Finanze della chiesa: 15 buone pratiche per migliorare la gestione responsabile

Operare al di fuori delle migliori pratiche per la gestione finanziaria della chiesa può essere una fonte costante di stress. Ti trovi a destreggiarti tra i bilanci, a tenere traccia delle donazioni e ad assicurarti che tutto sia in regola, ma senza solidi sistemi finanziari, i problemi si fanno rapidamente strada:

• La stesura del bilancio si trasforma in un'ipotesi—non sai con certezza quanto entra, quanto esce e quanto è effettivamente disponibile per il ministero.
• Le scadenze fiscali e degli adempimenti si avvicinano senza che tu te ne accorga—con il rischio di commettere errori costosi che si sarebbero potuti evitare.
• La fiducia dei donatori si erode—senza registri chiari, i problemi di trasparenza possono scuotere la fiducia nel modo in cui viene gestito il denaro.

Questi problemi non si limitano a rallentarti; rendono più difficile guidare con sicurezza. La buona notizia? Con le giuste pratiche finanziarie, puoi restare al passo con il caos, rafforzare la buona amministrazione e costruire un rapporto di fiducia con la tua congregazione.

In questa guida esamineremo le migliori pratiche per la gestione finanziaria della chiesa, così potrai evitare queste difficoltà e amministrare saggiamente le risorse della tua chiesa. Dalla pianificazione a lungo termine fino a quest'anno, il software leader del settore per la contabilità delle chiese, ho raccolto 15 esempi insieme a storie reali di successo di chiese che hanno messo in pratica queste strategie. 

Ricorda: tutto inizia dalla buona amministrazione

Quando applichi le migliori pratiche finanziarie nella tua chiesa, inizia da una comprensione biblica della buona amministrazione. 

Quando senti questa parola, probabilmente pensi subito al denaro. Ma la buona amministrazione è molto più di questo. Significa prendersi cura e gestire il nostro tempo, i nostri talenti, i nostri beni, le nostre risorse e le nostre relazioni.

Tutto ciò che abbiamo appartiene a Dio (Salmo 24:1) e Lui ci ha affidato il compito di essere buoni amministratori di ciò che è Suo. 

Per me, è proprio qui che mi entusiasmo. Sono una persona visionaria e amo sognare con Gesù su come possiamo collaborare con Lui per costruire una comunità in cui ogni aspetto della nostra vita sia vissuto in comunione con Gesù. 

Il primo comandamento che Dio diede all'umanità nel giardino riguardava la buona amministrazione. 

Dio li benedisse; e Dio disse loro: «Siate fecondi e moltiplicatevi; riempite la terra e rendetevela soggetta, dominate sui pesci del mare e sugli uccelli del cielo e sopra ogni animale che si muove sulla terra».

Genesi 1:28

Voglio far parte di una chiesa che dona generosamente le proprie risorse finanziarie, ma non per obbligo. Il senso di colpa e la vergogna non dovrebbero mai essere usati per costringere le persone a donare. 

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Sebbene il suo stile possa infastidire alcune persone, Dave Ramsey ha aiutato innumerevoli persone a rendere le proprie abitudini finanziarie personali più conformi al progetto di Dio. Dave Ramsey spiega così la buona amministrazione: «La buona amministrazione consiste nel gestire le benedizioni di Dio, secondo le vie di Dio e per la gloria di Dio.» 

Voglio che la mia congregazione doni per fede, dopo aver dedicato del tempo a parlare con Gesù delle proprie finanze e a chiedergli quanto (o quanto poco) deve donare. 

Il mio desiderio non riguarda soltanto le loro finanze. Voglio che si rivolgano a Gesù per donare per fede il proprio tempo e i propri talenti, come atto di adorazione. La buona amministrazione biblica considera la persona nella sua interezza e si chiede: come vuole Gesù operare in loro e attraverso di loro?

