Pastorns guide till idiotsäker bokföring för kyrkor
Separera omedelbart kyrkans och den privata ekonomin: Öppna ett separat bankkonto för kyrkan och sluta använda privata konton för utgifter i församlingens verksamhet – detta är grundläggande för juridiskt skydd och tydliga register.
Använd bokföringsverktyg som är utformade för kyrkor: Slopa kalkylbladen. Verktyg som Flockbase eller Aplos hjälper dig att följa donationer, skapa rapporter och säkerställa efterlevnad – allt på samma plats.
Skapa tydlighet kring öronmärkta och fria medel: Behandla inte alla donationer likadant: om en gåva är avsedd för mission eller en byggnadsfond måste den användas i enlighet med detta – annars riskerar kyrkan juridiska och etiska konsekvenser.
För kyrkor handlar bokföring om att hålla deras ekonomiska register korrekta, organiserade och väl underhållna.
Med det sagt handlar det inte bara om att hålla ordning på siffrorna – det handlar om att skydda er församling. Varje år får kyrkor problem (och ibland tvingas de stänga) på grund av ekonomisk misskötsel. Även om de flesta pastorer inte börjar arbeta inom kyrkan för att balansera kalkylblad, kan bristande bokföringskunskaper leda till omfattande problem:
- Problem med IRS, misstag med löneskatter eller till och med förlust av status som ideell organisation
- Minskat förtroende från givare när ekonomisk transparens inte prioriteras
- Oorganiserade register gör det omöjligt att planera för framtiden
Dessa problem uppstår när kyrkor förlitar sig på föråldrade system eller outbildade volontärer för att hantera ekonomin. Och när den ekonomiska tillsynen är bristfällig är hela församlingen i riskzonen – och den tillsynen är VÅRT ansvar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det är därför jag har sammanställt den här guiden – för att hjälpa dig att förstå bokföring för kyrkor på ett tydligt och praktiskt sätt. Du får lära dig vilka register du bör föra, hur du undviker kostsamma misstag och om det är dags att anlita en expert.
Börja med att se till att du använder de bästa verktygen för kyrkobokföring. Bokföringsprogram för kyrkor erbjuder många fördelar och hjälper till att effektivisera bokföringen och skydda kyrkans ekonomi.
-
AskMyChurch
Visit Website -
ChMeetings
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.9 -
Subsplash
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5
Vad är bokföring för kyrkor?
Bokföring för kyrkor är ett sätt att följa upp, organisera och hantera kyrkans ekonomiska uppgifter för att säkerställa riktighet, transparens och god ekonomisk förvaltning.
Varför kyrkors ekonomi skiljer sig från företagsredovisning
Bokföring kan vara enkelt, men det är inte en lösning som passar alla. Det som fungerar för företagsredovisning fungerar inte alltid när det gäller kyrkors ekonomi. Quickbooks är till exempel ett branschstandardiserat ekonomiprogram. De flesta kyrkor skulle dock ha nytta av att undersöka de bästa alternativen till Quickbooks av följande anledning:
Kyrkor är annorlunda än företag, eftersom de är välgörenhetsorganisationer som huvudsakligen förlitar sig på donationer från sina medlemmar. De måste registrera alla donationer och utfärda kvitton till sina givare.
En del av god ekonomisk förvaltning innebär att kyrkan använder fondredovisning för att hantera och följa upp alla donationer och utgifter. Denna typ av redovisning delar upp intäkter och utgifter i olika kategorier beroende på hur de används.
Vissa mottagna donationer är avsedda för särskilda ändamål och måste därför följa specifika riktlinjer för hur medlen hanteras och registreras. Det säkerställer ansvarstagande och ökar den trovärdighet och det förtroende som kyrkans medlemmar har för era ekonomiska transaktioner.
Viktiga principer inom kyrkobokföring att behärska
Innan du börjar arbeta med kyrkans ekonomi bör du lägga en stabil grund baserad på dessa principer.
Transparens och ansvarstagande i kyrkans ekonomi
Att upprätthålla ekonomisk integritet är avgörande när det gäller bokföring. Dina givare förväntar sig det, och IRS kräver det. Tydlig dokumentation bygger förtroende inom församlingen och kan därmed öka donationerna. Att införa bästa praxis inom ekonomi förbättrar förvaltningen av resurser.
När dina givare litar på att deras medel används med integritet kommer de att ge mer generöst. Utgångspunkten för att säkerställa detta är tydlig dokumentation. Er ekonomikommitté bör regelbundet granska ekonomin och övervaka utbetalningen av medel för att förhindra bedrägerier eller missbruk.
Fondredovisning jämfört med traditionell redovisning
Traditionell redovisning fokuserar på att mäta lönsamhet genom att registrera företagets intäkter minus dess kostnader. Därefter upprättas ekonomiska rapporter: en kassaflödesanalys, en resultaträkning och en balansräkning. Fondredovisning, å andra sidan, fokuserar på att följa upp och hantera hur medlen används. Detta är nödvändigt för att uppfylla kraven från IRS och andra myndigheter.
