar que una situación difícil empeore.
La gestión de riesgos es esencial para todas las iglesias y ministerios. Crear un plan de gestión de riesgos para iglesias no es algo divertido de hacer ni de pensar, pero te alegrarás de haberlo hecho al final.
¿Cómo crear un plan de gestión de riesgos para iglesias?
Antes de poder empezar a implementar tu sistema para detectar y evitar situaciones negativas, primero debes crear un plan físico de gestión de riesgos para iglesias. Este será tu documento de referencia en emergencias, y debes compartirlo con todos los miembros del personal, voluntarios, pastores, líderes y cualquier otra persona que pueda colaborar en tu organización.
Para crear uno de estos planes, hay cuatro pasos principales que me gustaría que consideraras. Son partes cruciales para mitigar los riesgos. Voy a desglosar cada uno de los pasos completamente y aportar algunas ideas y lecciones aprendidas de mi tiempo en el ministerio.
1. Identifica los riesgos en tu entorno eclesiástico
Antes de que podamos avanzar, debemos conocer los riesgos que existen en nuestro entorno. Hay muchos riesgos y problemas que pueden surgir en cualquier iglesia. Pero hay algunos que son únicos según el tipo de ministerio y el lugar. Para evitar situaciones desafortunadas, necesitas saber qué buscar.
Aquí tienes una lista de los principales riesgos que he visto durante mi experiencia en seguridad eclesiástica. No es una lista exhaustiva y puede que haya situaciones que para ti sean relevantes y para mí no lo fueran. Además, me gustaría reiterar que esta lista pone en práctica el principio de fe por encima del miedo: un elemento fundamental para gestionar los riesgos con éxito en la iglesia.
- Accidentes
- Acusaciones
- Ataques
- Drogas
- Peleas
- Incendios
- Inundaciones
- Acoso
- Asistentes ebrios
- Lesiones
- Secuestro
- Demandas
- Emergencias médicas
- Desastres naturales
- Cortes de energía
- Autolesiones
- Tiroteos
- Robo de fondos de la iglesia
- Robos
- Vandalismo
Definitivamente esta no es una lista completa de todo lo que podrías enfrentar en cuanto a seguridad eclesiástica. Son solo algunos de los principales problemas que he visto e incluso experimentado. Identificar los riesgos consiste en saber qué podría ocurrir y planificar anticipadamente pensando en ello.
Por ejemplo: Fui subdirector en el ministerio infantil de una iglesia de tamaño mediano. Las drogas y las peleas eran especialmente problemáticas (sí, incluso para los niños). Teníamos un sistema de autobuses que traía a miles de niños de todo el condado de Los Ángeles a nuestra iglesia cada jueves por la noche y domingo por la mañana.
Algunos de estos niños no conocían otra manera que pelear para hacerse notar o tontear con las drogas. Por lo tanto, estos eran problemas destacados que teníamos que enfrentar en nuestra congregación, tanto con los niños como con los adultos. Dado que este era un riesgo evidente que constantemente debíamos tener en cuenta, establecimos muchos planes y escenarios previstos.
Por esto, teníamos sistemas preparados para saber qué hacer cuando alguien consumía heroína en el baño. O cuando dos niños empezaban a golpearse brutalmente, teníamos la solución para tratar con ambos y notificar a sus padres.
Una vez que sabes cuáles son los principales riesgos que son altamente posibles dentro de tu iglesia (y los que no lo son tanto), puedes prepararte para ello.
2. Evalúa los riesgos y sus impactos
No basta con identificar un riesgo, también hay que evaluar el nivel de riesgo. Algunos riesgos potenciales son más probables que otros y algunos problemas tendrán un impacto más negativo que otros. En general, estas son las cuatro categorías en las que deberías dividir los riesgos previamente identificados:
- Baja probabilidad y bajo impacto: Son situaciones que rara vez sucederán y, cuando lo hacen, se resuelven fácilmente.
- Baja probabilidad y alto impacto: Estos riesgos rara vez suceden, pero si ocurren, serían devastadores para tu congregación y tu liderazgo.
- Alta probabilidad y bajo impacto: Son escenarios comunes que pueden suceder regularmente, pero se solucionan fácilmente cuando ocurren.
- Alta probabilidad y alto impacto: Lo peor de las cuatro categorías. Son escenarios de alto riesgo que pueden ocurrir con frecuencia y afectarán a todos los presentes cuando sucedan.
Esto significa que algunos riesgos son muy poco probables, mientras que otros son extremadamente probables. Por ejemplo, (y esto es una generalización), es casi seguro que en el ministerio infantil algún niño salga lastimado. Los niños van a jugar, correr y divertirse, y, eventualmente, alguien se hará daño.
