Wie lange sollte eine Kirche Finanzunterlagen aufbewahren?
Dauerhaft aufbewahren: Antrag auf Anerkennung der Steuerbefreiung, Anerkennungsschreiben der Steuerbefreiung, Gründungsunterlagen und Satzung, Protokolle von Vorstandssitzungen, Eigentumsunterlagen
3 Jahre aufbewahren: Finanzberichte, Kontoauszüge, Schecks, Abstimmungen, entwertete Schecks, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Belege für alle von der Kirche bezahlten Ausgaben
4 Jahre aufbewahren: Beschäftigungsunterlagen (Lohnsteuerunterlagen, erstattete Mitarbeiterausgaben, Stundenzettel)
Als Pastor, der es liebt, seine Gemeinde zu betreuen, zu lehren und mit ihr in Verbindung zu stehen, fällt es mir schwer, mich für Richtlinien und Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen zu begeistern. Dennoch sind Kirchenfinanzunterlagen ein notwendiger Bestandteil des Betriebs jeder Kirche. Wenn sie schlecht geführt werden, sind die Konsequenzen gravierend:
- Unkorrekte Unterlagen können zu versäumten Zehntenzahlungen, nicht dokumentierten Spenden und Fehlern in der Budgetplanung führen, was die finanzielle Gesundheit Ihrer Kirche beeinträchtigt.
- Das Versäumnis, ordnungsgemäße Unterlagen zu führen, kann dazu führen, dass steuerliche Vorschriften nicht eingehalten werden und es zu Prüfungen kommt, was Ihre Kirche dem Risiko von Bußgeldern oder Strafen aussetzt.
- Schlechte Aufzeichnungen können zu einem Mangel an Transparenz führen, wodurch Ihre Mitglieder das Vertrauen in die Kirchenleitung und Ihre Verwaltungskompetenz verlieren können.
Auch wenn Sie also kein Fan von Bilanzen und Tabellenkalkulationen sind, bleiben Sie bitte dran. Ich habe Empfehlungen und Maßnahmen für Sie zusammengestellt, die das Warum und Wie der Aufbewahrung von Unterlagen veranschaulichen. Zunächst einmal erleichtern effiziente Softwarelösungen für Kirchenspenden die Finanzbuchhaltung erheblich (und Sie müssen kein Technikfreak sein, um sie nutzen zu können).
Allgemeine Empfehlungen
Alle kirchlichen Unterlagen müssen verwaltet und so aufbewahrt werden, dass sie die unterstützenden Dokumente enthalten, die die Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften und gemeinnützigen Anforderungen belegen. Sie müssen im Falle einer Prüfung in der Lage sein, Belege über sämtliche Einnahmen und Ausgaben für das betreffende Jahr vorzulegen. Bewahren Sie Finanzunterlagen der Kirche so lange auf, wie die Verjährungsfrist für die abgegebene Steuererklärung läuft.
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Sie fragen sich vielleicht: Wie lange ist das? Nun, das kommt darauf an.
IRS-Richtlinien:
Wie lange kirchliche Finanzunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt davon ab, welches Ereignis oder welcher Vorgang mit dem betreffenden Dokument belegt wird. Die IRS hat Richtlinien als Referenz veröffentlicht.
Einige Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, andere können schon nach nur 3 Jahren vernichtet werden. Bevor Sie jedoch ältere Unterlagen entsorgen, prüfen Sie, ob Sie diese nicht aus anderen Gründen wie staatlichen oder lokalen Steuern, Versicherungen oder Gläubigern weiterhin benötigen.
Welche Arten von Kirchenunterlagen sollten aufbewahrt werden?
Im Laufe eines Jahres, in dem Sie gute kirchliche Finanzverwaltung pflegen, werden viele wichtige Dokumente entstehen. Hier finden Sie eine Liste der Aufzeichnungsarten, die aufbewahrt werden sollten, sowie einen Zeitrahmen dafür:
Dauerhaft aufbewahren:
- Antrag auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit
- Bescheid zur Anerkennung der Steuerbefreiung
- Gesellschaftsunterlagen und Satzungen
- Protokolle der Vorstandssitzungen
- Grundbuch- und Immobilienunterlagen
Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die Einkünfte und Ausgaben belegen, die in Ihren Steuererklärungen angegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen entspricht der Dauer der Verjährung. Die Verjährung endet, wenn die Kirche die Erklärung nicht mehr ändern kann und der IRS keine zusätzlichen Steuern mehr festsetzen kann. In der Regel beträgt diese Frist 3 Jahre nach Fälligkeit oder Abgabe der Steuererklärung (je nachdem, was später ist).
Folgende Unterlagen für 3 Jahre aufbewahren:
- Jahresabschlüsse
- Bankauszüge
- Schecks, Abstimmungsunterlagen und entwertete Schecks
- Buchungen zu Verbindlichkeiten und Forderungen
- Belege für sämtliche von der Kirche bezahlten Ausgaben
Beschäftigungsbezogene Informationen müssen vier Jahre nach Abgabe des vierten Quartals für das entsprechende Jahr aufbewahrt werden. Dazu gehören:
- Lohnsteuerunterlagen
- Erstattete Mitarbeiterkosten
- Zeitnachweise
Digitale Unterlagen vs. Physische Unterlagen:
Bei all den technologischen Fortschritten scheint die elektronische Archivierung zunächst der richtige Weg zu sein. Bevor Sie jedoch eine Entscheidung treffen, sehen Sie sich diese Pro- und Contra-Liste an, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, was für Ihre Gemeinde am besten geeignet ist.
| Physische Unterlagen | |
Vorteile:
| Nachteile:
|
| Digitale Unterlagen | |
Vorteile:
| Nachteile:
|
Praktische Schritte für die Dokumentenführung
Die Dokumentenführung in der Gemeinde kann mit einer klaren Liste praktischer Schritte viel weniger entmutigend sein. Befolgen Sie diese Schritte, und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre Unterlagen souverän zu erstellen und zu pflegen.
