Een crisismanagementplan voor een kerk maken: deskundig advies
Van kerkleiders die onverwacht terugtreden tot rampenbestrijding: je hebt een crisismanagementplan voor je kerk nodig voor wanneer zich situaties voordoen en snel dreigen te escaleren. Volgens Barna voelt slechts 15% van de voorgangers zich volledig voorbereid om een gemeentelid door een ingrijpend trauma heen te leiden. Dat percentage is veel te laag voor de persoon en gemeenschap op wie mensen in zulke tijden vertrouwen.
Het lijkt misschien extreem om te overwegen een responsplan klaar te hebben voor verschillende soorten crises, maar het is in werkelijkheid een integraal onderdeel van het voorgangerschap in een lokale kerk.
Wanneer zich een ramp voordoet binnen je gemeente, zal jouw telefoon waarschijnlijk een van de eerste zijn die overgaat. Jij en je medewerkers moeten dus voorbereid zijn. Ik neem je mee in de betekenis van crisismanagement voor kerken, waarom je een crisismanagementplan voor je kerk nodig hebt, wat erin moet staan en hoe je er meteen een kunt opstellen.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Ik behandel:
- Wat is een crisismanagementplan voor een kerk?
- Wat is crisismanagement voor kerken?
- Waarom is een crisismanagementplan voor een kerk belangrijk?
- Wat moet er in een crisismanagementplan staan?
- Hoe stel je een crisismanagementplan op?
Wat is een crisismanagementplan voor een kerk?
Een crisismanagementplan voor een kerk is een document of standaardwerkinstructie die kan worden toegepast wanneer een noodrespons nodig is. Het bevat telefoonnummers van de bevoegde autoriteiten, contactgegevens van belangrijke kerkleiders (actueel gehouden met goede software voor contactbeheer in de kerk) en leiders uit de gemeenschap met wie mogelijk contact moet worden opgenomen, evenals een algemeen plan voor noodsituaties.
Dit klinkt misschien intimiderend, maar waarschijnlijk heb je het overgrote deel van deze informatie al binnen handbereik. Je weet wie je moet bellen en misschien staan sommige telefoonnummers al in je telefoon. Je hoeft alles alleen nog maar te ordenen in een gestandaardiseerd document waartoe belangrijke medewerkers van de kerk gemakkelijk toegang hebben, samen met een noodplan en een veiligheidshandboek voor de kerk dat direct kan worden uitgevoerd.
Zie het als volgt: je kunt onmogelijk voorbereid zijn op elk type crisis, maar je kunt jezelf en je teamleden wel voorbereiden op het proces van omgaan met crisissituaties in de kerk. Voordat we op de details ingaan, laten we eerst vaststellen wat we bedoelen wanneer we spreken over crisismanagement voor kerken.
Wat is crisismanagement voor kerken?
Tijdens mijn tijd in de bediening heb ik geholpen bij het beheersen van crises, zoals tieners die met uitsluiting van school werden bedreigd, schietpartijen in de buurt, schandalen rond kerkleiders en nog veel meer. Uiteindelijk lijken de manieren waarop je hiermee omgaat veel meer op elkaar dan dat ze van elkaar verschillen.
We kunnen crisismanagement voor kerken in grote lijnen definiëren als elke situatie waarin het responsplan een onmiddellijke fysieke of psychologische bedreiging voor iemand of iets omvat, waardoor de betrokkenheid van autoriteiten buiten het kerkelijke kantoor noodzakelijk is.
Zoals we in een uitgebreider artikel over crisismanagement voor kerken hebben uiteengezet, omvat het proces doorgaans het volgende:
- Richt je op het beperken van de negatieve gevolgen en probeer verdere schade te voorkomen
- Bereid je voor op toekomstige crises
- Reageer met behulp van alle informatie en middelen die je tot je beschikking hebt
- Neem daarna de tijd om te herstellen
Het is een vrij eenvoudig proces waarbij je alles stap voor stap aanpakt en zo voorbereid, kalm en begripvol mogelijk blijft. Maar wat wordt er precies verstaan onder een crisis?