Fondredovisning är användbar för kyrkor som har tagit emot öronmärkta donationer, eftersom dessa donationer endast får användas för ett specifikt ändamål. Om en kyrka till exempel genomför en insamling för att reparera byggnadens tak, är de insamlade medlen öronmärkta och måste användas till takreparationen. De kan inte omdirigeras till andra fonder, såsom missionsverksamhet eller allmänt underhåll.
Ditt grundläggande bokföringsansvar i kyrkan
Med grunden ordentligt på plats kommer du att lyckas när du bygger vidare med dessa viktiga delar av bokföringen.
Registrering av tionde, kollekter och donationer
Den största delen av dina intäkter kommer från donationer, tionde och kollekter. Som registrerad välgörenhetsorganisation behöver du registrera dessa donationer korrekt och utan dröjsmål, så att du kan uppfylla myndigheternas skattekrav. Att utfärda skatteintyg för donationer är en viktig del av bokföringsarbetet i en kyrka.
Även om det kan vara enformigt finns det lyckligtvis många verktyg som idag kan hjälpa dig med denna process. Det finns många alternativ när det gäller programvara för givarhantering och plattformar för gåvor online. Det har visat sig att möjligheten att ge gåvor online kan öka de donationer som en kyrka tar emot.
Budgetering för kyrkans verksamhet (inkluderar kortfattat löner och rapportering)
Att skapa och följa en årlig budget för kyrkans verksamhet är nödvändigt för att uppfylla krav och upprätthålla transparens och ansvarsskyldighet i kyrkan. Kyrkans ekonomikommitté eller styrelse ansvarar för att skapa, godkänna och underhålla kyrkans budget. Några av de viktigaste kategorierna som ska tas med är
- Personalens löner
- Underhåll av byggnaden, inklusive löpande skötsel samt större förbättringar
- Utgifter för församlingsverksamhet och evenemang
- Utåtriktad verksamhet och evangelisation
Diskutera med ekonomikommittén hur ni bäst kommunicerar de ekonomiska rapporter som behövs till kyrkans ledare och församlingen som helhet.
Den bästa bokföringsprogramvaran för din kyrka
Att använda rätt redovisningssystem sparar värdefull tid och innebär färre bekymmer.
Funktioner att leta efter i ekonomiprogram för kyrkor
All bokföringsprogramvara för kyrkor är inte likvärdig. Börja med att identifiera vilka funktioner som har hög prioritet för din kyrka och påbörja sedan sökandet. Några viktiga funktioner att börja med är:
- Funktioner för fondredovisning
- Registrering av donationer och gåvorapporter
- Integration med kyrkans lönehantering som kan hantera de unika skattesituationerna för präster och annan personal.
- Budgetfunktioner som gör det möjligt att skapa ekonomiska rapporter för granskning och jämförelse
Kyrkor behöver specialiserad programvara i stället för generella verktyg för småföretag, eftersom kyrkor har särskilda behov och krav för att behålla sin status som välgörenhetsorganisationer. Det billigaste alternativet behöver inte spara pengar på lång sikt. Ta en titt på dessa redovisningsverktyg för ideella organisationer som är särskilt framtagna för kyrkor.
Jämförelse av de 5 bästa bokföringsverktygen
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best for ease of use and accessibility | 30-day free trial | From $2/month (for 3 months, then $20/month) | Website | |
| 2 | Best for detailed transaction tracking | Free version available | From $12/month | Website | |
| 3 | Best for an affordable cloud solution | Not available | Pricing is available upon request | Website | |
| 4 | Best all-in-one bookkeeping and church management | Not available | From $25/month (25 givers/50 profiles) | Website | |
| 5 | Best for simple church finance tracking | 14-day free trial | Basic plan costs $15/month, plus plan for $29/month and pro plan for $59/month | Website |
Nybörjarmisstag i kyrkans bokföring (och hur du undviker dem)
Känner du dig fortfarande som en hjort i strålkastarljuset? Oroa dig inte; misstag är oundvikliga, men vissa kan undvikas genom att lära sig av dessa nybörjarmisstag.
Misstag: Bristande ekonomisk tillsyn
Kyrkor kan hamna i ekonomisk misskötsel på grund av bristande tillsyn. Låt kyrkans ekonomikommitté genomföra månatliga ekonomiska granskningar och regelbundna interna revisioner. De kan fatta välgrundade beslut och ha ordentlig tillsyn över kyrkans ekonomiska hälsa. Sådant du bör hålla utkik efter är
- Granskning och tillsyn av ordentliga interna kontroller
- Kontroll av att öronmärkta medel används korrekt
- Efterlevnad av skatte- och försäkringsbestämmelser
- Att säkerställa en lämplig nivå av ekonomisk transparens.