Correrán unos contra otros, se pegarán, etc. Ese es un escenario de muy alta probabilidad en casi todas las iglesias. En cambio, una situación de baja probabilidad podría ser una inundación, dependiendo de tu ubicación, y para la cual puedes prepararte con anticipación.
Sin embargo, hay una segunda parte en esto, que es el impacto que puede tener una situación. Las situaciones de bajo impacto son aquellas que tienen consecuencias mínimas tras el suceso y, por tanto, se pueden resolver rápida y seguramente. Pensando en los niños, lesiones menores como moretones y golpes son de bajo impacto.
También es muy probable que ocurran, pero son lo suficientemente leves como para poder manejarlas con facilidad. Por otro lado, los escenarios de alto impacto son los peores. Son situaciones extremas que deseas evitar a toda costa. Algo como un incendio o un secuestro puede devastar toda la iglesia, la comunidad y a todos sus miembros.
Para distinguir entre riesgos de baja y alta probabilidad, simplemente necesitas observar el entorno de tu iglesia. Si tu comunidad no tiene una alta tasa de drogadicción, entonces tal vez el tráfico de drogas en tu iglesia no sea una gran preocupación.
Por otro lado, si tu zona tiene mucha lluvia y tormentas, cosas como tornados, cortes de energía e inundaciones podrían ser riesgos de alta probabilidad que requieran seguros y otras garantías.
3. Mitiga los riesgos para evitar desastres
Ya tienes identificados y categorizados los riesgos, ahora es el momento de tomar medidas. Con las cuatro categorías de riesgos en mente, el siguiente paso es tomar esos riesgos y hacer todo lo posible para prevenirlos. Cada situación requerirá procesos diferentes para la mitigación del riesgo, pero existen algunas reglas generales.
Veamos cada una de las cuatro categorías. Creo que el escenario de baja probabilidad y bajo impacto es el menos preocupante del grupo. Es un área de riesgo donde puedes idear soluciones, implementarlas o crear un documento por si acaso suceden.
Por ejemplo, supongamos que una situación de bajo riesgo y bajo impacto es el vandalismo en tu propiedad (algo que debería considerarse en tu estrategia de gestión de la propiedad de la iglesia). El graffiti y cosas similares puede que no sean muy comunes y no sería demasiado grave si alguien lo hiciera. En este caso, solo deberías colocar cámaras en los callejones y partes exteriores de la propiedad de la iglesia para identificar a quien lo haga. También podrías tener un equipo de limpieza preparado por si esto ocurriera.
Por otro lado, un escenario de bajo riesgo y alto impacto implica mucho más. En estos casos, se requieren planes de respaldo y sistemas detallados para mantener el riesgo bajo. Por ejemplo, el incendio, que esperamos no sea muy común, ¿qué haces para que siga siendo así?
Debes asegurarte de que se cumplan los códigos de seguridad contra incendios, así como ir más allá. Puedes establecer normas como que solo el personal debidamente capacitado puede cocinar. Hacer cumplir estrictamente la prohibición de fumar en el recinto. Y crear planes de evacuación que todos conozcan y practicarles de vez en cuando.
Los escenarios de alta probabilidad y bajo impacto pueden no parecer tan graves, pero no los tomes a la ligera. Debido al alto riesgo de que estas situaciones ocurran, necesitan la atención y la prevención adecuadas para asegurar que sus impactos sigan siendo bajos. Recomiendo recordatorios constantes, capacitación y planes detallados para mitigar las consecuencias de estos escenarios.
Por ejemplo, como antes, consideraría un escenario de alta probabilidad y bajo impacto una lesión menor causada por un niño que golpea a otro. Que pueda ser solo un pequeño moretón y que no requiera atención médica no significa que no lo debas tomar en serio. Si se sabe que un niño es violento, toma las medidas adecuadas para evitar que lastime a alguien.
Por ejemplo, he tenido que prohibir o suspender (usualmente de manera temporal) a niños de 12 años o menos de viajar en el autobús y fue una de las decisiones más difíciles de mi vida, pero fue necesario para proteger a los demás. A veces estas situaciones de alto riesgo y bajo impacto tienen soluciones bastante sencillas, pero no las ignores solo porque aparentemente no tienen mucha importancia.
Si las ignoras demasiado, pueden y se convertirán en escenarios de alto impacto.
Hablando de alto impacto, existen aquellas situaciones de alto riesgo y alto resultado que son las más devastadoras y alarmantes. Estas requieren el máximo cuidado, atención y planificación posible. Vuelca todos tus recursos de seguridad y gestión de riesgos en prevenir que estas situaciones ocurran, pero sé consciente de que pueden y posiblemente ocurrirán.