Een crisis wordt gedefinieerd als een periode van grote moeilijkheden, problemen of gevaar. Voor de meesten van ons voelt dat een beetje als het dagelijkse werk dat we doen. Het belangrijkste woord hier is echter ‘grote’. Wanneer het erop lijkt dat de politie moet worden ingeschakeld, het kerkgebouw onmiddellijk gevaar loopt of er zelfs een bevel tot schuilen op locatie is uitgevaardigd, is er zonder twijfel sprake van een crisis.
Waarom is een crisismanagementplan voor een kerk belangrijk?
Zoals we al hebben besproken en uiteengezet, is er sprake van een crisissituatie wanneer medewerkers van de kerk het gevoel hebben dat de situatie hun boven het hoofd groeit en de hulp van externe autoriteiten nodig is.
Als u op het punt bent gekomen dat er een responsteam moet worden ingeschakeld waarvoor wetshandhavers, artsen, bommeldingenteams enzovoort moeten worden opgeroepen, dan is uw lokale kerk volledig in een crisistijd terechtgekomen.
Het is echter belangrijk om op te merken dat zelfs de betrokkenheid van organisaties zoals Jeugdzorg, eerstehulpverleners of zelfs uw verzekeringsmaatschappij kan worden aangemerkt als een crisissituatie. Dit lijken misschien veel alledaagsere voorbeelden, maar ze voldoen aan al onze criteria en verdienen al onze aandacht als het gaat om rampenparaatheid.
Met een crisismanagementplan voor de kerk zorgt u er eenvoudigweg voor dat uw medewerkers voorbereid zijn op zaken als natuurrampen, extreem weer, situaties met een actieve schutter, medische incidenten zoals iemand die flauwvalt, een kind dat meldt dat het ongepast is aangeraakt, of het gebruik van brandblussers.
Er bestaat een bekend gezegde: niet plannen is plannen om te falen. Onze gemeente verdient het om te zien dat het gebouw en het kerkpersoneel veilig zijn (onderdeel van kerkelijk vastgoedbeheer). Een manier waarop u de liefde van Jezus kunt tonen, zelfs op de meest gewone en alledaagse manieren, is door anderen te helpen weten dat er een plan is voor wanneer dingen misgaan.
Wat u moet opnemen in een crisismanagementplan
Het overgrote deel van de inhoud van uw crisismanagementplan voor de kerk zal gericht zijn op crisiscommunicatie. Keer op keer zal communicatie de doorslaggevende factor zijn bij de aanpak van elke crisis.
Dat gezegd hebbende, zijn hier enkele van de meest voorkomende zaken die u in elk crisismanagementplan moet opnemen:
- Contactgegevens van lokale autoriteiten
- Telefoonnummers van verschillende hulplijnen, zoals de gifinformatie en de zelfmoordpreventielijn
- Vermelde locaties van alle EHBO-kits en AED-apparatuur, evenals een lijst van degenen die zijn opgeleid en gecertificeerd om deze apparatuur correct te gebruiken
- De aangewezen woordvoerder van de kerk in elke situatie (meestal de hoofdvoorganger)
- Een contactpersoon voor een lokale vertegenwoordiger van het Amerikaanse Rode Kruis, indien mogelijk
- Contactgegevens voor noodgevallen van al het kerkpersoneel
- Namen van degenen die toegang hebben en de manier waarop zij toegang hebben tot de kerkfaciliteiten
- Een algemeen proces voor de manier waarop crisiscommunicatie van en naar de aangewezen woordvoerder moet verlopen
- Wanneer en of contact met de media moet worden overwogen
- Aangewezen evacuatieroutes voor zowel het gebouw als de omgeving
De lijst kan eindeloos doorgaan, maar dit is een uitstekend begin om te bepalen welke informatie u moet gaan verzamelen.
