6 bewährte Praktiken der Kirchenkommunikation & Was zu vermeiden ist
In meinen Erfahrungen in der Arbeit mit Kirchengemeinden habe ich mehrere Best Practices für die Kirchenkommunikation entdeckt, die mir geholfen haben, jegliche Art von Missverständnissen und Missgeschicken zu vermeiden (einige davon habe ich auf die harte Tour gelernt!).
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Die gedruckten Flyer zum 10-jährigen Jubiläum Ihrer Kirche sind gerade geliefert worden. Beim Durchsehen bekommen Sie ein flaues Gefühl im Magen. Warum? Sie haben irgendwie vergessen, das Datum der Veranstaltung auf dem Flyer zu vermerken. Das ist aber noch nicht alles: Ihnen fällt auch ein Tippfehler auf. Was für ein teurer Fehler! Die Flyer müssen neu gestaltet und alle 5.000 Stück erneut gedruckt werden.
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Leider trifft die Druckerei keine Schuld. Sie haben Ihnen den Entwurf geschickt und Sie haben die endgültige Freigabe zum Druck erteilt. Dies hätte jedoch mit einem ordentlichen Kommunikationsprozess und einer entsprechenden Strategie vermieden werden können.
Die in diesem Artikel geteilten Best Practices helfen sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe Ihre Botschaft klar und ohne größere Störungen erhält. Dies wiederum wird die Teilnahme an allen von Ihrem Kirchen-Eventmanagement-Team organisierten Veranstaltungen verbessern, für mehr Klarheit in Bezug auf Mission und Werte sorgen und sicherstellen, dass Gemeindemitglieder und Mitarbeitende stets im Bilde über das Geschehen in Ihrer Gemeinde sind.
Ich berichte aus über 20 Jahren Erfahrung als Kirchenleiter und -verwalter. Ich hebe die Best Practices hervor, die ich gelernt habe, und stelle zudem einige der häufigsten Kommunikationsprobleme in Kirchengemeinden vor.
In diesem Artikel gehe ich auf Folgendes ein:
6 Best Practices für die Kommunikation in der Kirche
Hier sind meine Best Practices, damit die Kommunikation innerhalb Ihrer Gemeinde dazu beiträgt, Ihre Botschaft und Mission zu verbreiten statt zu behindern. Es lohnt sich auch zu überlegen, wie Sie KI in der Kirchenkommunikation zusammen mit diesen Best Practices nutzen können.
1. Mehr Kommunikation ist besser als zu wenig Kommunikation
Eine wichtige Ankündigung nur einmal zu teilen, reicht in der Regel nicht aus. Es gibt heute so viele Dinge, um unsere Aufmerksamkeit zu buhlen, dass Mitglieder der Gemeinde oder die Wunschzielgruppe die Mitteilung nach dem Gottesdienst oder nach dem Verlassen des Kirchengeländes schon wieder vergessen haben könnten. Deshalb sind Erinnerungen unerlässlich. Planen Sie Erinnerungen in Ihre wöchentlichen Gottesdienste ein, stellen Sie die Informationen auf Ihre Kirchenwebsite und nehmen Sie sie in Ihre wöchentlichen Gemeindebriefe oder Bulletins auf. Falls Letztere etwas altbacken wirken, gibt es viele Ideen, um Ihr Kirchenblatt aufzufrischen... und eine Fülle von Beispielen für Kirchen-Bulletins zur Inspiration.
2. Nutzen Sie verschiedene Kirchenkommunikations-Softwares
Kirchenkommunikations-Software ist ein weit gefasster Begriff, der jede Art von Software oder Tool umfasst, mit dem Sie mit Ihrer Gemeinde kommunizieren oder die interne Kommunikation mit Mitarbeitenden abwickeln können.
Massenmail-Dienste wie Mailchimp, Flodesk oder Constant Contact sind nur einige der vielen Online-Plattformen für E-Mail-Marketing-Automatisierung, die es Ihnen erlauben, Ihrer Kirchengemeinde auf einmal hunderte oder sogar tausende Personen auf Ihrer Mailingliste eine Botschaft zu senden. Diese Plattformen (ähnlich wie Kirchenkontaktmanagement-Software-Tools) erfordern in der Regel eine kleine monatliche Gebühr, in manchen Fällen sind sie jedoch kostenlos – je nach Größe Ihrer Gemeinde.
Innerhalb dieser Plattformen ist es zudem möglich, E-Mail-Listen zu kategorisieren. Beispielsweise kann eine Liste für die Abteilungsleiter bestimmt sein, eine andere für die allgemeine Gemeinde oder ausschließlich für Neumitglieder usw. Diese praktische Funktion ermöglicht es, bestimmte Nachrichten gezielt nur an diejenigen zu senden, die sie tatsächlich erhalten sollen.
Lesen Sie mehr über E-Mail-Marketing für Kirchengemeinden hier.
Massen-SMS
Diese Art von Software eignet sich hervorragend, um Ihrer Gemeinde SMS-Erinnerungen zu bevorstehenden Veranstaltungen zu schicken. Flocknote, EZ Texting und ChurchCast sind nur einige der Dienste, mit denen Sie Ihrer gesamten Gemeinde gleichzeitig eine SMS schicken können.
Denken Sie daran, die Nachrichten kurz und prägnant zu halten. Niemand liest gern lange Textnachrichten.
Soziale Medien
Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Kirche soziale Netzwerke nutzen, sei es Facebook, Instagram oder Twitter. In der Regel sind diese Kanäle öffentlich einsehbar (es sei denn, Sie stellen es anders ein), daher sollten Sie bedenken, dass sowohl Ihre Zielgruppe als auch alle anderen, die zufällig auf Ihr Profil stoßen, die veröffentlichten Informationen lesen können. Nicht alle Nachrichten gehören hierher – veröffentlichen Sie nur dann etwas, wenn Sie auch die Öffentlichkeit ansprechen möchten.
Wenn Ihre Kirche zum Beispiel eine Blutspendeaktion veranstaltet oder eine Geschäftsmesse für die breite Öffentlichkeit geöffnet ist, sollten Sie diese Art von Nachrichten auf Ihren Social-Media-Seiten veröffentlichen. Eine Erinnerung an das bevorstehende Treffen der Platzanweiser sollte jedoch nicht auf einer öffentlichen Plattform gepostet werden.
Gruppenchat-Anwendungen
WhatsApp (was für kleinere Gemeinden meist besser funktioniert) ist eine beliebte und zuverlässige Anwendung. Sie können einen dedizierten WhatsApp-Gruppenchat für wichtige Kirchenmitteilungen und Ankündigungen erstellen und diesen nutzen, um Nachrichten zu bekräftigen oder Erinnerungen an bevorstehende Veranstaltungen zu senden.
Sie sollten klare Regeln festlegen und den Nutzern mitteilen, dass die Seite ausschließlich für kirchliche Informationen bestimmt ist. Sie möchten nicht, dass Nachrichten oder Erinnerungen in einer Vielzahl anderer, nicht verwandter Beiträge und Memes untergehen.
Erinnerungen über Abteilungsleiter versenden
Jeder Abteilungs- oder Bereichsleiter einer Kirche verfügt über eine bewährte und vertrauenswürdige Art und Weise, mit den Mitgliedern seiner Abteilung zu kommunizieren. Sie können sie bitten, ihre Abteilungsmitglieder an eine bevorstehende Kirchenveranstaltung zu erinnern, an der sie teilnehmen müssen.
Zum Beispiel können Sie den Chorleiter bitten, sein Team an ein bevorstehendes Mitarbeiterschulungsseminar zu erinnern. Heben Sie die spezifischen Informationen hervor, die Sie mit den Abteilungsmitgliedern teilen möchten.
3. Botschaften während des Gottesdienstes hervorheben
Direkt vor oder nach der Predigt bieten sich ausgezeichnete Gelegenheiten, allgemeine Bekanntmachungen, bevorstehende Veranstaltungen und andere wichtige Informationen, die die gesamte Gemeinde betreffen, weiterzugeben.
Vermeiden Sie allerdings zu viele Bekanntmachungen auf einmal: Planen Sie im Voraus, damit die wöchentlichen Mitteilungen Ihrer Kirche sinnvoll verteilt werden. Zu viele Ankündigungen in einem Gottesdienst führen dazu, dass Informationen vergessen oder übersehen werden.
Stellen Sie sicher, dass der Ansager die Mitteilungen rechtzeitig erhält: Das gibt ihm genug Zeit, diese zu prüfen und sich vorzubereiten. Die Ankündigungen erst am Abend vor dem 8-Uhr-Gottesdienst zu senden, ist keine gute Kommunikationspraxis.
