Beheer van kerkelijk vastgoed: 12 eenvoudige onderhoudstips
Onderschat de netheid van de kerk niet: Een goed onderhouden kerk, met schone toiletten en geordende benodigdheden, verbetert de gastvrije ervaring en helpt mogelijke gezondheidsrisico's te voorkomen.
Onderhoud essentiële apparatuur regelmatig: Door alle essentiële apparatuur, zoals geluidssystemen en keukenapparaten, in goede staat te houden, voorkom je defecten die kerkelijke activiteiten kunnen verstoren.
Stel reparaties niet uit: Door veiligheidsproblemen, zoals kapotte leuningen en verouderde brandalarmen, aan te pakken, bescherm je kerkgangers tegen ongelukken en zorg je voor een veilige omgeving.
Organisatie maakt vastgoedbeheer eenvoudiger: Door de organisatie van opslagruimtes goed bij te houden, voorkom je een chaotische opeenstapeling van spullen, vind je benodigdheden gemakkelijker en verminder je mogelijke brandrisico's.
Beheer van kerkelijke eigendommen zorgt ervoor dat je faciliteiten veilig en goed onderhouden zijn en klaar zijn om elk aspect van het gemeentewerk te ondersteunen—van de eredienst op zondag tot het gemeentewerk op doordeweekse dagen.
In mijn ervaring met kerkleiderschap heb ik uit de eerste hand gezien hoe verwaarloosd eigendomsbeheer ernstige problemen veroorzaakt. Ik ben bij diensten geweest waar de projector het niet deed, toiletten buiten gebruik waren en vrijwilligers door rommel moesten zoeken om een klaptafel te vinden. Dit zijn geen kleine ongemakken—ze ondermijnen stilletjes de effectiviteit van je gemeentewerk en kunnen je gemeente zelfs in gevaar brengen.
(Een kerk die door een vriend van mij werd geleid, kreeg te maken met aansprakelijkheidsproblemen omdat ze niet doorhadden dat een brandalarmsysteem verouderd was. Dat was een wake-upcall.)
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Dit artikel helpt je om proactief te blijven in plaats van reactief—zodat je kerkterrein uitnodigend blijft, je apparatuur betrouwbaar is en je mensen veilig zijn. Met de juiste systemen op hun plaats besteed je minder tijd aan improviseren en meer tijd aan dienen.
Ik behandel:
- Wat is beheer van kerkelijke eigendommen?
- Hoe beheer je kerkelijke faciliteiten: 6 aandachtspunten
- 12 tips voor het beheer en onderhoud van kerkelijke eigendommen
Wat is beheer van kerkelijke eigendommen?
Om te beginnen bespreken we wat beheer van kerkelijke eigendommen precies inhoudt. Het eigendom van je kerk omvat alles wat je bezit. Het gaat om de grond waarop je kerkgebouw staat, de andere faciliteiten die ermee verbonden zijn, de parkeerplaats, eventuele borden en al het andere binnen deze zone.
Beheer van kerkelijke faciliteiten heeft betrekking op het onderhouden van alle terreinen en ruimtes, zowel buiten als binnen. Elke afzonderlijke ruimte, badkamer, kantoor, stoel, computer, elk apparaat en al het andere moet goed worden gerepareerd en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alles actueel is en klaarstaat voor elke dienst of elk evenement dat door je team voor kerkevenementen wordt georganiseerd.
Beheer van kerkelijke eigendommen omvat allerlei verschillende rollen en taken die je op je moet nemen, van loodgieter tot elektricien en zelfs IT. Er komt veel bij dit proces kijken, en daarom is het voor veel kerken zo overweldigend. Dit geldt vooral naarmate je kerk groter is en je meer kerkstichtingen hebt.
Wie is verantwoordelijk voor het beheer van kerkelijke eigendommen?
Uiteindelijk wil niet iedereen zich bezighouden met faciliteitenbeheer in een kerk, en ik heb uit de eerste hand gezien dat sommige kerkleiders hun verantwoordelijkheden aan iemand anders overlaten. Toch ben ik ervan overtuigd dat iedereen op de een of andere manier moet bijdragen aan het beheer van kerkelijke eigendommen.
Elk voltijds personeelslid moet op de een of andere manier zijn steentje bijdragen aan het onderhouden van de kerk en haar faciliteiten. Het is aan het kerkbestuur om te bepalen hoe deze verantwoordelijkheden worden verdeeld, maar het moet een gezamenlijke inspanning zijn.