Misstag: Att blanda privata medel med kyrkans medel
Använd aldrig kyrkans konton för privata utgifter. Jag vet att det lätt kan hända, ibland utan att man inser det, särskilt om du har ett kyrkligt betal- eller kreditkort. Men detta är något viktigt att undvika eftersom det gör bokföringen rörig och skapar en bokföringsmardröm. Det kan urholka förtroendet för och integriteten i kyrkans ekonomi. Det kan till och med äventyra kyrkans skattebefriade status.
För att undvika allt detta bör du se till att använda separata bankkonton för privata utgifter och kyrkans utgifter. Inför ekonomiska kontroller och riktlinjer för ansvarsskyldighet för all kyrkopersonal som har tillgång till kyrkans bankkonto.
Misstag: Bristande dokumentationsrutiner
Att upprätthålla korrekta register kräver medvetenhet och noggrannhet. Några vanliga misstag är saknade kvitton och att inte följa upp öronmärkta medel eller donationer. Som tur är är dessa misstag lätta att undvika när man är tillräckligt noggrann.
Att använda ett molnbaserat bokföringsprogram är ett utmärkt sätt att hjälpa dig undvika dessa problem. De erbjuder automatiserade säkerhetskopior och säkerhet samt fjärråtkomst för dem som behöver det. Vissa lagrar elektroniska versioner av kvitton, så att du alltid har dem till hands vid en revision. Den här typen av program integreras ofta väl med plattformar för givarhantering och digitalt givande, vilket eliminerar gissningsarbetet vid uppföljning och registrering av donationer.
Så skapar du ett effektivt bokföringssystem för din kyrka
Med dessa enkla steg kan du förvandla dina bokföringsmardrömmar till en dröm som går i uppfyllelse.
Steg 1: Organisera dina ekonomiska register
Som du nu kan se finns det ett rätt och ett fel sätt att strukturera kyrkans ekonomiska register. När du skapar dina ekonomiska register bör du se till att använda en kontoplan. Den samlar dina ekonomiska uppgifter i ett enkelt och lättläst format, och dessutom kommer din revisor att uppskatta dig mer (och alla som vill vara alla till lags sade amen).
Använd separata bankkonton för allmänna medel, öronmärkta medel och sparande. Det gör det enkelt att snabbt se kyrkans ekonomiska ställning. Se till att dina bokförare är ordentligt utbildade och utrustade för att underhålla registren och hålla dem organiserade. Detta kan kräva regelbunden utbildning och fortbildning.
More Articles
Steg 2: Följ inkomster och utgifter (på rätt sätt)
Konsekvent ekonomisk uppföljning förebygger skatte- och efterlevnadsproblem. Det hjälper trots allt till att förebygga fel och säkerställa att skatteblanketter och deklarationer lämnas in i tid. Detta hjälper till att upprätthålla kyrkans status som ideell organisation.
Som kyrka innebär det att följa inkomster och utgifter på rätt sätt att registrera inkomster och utgifter utifrån den fond de tillhör. Söndagens kollekter kommer till exempel vanligtvis att tilldelas den allmänna fonden. Detta är den största fonden och används för de regelbundna och löpande kostnaderna för att driva kyrkan. Om ni tar emot en donation till en begränsad fond, till exempel en donation till ett specifikt missionsområde i er kyrka, kategoriseras dessa donationer till missionsfonden och måste enligt lag användas för det ändamålet.
Steg 3: Prioritera ansvarsskyldighet (och undvik bedrägerier)
Det är en god idé att införa interna kontroller och säkerhetsåtgärder. Det skyddar er kyrka och de personer som ansvarar för att hantera ekonomin, såsom styrelsen och de bokförare ni samarbetar med. Vänta inte tills en incident inträffar innan ni inför dessa interna kontroller:
- Dubbelt godkännande av utgifter: Kräv två underskrifter på checkar och godkännande av stora utgifter.
- Regelbundna ekonomiska granskningar: Dessa bör omfatta interna granskningar av er ekonomikommitté och externa granskningar eller revisioner av en auktoriserad revisor.
- Begränsad tillgång till kyrkans medel: Begränsa vilka som kan få tillgång till bankkontona och hantera kontanter för kyrkans räkning.
- Tydliga rutiner för kontanthantering: Att räkna kollekten ska aldrig vara en uppgift för en enda person. Ha ett team av personer som har utbildats i era rutiner, dokumentera donationerna och sätt snabbt in dem på bankkontot.
- Digital säkerhet: Förvara ekonomiska uppgifter säkert och lösenordsskyddat.
Håll koll på kyrkans administration med expertråd
Kyrkans bokföring handlar inte bara om siffror – den handlar om att förvalta era resurser klokt så att er verksamhet kan blomstra. Vill ni få fler praktiska ekonomiska tips, bokföringsstrategier och insikter om kyrkligt ledarskap direkt i inkorgen?
Anmäl er till vårt nyhetsbrev och få exklusiva resurser som hjälper er kyrka att förbli ekonomiskt stark och fokuserad på sitt uppdrag.
