Rotete arkiver er en snarvei til kaos i kirken. (Hvis god arkivhåndtering i kirken høres suuuper kjedelig ut, bør du tenke på hvor spennende det ville være å miste statusen som veldedig organisasjon … la oss unngå det, skal vi?)
Å drive en kirke innebærer mer enn bare gudstjenester og aktiviteter på søndager. Det krever også omhyggelig arkivering. Selv om arkivering kan virke kjedelig, er det grunnlaget for en velfungerende kirke. Heldigvis har teamet mitt og jeg undersøkt, evaluert og rangert den beste programvaren for kirkestyring for å forenkle denne oppgaven. Og hvis kirkebudsjettet deres er svært stramt, har vi også anbefalinger av den beste gratis programvaren for kirkestyring.
Arkivhåndtering i kirken er viktig fordi det sikrer åpenhet, overholdelse av lover og effektiv drift. (Hvor lenge dere oppbevarer økonomiske arkiver, avhenger av IRS-retningslinjene.) Men: Disse økonomirapportene for kirken gjør det mulig å følge med på donasjoner, overvåke oppmøte, opprettholde en sunn økonomi og finjustere kirkens regnskapsprogramvare.
Husk: Kirken deres har en forpliktelse overfor oppdraget sitt og et ansvar overfor medlemmene og myndighetene. Selv om det kan være krevende, bør det å sette av tid og ressurser til arkivhåndtering være ufravikelig.
Du skal kjenne dine sauers tilstand, ha omsorg for hjordene.
Ordspråkene 27:23
Joshs innsikt fra frontlinjen:
Ved å bruke en konsekvent navnekonvensjon for de digitale filene deres kan dere raskt finne og håndtere kirkens arkiver, slik at de er organiserte og lett tilgjengelige. Vi bruker for eksempel følgende mønster, som gjør det mulig for oss å identifisere filen, datoen og formålet svært raskt: “23-07-01_MeetingMinutes_BoardOfTrustees.docx”
Hvor mye «arkivhåndtering i kirken» er nødvendig?
Hvilke typer arkiver bør kirken deres oppbevare? Detaljerte arkiver hjelper dere med å følge med på viktige målbare størrelser for kirken, som oppmøte, historikk for nettbaserte gaver og økonomi. Noen arkiver må oppbevares lenger enn andre, så det er viktig å undersøke lover om arkivoppbevaring i landet, delstaten eller provinsen deres.
Kirken deres bør oppbevare arkiver over alt som påvirker hvordan kirken drives:
- Økonomi
- Menighetens oppmøte
- Donasjoner ved fysisk oppmøte og nettbaserte gaver
- Oversikter over ansatte og frivillige
- Juridiske arkiver
- Historiske arkiver
Hvor lenge bør en kirke oppbevare arkiver?
Ulike dokumenter har ulike oppbevaringsperioder. Derfor må programmet for arkivhåndtering inneholde en plan for oppbevaring av arkiver. Dette hjelper dere med å følge med på kirkens generelle tilstand – og overholde loven.
Føderale lover samt lover i delstater eller provinser avgjør hvor lenge en kirke bør oppbevare arkiver. Enkelte økonomiske arkiver, som selvangivelser og lønnsrapporter, må oppbevares i minst flere år.
For våre amerikanske kirker har IRS opprettet en veiledning om overholdelse av regelverket for 501(c)(3)-enheter. Generelt er retningslinjene fra IRS som følger:
Arkiver som oppbevares permanent
- Selskapsdokumenter, inkludert stiftelsesdokumenter og vedtekter.
- Møtereferater, inkludert alle tilhørende rapporter.
- Revisjonsrapporter.
- Årlige økonomiske rapporter.
- Innsendte selvangivelser.
- Årlige selskapsinnleveringer eller -oppgaver.
- Dokumenter og korrespondanse om skattefritak.
- Eiendomsdokumenter (en del av strategien for eiendomsforvaltning i kirken)
Oppbevaring av dokumenter i 10 år
- Forsikringspoliser.
Have an account? Log In
Oppbevaring av dokumenter i 7 år
- Kontoutskrifter, annullerte sjekker og bankavstemminger.
- Arbeidsark og underlagsdokumenter for skattemeldinger.
- IRS-skjemaer.