Overweeg, afhankelijk van jouw specifieke situatie, het volgende:
- Zou het verstandig zijn om schoonmaak-, bouw- en reparatieteams voor je kerk te organiseren?
- Welke medewerkers of vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse of wekelijkse schoonmaak?
- Heb je contacten met betrouwbare loodgieters, elektriciens, schilders, beveiligingsbedrijven enzovoort, zodat je hen bij noodgevallen onmiddellijk kunt bellen?
De kerkelijke vrijwilligers die je begeleidt kunnen helpen met het onderhoud van het eigendom, maar zorg ervoor dat je personeelsleden klaarstaan om indien nodig te dweilen, vegen en voorraden aan te vullen.
Zes factoren bij het beheer van kerkelijke eigendommen
Er komt zoveel kijken bij het beheer van kerkelijke eigendommen dat het behoorlijk overweldigend kan zijn om alles aan te pakken.
In plaats van doelloos rond te lopen en dingen te repareren zodra je een probleem ziet, volgen hier de zes belangrijkste gebieden van je kerk die je voortdurend in de gaten moet houden als je zowel binnen als buiten een prachtige kerk wilt onderhouden. Dit geldt zowel voor situaties waarin je huurt als voor situaties waarin je eigenaar bent van de grond.
Je kerkelijke eigendom
Ten eerste is er het kerkterrein. Dit zijn de buitenruimtes van je kerk en die behoren, wat onderhoud betreft, misschien wel tot de belangrijkste maar meest verwaarloosde onderdelen van een kerk. De uitstraling van je faciliteiten aan de buitenkant bepaalt de eerste indruk van bezoekers. Het onderhoud van je gebouw kan invloed hebben op wat zij van de rest van je kerk vinden.
Zorg ervoor dat de buitenkant van gebouwen, looppaden, trottoirs, de parkeerplaats, eventuele parkeergarages, borden, tuinen, speeltuinen en al het andere op het terrein goed worden onderhouden. Als iets zich op het terrein van je kerk bevindt, behoort het tot je kerkterrein. Zorg er dus voor dat het er zo levendig en uitnodigend mogelijk uitziet.
De beveiliging van je kerk
Beveiliging is een specifiek gebied waarop veel kerken onbedoeld tekortschieten, maar dat zou tegenwoordig niet het geval mogen zijn. In deze gevallen wereld zijn er duidelijke gevaren en problemen. Die negeren betekent dat je niet goed zorgt voor de christenen aan wie je de verantwoordelijkheid hebt gekregen om hen te begeleiden.
Beveiliging omvat veel meer dan alleen hier en daar een paar camera’s. Je moet een team beveiligers hebben dat is uitgerust om het terrein op elk moment te beschermen en te bewaken, en je moet absoluut actief toezicht houden op elke ingang van je faciliteiten. Dit geldt des te meer voor eventuele kinder- of jongerenbedieningen.
Het onderhoud van je kerk
Algemeen onderhoud van je faciliteiten is een van de bredere aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Dit omvat het onderhouden van de toiletten, verlichting, internet, stoelen, tafels, het HVAC-systeem en al het andere in je kerk. Regelmatige controles van deze onderdelen van je gebouwen zijn noodzakelijk om grote problemen, zoals overstromingen en onnodige stroomuitval, te voorkomen.
Het schoonmaken van je kerk
Je kerk moet ook regelmatig worden schoongemaakt. Elke week, zo niet elke dag, moet er overal in je kerk worden schoongemaakt. Elke ruimte en elk kantoor moet iedere week van boven tot onder worden gereinigd, zonder uitzonderingen. Als je daarvoor een volledig schoonmaakteam moet inschakelen, doe dat dan.
Je moet ook af en toe grondig schoonmaken. Dit is een gebied dat sommige kerken overslaan, en na verloop van tijd wordt dat zichtbaar. Hoewel het misschien niet leuk is, moet je om de paar maanden tijd vrijmaken om die moeilijk bereikbare plekken schoon te maken.
De apparatuur van je kerk
De apparatuur in je kerk omvat computers, printers, schoonmaakapparatuur, microfoons, geluidsinstallaties, luidsprekers, podiumverlichting enzovoort. Tegenwoordig heb je veel apparatuur nodig om een moderne kerk te runnen, en die moet net als al het andere worden onderhouden.