Hoe u een crisismanagementplan opstelt
Als het gaat om het opstellen van een crisismanagementplan voor uw eigen gemeente, bestaat er geen goede of foute manier om dit te doen. Over het algemeen is het een goed idee om het digitaal gemakkelijk toegankelijk te maken voor al uw kerkleiders en kerkmedewerkers, maar het is ook een uitstekend idee om kopieën op aangewezen plaatsen op locatie te bewaren.
Over het algemeen wilt u de informatie echter zo eenvoudig en duidelijk mogelijk ordenen. Wanneer zich een ramp voordoet, denken mensen vaak niet helder na, dus duidelijkheid in een crisismanagementplan is van essentieel belang.
Met dat in gedachten stellen we voor uw crisismanagementplan als volgt te ordenen:
- Stel een crisisresponsteam samen
- Definieer crisiscommunicatie
- Stel een algemeen responsplan op
- Ontwerp specifieke responsplannen voor de meest voorkomende situaties
- Orden de contactgegevens voor noodgevallen
- Bekijk uw noodplannen regelmatig
1. Stel een crisisresponsteam samen
De eerste stap bij het opstellen van een crisismanagementplan voor de kerk is het samenstellen van een responsteam, oftewel een kerkelijk beveiligingsteam.
Dit hoeft geen apart team te zijn naast je oudsten, je kerkmedewerkers of de kerkelijke vrijwilligers die je beheert . Het kan overlappen met deze reeds bestaande teams, of het kan een vertegenwoordiger van elk team omvatten die jaarlijks bijeenkomt om het te evalueren (daarover later meer).
Hoe dan ook, voordat je begint, moet je beschikken over belangrijke mensen die zich toeleggen op het voorbereiden en beoordelen van deze informatie en die allemaal op één lijn zitten. Nog belangrijker: het mag ook niet volledig op de schouders van de hoofdvoorganger rusten.
Je crisisteam moet volledig op de hoogte zijn van en voorbereid zijn op crisissituaties en moet daarom allemaal betrokken zijn bij het bijwerken en opstellen ervan.
Een belangrijke opmerking: zelfs als de hoofdvoorganger NIET rechtstreeks betrokken is bij het responsteam, zal deze waarschijnlijk de aangewezen woordvoerder moeten zijn en nauw betrokken zijn bij het opstellen van het eerste crisismanagementplan van de kerk.
2. Bepaal de crisiscommunicatie
Dit vormt het begin van het daadwerkelijk organiseren van je crisismanagementplan voor de kerk. Crisiscommunicatie zal telkens wanneer zich een ramp voordoet de meest gigantische taak zijn. Een duidelijk omschreven route en proces maken deze situaties rustiger, meer ontspannen en gemakkelijker op te lossen.
Je crisisteam moet zaken bepalen zoals:
- Hoe snel moet de woordvoerder bij een bepaalde situatie worden betrokken?
- Op welk moment moeten de autoriteiten worden ingeschakeld?
- Stellen we een algemene regel op voor mediacontact in dit soort situaties met verhoogde emoties?
- Wanneer worden anderen die direct of indirect betrokken zijn onderdeel van het crisisresponsplan?
Je zult niet voor elke situatie een plan kunnen opstellen, maar een regel zoals de volgende kan veel helpen: “De woordvoerder voor de kerkelijke gebouwen wordt gecontacteerd zodra een lid van het crisisteam op de hoogte raakt van de huidige of toekomstige betrokkenheid van lokale autoriteiten.” Plannen zoals deze zullen er in grote mate toe bijdragen dat iedereen zich veel beter voorbereid voelt op deze tragische situaties.
Som deze vragen en antwoorden niet simpelweg op, maar formuleer elk antwoord als een “regel voor crisisrespons” die op elke situatie kan worden toegepast.
Houd deze regels zo kort, duidelijk en begrijpelijk mogelijk. Ze zullen waarschijnlijk op de eerste pagina van je crisismanagementplan voor de kerk komen te staan, dus probeer alles voor de eenvoud tot die ene pagina te beperken.