4. Veranstaltungen rechtzeitig bekanntmachen
Dies ist entscheidend. Wenn Sie zu früh auf eine kommende Veranstaltung hinweisen, kann dadurch die Bedeutung der Veranstaltung mit Annäherung des Datums verwässert werden, weil Ihr Zielpublikum es schon zu oft gehört hat.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, größere Kirchenveranstaltungen breit zu bewerben: Flyer, Plakate, Banner oder digitale Werbeanzeigen. Verwenden Sie in allen Veröffentlichungen ein einheitliches Farbthema. Dies sorgt für Wiedererkennung und ein klares Erscheinungsbild. Legen Sie ein Farbschema fest und verwenden Sie diese Farben konsequent bei der Erstellung von Plakaten, Flyern und Bannern – ob digital oder als Druckausgabe.
5. Überprüfen Sie Ihre Arbeit doppelt
Das Szenario, das ich in der Einleitung beschrieben habe, ist tatsächlich eine wahre Geschichte. Als ich Verwalterin einer großen internationalen Kirchenorganisation war, habe ich diese Lektion auf die harte Tour gelernt. Nach einer äußerst arbeitsreichen Woche genehmigte ich versehentlich den Druck von Plakaten und Flyern für eine große Veranstaltung. Leider gab es einen gravierenden Tippfehler – den ich übersehen hatte.
Diese schmerzhafte und teure Erfahrung hat mich dazu gebracht, ein nahezu narrensicheres System zu entwickeln, das ich vor jeder Freigabe von Informationen für die breite Öffentlichkeit nutze. Ich habe eine Kommunikationsplan-Vorlage für Gemeinden erstellt, um diesen Prozess zu optimieren.
Ich habe eine Checkliste entwickelt, die alle grundlegenden Informationen enthält, die in jede Form der Massenwerbung für diese Gemeinde aufgenommen werden müssen. Die Checkliste beinhaltete:
- Datum der Veranstaltung
- Zeit der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Webadresse der Kirche
- Telefonnummer der Kirche
- Name der Veranstaltung
Mit dieser Checkliste konnte ich alles noch einmal gegenprüfen, bevor ich den Druck oder die digitale Verteilung freigegeben habe.
Der zweite Schritt meines Systems bestand darin, mindestens zwei weitere vertrauenswürdige Personen (Mitglieder des Event-Planungsteams) hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass ich keine wichtigen Informationen ausgelassen habe.
Die Wahrheit ist, wir sind Menschen und anfällig für menschliche Fehler. Ein gutes System sorgt dafür, dass teure menschliche Fehler stark verringert oder sogar ganz vermieden werden.
6. Achten Sie genau auf das Design von Werbematerialien
Angenommen, Sie organisieren ein kostenloses Zurück-zur-Schule-Event. Der Zweck der Veranstaltung sollte auf allen Flyern oder Anzeigen auf den ersten Blick klar erkennbar sein. Das könnte bedeuten, dass der Titel fett hervorgehoben wird, zusammen mit Fotos von Rucksäcken und Schulmaterialien. Ein Foto des Pastors sollte nicht das auffälligste Bild auf dem Flyer sein.
Überladene Designs, die nichts mit der eigentlichen Botschaft zu tun haben, lenken von der Wichtigkeit der beabsichtigten Nachricht ab. Unnötige Blumenmuster und Grafiken erschweren es nur, die von Ihnen beabsichtigte Nachricht zu verstehen. Ihre Zielgruppe sollte sich nicht durch unnötige Designs kämpfen müssen, um zur eigentlichen Botschaft zu gelangen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie spezielle Anweisungen für die Teilnehmer der Veranstaltung klar erklären. Wenn Ihre Kirche zum Beispiel eine Spielzeugsammlung organisiert, sollten Sie Folgendes deutlich machen:
- Welche Arten von Spielzeug benötigt oder gefordert werden.
- Die Abgabefrist für das Spielzeug.
- Wo Spender die Spielsachen abgeben sollen. Zum Beispiel sollten die Spielsachen in die Sammelbehälter beim Haupteingang, in der Eingangshalle, gelegt werden.
