Hvis ferdighetene dine innen drift av kirkens lokaler består av gaffateip og et inderlig bønneliv, er denne artikkelen for deg. Jeg har hele livet tjent i kirker, både som frivillig og lønnet medarbeider – og jeg forstår det. Det faller ofte på deg å:
- Fikse det som er ødelagt (dører, lys, rør og så videre)
- Løse planleggingskonflikter (som oppstår ganske ofte)
- Rydde opp etter arrangementer (overnatting med ungdomsgruppen ... sukk. Jeg grøsser fortsatt)
Og alt dette med et altfor lite budsjett ... Når alt dette er sagt, er drift av kirkens lokaler en viktig oppgave. Gjøres det riktig, blir resultatet et innbydende, trygt og funksjonelt miljø der kirkefellesskapet kan utfolde seg.
Nå blir jobben med å drifte kirkens lokaler betraktelig enklere når du bruker gode verktøy. Derfor har teamet mitt og jeg grundig undersøkt, sammenlignet og rangert de beste verktøyene for programvare til kirkedrift på markedet (ser du etter gratis ChMS-verktøyrangeringer? Vi har dem). I denne veiledningen skal vi imidlertid se nærmere på retningslinjene, beste praksis og sjekklistene som alle kirkeledere trenger.
I denne artikkelen skal jeg snakke om:
- Hva innebærer drift av kirkens lokaler?
- Hva gjør de som har ansvar for kirkens lokaler?
- Retningslinjer og tips for drift av kirkens lokaler
- Programvare for drift av kirkens lokaler
Hva innebærer drift av kirkens lokaler?
Enkelt forklart handler drift av kirkens lokaler om å sørge for at kirkebygningen er godt vedlikeholdt (merk: tilskudd til reparasjoner av kirker finnes faktisk. Ta en titt!), både gjennom regelmessig daglig vedlikehold og når kirken leies ut eller brukes til arrangementer i lokalsamfunnet eller av andre store eller små grupper. Forvaltning av kirkens eiendom ligner, men er en litt annen tilnærming til dette temaet.
Det handler om å være proaktiv og jevnlig ivareta bygningens sikkerhet, samt de renholds- og vaktmesterrelaterte behovene.
Have an account? Log In
Hva gjør de som har ansvar for kirkens lokaler?
Jobben til den som har ansvar for kirkens lokaler, er å holde kirkebygningen i god stand. Vedkommende har ansvar for å utføre vedlikehold, organisere frivillige eller ansatte, forutse og planlegge for kommende behov og mer til.
Å ha ansvar for kirkens lokaler, eller å være driftsleder, er en svært viktig oppgave. Riktignok kan stillingsbeskrivelsen variere avhengig av størrelsen på staben og menigheten. Generelt innebærer den å planlegge og organisere vedlikeholdsplaner, kvalitetssikre og engasjere entreprenører samt ha beredskapsplaner på plass for ting som strømbrudd.
Driftslederen bør være flink med mennesker. Enten det handler om å delegere ansvar til en frivillig i kirken, samarbeide med innleide entreprenører i lokalsamfunnet eller arbeide med dem som har leid bygningen, må vedkommende kunne kommunisere tydelig og etablere et godt forhold.
Vedkommende må kunne sørge for god kommunikasjon rundt prosjekter innen kirkedrift eller avklare tidsfrister. Driftslederen bidrar til kirkens økonomistyring ved å komme med innspill til budsjettet for vedlikehold av lokalene. Som sådan forventes det også at vedkommende fører nøyaktige og velorganiserte kirkelige opptegnelser over utgifter og vedlikehold.
Retningslinjer og tips for drift av kirkens lokaler
Alle som har ansvar for kirkens lokaler, bør ha detaljerte retningslinjer og sjekklister for alle behov knyttet til lokalene. Dette bidrar til å organisere og forenkle prosessen. Her er noen raske tips for effektiv drift av lokaler.
Vedr.: Utleie til lokalsamfunnet (med gratis avtalemal)
Menighetens lokaler brukes ikke bare av menigheten, men leies også ofte ut til arrangementer og feiringer i lokalsamfunnet. Derfor er det viktig at det foreligger avtaler om leie av lokaler når kirkebygningen leies ut.
Avtalen beskriver forventningene til eierne av eiendommen (menigheten) og organisasjonen som leier bygningen. Den bør tydeliggjøre reglene, forventningene til rengjøring og eventuelle andre oppgaver som skal utføres ved leie av bygningen.