Por lo tanto, necesitas un equilibrio entre la prevención y la solución. Existe una alta probabilidad de que ocurra en algún momento. Necesitas planes de respaldo igualmente sólidos para saber cómo actuar cuando se presenten estas situaciones. No son fáciles ni agradables de gestionar y son, sin duda alguna, los aspectos más desafiantes de la gestión de riesgos.
Un ejemplo de esto fue un feligrés ebrio, según mi experiencia. Como mencioné, traíamos adultos a la iglesia y muchas veces llegaban ebrios o bajo los efectos de drogas. Era de alto impacto porque podían atacar a alguien, interrumpir todo el servicio, o incluso intentar subir al escenario.
Estos son los escenarios más difíciles, pero existen posibles métodos de prevención si tienes los planes de acción adecuados establecidos. En nuestro caso, teníamos guardias alrededor de la instalación, observando a todos y protegiendo el escenario en todo momento.
No era agradable y no daba buena imagen para una iglesia, pero era necesario. Y teníamos excelentes conexiones con las autoridades locales para tratar de forma efectiva e inmediata a cualquier persona que diera señales de causar disturbios. Por otro lado, siempre sugiero verificaciones de antecedentes para todos los voluntarios de la iglesia que supervisas y empleados.
Una lista de verificación de seguridad de la iglesia puede ayudarte a mitigar los riesgos.
4. Documenta y monitorea los riesgos
Ya realizaste una evaluación de riesgos, categorizaste los riesgos potenciales y estás implementando medidas de control para cada uno de ellos. Ahora es el momento de la parte más detallada del plan de gestión de riesgos de la iglesia. Este tampoco es un paso divertido, pero es igualmente necesario. Es momento de empezar a documentar y llevar el control de los riesgos que existen en tu iglesia.
Esto significa crear documentos y políticas formales de gestión de riesgos para anotar los problemas en tu iglesia y lo que has hecho recientemente para prevenirlos. Aquí es donde marcas la última vez que realizaste un simulacro de incendio o revisaste las cerraduras de todas las ventanas y puertas. En este paso también elaboras tus planes de seguridad de la iglesia sobre cómo prevenir situaciones y qué hacer cuando ocurran.
También aquí es donde comienzas a monitorear los riesgos en tu iglesia local. Lleva un registro de la probabilidad y el impacto de los riesgos y qué estás haciendo para afrontarlos. Y si una situación ya ha ocurrido, registra cómo sucedió, por qué pasó y qué harás para aprender de eso.
Por ejemplo, monitorear los riesgos podría incluir llevar un control de todas las personas que conocen la contraseña de tus ordenadores para evitar robos. También puedes estar cambiando la contraseña cada par de meses como parte de tu estrategia de prevención. De este modo, reduces la probabilidad de robo y tendrás una lista de todos los que conocen la contraseña para estar informado ante la posibilidad de un hurto.
Plantilla de Plan de Gestión de Riesgos para Iglesias
Con todo esto en mente, puede resultar abrumador elaborar un plan de gestión de riesgos para tu iglesia o listas de verificación. Pero es absolutamente, 100% necesario. Todos los voluntarios, líderes y demás que trabajen en el ministerio deben estar conscientes de los riesgos y de los planes de mitigación en forma de listas de verificación, documentos, etc.
Para ayudar con esto, aquí tienes una plantilla de gestión de riesgos para iglesias muy básica y sencilla que puedes usar como base para tu iglesia.
La gestión de riesgos comienza con nuestros líderes
Dirigir una iglesia o ministerio no es fácil, y ocuparse de la gestión de riesgos eclesiásticos nunca es divertido. Sin embargo, es uno de los componentes más fundamentales y necesarios para llevar adelante un ministerio efectivo, seguro y piadoso.
No podemos compartir el amor de Dios sin primero cuidar a todos nuestros semejantes y asegurarnos de que estén seguros y protegidos de todas las maneras posibles. Por supuesto, los errores van a suceder, pero por eso debemos planificar de manera suficiente para esos desafortunados escenarios.
Por eso la gestión de riesgos en la iglesia no es divertida, pero hacer un plan es absolutamente necesario. Dicho esto, entiendo que este no es el tema más emocionante de tratar. Un equipo de seguridad es importante para la gestión de riesgos y crisis. Lee más sobre equipos de seguridad en la iglesia y manuales de seguridad para la iglesia aquí.
Por eso recomiendo que leas nuestro artículo sobre cómo guiar y formar líderes juveniles comprometidos como próximo paso. Esto es mucho más divertido y ligero en comparación con lo que hemos tratado aquí. Además, capacitar adecuadamente a nuestro equipo de la iglesia los preparará para asistir en los procedimientos de gestión de riesgos y afrontar cualquier posible crisis en la iglesia que pueda surgir.