Buone pratiche per le finanze della chiesa: amministrazione responsabile e pianificazione

Gestire bene le risorse che Dio ha affidato alla vostra chiesa richiede pianificazione. Questa può includere sia una pianificazione a lungo termine sia la diversificazione delle vostre fonti di reddito. Nel lungo periodo, questo aiuterà auspicabilmente le risorse della chiesa a crescere, preparando la vostra chiesa a un impatto duraturo sul regno di Dio. 

Per tutte le buone pratiche seguenti, partite dall'obiettivo finale. Se non avete una visione chiaramente definita, è piuttosto difficile sapere se state andando nella direzione giusta. Quindi, se la vostra chiesa non ha ancora una visione e una dichiarazione di missione, iniziate da lì. Una volta stabilite, usate la visione e la missione della vostra chiesa per definire i vostri obiettivi e le vostre pratiche finanziarie.

1. Definite obiettivi finanziari chiari.

Stabilite obiettivi finanziari che vi aiutino a realizzare la vostra missione. Ecco alcuni aspetti da considerare:

• Ho bisogno che il bilancio sia in pareggio o mi sento a mio agio nel gestire un bilancio in deficit? 
• La chiesa ha debiti che volete estinguere?
• Sono previste spese in conto capitale?
• Quali servizi o programmi volete attuare o ampliare?
• Ci sono progetti missionari locali e globali che volete sostenere?

Senza obiettivi finanziari chiari, la vostra chiesa sarà come una nave senza timone, priva di una meta o di una direzione definite. Non avrete gli elementi necessari per prendere decisioni finanziarie importanti. Tuttavia, avere obiettivi finanziari chiaramente definiti renderà semplice prendere decisioni. Quando sorgono domande sulle spese, potrete capire se quella spesa vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi o se ve ne allontanerà. 

2. Sviluppate un bilancio completo della chiesa.

Una volta definiti gli obiettivi finanziari, siete pronti ad affrontare il bilancio della chiesa. In genere, questa operazione viene svolta annualmente. Elaborare un bilancio ben strutturato garantisce l'allineamento tra la missione della chiesa e le sue risorse finanziarie. Comprenderà quanto segue:

• Tutte le fonti di reddito previste della chiesa. Le offerte e le decime costituiranno la parte più consistente di questa categoria, ma se avete diversificato il modo in cui la vostra chiesa genera entrate, potreste avere altre fonti di reddito, come sovvenzioni per la chiesa, investimenti e ricavi di una caffetteria o di una libreria, solo per citarne alcune.
• Tutte le spese previste per l'anno, inclusi gli stipendi, la manutenzione dell'edificio, i ministeri e le missioni.

In generale, è preferibile gestire un bilancio in pareggio, in cui le entrate corrispondano alle spese dell'anno.

Ma potrebbe non essere sempre così. Dipende tutto dal tuo livello di agio e dagli obiettivi che stai cercando di raggiungere. La cosa più importante è: come ti sta guidando Dio a spendere le Sue risorse nell'anno che viene? 

Poiché le donazioni variano di anno in anno, ogni anno dovrai fare una stima ragionata e sarà raro che la tua previsione sia esatta. Inizia sempre analizzando l'anno precedente e apporta modifiche per l'anno successivo. Osserva le aree in cui hai speso più o meno del previsto. Inoltre, fai riferimento ai tuoi obiettivi per orientare le decisioni su come allocare il denaro per l'anno in corso. 

3. Crea una strategia finanziaria a lungo termine (che includa un fondo di emergenza).

La pianificazione a lungo termine per la chiesa garantirà che rimanga finanziariamente solida per gli anni a venire, in grado di continuare la missione di amare gli altri e condividere il Vangelo. È il momento di adottare un approccio strategico. Cosa vorresti vedere accadere nella chiesa nei prossimi 3-5 anni? E oltre? 

Il primo passo è creare un fondo di emergenza. Eventi imprevisti (ad esempio, riparazioni dell'edificio, spese improvvise) possono interrompere le attività della chiesa. 

