Gestión Práctica de Proyectos en la Iglesia para Pastores y Administradores
Pastores como Gestores de Proyectos: Muchos pastores asumen tareas como planificar la EBDV o viajes misioneros y gestionar boletines, similares a funciones de gestión de proyectos.
Desafíos en los Proyectos de la Iglesia: Los proyectos en la iglesia suelen superar los presupuestos y plazos, dejando a los equipos desanimados y abrumados debido a responsabilidades poco claras.
La Claridad Impulsa el Éxito: La distribución clara de tareas y las asignaciones de responsabilidades son clave para asegurar el buen desarrollo de los proyectos y que los voluntarios no se sientan sobrecargados.
Esperanza y Mejora: La gestión de proyectos en la iglesia puede mejorar con conocimientos y las herramientas adecuadas, aumentando la eficiencia y reduciendo el estrés.
Aprendiendo el Proceso: Comprender la gestión de proyectos en la iglesia, sus procesos y beneficios puede mejorar en gran medida la efectividad de las operaciones eclesiásticas.
¿Alguna vez has planeado una EBV, organizado un viaje misionero de corto plazo o simplemente publicado un boletín semanal? Sí, eres un gestor de proyectos de la iglesia (la mayoría de los pastores lo son). Para algunos, la habilidad viene de forma natural. Para otros, la gestión de proyectos es una experiencia frustrante y desmoralizadora:
- Los proyectos de la iglesia suelen costar más dinero, tiempo y materiales de lo esperado
- Tú y tu equipo de liderazgo se sienten desanimados porque los proyectos no van según lo planeado
- El personal o los voluntarios no tienen claro qué debe hacerse o quién es el responsable
- Los voluntarios se sienten abrumados porque las tareas no están bien organizadas o distribuidas
Ánimo: SÍ es posible mejorar. Hoy, tenemos valiosas ideas de gestión de proyectos y increíbles herramientas de software para potenciar la gestión de tu iglesia. Para ayudarte a aumentar tu capacidad en esta área, abordaremos lo siguiente:
- ¿Qué es la gestión de proyectos en la iglesia?
- El proceso de gestión de proyectos en la iglesia
- La importancia y los beneficios de la gestión de proyectos para las iglesias
- Consejos y mejores prácticas para la gestión de proyectos en la iglesia
- Software de gestión de proyectos para iglesias
¿Qué es la gestión de proyectos en la iglesia?
La gestión de proyectos en la iglesia se define como los pasos que una iglesia da para completar una tarea enfocada en la mejora interna. Piensa en los proyectos de la iglesia como mejoras de la infraestructura. Añaden más asientos, instalan nuevas pantallas o luces, actualizan computadoras o aplicaciones, o cualquier otra cosa que facilite predicar, adorar y alcanzar a la mayor cantidad de personas posible.
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Los proyectos más difíciles e intensivos para una iglesia implican construcción, ya sea en un nuevo edificio o renovando los existentes, por lo que esta guía se centrará más en los proyectos de construcción. Sin embargo, en la era digital, proyectos como los siguientes también son importantes:
- elegir software para tu equipo de planificación de eventos
- crear una plataforma de transmisión en vivo
- implementar un software de gestión para iglesias
Evaluar y priorizar qué proyecto se ejecutará frecuentemente recae en el gestor de proyectos, a menudo en coordinación con el comité de finanzas de la iglesia, impulsado por un buen y robusto software financiero para iglesias.
Un gestor de proyectos de la iglesia suele ser uno de los miembros remunerados del personal o un voluntario clave, dependiendo del presupuesto de la iglesia. Las personas que trabajan en un proyecto pueden ser voluntarios, pero muchas veces tendrás que trabajar con contratistas. La mayoría de los proyectos grandes probablemente sean una mezcla de ambos. Cuando la mega iglesia donde trabajé construyó su edificio más grande, los contratistas se encargaron de la maquinaria pesada y los trabajos técnicos, pero el personal de la iglesia y los voluntarios realizaron gran parte del trabajo manual.
La gestión de proyectos en la iglesia recompensa a tu congregación facilitando el trabajo y haciendo que el edificio resulte más atractivo para las personas que buscas alcanzar. Muchas veces, los proyectos de la iglesia no proporcionan un beneficio espiritual directo para tu gente al principio. Es probable que tu comunidad y los miembros no reciban los beneficios hasta después de que el proyecto haya finalizado.
¿Qué hace un gestor de proyectos en su iglesia?
Los gestores de proyectos necesitan ser los mejores comunicadores en tu iglesia. La mayoría de la comunicación ocurrirá entre líderes y miembros de la iglesia que comparten una visión y metas comunes. Sin embargo, los proyectos pueden involucrar a contratistas que no necesariamente comparten esas ideas.
Su gerente de proyecto debe ser capaz de transmitir con precisión las necesidades y objetivos del proyecto (en alineación con su plan de comunicaciones de la iglesia) a personas que quizás ni siquiera compartan su fe.
Además, los gerentes de proyecto deben ser organizados; ¡cuanto más complejo sea el proyecto, más crítico será su manejo de registros de la iglesia! Siempre se puede notar en qué proyectos falta apoyo organizativo; los contratistas o voluntarios suelen avanzar lentamente, y a veces, en desacuerdo unos con otros.
Un buen manejo financiero de la iglesia garantiza que esos contratistas reciban su pago (lo que nos remite a la importancia central de la elaboración precisa de informes!)
En proyectos largos, como la construcción o remodelación de un santuario, el entusiasmo entre los voluntarios puede decaer, así que un gerente de proyecto capaz de mantener alta la moral es esencial.
Diferencia entre eventos de la iglesia y proyectos de la iglesia
Organizar proyectos de la iglesia y organizar eventos de la iglesia son tareas similares en muchos aspectos y comparten algunos elementos, pero tienen propósitos y resultados distintos. En términos simples, los proyectos sirven a la propia iglesia, mientras que los eventos sirven a la comunidad.
Como se mencionó anteriormente, los proyectos de la iglesia tienen como objetivo principal mejorar la iglesia y su capacidad para cumplir la misión de la misma. En cambio, los eventos eclesiásticos mejoran la comunidad a través de la extensión, el servicio y, con frecuencia, el entretenimiento. Una boda es un evento que mejora la vida de las familias reunidas, pero no es un proyecto que mejore la iglesia.
Otra forma de considerar las diferencias es revisar el flujo de recursos. Los eventos suelen funcionar como recaudaciones de fondos. La Escuela Bíblica de Vacaciones puede cobrar una pequeña tarifa por niño, lo que generará algún flujo de efectivo y educará a los niños de su comunidad en conceptos bíblicos. Reemplazar sus viejos bancos por nuevas butacas de teatro cuesta dinero y mejora su santuario, por lo tanto, es un proyecto.
Ahora que conoce las diferencias entre proyectos y eventos eclesiales, si está en el lugar correcto, ¡siga leyendo! Si no, puede leer más acerca de eventos de la iglesia.
El proceso de gestión de proyectos en la iglesia
El proceso de gestión de proyectos en la iglesia puede parecer abrumador al principio, pero esta sección lo desglosará en pasos sencillos que cualquier gerente de proyectos de iglesia puede usar para alcanzar el éxito. Recuerde que en la gestión administrativa de la iglesia, nunca se toman demasiadas notas. Según mi experiencia personal, un archivador de anillas y una perforadora son los mejores amigos del gerente de proyecto para implementar el proyecto.
Aquí tiene un proceso de ejemplo para un proyecto de construcción en la iglesia:
Paso 1: Comenzar el proyecto
Definición de la visión
Todo proyecto de iglesia comienza desde lo más alto. Según su denominación, su junta de la iglesia, su pastor principal o su obispo decidirán cuáles de las necesidades de la iglesia son más importantes y se abordarán a continuación. Ellos determinarán el presupuesto, el plazo y el alcance del proyecto antes de que comience cualquier trabajo.