- Dokumentasjon for arbeidsgiveravgift og lønnsskatt, inkludert lønnsregistre, W-4-skjemaer og lønnstrekk.
- Rapporter om ansattes utgifter.
- Personalopplysninger om ansatte etter avsluttet arbeidsforhold.
- Kontrakter og tilhørende korrespondanse.
- Investeringsdokumentasjon.
- Årlige revisjonsdokumenter og arbeidsark.
- Forsikringsbrev og all korrespondanse.
- Dokumentasjon på individuelle gaver.
- Dokumentasjon for leverandørgjeld.
- Skatteregninger, kvitteringer og oppgaver.
Redaksjonelle anbefalinger
Operasjonell styrke og omsorgsfull ledelse er avgjørende for at en menighet skal lykkes. Her er et utvalg verktøy som kan hjelpe deg med å tjene menigheten din på en effektiv måte.
- En trinnvis veiledning i hvordan du organiserer en menighetskonferanse fremmer vekst og fellesskap.
- Nyhetsbrev for ungdomsarbeid gir tenåringer relevante oppdateringer som oppmuntrer til deltakelse i programmet.
- En veiledning i pastoral oppmuntring i krisetider gir praktiske måter å støtte medlemmer som trenger hjelp på.
- Opplæring for menighetens administratorer kan bidra til å øke og utvide kapasiteten deres.
Oppbevaring av dokumenter i 2 år
- Timelister og tidsregistreringer.
- Individuelle konvolutter for gaver.
Ifølge Canada Revenue Agency (CRA):
- Kopier av offisielle kvitteringer for donasjoner (bortsett fra de for 10-årsgaver) Må oppbevares i minst to år fra slutten av donasjonsåret.
- Dokumentasjon for 10-årsgaver: Må oppbevares så lenge menigheten er registrert, og i minst 2 år etter at menigheten avslutter virksomheten.
- Møtereferater fra styre-/forvalter-/ledermøter: Disse må oppbevares så lenge menigheten er registrert, og i minst 2 år etter at menigheten avslutter virksomheten.
- Møtereferater fra medlemsmøter: Disse må oppbevares så lenge menigheten er registrert, og i minst to år etter at den har avsluttet virksomheten.
- Styringsdokumenter og vedtekter: Disse må oppbevares så lenge menigheten er registrert, og i 2 år etter at den avslutter virksomheten.
- Hovedbøker eller andre bøker som inneholder sammendrag av transaksjoner og de tilhørende kontoene: Må oppbevares i 6 år fra slutten av det siste skatteåret mens menigheten er registrert, og i 2 år etter at menigheten har avsluttet virksomheten,
- Regnskaper, kildedokumenter og kopier av årlige informasjonsoppgaver: Må oppbevares i 6 år fra slutten av det siste skatteåret eller, hvis menigheten har avsluttet virksomheten, i 2 år etter datoen for tilbakekallingen.
Dokumenter som skal oppbevares permanent
- Selskapsdokumenter, inkludert stiftelsesdokumenter og vedtekter
- Møtereferater, inkludert alle tilknyttede rapporter.
- Revisjonsrapporter
- Årsregnskaper
- Innsendte selvangivelser
- Årlige selskapsoppgaver eller -rapporter
- Dokumenter og korrespondanse om skattefritak
- Eiendomsdokumenter
Dokumenter som skal oppbevares i 10 år
- Forsikringspoliser
Dokumenter som skal oppbevares i sju år
- Kontoutskrifter, annullerte sjekker og bankavstemminger
- Arbeidsark og underlagsdokumenter for selvangivelser
- IRS-skjemaer
- Dokumentasjon på arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter, inkludert lønnsregistre, W-4-skjemaer og lønnstrekk
- Utgiftsrapporter for ansatte
- Personalopplysninger om ansatte etter avsluttet arbeidsforhold
- Kontrakter og tilknyttet korrespondanse
- Investeringsdokumentasjon
- Årlige revisjonsdokumenter og arbeidsark
- Forsikringsbrev og all korrespondanse
- Dokumentasjon på individuelle gaver
- Dokumentasjon på leverandørgjeld
- Skatteregninger, kvitteringer og oppgaver
Dokumenter som skal oppbevares i to år
- Stemplingskort og timelister
- Individuelle gavekonvolutter
Oppbevar digitale kopier av dokumentene dine i skylagringstjenester som Google Drive eller Dropbox. Dette sikrer at dokumentene dine er sikkerhetskopiert og kan åpnes hvor som helst. OGSÅ: Skylagring inkluderer ofte automatisk versjonskontroll, slik at du enkelt kan gå tilbake til tidligere versjoner av et dokument ved behov.