Metti da parte l'equivalente di 3-6 mesi di spese operative come riserva di liquidità in un conto separato (che potresti registrare nel tuo piano dei conti della chiesa). In questo modo la chiesa può continuare la sua missione durante le crisi finanziarie senza dover tagliare i programmi essenziali.

Successivamente, esamina le spese in conto capitale a medio e lungo termine che potrebbero presentarsi.  Forse la tua chiesa si sta espandendo e supererai gli spazi attuali. Forse affitti un edificio e vorresti acquistarne uno prima o poi. In tal caso, istituire fondi separati per l'edificio potrebbe essere una buona idea. 

Infine, pianifica i benefici pensionistici per il personale e i progetti di crescita. Valuta la possibilità di istituire un fondo di dotazione per garantire che la chiesa disponga di risorse per le generazioni future. Organizza regolarmente riunioni di pianificazione finanziaria strategica per esaminare i progressi e apportare gli adeguamenti necessari.

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4. Diversifica le fonti di reddito.

La maggior parte delle entrate della chiesa proverrà da donazioni, decime e offerte dei membri. In alcuni periodi, questo può essere rischioso. È una buona idea diversificare le fonti di reddito, così da non dipendere troppo da un'unica fonte. Esplora ulteriori opportunità di reddito, come l'affitto degli spazi, gli eventi di raccolta fondi, le sovvenzioni o le attività commerciali in linea con la missione della chiesa. Questo aiuta a stabilizzare il flusso di cassa e a finanziare i progetti a lungo termine.

Buone pratiche per le finanze della chiesa: gestione e controlli finanziari

Una gestione corretta e controlli finanziari adeguati sono essenziali affinché la chiesa mantenga trasparenza e responsabilità. Ciò garantirà il rispetto delle leggi fiscali locali e federali, necessario per conservare lo status di ente di beneficenza. Se non sai molto di gestione delle finanze della chiesa, assicurati di avere al tavolo le persone giuste, che possano informarti su queste buone pratiche. 

5. Separazione delle mansioni

Quando si definiscono i controlli finanziari della propria chiesa, la separazione dei compiti è una considerazione primaria che proteggerà non solo la chiesa, ma anche le persone responsabili della gestione delle risorse all'interno della chiesa.

L'American Institute of CPAs (AICPA) afferma che la separazione dei compiti è una forma di gestione del rischio che “distribuisce le funzioni critiche di quel processo tra più di una persona o di un reparto. Senza questa separazione nei processi chiave, i rischi di frode e di errore sono molto più difficili da gestire.”

Ciò significa che una persona diversa dovrebbe occuparsi della gestione del denaro, della registrazione delle transazioni e della riconciliazione dei conti bancari. 

Questo crea una forma di controllo reciproco all'interno della chiesa, per garantire che vi sia supervisione e che sia possibile individuare gli errori quando si verificano.

6. Implementare sistemi e software contabili solidi

Quando ho iniziato il ministero, non credo di essermi reso conto di quanto del mio tempo sarebbe stato dedicato all'amministrazione della chiesa. È la parte monotona e poco entusiasmante del mio lavoro da cui non riesco a liberarmi. Tuttavia, molti dei miei grattacapi sono stati alleviati grazie all'uso di software contabili e per la gestione della chiesa adeguati.

Le chiese, proprio come qualsiasi azienda, hanno bisogno di un sistema per la tenuta dei registri. Se stai ancora usando un abaco per contare il denaro (vedi la foto sopra), ho una buona notizia! Esistono dozzine di strumenti per aiutarti 

• a semplificare la gestione finanziaria
• a tenere traccia delle donazioni
• a gestire con competenza. 

Sì, cercare quelle giuste per te e per il tuo team di leadership può essere un compito arduo. Non preoccuparti, ho già fatto delle ricerche per aiutarti nella tua ricerca (vale anche la pena approfondire come l'intelligenza artificiale può aiutare nella gestione finanziaria della chiesa):

• Segui le linee guida per la contabilità della chiesa con il miglior software contabile per chiese per gestire le finanze.
• Tieni traccia delle tue donazioni come un professionista con il software per la gestione delle donazioni della chiesa.
• Gestisci il personale, i volontari e i membri in modo più efficace con il software per la gestione della chiesa.

