Gennem mine erfaringer med at arbejde i kirker har jeg opdaget flere bedste praksisser for kirkekommunikation, som jeg har brugt til at undgå alle former for misforståelser og fejl (nogle af dem lærte jeg på den hårde måde!)
Her er et scenarie:
De trykte flyers til din kirkes 10-årsjubilæum er netop blevet leveret. Da du gennemgår dem, får du en dårlig fornemmelse i maven. Hvorfor? Du har på en eller anden måde glemt at inkludere datoen for begivenheden på flyeren. Og det er ikke det hele: Du opdager også en typografisk fejl. Sikke en dyr fejl! Flyerne skal redesignes og trykkes igen, alle 5.000.
Desværre er det ikke trykkeriets skyld. De sendte dig udkastet, og du gav den endelige godkendelse, før det gik i trykken. Men dette kunne være undgået med en ordentlig kommunikationsproces og -strategi på plads.
De bedste praksisser, der deles i denne artikel, vil være med til at sikre, at den tilsigtede målgruppe modtager dit budskab klart og med minimal eller ingen forstyrrelse. Dette vil til gengæld forbedre fremmødet ved alle begivenheder, som dit team for styring af kirkelige begivenheder arrangerer, øge klarheden omkring jeres mission og værdier samt hjælpe med at sikre, at din menighed og dine medarbejdere er klar over alt, hvad der foregår i din kirke.
Jeg deler ud fra mine over 20 års erfaring som kirkeleder og administrator. Jeg fremhæver de bedste praksisser, jeg har lært, og gennemgår også flere af de mest almindelige problemer inden for kirkekommunikation.
I denne artikel gennemgår jeg:
6 bedste praksisser for kirkekommunikation
Her er mine bedste praksisser til at sikre, at kommunikationen i din kirke hjælper dig med at sprede dit budskab og din mission i stedet for at hindre dem. Det er også værd at overveje, hvordan du kan bruge kunstig intelligens i kirkekommunikation sammen med disse bedste praksisser.
1. For meget kommunikation er bedre end for lidt
Det er normalt ikke nok at dele en vigtig meddelelse én gang. Der er så mange ting, der kæmper om vores opmærksomhed i dag, at menigheden eller den tilsigtede målgruppe måske ikke husker meddelelsen, når gudstjenesten er slut, eller når de forlader kirkens område. Derfor er påmindelser afgørende. Indarbejd påmindelser i jeres ugentlige gudstjenester, hav oplysningerne på kirkens hjemmeside, og inkluder dem i jeres ugentlige kirkeblade. Hvis dit kirkeblad føles lidt forældet, findes der masser af idéer til at forny dit kirkeblad... samt et væld af fantastiske eksempler på kirkeblade til inspiration.
2. Brug forskellige former for software til kirkekommunikation
Software til kirkekommunikation er en bred betegnelse, der kan omfatte enhver form for software eller værktøj, som hjælper dig med at kommunikere med din menighed eller føre intern kommunikation med dine medarbejdere.
Masseudsendelsestjenester som Mailchimp, Flodesk eller Constant Contact er blot nogle få af de mange onlineplatforme til automatisering af e-mailmarkedsføring, som giver dig mulighed for både at administrere din kirkes udsendelser og sende én besked til hundredvis eller endda tusindvis af personer på din mailingliste. Disse platforme (svarende til softwareværktøjer til kontaktstyring i kirker) kræver generelt et mindre månedligt gebyr, selvom de i nogle tilfælde kan være gratis, afhængigt af størrelsen på din menighed.
På disse platforme kan du også kategorisere e-maillister. Én kategori af e-mails kan for eksempel være til afdelingsledere, en anden kan være til hele din menighed eller kun til nye kirkemedlemmer og så videre. Dette er en meget praktisk funktion, som giver dig mulighed for kun at sende bestemte beskeder til de personer, der har brug for at modtage dem.
Læs mere om e-mailmarkedsføring for kirker her.
Have an account? Log In
Masseudsendelse af tekstbeskeder
Denne type software er fantastisk til at sende tekstbeskeder med påmindelser om begivenheder til din menighed. Flocknote, EZ Texting og ChurchCast er blot nogle få af de platforme til masseudsendelse af tekstbeskeder, som giver dig mulighed for at sende en besked til hele din menighed på én gang.
Husk at holde beskederne korte og præcise. Ingen kan lide at læse lange tekstbeskeder.
Sociale medier
På nuværende tidspunkt bør din kirke bruge sociale medier, hvad enten det er Facebook, Instagram eller Twitter. Generelt er disse sider offentligt tilgængelige (hvilket betyder, at alle kan se dem, medmindre du justerer dine indstillinger for at forhindre det), så husk, at både den tilsigtede målgruppe og alle andre, der falder over din profil, kan læse de oplysninger, du offentliggør her. Ikke alle beskeder bør offentliggøres her, medmindre den brede offentlighed er din tilsigtede målgruppe.