Her finner du en god kilde for å se hvilke juridiske forhold som også bør inkluderes i leieavtaler. Dette skal ikke oppfattes som juridisk rådgivning. Sørg alltid for å rådføre deg med en advokat før du bruker juridiske dokumenter eller avtaler.
Vedr.: Sjekklister for rengjøring og vedlikehold av kirken
Kirkebygninger er ofte områder med stor gjennomstrømning av mennesker, også i løpet av uken. Derfor er det svært viktig å holde bygningen ren. Dette er også en god måte å vise menigheten omsorg på. Du ønsker å kunne tilby dem en trygg og sunn bygning som de kan ha glede av hver uke.
En sjekkliste for vedlikehold av kirken er en god måte å gi den driftsansvarlige en oversikt på. Den gir veiledning om hvilke områder som skal følges opp, og tydeliggjør hvor ofte bygningen skal kontrolleres.
En effektiv plan for rengjøring og vedlikehold vil ikke bare bidra til at kirken ser bra ut, men også hjelpe deg med å ivareta alle bygningens behov i tide. På den måten sikrer du at ingenting blir oversett.
Vedr.: Forebyggende tiltak
Mange av kostnadene til vedlikehold av kirken kan skyldes uforutsette hendelser: en lekkasje i taket, et ødelagt varme-, ventilasjons- eller klimaanlegg, eller en vaskebjørnfamilie som flytter inn på loftet. Dette er ting som kan forstyrre driften av kirken betydelig når de oppstår. Regelmessige inspeksjoner av systemene i kirkebygningen og planer for utskifting vil bidra til å redusere uventede kostnader.
Vedr.: Frivillige
Gi frivillige muligheten til å bidra! La oss være ærlige: noe av det beste med kirkesamfunn er å ha et aktivt fellesskap! Kirkemedlemmer liker å bidra, og å organisere frivillige i kirken for å hjelpe til med rengjøring eller landskapsarbeid vil gi dem en større følelse av mening og deltakelse.
Kanskje planlegger dere en stor opprydding på kirkeområdet 2–3 ganger i året, der dere tar for dere landskapsarbeid, parkeringsplassen og en grundig hovedrengjøring av bygningen. Jeg har mange gode minner fra de store oppryddingsdagene i kirken. Det ble tatt med mat og kaffe, og det styrket virkelig følelsen av fellesskap og familie.
Redaksjonell anbefaling
God forvaltning er grunnleggende for kirkens oppdrag. Disse ressursene jeg har samlet her, kan veilede deg i den økonomiske styringen og bidra til åpenhet og tillit:
- En tydelig kontoplan for kirken gjør det enklere å holde oversikt over økonomien og bidrar til nøyaktig rapportering.
- Lær om fondsregnskap for kirker for å håndtere øremerkede midler på en ansvarlig måte.
- Ta i bruk beste praksis for kirkens økonomi for å styrke en god økonomisk oppfølging.
- Denne veiledningen om boligtillegg for pastorer forklarer skattefordeler som ivaretar pastorenes behov.
Bruk disse budskapene om tiende og offergaver for å fremme gavmild givertjeneste og trofast forvaltning.
More Articles
Programvare for forvaltning av kirkens lokaler
Som de fleste typer programvare er programvare for lokalforvaltning ment å øke effektiviteten og virkningsgraden for teamet ditt. Tenk på det som en hjelpsom venn eller alliert. Den kan hjelpe med håndtering av arbeidsordrer, planlegging av forebyggende vedlikeholdsoppgaver, utarbeiding av en vedlikeholdsplan og sporing av kostnader for arbeidskraft eller lagerbeholdning!
Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, kan du ta en titt på denne artikkelen om de 10 beste programmene for forvaltning av kirkens lokaler.
Avsluttende tanker om forvaltere av kirkens lokaler
Hvis tanken på å ha en ansvarlig for vedlikehold av kirkens lokaler virker fremmed for deg, er du ikke alene. Realiteten er at mange kirker enten er avhengige av frivillige eller et driftsteam for å hjelpe til med vedlikehold og rengjøring av bygningen, og jeg har også sett at dette inngår i stillingsbeskrivelsen til kirkens administrator.
En fremragende forvalter av kirkens lokaler forstår at vedkommende forvalter mange verdier. Rollen er utrolig verdifull og avgjørende for tjenesten deres. Verdsett dem deretter!
Abonner på nyhetsbrevet til The Lead Pastor for mer om kirkedrift!