Joshs innsikt fra frontlinjen
Oppbevar digitale kopier av dokumentene dine i skylagringstjenester som Google Drive eller Dropbox. Dette sikrer at dokumentene dine er sikkerhetskopiert og kan åpnes hvor som helst. OGSÅ: Skylagring inkluderer ofte automatisk versjonskontroll, slik at du enkelt kan gå tilbake til tidligere versjoner av et dokument ved behov.
Slik administrerer du kirkens dokumenter på best mulig måte
Dokumenthåndtering krever sans for detaljer og at du er glad i tall. Derfor må du utnevne riktig person til stillingen som dokumentansvarlig. Menighetsstyret bør utnevne én person til å føre tilsyn med dokumenthåndteringsprogrammet.
Og fordi dokumenthåndtering er så viktig, er det vanligvis best at den dokumentansvarlige er heltidsansatt i kirkestaben eller presteskapet, i stedet for en frivillig fra menigheten.
Men alt bør gjøres på en sømmelig og ordentlig måte.
1. Korinter 14:40
Utarbeid retningslinjer for dokumenthåndtering
Retningslinjer for oppbevaring av dokumenter fastsetter hvor lenge dokumenter må oppbevares, og inneholder retningslinjer og prosesser for hvordan og når dokumenter skal avhendes. Dette sikrer at alle som håndterer kirkens dokumenter, forstår prosedyrene og hva som må oppbevares. Jeg anbefaler også at du sørger for å bruke kirkens programvare for givertjeneste til å generere regelmessige og relevante dokumenter!
Identifiser dokumentene fra kirken som du skal administrere
Du må avgjøre hvilke dokumenter det er avgjørende å oppbevare, basert på de lokale lovene i delstaten din. Bruk retningslinjene ovenfor som et utgangspunkt.
Implementer en oppbevaringsplan
Du må finne ut hva som fungerer for kirken din, basert på lokale lover. Mye vil også avhenge av om dere oppbevarer fysiske eller digitale arkiver, og hvordan dere regelmessig vil gjennomgå og revidere statistikken og arkivene. Mange kirker opplever at spesialisert programvare for arrangementshåndtering bidrar til å effektivisere arkiveringen av kirkelige aktiviteter. Utnevn noen som er ansvarlig for å implementere dette, og sørg for at alle ansatte i kirken forstår og følger retningslinjene for arkivsystemet. Et sentralt arkivrom for fysiske arkiver kan være en god idé.
Joshs frontlinjeinnsikt
Bruk kalenderpåminnelser og varsler for å minne ansatte og frivillige på å oppdatere arkivene. Digitale verktøy som Google Kalender eller annen programvare for kirkeadministrasjon kan være nyttige til dette formålet. Utarbeid sjekklister for hver type arkiv for å sikre at all nødvendig informasjon oppdateres regelmessig.
Fastsett retningslinjer for oppbevaring og destruering
Uansett hva dere bestemmer dere for, må dere sørge for at retningslinjene er ordentlig dokumentert skriftlig. Det vil også være en fordel å få dem gjennomgått av juridiske rådgivere og godkjent av styret. Dette viser at det var en gjennomtenkt organisatorisk beslutning, og ikke bare noe dere satte sammen på egen hånd.
Her er noen eksempler på retningslinjer for oppbevaring og destruering av kirkelige arkiver som dere kan bruke som utgangspunkt.
- Eksempel på retningslinjer for oppbevaring av arkiver: The Evangelical Council for Financial Accountability
- Eksempler på retningslinjer for oppbevaring fra lokale kirker: The North Texas Conference of the United Methodist Church
More Articles
Forbedre prosessen for arkivhåndtering i kirken
Du vet allerede at et godt arkivhåndteringsprogram er avgjørende for kirkens suksess. Selv om du er fornøyd med den nåværende strategien, kan det finnes områder som kan forbedres.
Begynn med å revidere og gjennomgå de nåværende arkivene. Dette kan innebære å fylle ut mangler dersom det finnes informasjon som mangler, for eksempel møtereferater eller offisielle vedtekter som fortsatt må dokumenteres.