Hvis din kirke for eksempel afholder en bloddonationskampagne eller en erhvervsmesse, der er åben for offentligheden, vil du gerne slå denne type beskeder op på dine sider på sociale medier. En påmindelse om det kommende møde for kirketjenere bør dog ikke offentliggøres på en platform, der er åben for alle.
Gruppechat-applikationer
WhatsApp (som normalt fungerer bedre for mindre kirker) er en populær og pålidelig applikation. Du kan oprette en dedikeret WhatsApp-gruppechat til vigtige kirkebeskeder og meddelelser og bruge den til at gentage beskeder eller sende påmindelser om kommende begivenheder.
Du kan få brug for at sætte grænser og gøre brugerne opmærksomme på, at siden udelukkende er til kirkeinformation. Du ønsker ikke, at beskeder eller påmindelser skal forsvinde blandt et væld af andre irrelevante opslag og memes.
Send påmindelser via afdelingsledere
Hver afdelings- eller enhedsleder i en kirke vil have sin egen betroede og pålidelige måde at kommunikere med medlemmerne af sin afdeling på. Du kan bede dem om at minde deres afdelingsmedlemmer om en kommende kirkelig begivenhed, som kræver deres deltagelse.
Du kan for eksempel bede korlederen om at minde sin afdeling om et kommende træningsseminar for medarbejdere. Fremhæv de specifikke oplysninger, som du ønsker delt med afdelingsmedlemmerne.
En hurtig (uvedkommende) tanke til overvejelse:
Et blomstrende onlinearbejde giver din kirke mulighed for at nå ud til flere mennesker og skabe ægte forbindelser. Ved at undersøge de bedste onlinekirker og lære hvordan man starter en onlinekirke kan du få værdifuld indsigt! Kirken skal være salt og lys i alle rum – også de digitale.
3. Fremhæv meddelelser under gudstjenesterne
Lige før eller efter selve prædikenen er der gode muligheder for at viderebringe generelle meddelelser, kommende begivenheder og andre små oplysninger, som hele menigheden bør kende til.
Undgå dog at overfylde meddelelserne: Planlæg i forvejen, så kirkens ugentlige meddelelser er passende fordelt. For mange meddelelser ved én gudstjeneste vil føre til, at folk glemmer eller overser oplysninger.
Sørg for, at den person, der skal give meddelelserne under gudstjenesten, modtager dem i god tid: Det giver tilstrækkelig tid til at gennemgå og forberede dem. At sende meddelelserne aftenen før gudstjenesten kl. 8 er dårlig kommunikationspraksis.
4. Promovér begivenheder rettidigt
Dette er afgørende. Hvis du begynder at tale om en kommende begivenhed for tidligt, kan det udvande begivenhedens betydning, efterhånden som dagen nærmer sig, fordi den tiltænkte målgruppe har hørt om den én gang for meget.
Der er mange måder at promovere større kirkelige begivenheder bredt på: løbesedler, plakater, bannere eller digitale reklamer. Sørg for at bruge et ensartet farvetema i alle publikationer. Det gør det lettere at genkende dem og styrker kirkens identitet. Beslut dig for et farveskema, og brug disse farver konsekvent, når du laver plakater, løbesedler og bannere – uanset om de er digitale eller trykte.
5. Dobbelttjek dit arbejde
Det scenarie, jeg beskrev i indledningen, er faktisk en sand historie. Da jeg var administrator for en stor international kirkeorganisation, lærte jeg denne lektie på den hårde måde. Ved slutningen af en ekstremt travl arbejdsuge godkendte jeg ved en fejl trykningen af plakater og løbesedler til en større begivenhed. Desværre var der en alvorlig stavefejl – som jeg overså.
Denne smertefulde og kostbare oplevelse fik mig til at udvikle et næsten fejlsikkert system, som jeg bruger, før jeg godkender oplysninger, der skal distribueres bredt. Jeg oprettede en skabelon til en kommunikationsplan for kirken for at gøre denne proces mere enkel.
Jeg udarbejdede en tjekliste med en oversigt over de grundlæggende oplysninger, der indgår i enhver form for masseannoncering, som bruges i kirken. Tjeklisten omfattede:
- Dato for begivenheden
- Tidspunkt for begivenheden
- Stedet
- Kirkens webadresse
- Kirkens telefonnummer
- Begivenhedens navn
Ved at have denne tjekliste ved hånden kunne jeg krydstjekke oplysningerne, før jeg gav grønt lys til trykning eller digital distribution.
Det andet trin i mit system bestod i at få hjælp fra mindst to andre betroede personer (medlemmer af planlægningsteamet) til at kontrollere, at jeg ikke havde udeladt vigtige oplysninger.
Sandheden er, at vi er mennesker og derfor tilbøjelige til menneskelige fejl. Et godt system på plads vil i høj grad reducere eller helt eliminere kostbare menneskelige fejl.