1: Einführung einer Aufbewahrungsrichtlinie
Eine Richtlinie zur Dokumentenführung legt klare Vorgaben fest, welche Unterlagen aufzubewahren sind, wie sie gespeichert werden und wie lange dies zu erfolgen hat. Zu diesen Unterlagen zählen permanente Dokumente wie Satzungen, Gründungsurkunden und Protokolle von Vorstandssitzungen. Es gibt aber auch nicht-permanente Unterlagen wie Personalakten und Informationen, die für Steuererklärungen erfasst werden.
Eine Richtlinie zur Dokumentenführung sollte Anweisungen enthalten, wie Unterlagen korrekt entsorgt werden, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie übersichtlich und leicht verständlich ist, sodass Sie kein Hochschulstudium im Bibliothekswesen benötigen, um sie zu verstehen.
2: Nutzung sicherer Aufbewahrungsorte
Unabhängig davon, ob Sie alle Unterlagen in Papierform oder elektronisch speichern, müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumente an einem sicheren und organisierten Ort aufbewahrt werden. Viele der gespeicherten Informationen können vertrauliche Inhalte enthalten.
Physische Unterlagen sollten in einem abschließbaren Schrank oder Raum aufbewahrt werden, zu dem nur eine begrenzte Anzahl an Personen Zugang erhält.
Werden Ihre Dokumente elektronisch gespeichert, sollten sie passwortgeschützt oder auf einem privaten Laufwerk ausgelegt sein, auf das ausschließlich berechtigte Personen Zugriff erhalten.
In unserer Gemeinde (New Life Fellowship in Cambridge, Ontario) haben wir – wie sicherlich viele – eine Mischung aus physischen und elektronischen Unterlagen, je nach Art des Dokuments. Ob Sie das eine, das andere oder beides nutzen, ist nicht besser oder schlechter – solange eine Richtlinie (siehe oben) vorhanden ist.
3: Unterlagen kategorisieren und kennzeichnen
Es gibt kaum etwas Frustrierenderes, als einen Abstellraum (oder ein Computerlaufwerk) zu betreten und ein Dokument vorzufinden, welches ohne System oder Kategorien abgelegt wurde. Es ist immer am letzten Ort, wo man schaut – oder?
Stunden können mit der Suche vergeudet werden, die leicht zu vermeiden gewesen wäre, wenn die Unterlagen ordentlich organisiert und beschriftet worden wären. Das ist besonders wichtig, wenn Sie (zum Beispiel) vom Finanzamt geprüft werden. Ersparen Sie sich Kopfschmerzen, indem Sie eine klare, einfach nutzbare Aktenstruktur schaffen und alles eindeutig beschriften. Sie werden es sich später danken.
4: Unterlagen regelmäßig aktualisieren
Mit aktuellen Unterlagen sind Sie immer auf der sicheren Seite. Gemeinden wachsen und die Technik entwickelt sich weiter – Veränderung ist unausweichlich. Die Missionsbeschreibung und Satzung von 1972 wirkt heute vermutlich ziemlich veraltet und weltfremd. Es ist wichtig, diese Informationen auf dem neuesten Stand zu halten, damit Ihre Gemeinde in der heutigen Zeit und Kultur erfolgreich sein kann.
Außerdem sorgt die regelmäßige Aktualisierung dafür, dass Sie Unterlagen entsorgen, die nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind. So sparen Sie Platz, und wichtige Informationen sind nicht in einem unübersichtlichen Archiv verborgen, sondern leicht auffindbar.
5: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen
Machen Sie sich mit den lokalen Gesetzen sowie den bundes- und landesweiten Anforderungen für die Aufbewahrung von Unterlagen und das Einreichen von Steuererklärungen vertraut. Holen Sie sich gegebenenfalls rechtlichen Rat ein. (Das kann eine überwältigende Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie wie ich nicht aus Leidenschaft und Liebe zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft Pastor geworden sind.)
Die richtigen Personen für Ihren Kirchenfinanzausschuss (oder Vorstand) zu finden, ist entscheidend, um ordnungsgemäße Unterlagen zu führen und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben in Ihrer Region zu gewährleisten. Ich bin meinem Vorstand der New Life Fellowship sehr dankbar. Ich weiß, dass ich ihnen die Details der Kirchenfinanzen anvertrauen kann, und es nimmt mir (mental und körperlich) eine große Last ab, wenn ich dies in ihre Hände legen kann.
6: Schulen Sie Mitarbeiter und Ehrenamtliche
Nachdem Sie nun eine klare und umfassende Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen aufgestellt haben, ist es an der Zeit, alle relevanten Kirchenmitarbeiter und Ehrenamtlichen darin zu schulen, wie diese Vorgaben umzusetzen sind. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien für alle gut zugänglich sind, und kommunizieren Sie die beschriebenen Abläufe regelmäßig, damit alle wissen, wie und wann sie anzuwenden sind.
Sie suchen weitere Informationen?
Die Verwaltung finanzieller Unterlagen ist nur ein Aspekt der Gemeindearbeit. Wenn Sie mehr Ressourcen zu diesem oder anderen Themen des Finanzmanagements suchen, helfe ich Ihnen gerne weiter.
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Fazit
Zu wissen, wie lange Unterlagen (z.B. Zehntenunterlagen) aufzubewahren sind, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab.
Es gibt nicht immer eine einfache Antwort, aber wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, sind Sie bestens aufgestellt, um zuverlässige und effiziente Kirchenunterlagen für viele Jahre zu führen und zu pflegen.
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