Desarrollo del plan
El gerente de proyecto de la iglesia tomará entonces esas instrucciones e iniciativas y elaborará un plan para lograr el proyecto dentro de las restricciones establecidas por su equipo de liderazgo de la iglesia. Determinar dónde se pueden recortar costos mediante una gestión eficaz de voluntarios en la iglesia (que también puede realizarse con IA en la gestión de voluntarios), a través de relaciones previas con contratistas o con dueños de negocios dentro de la iglesia, debe planearse en esta fase. Descubrir que un miembro de la iglesia es dueño de una empresa de demolición no ayuda si las paredes ya están siendo derribadas.
Aprobación general
Por último, el gerente de proyecto debe remitir el plan completo de vuelta al liderazgo de la iglesia para su aprobación final antes de tomar cualquier acción. La mayoría de las iglesias cuentan con recursos limitados y no pueden permitirse errores que cuesten decenas de miles de dólares. Ese número puede parecer elevado, pero los gastos de construcción siempre son mayores de lo que uno espera. Un poco de precaución en la etapa de planificación puede ahorrar miles en la ejecución del plan.
Paso 2: Finalización del presupuesto
Una vez que el liderazgo aprueba el plan, el gerente del proyecto debe finalizar el presupuesto negociando contratos, reclutando voluntarios y obteniendo materiales. Cuando todos los aspectos del plan estén cubiertos, el gerente del proyecto debe presentar el presupuesto finalizado a los líderes de la iglesia para su aprobación.
Al establecer el presupuesto, especialmente en proyectos de construcción, puede que la iglesia necesite solicitar un préstamo para cubrir algunos déficits. La mayoría de las iglesias lo hacen, y el Tesorero podrá obtener un préstamo si la iglesia tiene un buen historial crediticio. Las iglesias también pueden explorar software de gestión de subvenciones para identificar y solicitar oportunidades de financiamiento que podrían reducir la necesidad de endeudarse (también existen muchos otros beneficios del software de gestión de subvenciones relacionados). Sí, tu iglesia, como una corporación sin fines de lucro, tiene su propia calificación crediticia y la capacidad de solicitar préstamos a su nombre. Los ingresos de tu iglesia determinarán el tamaño de los préstamos que puedes obtener, igual que cualquier otra persona.
Consejo de experto: El último apunte sobre el presupuesto es que inevitablemente excederás tu presupuesto. Surgen problemas, se producen averías y aparecen contratiempos imprevistos que ralentizan el progreso. Por esa razón, asigna al menos un 20% extra de lo que crees que necesitas solo para empezar. Nunca he visto un proyecto que termine costando menos que eso. El mayor exceso presupuestario que he visto fue casi el doble del presupuesto original. Sé inteligente y ten un plan de contingencia para estos casos. El peor escenario es que te sobre dinero al final si todo va sobre ruedas.
Paso 3: Desarrollo del proyecto
Antes de que tu proyecto pueda comenzar con el trabajo real, probablemente los inspectores gubernamentales locales querrán visitar el sitio y aprobar los cambios en tu edificio y terreno antes de otorgar el permiso de construcción. No se puede omitir este paso. De lo contrario, podrían imponerse multas importantes e incluso posibles demandas que consumirían grandes partes de tu presupuesto.
Permisos
Cuando se concedan los permisos, asegúrate de exhibirlos según las instrucciones que se encuentran en los propios permisos o proporcionadas por los inspectores. A medida que avance el proyecto, los inspectores pueden presentarse, muchas veces sin previo aviso, para revisar el trabajo de tu equipo y asegurarse de que todo se esté construyendo conforme a los códigos.
Supongan que alguno de ustedes quiere construir una torre. ¿Acaso no se sienta primero a calcular el costo, para ver si tiene suficiente dinero para terminarla? Porque, si echa los cimientos y no puede terminarla, todos los que lo vean comenzarán a burlarse de él, y dirán: ‘Este hombre comenzó a construir y no pudo terminar.’
Los códigos de construcción cambian con el tiempo, así que durante las remodelaciones, las inspecciones suelen detectar problemas de seguridad que deben ser resueltos antes de que continúe la obra. Esta suele ser la mayor fuente de sobrecostos en los edificios antiguos.