3. Stel een algemeen responsplan op
Nu je je crisiscommunicatieplan hebt opgesteld, hoef je alleen nog maar een “algemeen responsplan” te maken dat op vrijwel alle situaties van toepassing kan zijn en dat in zo eenvoudig mogelijke taal is geschreven.
Dit algemene responsplan komt op de tweede pagina van je document te staan. Stel opnieuw een eenvoudig proces op dat een algemeen plan biedt voor de manier waarop op een bepaalde crisis moet worden gereageerd, zonder meteen te veel in details te treden.
Beschouw dit als de visiestatements voor je crisisteam. Dit zijn minder standaardwerkprocedures en meer gedragscodes. Ik raad aan het eerder in dit artikel genoemde proces van beperken, voorbereiden, reageren en herstellen te bekijken.
4. Ontwerp specifieke responsplannen voor veelvoorkomende crises
De volgende paar pagina’s zullen waarschijnlijk afhangen van je gemeente, cultuur en lokale gemeenschap. Dit worden responsplannen die specifiek gericht zijn op enkele van de meest voorkomende soorten crises voor jouw lokale kerk.
Als je bijvoorbeeld in Florida woont, is een responsplan voor orkanen waarschijnlijk zinvol. In Ohio zou hetzelfde plan bijvoorbeeld niet zinvol zijn. Evenzo heeft een overstromingsresponsplan in de woestijn van Nevada geen zin, maar wel in het oosten van Kentucky.
Hier volgen enkele voorgestelde responsplannen die de meeste gebedshuizen zouden moeten opstellen:
- Kindermishandeling of gevaar voor kinderen
- Actieve schutter
- Natuurramp (specifiek voor jouw omgeving)
- Medische noodsituatie
5. Organiseer contactgegevens voor noodgevallen
Deze stap spreekt eigenlijk voor zich: je hebt een lijst nodig met relevante contactgegevens die op elk moment nodig kunnen zijn.
Daarop staan natuurlijk de telefoonnummers van de lokale politie, maar mogelijk ook contactgegevens van mensen en organisaties zoals:
- De dichtstbijzijnde spoedeisende hulp
- Een lokale vertegenwoordiger van het Amerikaanse Rode Kruis (indien mogelijk)
- Jeugdbescherming
6. Evalueer je noodplannen regelmatig
De laatste stap bij het opstellen van je crisismanagementplan voor de kerk is dat je het niet beschouwt als een project dat je eenmalig afrondt. Je crisisteam moet je crisismanagementplan minstens één keer per jaar beoordelen, aanpassen en bijstellen.
Idealiter wordt na elke grote crisis een vervolgbijeenkomst overwogen om te evalueren hoe alles is verlopen en wat de volgende keer kan worden verbeterd.
Je crisismanagementplan voor je kerk is nooit “compleet”, omdat er altijd weer een nieuwe crisis om de hoek kan komen kijken. Het maakt deel uit van de menselijke conditie en is niets om je zorgen over te maken of je voor te schamen.
Je crisismanagementplan voor je kerk kan crises helpen voorkomen
Wil je weten wat het beste onderdeel is van het opstellen van dit geweldige crisismanagementplan voor je kerk? Het kan daadwerkelijk als preventieve maatregel dienen!
Wanneer bedrijven en non-profitorganisaties noodplannen hebben opgesteld, leidt dit vaak tot een vermindering van het aantal crises! Het is een concept dat bekendstaat als risicobeperking en zorgt er vaak voor dat mensen anders handelen en zich anders gedragen wanneer ze zich veilig, zeker en beschermd voelen. Het hebben van een beveiligingsplan voor je kerk kan ook helpen om bepaalde soorten incidenten te voorkomen voordat ze plaatsvinden.
Lees hier over het opstellen van een beveiligingschecklist voor je kerk. Dit document vormt een goede aanvulling op je crisismanagementplan.