Ved visdom bygges huset, og ved forstand blir det grunnlagt; ved kunnskap fylles rommene med sjeldne og vakre skatter.
Ordspråkene 24:3–4
Her er noen spørsmål du kan stille deg selv når du forbedrer arkivhåndteringen:
- Bruker dere et arkivsenter, eller oppbevares arkivene på stedet?
- Hvor nøyaktige og oppdaterte er arkivene deres?
- Arkiverer eller kasserer dere inaktive arkiver?
- Bruker dere programvare for kirkeadministrasjon eller arkivhåndtering?
En viktig del av å besvare disse spørsmålene er om dere har fysiske eller digitale kopier av arkivene. Jeg mener at det er valgfritt å sette av lagringsplass til bunker med papirer og mapper. Den foretrukne metoden for oppbevaring av arkiver er naturligvis digital, hovedsakelig fordi digitale filer har langt større sannsynlighet for å overleve en katastrofe. I tillegg går det mye raskere å søke gjennom digitale filer enn papirfiler, og de er lettere å sende elektronisk!
Digitale arkiver kan lagres på en harddisk på en datamaskin eller på en nettverksserver på stedet eller i skyen.
Hvilket lagringsalternativ som gir mest mening for kirken din, vil avhenge av ønsker og behov. Snakk med selskaper som kjenner til teknologi for dokumentavbildning og lagring, og diskuter den beste måten å indeksere arkivene på for søking og gjenfinning.
Husk også arkivsikkerheten—tap av data kan være ødeleggende for en kirke eller enhver virksomhet. Jeg anbefaler at dere rådfører dere med kirkens juridiske eksperter for veiledning om hvordan dere kan opprette et program for oppbevaring av arkiver som oppfyller lokale lovkrav.
Vurder programvare for kirkeadministrasjon
Programvare for kirkeadministrasjon kan være avgjørende for å håndtere alle typer arkiver, inkludert økonomiske arkiver, medlemsarkiver og andre typer som beskrevet ovenfor. Her er noen ting du bør vurdere når du ser etter programvare for kirkeadministrasjon:
- Brukergrensesnitt (UI): Kirker har vanligvis mange medlemmer, og du håndterer mye informasjon om hvert medlem. Du vil ha et grensesnitt som er lett å forstå og enkelt å bruke. Et grensesnitt som er for komplisert eller vanskelig å bruke, vil føre til unødvendig tidsbruk og frustrasjon i hverdagen. Derfor mener jeg at det også er viktig at det finnes en mobilapp. Du vil at det skal være lett tilgjengelig.
- Sikkerhet: Menigheten din stoler på at kirken håndterer viktig informasjon, som telefonnumre, e-postadresser og kredittkortnumre ved nettbaserte gaver. Programvaren må være sikker.
- Verdi for $: Har programvaren funksjoner som gjør prisen rimelig? Tilbyr de en gratis prøveperiode? En gratis prøveperiode er avgjørende. Du vil forsikre deg om at programvaren passer for kirken din. Du vil ikke binde deg til en avtale eller betaling, for så å oppdage at programvaren er for komplisert eller ikke samsvarer med kirkens behov.
Administrasjon av kirkens registre er avgjørende for kirkens suksess. Det er svært viktig å velge riktig programvare! Ta deg tid til å undersøke alternativene, slik at du kan ta den beste beslutningen for kirken din. Vi har gjort forarbeidet for å hjelpe deg med å velge programvaren for menighetsadministrasjon som er «akkurat riktig».
Relaterte verktøylister:
- Nettbasert programvare for menighetsadministrasjon
- Programvare for gudstjenestepresentasjoner for Mac
Også verdt å sjekke:
- Teknologi i kirken: Hva trenger hovedpastorer å vite?
- Slik gjennomfører du økonomistyring i kirken + beste praksis
- Hva er programvare for kirker? En komplett veiledning for hovedpastorer
- Slik organiserer du en (vellykket) kirkekonferanse
Bli med på hovedpastorens nyhetsbrev!
Meld deg på e-postlisten vår for flere gjennomarbeidede, tankevekkende og innsiktsfulle ressurser. Vi sender deg bare godt innhold skrevet av erfarne pastorer og veteraner innen menighetsarbeid.
Abonner –vi vil gjerne ha deg med.