Consejo de experto: Para construcciones nuevas, asegúrate de que tus contratistas tengan licencias y formación completamente actualizadas. El sobrecosto más habitual en obra nueva es rehacer trabajos por contratistas que no han aprendido los nuevos códigos de obra. También puede ocurrir que un contratista economice en materiales o técnicas. Asegúrate de que tus contratos incluyan la posibilidad de despedirlos por conductas negligentes detectadas por inspectores privados o gubernamentales.
Sobre el uso de voluntarios...
Los voluntarios normalmente no tendrán una formación formal en construcción. Por las mismas razones anteriores, deben ser supervisados por alguien que sí la tenga, aunque la mayoría de los trabajos que requieren inspección, legalmente, solo pueden ser realizados por contratistas con licencia y fianza. Esto incluye trabajos eléctricos, plomería, fabricación, montaje de elementos estructurales, etcétera. Por lo general, si un trabajo puede ser realizado por un miembro de un sindicato, así debe hacerse.
Cada vez que un lugar de trabajo tenga equipos peligrosos o maquinaria pesada, se debe considerar cerrado a menos que una persona pase por un proceso de registro y use el equipo de protección adecuado. La mayoría de los contratistas se encarga de esto por su cuenta. Tu iglesia será responsable de la seguridad de tus voluntarios.
En este punto brilla una fase integral de planificación del proyecto. Un gerente de proyectos eclesiástico que incluya la mayor cantidad de detalles posibles impulsa el proyecto hacia adelante a pesar de los contratiempos inevitables.
Paso 4: Cierre del proyecto
Cada proyecto tendrá metas establecidas según el plan del gerente en el Paso 1. A medida que el proyecto se acerca a cumplir esos objetivos, el gerente de proyecto debe asegurarse de que el trabajo se haya completado correctamente y, si es así, pagar a los contratistas y agradecer a los voluntarios. Cada etapa dentro del plan debe completarse antes de declarar el éxito.
Si implica construcción, el proyecto no puede darse por finalizado hasta la inspección final. Asegúrate de que tus contratistas y voluntarios sigan disponibles hasta que dicha inspección esté concluida.
El gerente de proyectos debe escribir un informe final detallando los puntos altos y bajos del proyecto. Este informe sirve para que futuros gerentes o el propio gerente tenga presente quién trabajó bien en qué áreas y a quién conviene evitar en el futuro. Tener notas detalladas sobre lo que salió mal en las inspecciones permite que los líderes de edificios antiguos sepan qué deben tener en cuenta para próximos proyectos.
Paso 5: Mantenimiento continuo
Muchos proyectos requerirán cierto mantenimiento. Ampliar tu santuario significa más limpieza y más asientos. Mejorar tu sistema de sonido implica mayor experiencia técnica en cada servicio. Actualizar tus computadoras o añadir una red de iglesia puede suponer la creación de un departamento de informática.
Estos costos continuos deben considerarse antes de empezar un proyecto. Lo nuevo solo es mejor si puedes costearlo. Sin embargo, hay proyectos que se financian a sí mismos al ahorrar en facturas de electricidad o calefacción.
Por ejemplo, unas ventanas nuevas de alta eficiencia en la iglesia pueden ahorrar cientos de dólares en servicios públicos cada año. Por esta razón, un proyecto que reduzca los gastos continuos debería realizarse antes que uno que los incremente.
La importancia y los beneficios de la gestión de proyectos en iglesias
La gestión de proyectos en la iglesia es una de las habilidades más importantes que puedes desarrollar para hacer crecer tu congregación (la número 2 sería usar el software de gestión de proyectos adecuado, preferentemente uno especializado en software para organizaciones sin fines de lucro). Éstos son algunos beneficios:
- Los gerentes de proyectos exitosos logran proveer experiencias nuevas y mejoradas tanto para el personal como para la congregación.
- Los proyectos finalizados establecen buenas relaciones en tu comunidad.
- Los proyectos exitosos fomentan lazos más estrechos entre los miembros que se ofrecen como voluntarios.
