Cómo Crear un Plan de Gestión de Crisis para Iglesias: Guía Experta
Desde líderes de iglesia que renuncian inesperadamente hasta la respuesta ante desastres, necesitas un plan de gestión de crisis para la iglesia para cuando surjan situaciones y comiencen a deteriorarse rápidamente. Según Barna, solo el 15% de los pastores se sienten completamente preparados para guiar a un miembro de la congregación a través de un trauma significativo. Ese número es demasiado bajo para la persona y la comunidad en quienes las personas confían en esos momentos.
Puede parecer exagerado considerar tener un plan de respuesta para diversos tipos de crisis, pero en realidad es una parte fundamental del trabajo pastoral en una iglesia local.
Cuando ocurra un desastre en tu congregación, probablemente tu teléfono será uno de los primeros en sonar. Por eso, tú y los miembros de tu equipo deben estar preparados. Te guiaré a través de la definición de gestión de crisis en la iglesia, por qué necesitas un plan de gestión de crisis, qué debe incluir y cómo comenzar a establecer uno de inmediato.
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Cubriré:
- ¿Qué es un Plan de Gestión de Crisis para la Iglesia?
- ¿Qué es la Gestión de Crisis en la Iglesia?
- ¿Por qué es importante un Plan de Gestión de Crisis para la Iglesia?
- Qué Incluir en un Plan de Gestión de Crisis
- Cómo Crear un Plan de Gestión de Crisis
¿Qué es un Plan de Gestión de Crisis para la Iglesia?
Un plan de gestión de crisis para la iglesia es un documento o procedimiento operativo estándar que puede aplicarse en cualquier momento que se requiera una respuesta de emergencia. Incluirá números telefónicos de las autoridades pertinentes, datos de contacto de los principales líderes de la iglesia (actualizados mediante un buen software de gestión de contactos de iglesia) y líderes comunitarios con los que pudiera ser necesario comunicarse, así como un plan general para el manejo de emergencias.
Ahora, esto puede sonar intimidante, pero probablemente ya tienes la gran mayoría de esta información a mano. Sabes a quién llamar y puede que incluso ya tengas algunos de los números guardados en tu teléfono. Solo necesitas organizarlo en un documento estandarizado al que el personal clave de la iglesia tenga acceso fácil, junto con un plan de emergencia y un manual de seguridad de la iglesia listo para implementar.
Piénsalo así: no puedes estar preparado para cada tipo de crisis, pero sí puedes prepararte, junto a los miembros de tu equipo, para el proceso de afrontar situaciones de crisis en la iglesia. Antes de adentrarnos en los detalles, evaluemos a qué nos referimos cuando hablamos de gestión de crisis en la iglesia.
¿Qué es la Gestión de Crisis en la Iglesia?
Durante mi tiempo en el ministerio, ayudé a gestionar crisis como adolescentes amenazados con la expulsión escolar, tiroteos en barrios, escándalos de líderes eclesiásticos y mucho más. Al final del día, la forma en que gestionas todo esto es mucho más similar que diferente.
Vamos a definir de forma general la gestión de crisis en la iglesia como cualquier situación en la que el plan de respuesta implique una amenaza física o psicológica inmediata a alguien o algo, que requiera la intervención de autoridades externas a la iglesia.
Como hemos detallado en un artículo adicional sobre gestión de crisis en la iglesia, el proceso generalmente incluye lo siguiente:
- Centrarse en mitigar los efectos negativos e intentar evitar daños adicionales
- Prepararse para posibles crisis futuras
- Responder utilizando toda la información y recursos disponibles
- Tomarse un tiempo para recuperarse después
Es un proceso bastante directo que consiste en ir paso a paso y permanecer lo más preparado, sereno y comprensivo posible. Pero, ¿qué define una crisis?
Bueno, una crisis se define como un momento de gran dificultad, problema o peligro. Para la mayoría de nosotros, eso se parece bastante al trabajo cotidiano. Sin embargo, la palabra clave aquí es "gran". Cuando parece que es necesario involucrar a las fuerzas del orden, el edificio de la iglesia está en peligro inminente o, incluso, se ordena refugio en el lugar, eso, sin duda, constituye una crisis.
¿Por qué es importante un Plan de Gestión de Crisis para la Iglesia?
Como ya hemos comentado y explicado, un tiempo de crisis es cualquier momento en el que el personal de la iglesia siente que está fuera de su alcance y se requiere la intervención de autoridades externas.
Si has llegado al punto en que un equipo de respuesta requiere la presencia de las fuerzas del orden, médicos, equipos de amenaza de bomba, etc., entonces has entrado de lleno en una situación de crisis para tu iglesia local.