7. Condurre revisioni finanziarie regolari

Le revisioni finanziarie o gli audit non sono richiesti solo per rispettare le leggi fiscali statali e federali, ma rappresentano anche una buona pratica per consentire alla chiesa di garantire trasparenza e responsabilità finanziaria.

Gli audit regolari condotti da uno studio contabile esterno garantiranno che tutti i fondi siano gestiti responsabilmente. Contribuiscono a creare fiducia all'interno della chiesa quando i donatori sanno che i fondi vengono monitorati e gestiti secondo le politiche e le procedure finanziarie stabilite.

Le revisioni finanziarie offrono alla chiesa l'opportunità di ricevere dal proprio commercialista un feedback su eventuali debolezze nei processi e nei controlli della chiesa. Queste valutazioni possono essere utilizzate per migliorare e semplificare le politiche finanziarie della chiesa, garantendo l'adozione di un sistema finanziario più trasparente e affidabile.

La revisione fornisce una fotografia annuale dello stato di salute delle finanze della chiesa. Nel tempo, ciò contribuirà alla pianificazione a lungo termine della chiesa, consentendo ai leader di prendere decisioni informate per la crescita futura e l'espansione del ministero.

8. Istituire un comitato finanziario della chiesa

Il comitato finanziario della chiesa, spesso chiamato consiglio di amministrazione o collegio dei diaconi della chiesa, è una parte essenziale di ogni chiesa. Se la tua chiesa è costituita come ente, la legge richiede che disponga di un consiglio. Ma è una cosa positiva, perché un buon consiglio collaborerà con te per aiutarti a gestire le finanze, creare il bilancio annuale, applicare le politiche finanziarie e garantire il rispetto delle normative fiscali locali e federali. 

Un  buon comitato finanziario della chiesa garantisce l'integrità finanziaria, prepara e analizza i rendiconti finanziari, sostiene la pianificazione a lungo termine e promuove la trasparenza e la fiducia all'interno della comunità della chiesa.

Le migliori pratiche per le finanze della chiesa: le donazioni dei membri

Senza le donazioni dei tuoi membri, la chiesa non durerà a lungo. Chiedere e ricevere donazioni è una parte necessaria delle attività della chiesa. Ecco alcune idee che puoi provare per migliorare e aumentare le donazioni nella tua chiesa.

9. Configura soluzioni per le donazioni online e da dispositivi mobili

Rendi il più semplice possibile per i tuoi membri donare denaro. Sfrutta la tecnologia disponibile e vedrai aumentare le donazioni alla tua chiesa. Pushpay, una delle aziende incluse nella nostra selezione dei 10 migliori software per le donazioni alle chiese, afferma che oltre la metà dei suoi clienti registra un aumento del 75 percento nelle donazioni ricorrenti entro il primo anno: “Offrendo la possibilità di donare online, le chiese spesso attingono a nuovi gruppi di donatori precedentemente non raggiunti e registrano un aumento delle donazioni da parte della propria congregazione.” 

La tua presenza online sta diventando più importante che mai. Il tuo sito web deve essere facile da navigare su computer e dispositivi mobili. Deve avere un aspetto affidabile e sicuro. Assicurati che la pagina per le donazioni sia accessibile e configurata per consentire donazioni senza difficoltà. 

10. Offri ai membri opzioni per le donazioni ricorrenti

Le donazioni ricorrenti contribuiscono a stabilizzare le finanze della chiesa e consentono di disporre di entrate più prevedibili. Preferisco di gran lunga le donazioni mensili regolari alle donazioni una tantum di importo maggiore. Perché? Perché sono prevedibili e più facili da pianificare e inserire nel bilancio.  Oggi è possibile farlo facilmente tramite una qualsiasi delle piattaforme per le donazioni online disponibili. 