Más allá de los beneficios evidentes de una remodelación, un edificio nuevo, un equipo actualizado o cualquier que sea el propósito de tu proyecto, los proyectos eclesiásticos brindan ventajas que pueden no ser claras de inmediato.
Por ejemplo, añadir o ampliar una cocina para tu ministerio de personas sin hogar también proporcionará una base para que los miembros del equipo puedan relajarse y comer durante otros eventos o proyectos. En mi propia experiencia, muchos de los contratistas comenzaron a asistir a nuestra iglesia al ver cómo trabajamos y nos tratamos con amor y amabilidad.
Las posibilidades de cómo puedes aprovechar los frutos de tus proyectos son tan infinitas como tu propia imaginación. Por lo tanto, los beneficios también lo son. Con cada proyecto, intenta pensar en al menos tres formas en las que puedas usar las mejoras. Como escribí en el paso de presupuestación, la mayoría de las iglesias no dispone de mucho dinero. Tus ideas harán que cada centavo cuente.
Consejos y Mejores Prácticas para la Gestión de Proyectos en Iglesias
Déjame compartir algunas de las mejores formas de mantener organizados y en marcha los proyectos en tu iglesia. Aprenderás tus propios consejos y trucos a medida que adquieras experiencia como gestor de proyectos de tu iglesia local, así que toma notas siempre y nunca tengas miedo de hacer preguntas a los profesionales que te ayuden a desempeñar mejor tu trabajo.
- No ocultes tu plan. Aunque no todos necesitan una copia completa del expediente, cada etapa de la construcción, acabado o mantenimiento debe tener una visión clara de lo que se espera de ellos para que puedan completar su objetivo. Suele ser suficiente con hacer fotocopias de unas cuantas páginas, juntarlas en un paquete y entregárselas al capataz de la obra.
- Los voluntarios deben tener responsabilidades claras. En cada proyecto, normalmente tengo al menos un voluntario que quiere encargarse de todo. A veces, yo era ese voluntario, lo que me llevó a unirme al equipo directivo y acabar siendo el asistente del pastor de jóvenes. El problema es que, antes de crecer en la organización, estorbaba y generaba confusión en los roles. Por mi parte, intentaba ayudar, pero lo hacía de forma incorrecta. Hay otros con los que trabajé que sólo querían algo de reconocimiento personal. Los roles definidos en un proyecto evitan confusión, accidentes y desconfianza.
- Paga siempre a tus contratistas puntualmente. En ocasiones, tendrás algún desacuerdo con un contratista por un trabajo mal hecho. No les pagues hasta que ese conflicto se resuelva. En los demás casos, págales en las fechas acordadas en el contrato. Esto fomenta buenas relaciones y hará que sea más probable que trabajen contigo en el futuro.
- Compra los materiales como un negocio. Esto es una repetición de la sección de presupuesto, pero ahorra más dinero que el resto de consejos juntos. Tu iglesia, siempre y cuando sea una corporación 501c(3), opera en muchos aspectos igual que la gran tienda de mejoras para el hogar en la que sueles comprar. Ellos tienen un plan de negocios —y te beneficiaría tener un plan de negocios para la iglesia también. Ellos tienen proveedores y tú también puedes tenerlos. No pagues los precios al por menor con recargo. Aprovecha tu estatus de organización, además de que los proveedores deberán respetar las tarjetas de exención de impuestos.
Software para la Gestión de Proyectos en Iglesias
Nuestras Seis Principales Recomendaciones de Software de Gestión para Iglesias:
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Y, si tienes curiosidad por el funcionamiento interno del software de gestión para iglesias, estos artículos son para ti:
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Gestión de Proyectos en Iglesias: Conclusión
Los proyectos exitosos en la iglesia comienzan con buenos gerentes de proyecto. Los consejos y pasos de esta guía te brindarán una base sólida sobre la cual desarrollar tus habilidades de gestión de proyectos. Los beneficios son muchos y los peores problemas surgen de una mala planificación.
Planifica bien, construye bien, termina bien.
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