Es importante tener en cuenta, sin embargo, que incluso la implicación de organizaciones como Servicios de Protección Infantil, los primeros respondientes o incluso tu compañía de seguros puede calificar como tiempos de crisis. Estos pueden parecer ejemplos mucho más mundanos, pero cumplen con todos nuestros criterios y merecen toda nuestra atención cuando se trata de la preparación para desastres.
Contar con un plan de gestión de crisis en la iglesia simplemente prepara a los miembros del personal para estar listos ante situaciones como desastres naturales, clima severo, escenarios de tiradores activos, incidentes médicos como que alguien se desmaye, un niño reporte que lo han tocado de forma inapropiada o el uso de extintores.
Existe un famoso dicho que dice que no planificar es planear el fracaso. Nuestra congregación merece ver la propiedad y al personal de la iglesia como seguros (parte de la gestión de la propiedad de la iglesia). Una manera de mostrar el amor de Jesús incluso en circunstancias habituales y cotidianas es ayudando a otros a saber que hay un plan cuando las cosas no salen como estaban previstas.
Qué Incluir en un Plan de Gestión de Crisis
La gran mayoría del contenido de tu plan de gestión de crisis en la iglesia estará centrado en la comunicación durante la crisis. Una y otra vez, la comunicación será el factor decisivo para manejar cualquier crisis.
Dicho esto, aquí tienes algunas de las cosas más comunes que debes incluir en cualquier plan de gestión de crisis:
- Información de contacto de las autoridades locales
- Números de teléfono de diversas líneas directas como control de intoxicaciones y la línea nacional de prevención del suicidio
- Lugares donde se encuentran todos los botiquines de primeros auxilios, equipos DEA, y una lista de quiénes están entrenados y certificados para usar correctamente este equipo
- Vocero designado de la iglesia para cualquier situación (típicamente el Pastor Principal)
- Punto de contacto para un representante local de la Cruz Roja Americana, si es posible
- Información de contacto de emergencia de todo el personal de la iglesia
- Nombres de quienes tienen acceso y la forma en que acceden a las instalaciones de la iglesia
- Un proceso general de cómo debe fluir la comunicación en caso de crisis hacia y desde el portavoz designado
- Cuándo o si se debe considerar un contacto con los medios de comunicación
- Rutas de evacuación designadas tanto para el edificio como para la localidad
La lista podría continuar, pero este es un gran punto de partida para saber qué información comenzar a recopilar.
Cómo Crear un Plan de Gestión de Crisis
Cuando se trata de crear un plan de gestión de crisis en la iglesia para tu propia congregación, no existe un camino único correcto o incorrecto. Por lo general, es recomendable tenerlo accesible digitalmente para todos los líderes y el personal de la iglesia, pero mantener copias en áreas designadas dentro de la iglesia también es una excelente idea.
En general, sin embargo, querrás organizar la información de la manera más simple y clara posible. Cuando ocurre un desastre las personas no suelen pensar con claridad, por lo tanto, la claridad en un plan de gestión de crisis será clave.
Con eso en mente, así sugerimos organizar tu plan de gestión de crisis:
- Crea un equipo de respuesta ante crisis
- Define la comunicación en caso de crisis
- Crea un plan general de respuesta
- Diseña planes de respuesta específicos para las situaciones más comunes
- Organiza la información de contactos de emergencia
- Revisa tus planes de emergencia frecuentemente
1. Crea un Equipo de Respuesta ante Crisis
El primer paso para crear un plan de gestión de crisis en la iglesia es formar un equipo de respuesta, o equipo de seguridad de la iglesia.
Esto no tiene que ser un equipo separado de tus ancianos, tu personal de la iglesia o los voluntarios de la iglesia que gestionas. Puede coincidir con estos equipos ya establecidos o puede incluir a un representante de cada uno que se reunirán anualmente para hacer una revisión (más sobre esto después).
De cualquier manera, antes de comenzar necesitas contar con personas clave que se dediquen a preparar y revisar esta información y que estén sincronizadas. Más importante aún, tampoco debería recaer completamente sobre los hombros del Pastor Principal.
Tu equipo de respuesta a crisis estará igualmente informado y preparado para tiempos de crisis y, por lo tanto, todos deberían participar en su actualización y creación.
Una nota importante: aunque el Pastor Principal NO participe directamente en el equipo de respuesta, probablemente tendrá que ser el portavoz designado y estará intrínsecamente involucrado en la creación del plan inicial de gestión de crisis de la iglesia.
2. Define las comunicaciones de crisis
Este será el comienzo de la organización real de tu plan de gestión de crisis de la iglesia. Las comunicaciones en crisis serán la tarea más enorme cada vez que ocurra un desastre. Tener un camino y proceso claramente definidos hará que estas situaciones sean más tranquilas, relajadas y fáciles de resolver.