Non fermarti qui! Assicurati di comunicare alla chiesa i vantaggi delle donazioni regolari, non solo per la chiesa, ma anche per la gestione delle proprie finanze personali. Questo non vale per la situazione di tutti e non ho intenzione di rifiutare somme ingenti versate una tantum. Nel tempo, le donazioni regolari e costanti si sono dimostrate la scelta migliore. 

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Secondo Donorbox,  “Non solo le donazioni ricorrenti aiutano le chiese a mantenere strutture, personale e altre necessità continuative, ma consentono anche di sostenere la propria comunità attraverso vari ministeri. Infatti, i donatori ricorrenti hanno un valore fino al 440% superiore rispetto ai donatori una tantum!” 

11. Insegna una visione biblica delle donazioni.

Affrontare il tema delle donazioni nella tua chiesa da una prospettiva biblica significa che non devi mai fare queste cose:

• Usare il senso di colpa o la vergogna per motivare a donare.
• Concentrarsi sull’importo in denaro invece che sul cuore della persona.
• Parlare troppo o troppo poco di denaro.

Il donare nella Bibbia ha sempre a che fare con lo stato del cuore della persona più che con l’importo donato. Nella storia dell’obolo della vedova, Gesù elogia la vedova per la sua donazione più di quella dell’uomo ricco perché ha donato per amore di Dio e come atto di fede (Luca 21:1-4). 

Ciascuno dia come ha deciso nel proprio cuore, non con riluttanza né per costrizione, perché Dio ama chi dona con gioia.

2 Corinzi 9:7

Anche qui vediamo che Dio desidera che ci fidiamo di Lui e che doniamo in risposta alla Sua guida. L’enfasi non è sull’importo, ma sul cuore che sta dietro al nostro donare.  Questo elenco di brevi messaggi sull’offerta ti aiuterà ad affrontare questo tema talvolta imbarazzante, ma sempre importante. 

12. Promuovere una cultura di gratitudine e trasparenza

Se riesci a creare una cultura di generosità e gratitudine all’interno della chiesa, il donare diventa quasi automatico. Modella la cultura desiderata dall’alto verso il basso. Coinvolgi la leadership della tua chiesa in questa missione, affinché la cultura cresca dall’interno verso l’esterno.  Insegna e comunica l’importanza del donare e il modo in cui i fondi vengono utilizzati per realizzare la missione della chiesa.  

Assicurati di esprimere gratitudine per la fedeltà dei tuoi membri mentre donano. È più probabile che le persone donino quando sentono che i loro contributi sono apprezzati e comprendono come vengono utilizzati i fondi. La trasparenza crea fiducia e ispira donazioni maggiori​.

Migliori pratiche per le finanze della chiesa: trasparenza e responsabilità

Se vuoi costruire fiducia, mantieni aperto il dialogo tra te e i membri della tua chiesa. Mantieni un rapporto basato sulla trasparenza, affinché sappiano che non c’è nulla da nascondere. Quando sanno che esistono apertura e responsabilità nella gestione dei fondi della chiesa (ovvero nella contabilità dei fondi della chiesa), la fiducia dei donatori aumenterà, portando a un incremento delle donazioni. Ecco alcune migliori pratiche per mantenere responsabilità e trasparenza. 

13. Tenere informate la leadership e la congregazione

Fornire alla congregazione aggiornamenti chiari e regolari sulla situazione finanziaria della chiesa crea fiducia e garantisce che i membri sappiano come vengono utilizzati i loro contributi. Spetta a te decidere con quale frequenza comunicare questi dettagli alla tua chiesa, e ciò dipenderà dalla struttura della chiesa e dal suo statuto. L’unica cosa importante è farlo. 

