Durante quanto tempo deve uma igreja conservar os registos financeiros?

Enquanto pastor que adora pastorear, ensinar e estabelecer ligações com a minha congregação, é um pouco difícil entusiasmar-me com orientações e políticas de conservação de registos. No entanto, os registos financeiros da igreja são uma parte necessária do funcionamento de qualquer igreja. Quando são mal geridos, as consequências são graves:

• Registos imprecisos podem levar à perda de dízimos, a donativos não rastreados e a erros na orçamentação, o que prejudica a saúde financeira da sua igreja.
• Não manter registos adequados pode resultar no incumprimento das leis fiscais e em auditorias, colocando a sua igreja em risco de coimas ou penalizações.
•  Uma má manutenção dos registos pode levar à falta de transparência, fazendo com que as pessoas percam a confiança na liderança da igreja e nas suas capacidades de gestão responsável.

Por isso, mesmo que livros de contabilidade e folhas de cálculo não sejam a sua praia, não desista. Reuni recomendações e passos que irão esclarecer o porquê e como conservar os registos. Para começar, dispor de ferramentas eficazes de software para donativos da igreja pode simplificar a manutenção dos registos financeiros (e não precisa de ser um especialista em tecnologia para as conseguir utilizar.)

Recomendações gerais

Todos os registos da igreja precisam de ser geridos e mantidos para demonstrar, através dos documentos comprovativos, que a igreja cumpre todas as regras fiscais e os requisitos aplicáveis às instituições de beneficência. Se alguma vez for auditado, terá de conseguir apresentar um registo de todos os recebimentos e despesas relativos ao ano em questão. Conserve os registos financeiros da igreja durante o período de prescrição aplicável à declaração apresentada. 

Poderá estar a perguntar: durante quanto tempo? Bem, depende.

Orientações do IRS:

Saber durante quanto tempo conservar os registos financeiros da igreja depende do acontecimento ou da ação que o registo documenta.  O IRS disponibilizou orientações para sua consulta.

Alguns registos têm de ser conservados permanentemente, enquanto outros podem ser destruídos após apenas 3 anos. No entanto, antes de eliminar esses registos antigos, certifique-se de que não precisa de os conservar para outros fins, como impostos estaduais ou locais,  apólices de seguro ou credores.   

Que tipos de registos da igreja devem ser conservados?

Ao longo de um ano de aplicação de boas orientações de gestão financeira da igreja, serão gerados muitos registos importantes. Eis uma lista dos tipos de registos que devem ser conservados e o período durante o qual devem ser mantidos:

Conservar permanentemente:

• Pedido de reconhecimento do estatuto de isenção fiscal
• Carta de decisão que reconhece o estatuto de isenção fiscal
• Registos da sociedade e estatutos
• Atas da direção
• Registos de propriedades

Conserve todos os registos que comprovem os rendimentos e as deduções declarados nas suas declarações fiscais. O período de conservação destes registos corresponde à duração do prazo de prescrição aplicável. O prazo de prescrição termina quando a igreja já não pode alterar a declaração e o IRS já não pode determinar impostos adicionais. Em geral, este período é de 3 anos após a data-limite de entrega ou a data de entrega da declaração (consoante a que for posterior).

Conserve os seguintes documentos durante 3 anos:

• Demonstrações financeiras
• Extratos bancários
• Cheques, reconciliações e cheques anulados
• Registos de contas a pagar e a receber
• Recibos de todas as despesas pagas pela igreja

As informações relativas aos trabalhadores devem ser conservadas durante quatro anos após a entrega da declaração do quarto trimestre do ano. Isto inclui:

• Registos dos impostos sobre salários  
• Despesas dos trabalhadores reembolsadas
• Folhas de ponto

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Registos digitais versus registos físicos:

Com todos os avanços tecnológicos, manter registos eletrónicos pode parecer o caminho a seguir. Antes de tomar qualquer decisão, consulte esta lista de vantagens e desvantagens para poder tomar uma decisão informada sobre o que é melhor para a sua igreja. 

Passos práticos para a manutenção de registos

A manutenção dos registos da igreja pode ser menos intimidante com uma lista de passos práticos sólidos para o orientar. Siga estes passos e estará bem encaminhado para criar e manter os seus registos como um verdadeiro profissional.

1: Estabeleça uma política de retenção de registos

Uma política de manutenção de registos estabelece orientações claras sobre quais os registos que devem ser conservados, como devem ser armazenados e durante quanto tempo.  Estes registos incluirão registos permanentes, como estatutos, atos constitutivos e atas das reuniões da direção. Existirão também documentos não permanentes, como registos de emprego e informações arquivadas para as declarações fiscais. 

Uma política de manutenção de registos deve incluir instruções sobre como eliminar devidamente os registos, de modo a manter a confidencialidade das informações sensíveis. Certifique-se de que a política é apresentada de forma clara e simples, para que não precise de um doutoramento em Ciências Documentais só para a compreender. 

2: Utilize um armazenamento seguro

Quer mantenha uma cópia em papel de tudo ou registos eletrónicos, tem de garantir que os documentos são armazenados num local seguro e organizado. Grande parte da informação armazenada pode conter informações sensíveis.

Os ficheiros físicos devem ser mantidos num armário ou numa sala fechada à chave, com acesso à informação concedido a um número limitado de pessoas.

Se os seus registos forem eletrónicos, devem estar protegidos por palavra-passe ou armazenados numa unidade privada à qual apenas as pessoas necessárias possam aceder. 

Na nossa igreja (New Life Fellowship, em Cambridge, Ontário), tal como acontece certamente com muitas outras, temos uma combinação de registos físicos e eletrónicos, dependendo da natureza do documento. Ter um ou outro, ou ambos, não é bom nem mau, desde que a sua igreja tenha uma política em vigor (ver acima).

3: Categorize e identifique os registos

Não há nada mais frustrante do que entrar numa sala de armazenamento (ou numa unidade de computador) para encontrar um documento sem estrutura ou categorias que ajudem na pesquisa.  Está sempre no último lugar onde procura, não é verdade? 

Podem perder-se horas numa pesquisa que poderia ter sido evitada se os registos tivessem sido devidamente organizados e identificados. Isto nunca é mais importante do que quando está a ser auditado pelo IRS. Poupe algumas dores de cabeça criando uma estrutura de ficheiros fácil de utilizar e claramente identificada. Mais tarde agradecer-me-á.

4: Atualize regularmente os registos

Manter os registos atualizados é sempre o caminho a seguir. À medida que as igrejas crescem e a tecnologia evolui, a mudança é inevitável. É provável que a missão e os estatutos de 1972 pareçam bastante desatualizados e irrelevantes nos dias de hoje. É importante manter estas informações atualizadas para que a sua igreja possa prosperar no tempo e na cultura em que vivemos atualmente. 

Além disso, manter os registos atualizados garantirá que elimina os registos que já não é obrigado a conservar. Isto ajudará a lidar com as limitações de armazenamento e garantirá que as informações importantes de que possa necessitar não ficam desorganizadas e difíceis de encontrar. 

5: Garanta o cumprimento dos requisitos legais

Familiarize-se com as leis locais e com os requisitos estaduais e federais relativos à conservação de registos e à entrega de declarações fiscais. Procure aconselhamento jurídico quando aplicável.  (Esta pode ser uma tarefa intimidante, especialmente se, como eu, não entrou no ministério pastoral por ter uma paixão e vocação para as ciências da informação em bibliotecas.)

Encontrar as pessoas certas para integrarem a comissão de finanças da sua igreja (ou o conselho de administração) é fundamental para manter os registos adequados e garantir o cumprimento de todas as entidades reguladoras da sua área.  Estou muito grato pelo conselho de administração da minha igreja (New Life Fellowship). Sei que posso confiar-lhes os detalhes das finanças da igreja, e poder deixá-los nas mãos deles representa um grande alívio para mim (tanto mental como fisicamente). 

6: Forme a equipa e os voluntários

Agora que estabeleceu uma política clara e abrangente de conservação de registos, é altura de formar todos os membros relevantes da equipa da igreja e os voluntários sobre como seguir estas orientações. Disponibilize as políticas para que possam consultá-las facilmente e comunique regularmente os procedimentos definidos, para que saibam como e quando os devem implementar.

Recomendação editorial

Uma boa gestão é essencial para uma igreja próspera. Reuni alguns dos nossos principais recursos para o orientar na gestão das finanças com integridade e sabedoria:

• Um plano de contas da igreja bem organizado simplifica o acompanhamento e melhora a transparência.
• A contabilidade por fundos para igrejas ajuda a gerir responsavelmente os fundos destinados a fins específicos.
• A utilização das melhores práticas para as finanças da igreja cria uma supervisão sólida para uma utilização responsável dos recursos.
• Este guia sobre o subsídio de habitação para pastores ajuda os pastores com informações sobre benefícios fiscais.
• Utilize estas mensagens sobre dízimos e ofertas para inspirar a generosidade na sua congregação.

Procura mais informações?

Gerir os registos financeiros é apenas um dos aspetos de pastorear uma igreja. Se quiser mais recursos sobre este ou outros aspetos da gestão financeira, posso ajudá-lo. 

• Aumente as suas ofertas online com páginas Web eficazes para donativos online
• Transfira exemplos de cartas de agradecimento por donativos para efeitos fiscais
• Peça donativos de forma eficaz na sua igreja com mensagens breves sobre ofertas
• Descubra o que as Escrituras dizem (e não dizem!) sobre dar na Bíblia
• Descubra as grandes vantagens de utilizar as melhores ferramentas de software de contabilidade para igrejas

Conclusão

Saber durante quanto tempo conservar os registos (por exemplo: os registos dos dízimos) depende dos requisitos de conservação desse registo.

Nem sempre é uma resposta simples, mas se seguir os passos acima indicados, estará no bom caminho para estabelecer e manter registos fiáveis e eficientes da igreja durante muitos anos.

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