Apparatuur zoals computers en dergelijke vereist helaas gespecialiseerd onderhoud door een professional die werkzaam is in de IT. Daarom raad ik altijd aan om een IT’er in dienst te nemen en een goede relatie op te bouwen met een winkel voor audio- en technische apparatuur, zodat problemen vóór diensten en evenementen kunnen worden opgelost.
De benodigdheden voor je kerk
Ook je schoonmaakmiddelen en dergelijke moet je in overweging nemen. Als onderdeel van het vastgoedbeheer van je kerk zijn er verschillende artikelen die je elke week vóór en na de diensten nodig hebt om schoon te maken. Met deze benodigdheden kun je je faciliteiten goed onderhouden, dus bezuinig er nooit op.
Benodigdheden omvatten ook zaken zoals gloeilampen, toiletpapier en andere artikelen die het comfort van je kerkleden waarborgen.
Zorg voor back-upplannen voor het geval je iets opraakt, maar plan natuurlijk om dat te voorkomen door regelmatig benodigdheden te laten bezorgen of ze bij een groothandel te kopen.
12 tips voor succesvol vastgoedbeheer van je kerk
Het grootste deel van mijn tienerjaren en jongvolwassen jaren heb ik een redelijk grote kerk onderhouden. Daarom volgen hier enkele snelle tips die ik in die tijd heb geleerd:
- Betrek iedereen in je kerk erbij. Dit bevordert de eenheid binnen het team en zorgt ervoor dat niemand, ook de voorganger niet, zich boven de rest van de gemeente verheven voelt.
- Maak gebruik van vrijwilligers en kerkleden die komen helpen in je kerk. Meestal staan ze te popelen om op welke manier dan ook te helpen! Soms bewaarden we onze grootste taken waarvoor projectmanagement voor kerken nodig was, zoals verbouwingen of schilderwerk, voor wanneer zij kwamen helpen.
- Vastgoedbeheer van de kerk is perfect voor herstelprogramma’s. We hadden een herstelprogramma voor drugsverslaving waarbij leden hielpen met onderhoud om sterker te worden en bezig te blijven.
- Maak optimaal gebruik van Costco, leveranciers van benodigdheden en soortgelijke bedrijven. Maak ook goed gebruik van je belastingvrijstellingen.
- Onderhoud contact met de lokale politie, omdat zij soms kunnen helpen met de beveiliging bij grote evenementen of indien nodig wegen kunnen afzetten.
- Hang overal op je terrein camera’s op (binnen en buiten) om iedereen te betrappen die graffiti aanbrengt of inbreekt.
- Stel, indien mogelijk, nachtbewakers aan die over het terrein van de kerk patrouilleren.
- Houd een gedetailleerd onderhoudsschema bij waarin staat wie wat en wanneer schoonmaakt.
- Stel ook een vast schema op voor het controleren van verschillende apparaten, zoals verlichting en computers, zodat ze altijd bijgewerkt zijn.
- Blijf voldoen aan de lokale brandveiligheidsvoorschriften en houd regelmatig oefeningen.
- Als je kinderprogramma’s hebt, onderhoud dan contact met de juridische en vergunningverlenende instanties en zorg ervoor dat je aan alle veiligheids- en hygiënevoorschriften voldoet.
- Bezuinig niet op je schoonmaakapparatuur. Koop de krachtigste industriële stofzuigers, tapijtreinigers enzovoort. Je hebt ze nodig.
Je kerk organiseren is de volgende stap
Het onderhouden van het vastgoed van je kerk is een waardevol onderdeel van je kerk. Het gaat echter niet alleen om hoe je kerk er uiterlijk uitziet, maar ook om hoe georganiseerd ze is. Dat zorgt ervoor dat mensen betrokken blijven.
Daarom raad ik je aan om vervolgens te kijken naar alles wat kerkadministratie inhoudt. Je kerkbeheerder heeft misschien een opleiding tot kerkbeheerder. De verantwoordelijkheden van deze persoon zijn misschien niet de meest glamoureuze binnen je kerk. Toch zijn de gevolgen van het verwaarlozen ervan duidelijk merkbaar. Lees hier meer over wat de functieomschrijving van een kerkbeheerder inhoudt en waarom je deze functie nodig hebt.
Je volgende stappen
Het beste wat je kunt doen voor een succesvol beheer van je kerk, is kerkbeheersoftware (ChMS) verkennen.
Mijn team en ik hebben honderden manuren besteed aan het verkennen, vergelijken en rangschikken van toonaangevende ChMS-tools. En als je een beperkt budget hebt, hebben we ook ranglijsten samengesteld voor gratis kerkbeheersoftware.