Considera il tuo pubblico e quali informazioni sono utili per loro quando crei il tuo rapporto finanziario della chiesa. Il consiglio direttivo richiederà più informazioni nel rapporto rispetto alla congregazione della chiesa, poiché utilizzerà tali informazioni per prendere decisioni sulle spese e sviluppare politiche. La congregazione, invece, avrà bisogno delle informazioni soprattutto a scopo informativo, per poter vedere come vengono allocate le risorse della chiesa. 

14. Chiedi una consulenza professionale

Questo lo sai già di me: non sono un commercialista né un avvocato, e scommetto che neanche tu lo sei. 

Quando però si tratta delle finanze della chiesa, a volte mi sembra di doverlo essere. 

Preferisco rivolgermi ai professionisti, perché a volte non so nemmeno ciò che non so.  Ottenere la giusta consulenza legale e contabile può proteggere i beni della chiesa, assicurando che possa continuare a operare per molti anni.

Non solo è una buona idea, ma è necessario per mantenere il proprio stato di ente benefico. 

La chiesa deve sottoporre ogni anno le proprie finanze a una revisione o a una revisione contabile e presentare una dichiarazione dei redditi. Le revisioni finanziarie effettuate da uno studio contabile esterno rafforzeranno la fiducia dei donatori e offriranno trasparenza. Forniscono la garanzia che le finanze siano gestite secondo le migliori pratiche e nel rispetto delle normative governative. 

15. Politiche chiare sull'utilizzo dei fondi

Se la tua chiesa riceve fondi vincolati, dovrai disporre di politiche chiare su come questi fondi vengono ricevuti e gestiti. Una politica di accettazione delle donazioni può definire quali restrizioni o condizioni imposte dai donatori la tua chiesa è disposta ad accettare prima di ricevere una donazione. Esistono leggi specifiche sull'utilizzo dei fondi vincolati. La trasparenza riguardo all'allocazione delle donazioni garantisce che i fondi vengano utilizzati come previsto dai donatori e in conformità ai requisiti legali.

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Secondo Re:CHarity, “I fondi vincolati sono donazioni destinate e accantonate per uno scopo specifico che non possono essere utilizzate per altre spese dell’organizzazione non profit. Ciò significa che devono essere utilizzate per lo scopo indicato dal donatore, altrimenti la tua organizzazione potrebbe rischiare sanzioni, cause legali o la revoca del proprio stato di esenzione fiscale.”

Assicurati di conoscere il modo corretto di utilizzare questi fondi vincolati e, infine, comunica ai tuoi donatori come sono stati distribuiti, per garantire responsabilità e trasparenza.

Riepilogo

Sviluppare le migliori pratiche finanziarie della tua chiesa non deve essere così scoraggiante come sembra. 

Prima di tutto, si tratta di una vera amministrazione biblica. Non riguarda solo il denaro, ma l'intera persona che offre nuovamente a Dio il proprio tempo, i propri talenti e i propri beni. Questo è più efficace quando sappiamo e comprendiamo che tutto ciò che abbiamo proviene da Dio come un dono da parte Sua e che ci è stato affidato il compito di prenderci cura delle Sue risorse. 

Tenendo questo a mente, segui questi passaggi e le tue finanze saranno organizzate, chiare ed efficaci: 

1. Definisci le migliori pratiche per l'amministrazione e la pianificazione finanziaria.
2. Metti in atto una gestione finanziaria e controlli di qualità.
3. Implementa le migliori pratiche per le donazioni dei membri.
4. Dai priorità alla trasparenza e alla responsabilità a tutti i livelli della chiesa.

Ricorda che le migliori pratiche finanziarie della chiesa sono utili, ma non lasciare che diventino il metro con cui stabilire se stai avendo successo come buon amministratore. 

La nostra sicurezza e la nostra speranza ultime per il futuro non dipendono dalle dimensioni del conto bancario della nostra chiesa o dalle sue prospettive finanziarie. Dipendono da Gesù.

Joshua Gordon

In definitiva, le difficoltà finanziarie sono uno dei modi attraverso cui Gesù insegna a noi pastori e responsabili della chiesa a confidare più profondamente in Lui e a camminare al Suo fianco.

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