Tu equipo de respuesta a crisis tendrá que determinar cosas como:
- ¿Con cuánta rapidez debe ser informado el portavoz sobre cualquier situación?
- ¿En qué momento deben involucrarse las autoridades?
- ¿Creamos una regla general para el contacto con los medios en situaciones de alta carga emocional como estas?
- ¿Cuándo otras personas implicadas, directa o indirectamente, pasan a formar parte del plan de respuesta a crisis?
No podrás crear un plan para cada situación, pero tener una regla como la siguiente: “El portavoz de las instalaciones de la iglesia será contactado tan pronto como un miembro del equipo de respuesta a crisis tenga conocimiento de la participación actual o futura de las autoridades locales”. Planes como este contribuirán enormemente a que todos se sientan mucho más preparados para estas situaciones trágicas.
No te limites a enumerar estas preguntas y respuestas, sino formula cada respuesta como una “regla de respuesta ante crisis” que se pueda aplicar a cualquier situación.
Mantenlas lo más breves, claras y comprensibles posible. Seguramente estarán en la primera página de tu plan de gestión de crisis de la iglesia, así que intenta condensarlo todo a esa sola página para simplificar.
3. Crea un plan de respuesta general
Ahora que ya tienes tu plan de comunicaciones de crisis, solo falta crear un “plan de respuesta general” que pueda aplicarse prácticamente a todas las situaciones, de la manera más sencilla posible.
Este plan de respuesta general estará en la segunda página de tu documento. Nuevamente, crea un proceso sencillo que proporcione un plan general de actuación ante cualquier crisis sin entrar inmediatamente en todos los detalles.
Piénsalo como una declaración de visión para tu equipo de respuesta a crisis. Se trata menos de procedimientos estándar operativos y más de códigos de conducta. Sugiero revisar el proceso de: mitigar, preparar, responder y recuperarse mencionado anteriormente en este artículo.
4. Diseña planes de respuesta específicos para crisis habituales
Las siguientes páginas probablemente dependerán de tu congregación, cultura y comunidad local. Serán planes de respuesta específicos para algunos de los tipos de crisis más comunes en tu iglesia local.
Por ejemplo, si vives en Florida, un plan de respuesta para huracanes seguramente tendrá sentido. No tendría sentido establecer el mismo plan en Ohio, por ejemplo. Igualmente, tener un plan para inundaciones en el desierto de Nevada no tiene sentido, pero sí lo tiene en el este de Kentucky.
Aquí tienes algunos planes de respuesta sugeridos para la mayoría de los lugares de culto:
- Peligro para los menores
- Tirador activo
- Desastre natural (específico de tu zona)
- Emergencia médica
5. Organiza la información de contactos de emergencia
Este punto es bastante simple: necesitas una lista de contactos relevantes que puedan ser necesarios en cualquier momento.
Esto, por supuesto, incluiría los teléfonos de la policía local pero también puede añadir información de contacto de personas y organizaciones como:
- La sala de emergencias más cercana
- Un representante local de la Cruz Roja Americana (si es posible)
- Servicios de Protección al Menor
6. Revisa tus planes de emergencia a menudo
El último paso en la creación de tu plan de gestión de crisis de la iglesia es no considerarlo como un proyecto de una sola vez. Tu equipo de respuesta a crisis debe revisar, adaptar y ajustar el plan de gestión de crisis al menos una vez al año.
Idealmente, después de cada crisis importante, se debería contemplar una reunión de seguimiento para evaluar cómo salieron las cosas y qué se puede mejorar para la próxima vez.
El plan de gestión de crisis de tu iglesia nunca está “completo”, porque siempre habrá una nueva crisis a la vuelta de la esquina. Es parte de la condición humana y no hay motivo de preocupación ni vergüenza.
Tu plan de gestión de crisis en la iglesia puede ayudar a prevenir crisis
¿Quieres saber la mejor parte de desarrollar este increíble plan de gestión de crisis para la iglesia? ¡En realidad puede funcionar como una medida preventiva!
Cuando las empresas y organizaciones sin fines de lucro cuentan con planes de emergencia, ¡a menudo resulta en una reducción de crisis en conjunto! Es un concepto conocido como mitigación de riesgos y provoca que las personas actúen y se comporten de forma diferente cuando se sienten seguras y protegidas. Contar con un plan de seguridad para la iglesia también puede ayudar a prevenir ciertos tipos de incidentes antes de que ocurran.
Lee sobre cómo crear una lista de verificación de seguridad para la iglesia aquí. Este documento complementa muy bien tu plan de gestión de crisis.