- Ob Geldspenden anstelle von Spielzeug akzeptiert werden, falls einige aus Zeitmangel kein Spielzeug kaufen können (nutzen Sie hier Kirchenspenden-Software). Wie soll die Spende abgegeben werden? Falls online gespendet wird, soll bei der Spende "Spielzeugsammlung" angegeben werden? (PS: Erfahren Sie hier, wie Sie ein Dankesschreiben für Kirchengaben richtig verfassen.)
- Ob „Spielzeugsammlung“ auf den Spendenumschlag geschrieben werden soll.
All diese und weitere Hinweise müssen klar und eindeutig formuliert werden, um die Erfolgschancen Ihrer Sammelaktion zu erhöhen.
Häufige Probleme in der kirchlichen Kommunikation
Behalten Sie Ihre Kommunikation gut im Blick, um Folgendes zu vermeiden:
Unklarheiten in der Botschaft
Klarheit und Präzision sind bei der Erstellung von Nachrichten wichtig – so wird sichergestellt, dass Ihre Botschaften klar, gut verständlich und beim Zielpublikum angekommen sind.
Das Erstellen eines Kommunikationsplans oder einer Kommunikationsstrategie für die Gemeinde kann helfen, klare und einheitliche Botschaften zu gewährleisten, damit eine wirkungsvolle Kirchenkommunikation gelingt.
Hier ein Beispiel:
- Eine unklare Nachricht oder Ankündigung könnte einfach lauten: Der leitende Pastor trifft sich nächsten Sonntag nach dem Gottesdienst mit der Gemeindeleitung.
- Eine klare und präzise Version derselben Nachricht könnte lauten: Der leitende Pastor trifft sich nächsten Sonntag nach dem Gottesdienst mit den Ältesten und den Pastoren zur Besprechung der Planung des jährlichen Sommerfestes.
Zu viele Veranstaltungen
Werden zu viele Veranstaltungen unmittelbar hintereinander geplant, ist Ihre Gemeinde irgendwann erschöpft. Sie sollten sich dann über eine geringe Teilnahme an Kirchenevents nicht wundern. Ihre Gemeinde ist einfach nur müde und muss sich vom letzten Event erholen, das von allen ganzer Einsatz und zwei Monate Planung verlangt hat.
Zeitliche Planung
Passen Tag und Uhrzeit der Veranstaltung für den Großteil des Zielpublikums? Wenig Leute werden erscheinen, wenn das Treffen auf 18 Uhr angesetzt wird, die Mehrheit der Teilnehmenden aber erst um 17:30 Uhr oder 18 Uhr Feierabend hat.
Kein Nachbereitungstreffen
Durch das Abhalten eines Nachbereitungstreffens können Sie mit Ihrem Team analysieren, wie die Veranstaltung verlaufen ist, was gut lief und was besser gemacht werden könnte, um zukünftige Events zu optimieren.
Angenommen, Sie planen eine Wiederholung eines früheren Events, aber beim letzten Mal wurden die Erwartungen nicht erfüllt. Wenn Sie kein Nachbereitungstreffen abhalten, kein Feedback einholen oder keine Umfrage zur Verbesserung der nächsten Veranstaltung durchführen, dürfen Sie beim nächsten Event ein ähnliches enttäuschendes Ergebnis erwarten.
Gehen Sie los, setzen Sie um und seien Sie erfolgreich!
Die Umsetzung der genannten Punkte wird nicht nur die Kommunikationspraxis in Ihrer Gemeinde verbessern, sondern auch die Teilnehmerzahl bei Ihren Veranstaltungen erhöhen. Ich hoffe, diese Strategien helfen Ihnen, auch andere Bereiche für Verbesserungen in der kirchlichen Kommunikation zu identifizieren.
Wenn es Ihnen schwerfällt, Ordnung in Ihre Gemeindekommunikation zu bringen (oder sogar die generelle Verwaltung Ihrer Kirche), sollten Sie Kirchenverwaltungssoftware oder eine umfassendere Kirchensoftware in Erwägung ziehen, damit alles reibungslos läuft.
Und wenn Sie sich einmal abgekoppelt oder uninspiriert fühlen, brauchen Sie vielleicht eine Auffrischung. Ziehen Sie in Erwägung, sich für eine Kirchenmedienkonferenz anzumelden. Unsere Empfehlungen für dieses Jahr haben wir bereits für Sie zusammengestellt.
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