6. Vær meget opmærksom på udformningen af alt informationsmateriale
Lad os sige, at du arrangerer en gratis uddeling af skoleartikler til skolestart. Du skal sikre dig, at formålet med arrangementet fremgår tydeligt ved første øjekast på alle flyers eller annoncer. Det kan betyde, at titlen skal stå med fed skrift sammen med billeder af skoletasker og skoleartikler. Et billede af præsten bør ikke være det mest fremtrædende billede på flyeren.
Travle designs, der ikke har noget med budskabet at gøre, tager fokus fra vigtigheden af de tilsigtede budskaber. Unødvendige blomstermønstre og grafikker gør det blot sværere at læse det budskab, du forsøger at formidle. Din målgruppe bør ikke skulle kæmpe sig gennem unødvendige designelementer for at nå frem til det egentlige budskab.
Sørg også for tydeligt at forklare alle specifikke instruktioner, som deltagerne i arrangementet har brug for. Lad os for eksempel sige, at din kirke afholder en indsamling af legetøj. Du skal sikre dig, at følgende står klart:
- Hvilke typer legetøj der er brug for eller kræves.
- Fristen for aflevering af legetøj.
- Hvor donorerne skal lægge legetøjet. Legetøjet skal for eksempel placeres i indsamlingskasserne ved hovedindgangen i lobbyen.
- Om kontantdonationer accepteres i stedet for legetøj for personer, der ikke har mulighed for at købe legetøj på grund af tidsmangel (benyt kirkens donationssoftware her.)Hvordan skal de foretage donationen? Hvis de giver online, skal de så skrive “legetøjsindsamling”, når de foretager donationen? (PS: Lær her, hvordan man skriver et ordentligt takkebrev for en kirkedonation.)
- Om “legetøjsindsamling” skal skrives på donationskuverten.
Alle disse instruktioner og flere til skal tydeliggøres og skrives klart ud for at øge sandsynligheden for, at indsamlingen bliver en succes.
Almindelige problemer med kommunikation i kirken
Hold nøje øje med jeres kommunikation for at sikre, at I undgår følgende:
Utydelighed i budskabet
Klarhed og præcision er vigtigt, når du udformer dine budskaber – det er med til at sikre, at dine budskaber er tydelige, bliver forstået korrekt og modtages af målgruppen.
Udarbejdelse af en kommunikationsplan for kirken eller en kommunikationsstrategi kan hjælpe dig med at sikre, at jeres kommunikation er tydelig og ensartet, så I opnår effektiv kommunikation i kirken.
Her er et eksempel:
- Et tvetydigt budskab eller en uklar meddelelse kunne blot lyde: Seniorpræsten mødes med kirkens ledelse næste søndag efter gudstjenesten.
- En klar og præcis version af det samme budskab kunne lyde: Seniorpræsten mødes med ældste og hjælpepræster næste søndag efter gudstjenesten for at drøfte planerne for den årlige sommerfest.
For mange arrangementer
Hvis du planlægger for mange arrangementer lige efter hinanden, kan du slide din menighed op, og du bør ikke blive overrasket over et lavt fremmøde til jeres kirkelige arrangementer. Din menighed er simpelthen træt og har brug for at komme sig efter sidste uges arrangement, som krævede alles indsats og 2 måneders planlægning.
More Articles
Tidspunkt
Passer dagen og tidspunktet for arrangementet for størstedelen af målgruppen? Der vil ikke dukke mange op, hvis du indkalder til et møde kl. 18, og størstedelen af dem, der forventes at deltage i mødet, først har fri fra arbejde kl. 17.30 eller kl. 18.
Manglende møde efter arrangementet
Et møde efter arrangementet kan hjælpe dig og dit personale med at analysere, hvordan arrangementet gik, hvad der kunne gøres bedre, og hvad der gik godt, så I kan forbedre fremtidige arrangementer.
Lad os sige, at du planlægger en gentagelse af et arrangement, der tidligere er blevet afholdt, men at det tidligere arrangement ikke levede op til forventningerne. Hvis du ikke holder et møde efter arrangementet, indhenter feedback eller opretter en undersøgelse for at få hjælp til forbedringer ved det næste arrangement, kan du forvente et lignende skuffende resultat ved det andet arrangement.
Gå i gang, implementér, og opnå fremragende resultater
Implementering af alt det ovenstående vil ikke kun bidrage til at forbedre kommunikationspraksissen i din kirke, men også føre til et bedre fremmøde ved jeres arrangementer. Jeg håber, at disse strategier også vil gøre det muligt for dig at identificere andre områder, der kan forbedres i kirkens kommunikationspraksis.
Hvis du har problemer med at få styr på kirkens kommunikation (eller selv den generelle administration og ledelse af kirken), kan du overveje at bruge software til kirkestyring eller en bredere kirkesoftware for at få tingene til at fungere problemfrit.
Og hvis du skulle føle dig afkoblet eller uinspireret - kan du have brug for fornyelse. Overvej at tilmelde dig en konference om kirkemedier. Vi har årets anbefalinger klar til dig.
Relateret læsning:
